Atelier 1 : conduite de projet / Déployer la mise en œuvre des actions

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1 Atelier 1 : conduite de projet / Déployer la mise en œuvre des actions
Un problème majeur de gestion du changement : mettre en œuvre le plan d’actions dans l’ensemble des unités fonctionnelles pose un véritable défi Si l’on excepte certaines actions ciblées sur des unités fonctionnelles bien identifiées – par exemple : la mise en œuvre d’une filière pour les insuffisants respiratoires -, la plupart des actions recensées dans les plans d’actions sont à mettre en œuvre in fine dans la quasi-totalité des unités fonctionnelles MCO d’un établissement : faire sortir les patients le matin, saisir et faire évoluer la date prévisionnelle de sortie, mettre en place une cellule centralisée de gestion des lits (pour les unités fonctionnelles : utiliser les services d’une cellule centralisée de gestion des lits), visualiser la situation des lits etc… Si bien que l’écueil auquel sont confrontés de nombreux établissements est le suivant : comment motiver les unités fonctionnelles – chaque unité fonctionnelle – à mettre en œuvre un ensemble d’actions dont elles ont, au mieux, été informées au moyen d’une communication institutionnelle (CME, Commission des Soins) mais qui, à l’exception de certains services qui ont servi de pilotes pour une action, leur sont totalement étrangères ? Autrement dit, au-delà des nécessaires étapes académiques (conception des procédures, des outils) et d’expérimentation dans des services pilotes, comment généraliser, avec succès, à l’ensemble des unités fonctionnelles et services les actions implémentées ici ou là ?

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Une conviction : la généralisation doit être portée par les responsables médicaux et paramédicaux des unités fonctionnelles Les responsables médicaux et paramédicaux des unités fonctionnelles – chefs de services, cadres de santé, responsables médicaux de structures – supervisent l’exploitation de leurs unités ; or, l’objectif visé est d‘intégrer les actions de gestion des lit dans les pratiques courantes et quotidiennes de leurs unités, dans leurs processus de prise en charge des patients s : par exemple, la saisie et la mise à jour de la date prévisionnelle de sortie doit être intégrée de manière naturelle dans le processus de saisie des observations quotidiennes des médecins dans les dossiers patients ; ou bien l’anticipation de la sortie des patients doit, si c’est la solution choisie par le pilote de l’action, trouver sa place dans l’exécution du staff médecins / paramédicaux quotidien. Par ailleurs, le terme « portage » est sans doute un peu limité : les responsables de structure doivent non seulement s’approprier un ensemble d’actions conçues par d’autres acteurs opérationnels de l’établissement mais « imaginer » la manière de les mettre en œuvre dans leurs structures, anticiper les difficultés par rapport aux particularités et aux personnels de leurs structures, etc.

3 Atelier 1 : conduite de projet / Déployer la mise en œuvre des actions
Une démarche innovante: la simulation collective du changement D’une part au niveau des responsables de pôle (chefs de pôle et cadres de pôle, éventuellement les cadres administratifs de pôle), D’autre part dans chaque pôle au niveau des responsables de structures (responsables du pôle, chefs de service ou responsables de structures, cadre de santé). Cette simulation a lieu dans le cadre de séminaires d’une demi à une journée, dont l’ordre du jour est (globalement, car il peut et doit être adapté localement) le suivant Réflexion collective (de type METAPLAN) autour de la question : « les 3 actions les plus pertinentes pour mon pôle / mon service sont… » Une revue de chacune des actions, prises successivement, sous l’angle de leur mise en œuvre concrète : « que faut-il que je fasse, moi, manager d’unité ou responsable de pôle, pour mettre en œuvre une action ? Quelles difficultés vont-elles apparaître ? Comment puis-je les résoudre ?... » Une séquence très concrète pour construire le pilotage de la mise en œuvre des actions par les responsables de pôle ou de structure dans leurs pôles ou leurs structures : quels indicateurs, quels objectifs locaux, quel timing ? Quelle assistance des pilotes des actions est-elle nécessaire ?