Stratégies dorientation du conseil dadministration « Outils et ressources pour aider votre conseil à passer rapidement à la vitesse supérieure » Document.

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1 Stratégies dorientation du conseil dadministration « Outils et ressources pour aider votre conseil à passer rapidement à la vitesse supérieure » Document préparé par la Ministère du Mieux-être, de la Culture et du Sport

2 Vue densemble En quoi consiste lorientation du conseil dadministration et quelle est son importance? En quoi consiste lorientation du conseil dadministration et quelle est son importance? Élaboration dun processus dorientation efficace Élaboration dun processus dorientation efficace Élaboration dun manuel de consultation rapide Élaboration dun manuel de consultation rapide Élaboration dun manuel du conseil complet Élaboration dun manuel du conseil complet

3 En quoi consiste lorientation du conseil dadministration et quelle est son importance?

4 En quoi consiste lorientation du conseil dadministration Lorientation du conseil dadministration est un processus Lorientation du conseil dadministration est un processus Fournit des informations sur les rôles Fournit des informations sur les rôles Établit des relations de travail Établit des relations de travail Pose la question: Que doivent savoir le conseil dadministration pour être en mesure deffectuer leur travail de la meilleure façon possible

5 Quelle est limportance dune telle orientation? Afin daider les administrateurs à répondre à des questions cruciales: Afin daider les administrateurs à répondre à des questions cruciales: Quel sera notre fonctionnement en tant que conseil dadministration Quel sera notre fonctionnement en tant que conseil dadministration Quelles ressources sont disponibles Quelles ressources sont disponibles Comment se dérouleront nos réunions Comment se dérouleront nos réunions Quelles sont nos responsabilités légales Quelles sont nos responsabilités légales Il est important que les nouveaux membres du conseil dadministration sentent le plus rapidement possible quils en font partie intégrante Il est important que les nouveaux membres du conseil dadministration sentent le plus rapidement possible quils en font partie intégrante Ce qui aide tout le monde à se sentir à laise, cest linformation

6 Élaboration dun processus dorientation efficace

7 Orientation des nouveaux membres du conseil Les nouveaux membres du conseil ont besoin un certain temps pour atteindre leur vitesse de croisière et se sentir à laise Les nouveaux membres du conseil ont besoin un certain temps pour atteindre leur vitesse de croisière et se sentir à laise Offrez une séance dorientation peu après la tenue de lélection et bien avant la première réunion du conseil Offrez une séance dorientation peu après la tenue de lélection et bien avant la première réunion du conseil Elle peut être dune durée de deux à quatre heures ou consister en une retraite spéciale de deux jours Elle peut être dune durée de deux à quatre heures ou consister en une retraite spéciale de deux jours Accordez du temps à la revue de linformation générale Accordez du temps à la revue de linformation générale Mettez les membres au courant des questions que le conseil doit résoudre Mettez les membres au courant des questions que le conseil doit résoudre Assurez vous daccorder suffisamment de temps à une période de questions et réponses. Assurez vous daccorder suffisamment de temps à une période de questions et réponses.

8 Orientation des nouveaux membres du conseil Lun des principaux objectifs consiste à rendre les membres du conseil à laise afin dapporter une contribution immédiate et détablir aussi de bonnes relations de travail avec les membres du conseil déjà en fonction

9 Éléments à prendre en compte Les degrés dexpérience des membres du conseil varient grandement Les degrés dexpérience des membres du conseil varient grandement Certains ont déjà siégé à des conseils, dautres pas Certains ont déjà siégé à des conseils, dautres pas Vous constaterez aussi des différences quant à leurs champs dintérêt et à leurs expertises Vous constaterez aussi des différences quant à leurs champs dintérêt et à leurs expertises

