Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Programme dAudit 2007 Résultats Comité Consultatif - 27 février 2008 Bert Matthijs Agence fédérale.

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1 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Programme dAudit 2007 Résultats Comité Consultatif - 27 février 2008 Bert Matthijs Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire

2 Trois piliers dactivités ont été déterminés pour établir le programme daudit Programme daudit 2007 Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3 Manuel de qualité ISO Les activités principales de lAFSCA Réglement 882/2004 Autres activités (B&B, Logistique, IT, Service Juridique…)

3 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 1 : ISO 9001: programme

4 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 1 : ISO 9001: constatations En général: fonctionnement OK (les collaborateurs connaissent les tâches, collaboration, …) Différentes recommandations en vue daméliorer le fonctionnement/la procédure –Documentation (organigramme, procédures, enregistrements, accords avec les clients, …) –Formaliser et mesurer les objectifs qualité –Exécuter revue de direction

5 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 1 : ISO 17025 : programme Dans tous les labos: –Audits du système: 8 audits –Audits techniques: 9 audits (méthodes danalyse) Principalement par léquipe Q labos – parfois avec lassistance dun collaborateur de la cellule daudit interne Constatations surtout techniques / en relation avec lISO 17025

6 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 2 : activités principales: programme

7 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 2 : constatations (1) Générales UPC –Bonne communication interne au sein des services audités. –Bonne organisation des inspections et respect du plan dinspection et déchantillonnage. –Bonne connaissance des agents de contrôle de la législation en vigueur et bonne exécution du travail dinspection conformément aux procédures. –Utilisation de check-listes : Lutilisation de check-listes est répendue de manière générale et est également généralement acceptée. Les check-listes offrent une certaine garantie duniformité des contrôles.

8 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 2 : constatations (2) Générales UPC Le système peut être amélioré en sattelant à davantage/de meilleures procédures internes documentées concernant lorganisation, la répartition et lexécution des tâches ainsi que le rapportage et le contrôle interne: La mesure de lapplication de contrôles internes dépend beaucoup du service audité et demeure dans une série de cas trop informelle La communication orale est insuffisamment formalisée Les responsabilités sont partagées mais pas formalisées

9 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 2 : constatations (3) Générales : Administration centrale –Communication : On constate plus souvent des problèmes dans des thèmes pour lesquels différentes entités sont impliquées. Le système de communication entre lAdministration centrale – les services extérieurs dépend beaucoup des entités / services impliqués. La communication sopère par différents canaux, de telle sorte quil est parfois difficile de conserver laperçu général. –Les instructions internes, notes de services, check-listes contiennent parfois des imprécisions ou ne sont pas assez explicites.

10 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 3 : Programme Amendes administratives : 1 audit Entité auditéeScopeDate dexécution planifiée Date dexécution effective Service juridiqueFonctionnement du Commissariat pour le traitement des amendes administratives 13 au 20 septembre

11 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Pilier 3 : constatations Amendes administratives : –Système qui fonctionne bien, mais avec une série de règles qui ne sont pas formalisées. –Jurisprudence propre développée en vue duniformiser lattribution des montants des amendes. –Bonne collaboration avec les parquets. –Le rapportage dans le rapport annuel peut être amélioré. –Bonne et vaste répartition des tâches, mais un gain defficacité semble envisageable en ce qui concerne le processus décisionnel.

12 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Evaluation procédures Audit Interne Etablissement du programme daudit –La procédure permet dobtenir un programme intégré. –Lanalyse des risques demeure limitée. –Encore une vue insuffisante sur comment répondre au critère EU concernant une couverture suffisante sur une période de 5 ans la question a été posée au FVO.

13 Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire Evaluation procédures Audit Interne Exécution des audits –Bonne collaboration + esprit ouvert des audités. –Bon soutien du top management. –La collaboration avec lUNIC se passe de mieux en mieux. –La préparation et le rapportage exigent plus de travail que prévu. Néanmoins, les délais sont en grande partie respectés. –La soumission dun projet de rapport pour commentaires est appréciée. –Le système des plans daction est lancé. –Jusquà présent, focalisation surtout sur la mise en place dun système ex-labos. Arriver petit à petit à une plus grande intégration avec les systèmes labos.