Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario

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1 Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario
Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Business Scenario Explorer Description du scénario Ouvrir la légende En tant que grande entreprise, vous devez pouvoir contrôler vos règles, vos budgets et vos frais en matière de déplacement. SAP Cloud for Travel vous procure les fonctionnalités dont vous avez besoin par le biais d'une solution globale de gestion des déplacements professionnels parfaitement intégrée, qui couvre aussi bien l'approbation et la réservation des déplacements professionnels que la soumission automatique des frais et leur remboursement. SAP Cloud for Travel est intégré à SAP ERP et SAP Cloud for Financials. Cette intégration garantit la cohérence de vos données, réduit les besoins en rapprochement et améliore votre capacité à analyser et contrôler les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Cloud for Travel grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si les utilisateurs n'ont pas accès à l'application, ils peuvent également soumettre les frais par . La configuration standard de SAP Cloud for Travel contient des forfaits pour des pays prédéfinis, un modèle national générique et peut être adaptée aux règles de votre société en matière de frais. Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Comptable aux comptes fournisseurs Personne en déplacement Auditeur Approbateur Assistant à la saisie des déplacements © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

2 Gestion des frais et des remboursements Synthèse du scénario
Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements Business Scenario Explorer Description du scénario Légende Ouvrir la légende Fermer la légende En tant que grande entreprise, vous devez pouvoir contrôler vos règles, vos budgets et vos frais en matière de déplacement. SAP Cloud for Travel vous procure les fonctionnalités dont vous avez besoin par le biais d'une solution globale de gestion des déplacements professionnels parfaitement intégrée, qui couvre aussi bien l'approbation et la réservation des déplacements professionnels que la soumission automatique des frais et leur remboursement. SAP Cloud for Travel est intégré à SAP ERP et SAP Cloud for Financials. Cette intégration garantit la cohérence de vos données, réduit les besoins en rapprochement et améliore votre capacité à analyser et contrôler les frais. Les utilisateurs peuvent saisir leurs frais très facilement dans SAP Cloud for Travel grâce aux fonctionnalités telles que les écrans simplifiés, le pré-remplissage de certaines zones de saisie ainsi que la possibilité de soumettre automatiquement des frais à partir des flux de transactions par carte de crédit. Si les utilisateurs n'ont pas accès à l'application, ils peuvent également soumettre les frais par . La configuration standard de SAP Cloud for Travel contient des forfaits pour des pays prédéfinis, un modèle national générique et peut être adaptée aux règles de votre société en matière de frais. Processus surtout piloté par l'utilisateur Processus surtout piloté par le système Processus manuel non supporté par le système Processus communiquant avec des logiciels externes (détails dans l'info-bulle) Processus pertinent pour la comptabilité financière Scénario lié Bouton Info pour plus d'informations Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + Ce scénario fait intervenir les rôles utilisateurs suivants : Comptable aux comptes fournisseurs Personne en déplacement Auditeur Approbateur i Assistant à la saisie des déplacements © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

3 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Utilisation de demandes de déplacement Cliquez sur les chevrons pour plus de détails X Utilisation de demandes de déplacement Créer une demande de déplacement Vérifier une demande de déplacement Envoyer une décision par Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i i i Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations La personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet une demande de déplacement dans SAP Cloud for Travel pour son déplacement professionnel ou celui d'une autre personne. L'approbateur vérifie la demande de déplacement et l'approuve ou la refuse. La personne en déplacement est alors informée par de sa décision. Les approbations sont facultatives et peuvent être adaptées aux besoins de votre société. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Assistant à la saisie des déplacements Domaines de gestion Autres informations Approbateur + Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

4 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Réservation de prestations de déplacement en ligne Cliquez sur les chevrons pour plus de détails X Réservation de prestations de déplacement en ligne Utilisation de demandes de déplacement Créer un itinéraire en ligne Synchroniser des données avec SAP Cloud for Travel Vérifier un itinéraire Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i i i Cliquez ici pour afficher les variantes du processus Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations L'utilisateur réserve un déplacement professionnel en ligne à l'aide d'un des outils de réservation en ligne intégré. Comme SAP Cloud for Travel est entièrement intégré à ces outils de réservation en ligne, les données SAP sont transférées automatiquement et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil. Une fois que l'utilisateur a réservé son déplacement professionnel, toutes les données sont retransférées vers SAP Cloud for Travel, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire. Vous pouvez également envoyer vos données d’itinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Ces données seront automatiquement retransférées à SAP Cloud for Travel et mises à disposition sous forme d’itinéraire. Ces données de réservation (par exemple, la date de début et la date de fin du déplacement professionnel) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié relatif au déplacement en question. Vous pouvez configurer l'outil de réservation en ligne conformément aux règles de déplacement de votre société. Vous serez alors averti de toute violation potentielle de ces règles ou de celles de votre fournisseur privilégié. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Approbateur Domaines de gestion Autres informations + Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

