Chantier 6 : Système d’animation locale

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1 Chantier 6 : Système d’animation locale
Projet de simplification et de dématérialisation des procédures de l’ANAH VERSION EN COURS Chantier 6 : Système d’animation locale 21 Novembre 2016

2 Messages clés Objectifs global du dispositif : Commentaires :
Permettre la remontée des problématiques opérationnelles au niveau managérial et améliorer l’autonomie des équipes dans le traitement des problématiques de dossiers incomplets Harmoniser les pratiques entre les 5 services instructeurs du département Fluidifier les échanges d’information entre opérateur et instructeur dans le cadre du traitement de dossier de demande de subvention Mettre en place une dynamique d’amélioration continue Commentaires : Ce support a pour finalité de guider méthodologiquement la mise en place d’instances de pilotage de l’activité Des tests seront nécessaires pour améliorer les principes théoriques définit en ateliers collaboratifs

3 Sommaire Introduction Partage de la vision stratégique
Animation du réseau local Pilotage de la performance opérationnelle

4 6 instances de pilotage pour mettre en adéquation les problématiques à traiter et le type d’interlocuteur à mobiliser Redondance des problématiques liées à l’instruction des dossiers Absence de structuration de temps d’échange sur les thématiques opérationnelles. Ex : PAT, Services instructeurs DDTM/DLC3, Instructeurs DDTM/Chargé de mission (opérateurs),… Absence d’échanges directs entre partenaires de même niveau organisationnel Diagnostic Enjeux Réduction du nombre de dossiers incomplets Réduction de la durée de vie du dossier Objectifs Optimiser et harmoniser les pratiques de montage et d‘instruction de dossier Fludifier la communication entre les parties prenantes Instances de pilotage Participants DDTM Délégataire Opérateur Partage de la vision stratégique Réunion générale annuelle 1 Animation du réseau local Réunion bilatérale opérateur/DDTM Club responsable d’unité (DDTM et délégataires) Séquence d‘échange durant les clubs instructeurs 2 3 4 Pilotage de la performance opérationnelle 5 Revue de l’activité de montage et d’instruction de dossier Réunion de suivi des dossiers incomplets 6 Légende Niveau opérationnel Niveau encadrement

5 Sommaire Introduction Partage de la vision stratégique
Animation du réseau local Pilotage de la performance opérationnelle

6 Partage de la vision stratégique La réunion générale annuelle
1 Partage de la vision stratégique La réunion générale annuelle VERSION EN COURS Objectif: Présentation des objectifs et du PAT Données d’entrée Nouvelle version du PAT Modalités de l’instance Fréquence 1 par an (2 si mise à jour importante dans le PAT) Durée et horaires Demi-journée Lieu DDTM Animateurs Responsable de service / Chef d’unité DDTM Participants Tous les opérateurs et les Instructeurs Données de sortie Difficultés opérationnelles remontées Ordre du jour Bilan de l’activité de l’année précédente (nombre de dossiers engagés, pilotage des opérations programmées…) Présentation des priorités de l’ANAH Présentation des objectifs en termes de nombre de dossier Présentation des principaux changements réglementaires et de leurs impacts sur le montage et l’instruction de dossier Temps d’échange (Questions/Réponses) Facteurs clé de succès Envoi du PAT à tous les participants en amont de la réunion Présentation pratique du PAT pour assurer une bonne compréhension des impacts de la réglementation sur les règles d'instructions

7 Sommaire Introduction Partage de la vision stratégique
Animation du réseau local Pilotage de la performance opérationnelle

8 Animation du réseau local Réunion bilatérale opérateur/DDTM
2 Animation du réseau local Réunion bilatérale opérateur/DDTM VERSION EN COURS Objectif: Partager les grandes orientations de la structure opérateur pour l’année Données d’entrée Messages clés DDTM sur l’activité de l’année Messages clés Opérateurs sur l’activité de l’année Effectifs Thématique priorisée (thermique, autonomie) Grands projets … Modalités de l’instance Fréquence 1 par an (début d’année) Durée et horaires 1 heure Lieu DDTM Animateurs Responsable de service / Chef d’unité DDTM Participants Opérateur Structure de grande taille (bilatérale) Données de sortie Vision partagée (opérateur/DDTM) Ordre du jour Bilan de l’activité de l’année précédente (points positifs et axes d’amélioration) Messages clés DDTM et temps d’échange Messages clés Opérateurs et temps d’échange Facteurs clé de succès Esprit collaboratif entre la DDTM et l’opérateur Réunion à « double sens » Préparation des messages clés à faire passer

