L’ARCHIVAGE.

Présentation au sujet: "L’ARCHIVAGE."— Transcription de la présentation:

1 L’ARCHIVAGE

2 Pourquoi faut-il archiver?
Pour passer de cela :

3 Pourquoi faut-il archiver?
À cela:

4 Pourquoi faut-il archiver?
Respect de la loi: Loi du 3 janvier 1979 sur les archives Circulaire du 2 novembre 2001 Code du patrimoine de 2004 Loi du 15 juillet 2008

5 Pourquoi faut-il archiver?
Pour garantir la protection des droits des personnes:  Loi CADA du 17 juillet 1978  Loi CNIL du 6 janvier 1978, modifiée en 2004

6 Pourquoi faut-il gérer ses archives?
Gérer la production administrative Améliorer l’environnement du bureau Faciliter les recherches Réduire les pertes de temps

7 Qu’est-ce qu’une archive?
Loi de 1979 : "Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité."

8 Les 3 âges d’une archive Archives courantes Archives intermédiaires
Archives définitives

9 Les 3 âges d’une archive

10 Comment gérer ses archives?
En gérant ses dossiers En gérant son classement En connaissant la durée d’utilisation

11 Comment gérer un dossier?
Bien constituer son dossier Bien le classer Bien l’archiver

12 Comment gérer un dossier?
Bien constituer un dossier  L’identifier clairement  Ce qu’il ne faut pas faire  Bien le classer

13 Comment classer ses dossiers?
Adopter un mode de classement Organiser la zone de rangement Etablir un plan de classement

14 Comment classer ses dossiers?
Etablir un plan de classement  D’abord recenser les documents existants  Les regrouper logiquement (par thème ou année)  Rédiger un plan de classement

15 Rédiger un plan de classement

16 Tenir à jour le plan de classement
MAJ à chaque entrée/sortie Rester précis Déplacer les archives qui changent d’âge

17 Comment gérer ses archives?
Elaborer un tableau de gestion  Sur la base de l’instruction du BO du juin 2005  A partir du recensement effectué  En précisant la DUA et le sort final de chaque document

18 La Durée d’Utilité Administrative
Définition : durée au cours de laquelle un dossier est considéré comme pouvant être utile à l’activité du service. Exprimée en année Période concernant les archives courantes ou intermédiaires

19 Qu’est-ce que le sort final d’une archive ?
L’élimination = destruction La conservation = versement aux AD Le tri > avant le versement

20 Comment éliminer des archives ?
Sur autorisation des AD Au terme d’une procédure imposée Par une destruction sécurisée

21 Remplir un bordereau de demande d’autorisation d’élimination

22 Comment verser des archives ?
Sur autorisation des AD Au terme d’une procédure imposée Après avoir préparé son versement

23 Remplir un bordereau de demande d’autorisation de versement

24 Préparer les boites pour le versement

25 Et après? Classer précieusement les bordereaux de versement et d’élimination Réorganiser sa zone de classement Mettre à jour son plan de classement Identifier les prochains versement/élimination

26 Astuces Réserver un temps dans la semaine pour cette activité
Trouver un collègue qui a la même démarche ailleurs et travailler de concert Se fixer des objectifs et des délais