Formation Microsoft® Office Excel® 2007

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Office Excel® 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Office Excel® 2007
[Nom de votre société] présente : Formation Microsoft® Office Excel®  2007 [Note à l'attention de l'instructeur : Pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, consultez la toute dernière diapositive. Consultez également le texte supplémentaire de la leçon dans le volet de commentaires de certaines diapositives.] Créer un graphique

2 Sommaire du cours Vue d'ensemble : Les graphiques confèrent une dimension visuelle aux données Leçon 1 : Créer un graphique simple Leçon 2 : Personnaliser votre graphique Chaque leçon comprend des exercices pratiques ainsi qu'un test rapide. Créer un graphique

3 Vue d'ensemble : Les graphiques confèrent une dimension visuelle aux données
Un graphique doit faire passer un message, et vite. Il vous permet d'exploiter les données d'une feuille de calcul de manière à présenter des comparaisons, des modèles et des tendances. Au lieu de devoir analyser des colonnes entières de nombres, vous pouvez immédiatement voir ce que signifient les données. Ce cours présente les notions de base nécessaires à la création de graphiques dans Excel 2007. Créer un graphique

4 Objectifs du cours Créer un graphique à l'aide des nouvelles commandes Excel 2007 Modifier un graphique après l'avoir créé Comprendre la terminologie de base des graphiques Créer un graphique

5 Créer un graphique simple
Leçon 1 Créer un graphique simple

6 Créer un graphique simple
Voici un graphique Excel simple, que vous pouvez créer en une dizaine de secondes. Une fois que vous avez créé un graphique, vous pouvez facilement y ajouter de nouveaux éléments, comme un titre, ou modifier sa disposition. Dans cette leçon, vous apprendrez à créer un graphique simple, à transformer le texte et les nombres d'une feuille de calcul en graphique, et plein d'autres petites choses encore. Créer un graphique

7 Créer votre graphique Cette feuille de calcul indique le nombre de caisses de thé Northwind Traders vendues en trois mois par chaque commercial. Vous devez créer un graphique comparant les ventes de chaque commercial, mois par mois, pour le premier trimestre de l'année. Créer un graphique

8 Créer votre graphique L'image montre les étapes nécessaires à la création du graphique. Sélectionnez les données à représenter sous forme de graphique, y compris les titres de colonnes (Janvier, Février et Mars) et les étiquettes de lignes (noms des commerciaux). Cliquez sur l'onglet Insertion, puis, dans le groupe Graphiques, cliquez sur le bouton Colonne.  À l'étape 2, vous pourriez sélectionner un autre type de graphique qu'un graphique en histogrammes. Ce dernier étant cependant souvent utilisé pour comparer des éléments, il constitue ici un bon choix pour transmettre les informations souhaitées. Créer un graphique

9 Créer votre graphique L'image montre les étapes nécessaires à la création du graphique. Vous pourrez choisir parmi différents types de graphiques en histogrammes. Cliquez sur Histogramme groupé, le premier histogramme affiché dans la liste Histogramme 2D. Conseil : Lorsque vous pointez sur un type de graphique, une info-bulle affiche le nom et la description du type de graphique et indique dans quel contexte l'utiliser. C'est tout. Il vous a fallu environ dix secondes pour créer un graphique. Créer un graphique

10 Créer votre graphique Si vous souhaitez modifier le type d'un graphique après l'avoir créé, cliquez à l'intérieur du graphique. Sous l'onglet Création, sous Outils de graphique, dans le groupe Type, cliquez sur Modifier le type de graphique. Sélectionnez ensuite le type de graphique souhaité. Créer un graphique

11 Afficher les données de la feuille de calcul dans le graphique
Voici à quoi ressemble votre nouveau graphique en histogrammes. Vous pouvez instantanément voir que Cencini (représenté par la colonne du milieu pour chaque mois) a réalisé les meilleures ventes de thé en janvier et février, mais a été devancé par Giussani en mars. Créer un graphique

12 Afficher les données de la feuille de calcul dans le graphique
Les données de chaque commercial sont affichées dans trois colonnes distinctes, une par mois. La hauteur de chaque colonne est proportionnelle à la valeur de la cellule qu'elle représente. L'histogramme montre ainsi immédiatement quel commercial a réalisé les meilleures ventes, mois par mois. Créer un graphique