9 3 Animation du réseau local Club responsable d’unité (DDTM et délégataires) VERSION EN COURS Objectif: Harmoniser les pratiques (management équipe et gestion des opérateurs), création de réseau Données d’entrée L'animateur préfiltre une liste de sujet (2 thèmes maximum par réunion) Modalités de l’instance Fréquence 1-2 par an Durée et horaires Demi-journée Lieu La réunion sera animée et organisée à tour de rôle par les différents service instructeur (DDTM/DLC3) Animateurs Participants Tous les services instructeurs Données de sortie Liste de bonnes pratiques sur la thématique Ordre du jour Présentation de la thématique qui sera traité Objectifs de la demi-journée de travail Présentation des pratiques de chaque délégation Synthèse et identification des meilleures pratiques sur la thématique abordée Facteurs clé de succès Temps d'échange service instructeur Ne pas être une réunion générale bis Animation de la réunion par thématique (PAT, encadrement des équipes, gestion des opérateurs…)

10 4 Animation du réseau local Séquence d‘échange durant les clubs instructeurs VERSION EN COURS Objectif: Partage des bonnes pratiques, Remontées d'informations terrain, partage d’expérience Données d’entrée Problématiques opérationnelles identifiées par les instructeurs Modalités de l’instance Fréquence 2 par an Durée et horaires Demi-journée Lieu En fonction des clubs instructeurs Animateurs PART Participants Tous les instructeur du Pas de Calais Données de sortie Réponses du PART aux problématiques identifiées ou des préconisations le cas échéant Liste de bonnes pratiques d’instruction Ordre du jour Remontée des difficultés majeures rencontrées par les instructeurs Présentation des pratiques de chaque délégation Réponses du PART Synthèse et identification des meilleures pratiques pour chaque problème remonté Facteurs clé de succès Participation à la préparation de l'ordre du jour

11 Sommaire Introduction Partage de la vision stratégique
Animation du réseau local Pilotage de la performance opérationnelle

12 Pilotage de la performance opérationnelle Principes et fonctionnement
Principes de l’animation de la performance Articulation des instances Mesure de la performance Définir les indicateurs nécessaires au suivi de l’activité et de la performance Instructeur de dossier (DDTM) Chargé de mission (opérateurs) Encadrement DDTM Encadrement Opérateur Trimestriel Mensuel Animation de la performance Définir les instances permettant de piloter la performance Revue de l’activité de montage et d’instruction de dossier 5 Autonomie des équipes Permettre aux équipes de traiter les problématiques opérationnelles de premier niveau Remontée des informations terrains Fluidifier la remontée des problématiques complexes au niveau managérial Réunion de suivi des dossiers incomplets 6 Définir les indicateurs et les outils destinés à s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue Amélioration continue

13 5 Pilotage de la performance opérationnelle Revue de l’activité de montage et d’instruction de dossier VERSION EN COURS Objectif: Trouver des solutions standards aux cas créant des dossiers incomplets Données d’entrée Nombre de dossiers incomplets Nombre de dossiers déposés/engagés Liste des causes d'incomplétudes Modalités de l’instance Fréquence Trimestrielle Durée et horaires 1H / 1H30 Lieu DDTM Animateurs Responsable de service / Chef d’unité DDTM Participants Responsable de service opérateur Données de sortie Formalisation des solutions proposées aux causes d’incomplétudes des dossiers Mise à jour de la charte des bonnes pratiques de montage et d’instruction de dossier Ordre du jour Partage de la liste des causes d’incomplétudes remontée par le niveau opérationnel lors de la réunion de suivi des dossiers incomplets (instance #6) Accord sur les solutions à apporter aux causes d’incomplétudes remontées Mise à jour du tableau de suivi des causes d’incomplétudes Mise à jour de la charte des bonnes pratiques de montage et d’instruction de dossier Facteurs clé de succès Être capable d’apporter des solutions aux causes d'incomplétudes remontées Les causes d’incomplétudes ne doivent pas se reporter d’une réunion à l’autre

14 6 Pilotage de la performance opérationnelle Réunion de suivi des dossiers incomplets VERSION EN COURS Objectif: Identifier les causes récentes d’incomplétude des dossiers et harmoniser les pratiques de montage et d’instruction Données d’entrée Liste de dossier incomplets récents(remontée opérateurs et instructeurs Mettre en évidence les problématiques des dossiers pour fluidifier la préparation de la réunion Modalités de l’instance Fréquence 1 fois par mois (ajustable en fonction des problématiques dossiers) Durée et horaires 1H / 1H30 Lieu DDTM Animateurs Responsable de service / Chef d’unité DDTM Participants Tous les opérateurs et les Instructeurs Données de sortie Mise à jour de la liste de causes d'incomplétudes Action prévue sur le dossier incomplet /non-conforme Ordre du jour Partage du relevé de décision de la réunion de revue d’activité (instance #5) Passage en revue de l’ordre du jour ( 5-6 dossiers incomplets max) Mise en évidence de la cause d’incomplétude soulevée pour chaque dossier et accord sur la procédure à suivre pour éviter que ce problème ne se représente Mise à jour du tableau de suivi des causes d’incomplétudes Remontée des problèmes pour lesquels une solution n’a pas pu être trouvée au niveau managérial Facteurs clé de succès L’ordre du jour doit être co-construit par les opérateurs et les instructeurs en fonction des remontées terrains Inviter les instructeur et monteur de dossier Limiter le nombre de participants( 10 max)