Déploiement des badges invités Campus Evergreen & SQY Park

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1 Déploiement des badges invités Campus Evergreen & SQY Park

2 Gestion des badges invités – EVERGREEN & SQY Park
Information générale Remplacement des tickets invités par des badges invités Ce document fixe les règles de traitement et de gestion des badges invités des entités Crédit Agricole SA occupantes des campus EVERGREEN et SQY Park. Les badges invités ont pour vocation de remplacer le fonctionnement actuel des « coupons papier ». Chaque badge est accepté dans l’un ou l’autre des restaurants. Périmètre : Ce nouveau processus concerne les repas invités pris aux R.I.E. de SQY Park et EVG (sont exclues les brasseries) Le paiement par indication du numéro de CGB, ou par présentation du ticket invité papier ne sera plus accepté en caisse à compter du 01/04/ /04/2016 Gestion des badges invités – EVERGREEN & SQY Park

3 Principes Acteurs et rôle fonctionnement
Les services de Crédit Agricole SA Crédit Agricole Immobilier Facilities Disposent de 1 à N badges invités selon besoin. Réceptionne les demandes de création, suppression de badges pour l’ensemble des entités occupantes des 2 campus. Désigne un responsable de badges par CGB Centralisation des badges du service , suivi des consommations. Validation des factures mensuelles La direction des Achats Groupe Crédit Agricole SA Chaque service est responsable de l’attribution des badges et de leur utilisation. Saisit une commande dans Easy par badge demandé et assure le suivi des factures mensuelles adressées par les RIE. Centralise le fichier de suivi des badges Crédit Agricole SA / commandes Easy. Les convives externes S’engagent à rapporter après chaque utilisation le badge ainsi que la facturette au responsable badges invités du service. Le responsable de la cellule badges Assure la réalisation des badges. Gère la base du contrôle d’accès Pilote l’activation / désactivation des badges Les RIE EVG et SQY Park Adressent une facture mensuelle des consommations par commande (donc par badge) Gestion des badges invité – EVERGREEN & SQY Park

4 Pas à pas La demande de badge et son utilisation
De votre coté…. En coulisse… Demande de badge invités : Le Responsable de badges adresse un à et communique les éléments ci-après : Nombre de badges à créer CGB correspondant Les sigles de la direction et du service concerné Son adresse de courrier interne Envoi du badge Le badge sera activé par dès confirmation mail du demandeur de la bonne réception de celui-ci. Utilisation du badge Présentation du badge au passage en caisse Après chaque repas, le détenteur du badge doit le rapporter au responsable de badges invités du service, muni de la facturette repas. Validation de la facture mensuelle Notification Easy par mail de l’arrivée de la facture à HAG/GFA Rapprochement des facturettes avec la facture du prestataire de restauration Le Responsable de badge donne son accord pour mise en règlement Pas de validation délégataire si facture mensuelle est < 2000 euros HT HAG Alimente son fichier de suivi des badges invités et commandes Crée expression de besoin dans Easy et commandes dans Easy Une fois la commande saisie, HAG vous informe du numéro de commande afin que vous puissiez consulter vos consommations liées à la commande. Du coté d’Easy… Un badge = une commande par fournisseur/RIE Soit 1 badge = 2 numéros de commande À une commande correspond un badge Une commande de type « consommation » : pas de réception Les 2 articles (BI_01 et BI_02) sont contextualisés A réception de la facture par GFA : circuit de traitement dit « contextualisé ». 1 Commande presta EVG 1 = 1 EB 1 Commande presta SQY Park Gestion des badges invité – EVERGREEN & SQY Park

5 Pas à pas Cas de gestion et bonnes pratiques
Création du badge Besoin d’un badge complémentaire Création d’un nouveau CGB Suivre le mode opératoire de demande de badge Adresser demande après accord du responsable de service (en copie du mail de demande) La facture mensuelle Une facture mensuelle par commande Elle est reçue par HAG/GFA, qui l’intègre dans Easy et notifie le responsable de badges. Le responsable de badge vérifie le contenu de la facture mensuelle par rapprochement et donne son accord dans Easy. En cas de refus, il rejette la facture et en précise la raison. ARBS (accusé de réception de bien et de service). Afin d’assurer un rapprochement le plus rapide possible, il est recommandé de suivre au quotidien les consommations (facturettes) par badge et par RIE. Cela permettra en fin de mois de rapprocher la somme des consommations à la facture du fournisseur. La facture du prestataire reçue par GFA porte les informations suivantes: Badge hors d’usage Se présenter auprès des cellules badges des campus pour création/renouvellement du badge contre restitution de l’ancien Suppression de badge Clôture de CGB, inutilité du badge … Il faut informer par un adressé à : HAG qui met à jour le tableau de suivi des badges invités ainsi que la/les commandes Easy correspondantes. qui transmettra la demande de suppression au responsable de la cellule badges Entité juridique Nom du responsable gestionnaire des badges invités du service N° de commande EASY Code CGB En cas de perte de badge Il faut informer par mail pour désactivation : A noter : Le badge porte des instructions concernant le traitement d’un badge trouvé (il doit être remis à la cellule badges). Gestion des badges invité – EVERGREEN & SQY Park