10 Éléments à prendre en compte Éléments clés à prendre en considération dans le cadre de lorientation : Organisez une rencontre initiale avec les nouveaux membres du conseil Organisez une rencontre initiale avec les nouveaux membres du conseil Invitez les nouveaux membres du conseil à se présenter et à faire part de leurs champs dintérêt Invitez les nouveaux membres du conseil à se présenter et à faire part de leurs champs dintérêt Présentez lhistorique et lévolution de lorganisme et passez en revue les objectifs Présentez lhistorique et lévolution de lorganisme et passez en revue les objectifs Mettez les membres au courant des questions et des problèmes avec lesquels lorganisme doit composer Mettez les membres au courant des questions et des problèmes avec lesquels lorganisme doit composer Informez les membres des politiques et des procédures organisationnelles Informez les membres des politiques et des procédures organisationnelles Soulignez les rôles et les responsabilités du personnel et des membres du conseil Soulignez les rôles et les responsabilités du personnel et des membres du conseil Examinez la possibilité de nommer un mentor Examinez la possibilité de nommer un mentor Examinez la possibilité dintégrer des activités favorisant lesprit Examinez la possibilité dintégrer des activités favorisant lesprit Planifiez la visite dun bureau ou dune installation de lorganisme Planifiez la visite dun bureau ou dune installation de lorganisme

11 Élaboration dun calendrier pour lorientation du conseil Durant létape du recrutement Lorientation commence au début du processus de recrutement Lorientation commence au début du processus de recrutement Fournisse un aperçu de : Fournisse un aperçu de : la vision, la mission, et les objectifs la vision, la mission, et les objectifs les programmes et des services ainsi que les programmes et des services ainsi que toute autre information générale toute autre information générale Faites parvenir une liste des attentes et discutez les attentes du candidat Faites parvenir une liste des attentes et discutez les attentes du candidat

12 Élaboration dun calendrier pour lorientation du conseil Orientation des nouveaux membres Organisez une rencontre avec les nouveaux membres du conseil avant la tenue de la première réunion du conseil. Remettez leur aussi un manuel du conseil détaillé. Organisez une rencontre avec les nouveaux membres du conseil avant la tenue de la première réunion du conseil. Remettez leur aussi un manuel du conseil détaillé. Discutez des diverses options quant à la participation aux comités. Il devra avoir une correspondance forte. Discutez des diverses options quant à la participation aux comités. Il devra avoir une correspondance forte. Durant lorientation ou à loccasion de la première réunion du conseil, présentez les nouveaux membres à tous les membres déjà en fonction ainsi quau personnel. Envisagez de nommer un membre du conseil à titre de mentor. Durant lorientation ou à loccasion de la première réunion du conseil, présentez les nouveaux membres à tous les membres déjà en fonction ainsi quau personnel. Envisagez de nommer un membre du conseil à titre de mentor. Un guide et un manuel font partie dune orientation efficace, mais rien ne remplace une séance dorientation et la distribution de documents.

13 Élaboration dun manuel de consultation rapide

14 Un manuel doit être préparé et remis à tous les membres du conseil à titre de guide de référence rapide sur un certain nombre de sujets. Le manuel de consultation rapide peut contenir : Une description de la vision, de la mission et des objectifs de lorganisme Une description de la vision, de la mission et des objectifs de lorganisme La définition des termes couramment employés La définition des termes couramment employés Un organigramme Un organigramme Une description des programmes et des services Une description des programmes et des services Une description du rôle du conseil Une description du rôle du conseil Une description de travail des membres du conseil Une description de travail des membres du conseil Le mandat du comité de direction Le mandat du comité de direction La structure du personnel et la description des principaux rôles La structure du personnel et la description des principaux rôles La liste des comités (incluant un énoncé de lobjectif de chacun) La liste des comités (incluant un énoncé de lobjectif de chacun) Les politiques du conseil Les politiques du conseil Un paragraphe sur lassurance responsabilité des administrateurs Un paragraphe sur lassurance responsabilité des administrateurs Une brève description des règles régissant les réunions Une brève description des règles régissant les réunions Lexamen du contenu de ce manuel est un aspect important de la séance.

15 Élaboration dun manuel du conseil complet

16 Le manuel devrait être concis et facile à lire Les éléments quil est recommandé dinclure dans un manuel du conseil complet : Les éléments quil est recommandé dinclure dans un manuel du conseil complet : Manuel de consultation rapide Manuel de consultation rapide Information générale Information générale Politiques et procédures du conseil Politiques et procédures du conseil Gestion financière Gestion financière Information additionnelle Information additionnelle Invitez les nouveaux membres à demander des questions Invitez les nouveaux membres à demander des questions Il est pourtant essentiel quils comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités au sein du conseil Il est pourtant essentiel quils comprennent bien leur rôle et leurs responsabilités au sein du conseil

17 Souhaitez cordialement la bienvenue aux nouveaux bénévoles qui font maintenant partie du conseil