Atelier de validation Lomé, le 26 mars 2013

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GUIDE METHODOLOGIQUE DE SUIVI ET EVALUATION DES POLITIQUES SECTORIELLES Atelier de validation Lomé, le 26 mars 2013

STRUCTURE DU GUIDE Le guide méthodologique est structuré en trois (03) chapitres : CADRE INTRODUCTIF CADRE DE REFERENCE DU GUIDE DEMARCHE METHODOLOGIQUE Des annexes (06) complètent le texte principal.

1. CADRE INTRODUCTIF Le chapitre 1er présente le cadre introductif qui comprend : l‘introduction le contexte et la justification les objectifs la structure du guide

1. CADRE INTRODUCTIF (suite)
Rappel des objectifs du guide Objectif général Aider les acteurs des départements ministériels et des différents organismes et institutions concernés à améliorer la qualité du suivi et évaluation de la mise en œuvres des politiques, programmes et projets (PPP). Il contribuera à aligner les mécanismes de suivi et évaluation des PPP sur la gestion axée sur les résultats.

1. CADRE INTRODUCTIF (suite)
Objectifs spécifiques Rappeler aux acteurs concernés les concepts de suivi et évaluation Mettre en exergue la chaîne planification, programmation, budgétisation, exécution, suivi et évaluation (PPBESE) pour une gestion axée sur les résultats Indiquer le processus d’élaboration et de mise en place d’un système de suivi et évaluation

2. CADRE DE REFERENCE DU GUIDE
Le chapitre 2 traite du cadre de référence du guide Fondement et principes directeurs Cadre de référence du suivi et évaluation des politiques sectorielles Définitions et concepts de suivi et évaluation

2. CADRE DE REFERENCE DU GUIDE (suite)
2.1 Fondement Implantation de la chaîne PPBESE pour une gestion axée sur les résultats et Amélioration permanente et durable de la performance des PPP Le suivi et évaluation axé sur les résultats permet de i) mesurer les progrès réalisés et les résultats des actions mises en œuvre, ii) réorienter les interventions susceptibles de ne pas atteindre les résultats escomptés, iii) prendre les décisions en connaissance de cause et iv) améliorer la planification et la programmation des actions futures sur la base des expériences et des leçons acquises.

2.2 Cadre de suivi de la mise en œuvre et d’évaluation des politiques sectorielles Le dispositif institutionnel de coordination, de suivi et d’évaluation des politiques de développement (DIPD) comprend cinq (5) organes : i) le comité national de pilotage des politiques de développement, ii) le secrétariat technique du DSRP, iii) les comités sectoriels, iv) le comité Etat-Donateurs et v) les comités régionaux et locaux.

A ces organes du DIPD, s’ajoutent diverses structures pérennes ayant des missions essentielles dans le suivi des PPP, notamment : Certaines directions centrales du ministère en charge de la planification et du développement et du ministère de l’économie et des finances Des directions des études et de la planification et directions des affaires financières des départements ministériels

Forces et faiblesses du DPID Le DIPD présente certes des atouts indéniables, mais également quelques insuffisances. Faible opérationnalisation de certains organes (comité national de pilotage, comités sectoriels, comités régionaux et locaux) Faiblesse dans la fluidité et la circulation de l’information entre les organes du DIPD et entre les organes du DIPD et les structures pérennes centrales et sectorielles intervenant dans la chaîne PPBESE.

2.2.2 Système de suivi et évaluation des politiques de développement (03 composantes ou sous-systèmes) Suivi des conditions de vie des ménages Suivi d’exécution des programmes et projets Évaluation de l’impact des politiques et programmes Les forces et faiblesses de chacun des trois sous-systèmes ont été relevées.

2.3 Suivi et évaluation Deux opérations distinctes mais complémentaires et indispensables pour le pilotage, la mise en œuvre et l’amélioration durable et permanente de la performance de toute action de développement.

2.3.1 Définition, finalités et types d’activités de suivi Le suivi est un processus continu d’observation, de collecte systématique, d’analyse, d’utilisation et de communications relatives à l’exécution d’une action. Il indique si ce qui est prévu est réalisé et ce qui est réalisé va dans le bon sens et au rythme prévu.

Le suivi fournit aux gestionnaires et aux parties prenates d’une action de développement les informations nécessaires pour : Apprécier les résultats et mesurer le niveau d’atteinte des résultats par rapport aux objectifs fixés et aux résultats attendus Suivre l’affectation et l’utilisation des ressources physiques, matérielles et financières

Repérer les éventuels dysfonctionnements au cours de la mise en œuvre de l’intervention et apporter des correctifs nécessaires Faciliter la prise de décision concernant la poursuite ou non de l’intervention Activités de suivi : centralisation des rapports périodiques, réalisation des missions de terrain, réalisation des enquêtes de suivi, mise à jour de la base de données et réalisation des analyses spécifiques rapides.

2.3.2 Définition, typologie et finalités de l’évaluation L’évaluation est une appréciation systématique et objective, à un moment donné de son cycle, de la conception, de la mise en œuvre et des résultats. Elle indique dans quelle mesure et pourquoi une intervention a atteint ou non les objectifs et les impacts escomptés sur les bénéficiaires visés. Cette appréciation est faite sur la base de certains critères (cf. chapitre 3).