13 Afficher les données de la feuille de calcul dans le graphique
Une couleur différente est appliquée à chaque ligne de données des commerciaux dans le graphique. La légende du graphique, créée à partir des titres des lignes de la feuille de calcul (noms des commerciaux), indique quelle couleur représente les données de chaque commercial. Ainsi, les données relatives à Giussani sont affichées en bleu foncé et sont représentées par la colonne la plus à gauche pour chaque mois. Créer un graphique

14 Afficher les données de la feuille de calcul dans le graphique
Les titres des colonnes de la feuille de calcul (Janvier, Février et Mars) se trouvent maintenant en bas du graphique. Sur le côté gauche du graphique, Excel a créé une échelle de nombres pour faciliter l'interprétation de la hauteur des colonnes. Conseil : Une fois le graphique créé, toute modification des données de la feuille de calcul sera immédiatement répercutée dans le graphique. Créer un graphique

15 Afficher ou masquer les Outils de graphique
Avant de continuer de travailler avec le graphique, vous devez connaître les Outils de graphique. Une fois le graphique inséré dans la feuille de calcul, les Outils de graphique s'affichent dans le ruban avec trois onglets : Création, Disposition et Mise en forme. Vous trouverez sous ces onglets les commandes nécessaires pour travailler avec des graphiques. Créer un graphique

16 Afficher ou masquer les Outils de graphique
Une fois le graphique terminé, cliquez en dehors de celui-ci. Les Outils de graphique disparaissent. Pour les réafficher, cliquez simplement à l'intérieur du graphique. Si vous ne voyez pas en permanence toutes les commandes dont vous pensez avoir besoin, ne vous inquiétez pas. Commencez par insérer un graphique (à l'aide du groupe Graphiques de l'onglet Insertion) ou par cliquer à l'intérieur d'un graphique existant. Les commandes nécessaires s'afficheront quand vous en aurez besoin. Créer un graphique

17 Changer l'affichage du graphique
Avec vos données, vous n'êtes pas limité à un seul graphique. Vous pouvez faire en sorte que votre graphique compare les données d'une autre manière en cliquant sur un bouton pour basculer entre plusieurs affichages de votre graphique. L'image montre deux affichages différents des données de la même feuille de calcul. Créer un graphique

18 Changer l'affichage du graphique
Le graphique à gauche est le premier que vous avez créé, qui compare les ventes des commerciaux. Excel a groupé les données selon les colonnes de la feuille de calcul et a comparé les lignes de la feuille de calcul de manière à montrer les performances des commerciaux les uns par rapport aux autres. Créer un graphique

19 Changer l'affichage du graphique
Cependant, vous pouvez observer les données sous un autre angle en comparant mois après mois les ventes de chaque commercial. Pour créer cet affichage du graphique, cliquez sur Intervertir les lignes/colonnes dans le groupe Données sous l'onglet Création. Dans le graphique de droite, les données sont groupées par lignes et comparent les colonnes de la feuille de calcul. Désormais, le graphique compare les performances personnelles de chaque commercial mois par mois. Conseils : Vous pouvez revenir à l'affichage d'origine en cliquant de nouveau sur Intervertir les lignes/colonnes. Pour conserver les deux affichages des données, sélectionnez le second affichage du graphique, copiez-le, puis collez-le dans la feuille de calcul. Revenez ensuite à l'affichage d'origine du graphique en cliquant dans le graphique d'origine, puis en cliquant sur Intervertir les lignes/colonnes. Créer un graphique

20 Ajouter des titres de graphique
Il est conseillé d'ajouter des titres descriptifs à votre graphique de manière à ce que les lecteurs n'aient pas à deviner de quoi il est question. Vous pouvez donner un titre au graphique et à ses axes, qui mesurent et décrivent les données du graphique. Ce graphique comporte deux axes. Sur le côté gauche, l'axe vertical représente l'échelle de nombres qui permet d'interpréter la hauteur des colonnes. Les mois de l'année affichés en bas forment l'axe horizontal. L'axe vertical est également appelé axe des ordonnées ou axe des y. L'axe horizontal est également appelé axe des abscisses ou axe des x. Créer un graphique

