Optimisation du processus de paiement en DLC3 – exemple du CD49

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1 Optimisation du processus de paiement en DLC3 – exemple du CD49
Une cartographie du processus de paiement existant met en évidence des redondances dans les vérifications ainsi que des délais de traitement élevés (1,25 mois minimum) Réception de la demande Instruction (pièces, montants, travaux, RIB…) Enregistrement OPAL, émission OP & fiche de synthèse/calcul Signature des OP Photocopie de tous les documents, export des bordereaux dans Coriolis Réception du dossier Vérification (PJ), photocopie du RIB et OP (x2) Transmission des docs. Aux finances (sauf RIB & notif) Vérification (cohérence montants…) Transmission au comptable public TRAITEMENT DE LA DEMANDE TRAITEMENT COMPTA TRAITEMENT FINANCE TRAITEMENT PAR LE COMPTABLE PUBLIC Contrôle du dossier Paiement par la Banque de France 3,5 jours 2 jours 4,5 jours 3 semaines Un plan d’actions de simplification a été construit pour répondre aux problématiques rencontrées : Des points de difficulté ont été identifiés : 1) 20 à 25% de dossiers incomplets reçus à l’Anah (1 jour de délai supplémentairE) 2) Vérifications multiples des mêmes pièces (ex : compta), photocopie / conservation des documents inutiles 3) Nombreux problèmes informatiques dans la transmission OPAL-Coriolis : Pas de reprise des codes IBAN par Coriolis Bloquage des transferts pendant les évolutions OPAL : 2,5 mois de gel des paiements 3x par an 4) Problème de récupération des recettes (si dossier payé et validé par le payeur, mais statut OPAL non soldé) 1) Organisation d’un point avec les opérateurs pour re-spécifier les exigences sur les dossiers de dmd de paiement 2) Plus de transmission des factures et du plan de financement au service Compta (un plan de contrôle est à construire) Allègement des vérifications du service Compta (vérifier réglementation Anah pour les PJ obligatoires) / plus de photocopie des OP par la compta Négociations avec les Finances pour l’allègement du dossier 3) Identification d’un référent SI au Département pour être en contact avec l’Anah Centrale (évolutions OPAL) Prise de contact avec les autres DLC3 pour partager les bonnes pratiques des processus de paiement 4) Mise en place de vérifications fréquentes du statut « soldé » des dossiers dans OPAL