Typologie des évaluations Selon le moment de la réalisation Évaluation ex ante (préalable) Évaluation à mi-parcours (en cours) Évaluation finale (à la fin) Évaluation ex post (rétrospective)

Selon les protagonistes Évaluation interne (structure responsable de la gestion de l’action avec les personnes impliques et les parties prenantes) Évaluation externe (services et/ou experts extérieurs à la structure responsable de la mise en œuvre de l’intervention) Évaluation mixte (responsables en charge de l’intervention et équipe externe avec des termes de référence communs)

2.3.3 Distinctions et complémentaires Le suivi et l’évaluation sont distincts : fréquence, horizon, but, finalité, fait par qui? Cependant, ils sont complémentaires : les données de suivi nourrissent pour partie le travail d’évaluation les conclusions de l’évaluation viennent enrichir les informations produites par le suivi

3. DEMARCHE METHODOLOGIQUE
Le dernier chapitre décrit la démarche méthodologique d’élaboration d’un cadre de suivi et évaluation. Approches et outils méthodologiques Étapes de formulation d’un dispositif de SE Cadre méthodologique de SE Éléments fondamentaux d’un système de SE

3. DEMARCHE METHODOLOGIQUE (suite)
3.1 Approches et outils méthodologiques Approche systémique Approche sectorielle Approche programme Approche projet Approche participative

Outils méthodologiques Tableaux de suivi périodique des outils de programmation que sont le plan de travail, le plan de passation des marchés, le plan de consommation de crédits Cadre logique Indicateurs de performance Tableaux de bord

Indicateurs de performance Indicateurs SMART Critères de sélection Différentes catégories Selon la valeur : quantitatif ou qualitatif Selon la variable retenue : indicateurs de ressources, de production, d’impact, d’efficacité et de productivité (efficience)

3.2 Etapes de formulation d’un dispositif de SE 3.2.1 Définition et valeur ajutée d’un système de SE Système de SE : “ensemble des procédures de collecte, de traitement et d’analyse de l’information, et l’établissement des rapports auxquelles s’ajoutent l’ensemble des conditions et compétences nécessaires pour que les résultats du S&E contribuent valablement au processus de prise de décision, de réflexion critique et de capitalisation« La valeur ajoutée d’un système de suivi et évaluation ne réside pas uniquement dans sa mise en place ou du fait qu’il permette de collecter de nombreuses données, mais dans ce qu’elle permet aussi dans l’interprétation des données collectées et leur utilisation pour améliorer la performance des pouvoirs publics.

3.2.2 Principales étapes de mise en place d’un système de SE Définition de l’objectif et du champ d’action du système de suivi-évaluation (pourquoi avons-nous besoin d’un système de S&E et quels domaines doit-il couvrir [étendue de ce que nous voulons suivre et évaluer] ? Identification des questions relatives à la performance, des indicateurs, et des besoins en matière d’information (qu’avons-nous besoin de savoir pour suivre et évaluer le projet de façon à bien le gérer ?) Planification de la collecte et de l’organisation de l’information (comment sera collectée et organisée l’information nécessaire) ?

Planification des mécanismes et des activités nécessaires pour mettre en œuvre la réflexion critique (comment allons-nous tirer les enseignements des informations recueillies et les utiliser pour améliorer la gestion du projet) ? Planification pour une communication et des rapports de qualité (comment et à qui voulons-nous présenter les activités et méthodes du projet) ? Planification des moyens et compétences nécessaires (de quoi avons-nous besoin pour que le système de S&E fonctionne véritablement ?)

3.2.3 Conditions de succès Pour être efficace et répondre aux attentes, un système de S&E doit être : relativement léger (ciblé sur un nombre raisonnable de données à collecter et d’indicateurs) ; conçu de façon participative avec les principaux utilisateurs intéressés ; fondé sur une véritable volonté de partager l’information ; capable de produire une information utile, utilisée et produite en temps voulu ; et alliant des informations quantitatives et qualitatives.

3.3 Cadre méthodologique de suivi et évaluation de politiques sectorielles 3.3.1 Suivi des politiques sectorielles Activités de suivi Outils de suivi Rapports périodiques de suivi (un canevas à titre indicatif est proposé)

3.3.2 Evaluation des politiques sectorielles Phases d’une évaluation Conception de l’évaluation Conduite de l’évaluation Communication des résultats et intégration des leçons apprises

Critères d’évaluation : selon les normes du Comité d’aide au développement (CAD) de l’OCDE Pertinence Efficacité Efficience Impact Durabilité (pérennité, viabilité)

Éléments fondamentaux d’un système de SE Un dispositif institutionnel et organisationnel de suivi et évaluation approprié Un mécanisme de reporting Une situation de référence établie Des indicateurs de résultats Des évaluations périodiques Un système d’informations Un manuel de procédures de suivi et évaluation

FIN Nous venons de présenter le rapport provisoire du guide méthodologique de suivi et évaluation des politiques sectorielles. Nous espérons que vos différentes observations et contributions permettront d’enrichir ce guide méthodologique pour en faire un outil de renforcement des capacités en vue d’améliorer la qualité du suivi et évaluation des politiques sectorielles. Merci pour votre aimable attention. FIN

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