21 Ajouter des titres de graphique
Vous pouvez rapidement ajouter des titres de graphique en cliquant sur le graphique pour le sélectionner, puis en accédant au groupe Dispositions du graphique sous l'onglet Création. Cliquez sur le bouton Autres  pour afficher toutes les dispositions. Chaque option propose une disposition différente des éléments du graphique. Créer un graphique

22 Ajouter des titres de graphique
L'image illustre la Mise en forme 9, qui ajoute des espaces réservés pour un titre de graphique et des titres d'axes. Vous pouvez taper les titres directement dans le graphique. Le titre de ce graphique est Thé Northwind Traders, le nom du produit. Le titre de l'axe vertical à gauche est Nbre de caisses vendues. Le titre de l'axe horizontal en bas est Ventes du premier trimestre. Conseil : Vous pouvez également ajouter des titres sous l'onglet Disposition, en cliquant dans le groupe Étiquettes sur Titre du graphique et Titres des axes. Créer un graphique

23 Exercices pratiques Créer un graphique
Observer les données du graphique de différentes manières Mettre à jour les données du graphique Ajouter des titres Changer la disposition du graphique Modifier le type du graphique [Note à l'attention de l'instructeur : Si Excel 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Excel à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : Si Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis) Créer un graphique

24 Test 1, question 1 Vous avez créé un graphique. Vous devez maintenant comparer les données d'une autre manière. Pour ce faire, vous devez créer un second graphique. (Une réponse possible) Vrai. Faux. Créer un graphique

25 Test 1, question 1 : Réponse
Faux. Vous pouvez rapidement créer un autre affichage des données de votre feuille de calcul en cliquant sur le bouton Intervertir les lignes/colonnes sous l'onglet Création. Créer un graphique

26 Test 1, question 2 Vous créez un graphique, mais ensuite, vous ne voyez plus les Outils de graphique. Comment faire pour les réafficher ? (Une réponse possible) Créer un autre graphique. Cliquer sur l'onglet Insertion. Cliquer à l'intérieur du graphique. Créer un graphique

27 Test 1, question 2 : Réponse
Cliquer à l'intérieur du graphique. Les Outils de graphique seront alors disponibles avec leurs trois onglets : Création, Disposition et Mise en forme. Créer un graphique

28 Test 1, question 3 Vous ne pouvez pas modifier le type d'un graphique après l'avoir créé. (Une réponse possible) Vrai. Faux. Créer un graphique

29 Test 1, question 3 : Réponse
Faux. Vous pouvez toujours modifier le type d'un graphique après l'avoir créé. Cliquez à l'intérieur du graphique. Sous l'onglet Création, dans le groupe Type, cliquez sur Modifier le type de graphique, puis sélectionnez un autre type. Créer un graphique

30 Personnaliser votre graphique
Leçon 2 Personnaliser votre graphique

31 Personnaliser votre graphique
Après avoir créé un graphique, vous pouvez le personnaliser afin de lui donner une allure professionnelle. Par exemple, vous pouvez complètement changer ses couleurs en sélectionnant un nouveau style de graphique. Vous pouvez également mettre en forme les titres du graphique en adoptant un format plus recherché. Enfin, de nombreuses options de mise en forme peuvent être appliquées à des colonnes individuelles afin de les faire ressortir. À la fin de cette leçon, vous apprendrez également à ajouter votre graphique à un diaporama Microsoft Office PowerPoint® 2007 afin de pouvoir le présenter aux personnes de votre choix. Créer un graphique

32 Modifier l'apparence de votre graphique
Lorsque vous créez un graphique, il est présenté dans une couleur standard. En utilisant un style de graphique, vous pouvez lui appliquer d'autres couleurs en quelques secondes. Cliquez d'abord sur le graphique. Ensuite, sous l'onglet Création, dans le groupe Styles du graphique , cliquez sur le bouton Autres pour afficher tous les styles disponibles. Cliquez ensuite sur le style souhaité. Créer un graphique

33 Modifier l'apparence de votre graphique
Lorsque vous créez un graphique, il est présenté dans une couleur standard. En utilisant un style de graphique, vous pouvez lui appliquer d'autres couleurs en quelques secondes. Certains styles ne modifient que la couleur des colonnes. D'autres modifient la couleur et ajoutent un contour aux colonnes, d'autres encore ajoutent une couleur à la zone de traçage (la zone délimitée par les axes du graphique) ou à la zone de graphique (l'ensemble du graphique). Créer un graphique

34 Modifier l'apparence de votre graphique
Si vous ne trouvez pas le style voulu dans le groupe Styles du graphique, vous pouvez afficher d'autres choix de couleurs en sélectionnant un thème différent. Cliquez sur l'onglet Mise en page, puis sur Couleurs dans le groupe Thèmes. Lorsque vous pointez sur un jeu de couleurs, il s'affiche dans un aperçu temporaire dans le graphique. Cliquez sur le jeu de votre choix pour l'appliquer au graphique. Lorsque vous utilisez un thème, vous bénéficiez d'un aperçu temporaire, ce qui n'est pas le cas lorsque vous utilisez un style de graphique. Grâce à cet aperçu, vous pouvez observer l'effet d'une couleur dans le graphique avant d'appliquer le thème, ce qui vous évite de devoir l'annuler si elle ne vous plaît pas. Créer un graphique

35 Modifier l'apparence de votre graphique
Important À la différence d'un style de graphique, les couleurs d'un thème seront appliquées aux autres éléments que vous pouvez être amené à ajouter à la feuille de calcul. Ainsi, un tableau ou un style de cellule, comme un en- tête, adopteront les couleurs du thème appliqué au graphique. Créer un graphique

36 Mettre en forme les titres
Si vous souhaitez faire ressortir le titre du graphique ou des axes, rien de plus facile. L'onglet Format, dans le groupe Styles WordArt, propose de nombreuses options pour personnaliser les titres. Dans l'image ci-dessus, l'une des options du groupe, un remplissage de texte, a été ajoutée pour modifier la couleur. Créer un graphique

37 Mettre en forme les titres
Pour utiliser un remplissage de texte, cliquez à l'intérieur d'une zone de titre pour la sélectionner. Cliquez ensuite sur la flèche en regard de Remplissage du texte dans le groupe Styles WordArt. Pointez sur une couleur pour observer les modifications dans le titre. Lorsqu'une couleur vous convient, sélectionnez-la. Le groupe Styles WordArt contient également les options Contour du texte et Effets du texte, notamment les effets Ombre, Réflexion et Lumière. La zone Remplissage du texte propose également des options permettant d'appliquer un dégradé ou une texture à un titre. Créer un graphique

38 Mettre en forme les titres
Pour apporter des modifications à la police, en l'agrandissant ou la réduisant, ou pour modifier le type de police, cliquez sur Accueil, puis accédez au groupe Police. Vous pouvez également effectuer ces modifications à l'aide de la mini barre d'outils. Cette barre d'outils apparaît grisée lorsque vous sélectionnez le texte du titre. Si vous pointez dessus, elle perd cet aspect grisé et vous pouvez sélectionner l'option de mise en forme souhaitée. Créer un graphique

39 Mettre en forme des colonnes individuelles
Vous pouvez appliquer de nombreuses autres mises en forme au graphique. Dans l'image présentée ici, un effet d'ombre a été ajouté à chacune des colonnes (ombre avec décalage diagonal derrière chaque colonne). Créer un graphique

40 Mettre en forme des colonnes individuelles
Voici comment ajouter un effet d'ombre aux colonnes. Cliquez sur l'une des colonnes représentant Giussani. Les trois colonnes relatives à Giussani (appelées une série) seront ainsi sélectionnées. Sous l'onglet Mise en forme, dans le groupe Styles de formes, cliquez sur la flèche en regard de Effets sur la forme. Créer un graphique

41 Mettre en forme des colonnes individuelles
Voici comment ajouter un effet d'ombre aux colonnes. Pointez sur Ombre, puis pointez sur les différents styles d'ombres dans la liste. Une fois que vous avez mis en forme les colonnes de Giussani, vous pouvez en faire de même pour les autres commerciaux. Cliquez sur l'une des colonnes représentant Cencini pour sélectionner les trois colonnes et suivez les mêmes étapes. Procédez de même pour Kotas. Tout cela ne vous prendra que quelques instants. Un aperçu des ombres s'affiche lorsque vous pointez sur chaque style. Lorsqu'un style vous convient, sélectionnez-le. Créer un graphique

42 Mettre en forme des colonnes individuelles
Le groupe Styles de formes propose beaucoup d'autres options de mise en forme. Par exemple, Effets sur la forme propose plus que des ombres. Vous pouvez ainsi ajouter des effets de relief et des bordures arrondies aux colonnes, ou encore faire scintiller les colonnes. Vous pouvez également cliquer sur Remplissage de forme pour ajouter un dégradé ou une texture aux colonnes, ou bien cliquer sur Contour de forme pour ajouter un contour aux colonnes. Conseil : Vous pouvez également appliquer des effets à d'autres zones du graphique, comme la zone de traçage (la zone délimitée par les axes). Créer un graphique

43 Ajouter votre graphique dans une présentation PowerPoint
Une fois que vous êtes satisfait de votre graphique et que vous êtes prêt à le montrer à d'autres personnes, vous pouvez facilement l'ajouter à une présentation Microsoft Office PowerPoint® . Voici comment procéder. Copiez le graphique dans Excel. Ouvrez PowerPoint 2007. Collez le graphique dans la diapositive où vous souhaitez qu'il apparaisse. Créer un graphique

44 Ajouter votre graphique dans une présentation PowerPoint
Une fois que vous êtes satisfait de votre graphique et que vous êtes prêt à le montrer à d'autres personnes, vous pouvez facilement l'ajouter à une présentation Microsoft Office PowerPoint® . Voici comment procéder. Dans le coin inférieur droit du graphique, le bouton Options de collage  apparaît. Cliquez sur ce bouton. À l'étape 4, vous pourrez observer que Diagramme (lié à des données Excel) est sélectionné. Ainsi, toutes les modifications apportées au graphique dans Excel seront automatiquement appliquées au graphique dans PowerPoint. Vous pouvez maintenant présenter votre graphique. Créer un graphique

45 Exercices pratiques Modifier l'apparence d'un graphique
Essayer un jeu de couleurs à l'aide d'un thème Mettre en forme le titre du graphique Mettre en forme une colonne Mettre en forme d'autres zones du graphique Ajouter votre graphique à une présentation PowerPoint Autres exercices possibles : Créer un graphique en secteurs et l'enregistrer en tant que modèle [Note à l'attention de l'instructeur : Si Excel 2007 est installé sur votre ordinateur, cliquez sur le lien de la diapositive pour accéder aux exercices pratiques en ligne. Vous pouvez effectuer chacune des tâches dans Excel à l'aide des procédures qui vous sont données. Important : Si Excel 2007 n'est pas installé sur votre ordinateur, vous n'aurez pas accès aux procédures des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (Excel 2007 requis) Créer un graphique

46 Test 2, question 1 Si toutes les options de couleurs que vous souhaitez pour votre graphique ne sont pas disponibles dans le groupe Styles du graphique, vous pouvez obtenir des couleurs supplémentaires d'une autre manière. (Une réponse possible) Vrai. Faux. Créer un graphique

47 Test 2, question 1 : Réponse
Vrai. Vous pouvez choisir d'autres couleurs en sélectionnant un thème. Cliquez sur l'onglet Mise en page, puis sur Couleurs dans le groupe Thèmes. N'oubliez pas que les couleurs des thèmes seront appliquées aux autres éléments de la feuille de calcul, tels qu'un tableau ou des styles de cellules. Créer un graphique

48 Test 2, question 2 Que faites-vous en premier pour ajouter un graphique Excel à une présentation PowerPoint 2007 ? (Une réponse possible) Cliquer sur l'onglet Données. Cliquer sur l'onglet Insertion. Copier le graphique. Créer un graphique

49 Test 2, question 2 : Réponse
Copier le graphique. Ouvrez ensuite PowerPoint 2007, collez-le, et c'est tout. Créer un graphique

50 Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches présentées dans ce cours, consultez l'aide-mémoire. Créer un graphique