5 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Réservation de prestations de déplacement en ligne Cliquez sur les chevrons pour plus de détails X Réservation de prestations de déplacement en ligne Utilisation de demandes de déplacement Créer un itinéraire en ligne Synchroniser des données avec SAP Cloud for Travel Vérifier un itinéraire Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i i i Cliquez ici pour masquer les variantes du processus Envoyez vos données d’itinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Votre itinéraire sera ensuite mis à disposition dans SAP Cloud for Travel. i Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations L'utilisateur réserve un déplacement professionnel en ligne à l'aide d'un des outils de réservation en ligne intégré. Comme SAP Cloud for Travel est entièrement intégré à ces outils de réservation en ligne, les données SAP sont transférées automatiquement et utilisées pour renseigner les zones dans l'outil. Une fois que l'utilisateur a réservé son déplacement professionnel, toutes les données sont retransférées vers SAP Cloud for Travel, où elles sont immédiatement disponibles sous forme d'itinéraire. Vous pouvez également envoyer vos données d’itinéraire à notre outil de gestion des itinéraires intégré. Ces données seront automatiquement retransférées à SAP Cloud for Travel et mises à disposition sous forme d’itinéraire. Ces données de réservation (par exemple, la date de début et la date de fin du déplacement professionnel) sont aussi entrées automatiquement dans le décompte des frais du salarié relatif au déplacement en question. Vous pouvez configurer l'outil de réservation en ligne conformément aux règles de déplacement de votre société. Vous serez alors averti de toute violation potentielle de ces règles ou de celles de votre fournisseur privilégié. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Approbateur Domaines de gestion Autres informations + Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

6 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Ajout de notes de frais lors d'un déplacement X Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajouter une note de frais avec un terminal mobile Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i Cliquez ici pour afficher les variantes du processus Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Pour ce faire, elle peut utiliser une application de terminal mobile ou envoyer les documents par . Terminal mobile : la personne en déplacement saisit les détails des frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe), puis les envoie dans SAP Cloud for Travel. Si la reconnaissance d'image est activée dans votre système, il suffit de prendre une photo du justificatif. Les frais sont alors créés automatiquement.  : la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + Terminaux mobiles © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

7 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Ajout de notes de frais lors d'un déplacement X Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajouter une note de frais avec un terminal mobile Gestion des frais Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i Cliquez ici pour masquer les variantes du processus Ajouter une note de frais par i Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations Lors du déplacement, la personne en déplacement envoie des justificatifs à joindre à son décompte des frais. Pour ce faire, elle peut utiliser une application de terminal mobile ou envoyer les documents par . Terminal mobile : la personne en déplacement saisit les détails des frais (elle peut notamment prendre une photo du justificatif et l'ajouter en tant que pièce jointe), puis les envoie dans SAP Cloud for Travel. Si la reconnaissance d'image est activée dans votre système, il suffit de prendre une photo du justificatif. Les frais sont alors créés automatiquement.  : la personne en déplacement rédige un contenant le type de frais, le montant, la devise et la date, et l'envoie ensuite à une adresse centrale. Elle peut également y joindre un justificatif. Exécuté par Personne en déplacement Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + Terminaux mobiles © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

8 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Gestion des frais
Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Gestion des frais X Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Créer un décompte des frais Contrôler le décompte des frais Approuver le décompte des frais Enregistrer un décompte des frais dans SAP ERP Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i i i i Cliquez ici pour afficher les variantes du processus Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations Exécuté par Personne en déplacement/ Assistant à la saisie des déplacements La personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet le décompte des frais. Elle peut soumettre, par exemple, les transactions par carte de crédit entreprise ou une photo des justificatifs. Elle peut également utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais. Une fois les frais audités et approuvés, ils sont transférés automatiquement vers votre système de comptabilité financière ou votre système de paie. Ce transfert déclenche le remboursement du salarié. Vous pouvez facilement adapter ce processus aux règles de déplacement de votre société. SAP Cloud for Travel peut être intégré à votre système SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials. Les approbations sont facultatives et peuvent être adaptées aux besoins de votre société. Scénario/Processus Approbateur Domaines de gestion Auditeur Autres informations + Comptable aux comptes fournisseurs Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

9 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Gestion des frais
Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Gestion des frais X Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Créer un décompte des frais Contrôler le décompte des frais Approuver le décompte des frais Enregistrer un décompte des frais dans SAP ERP Traitement de la comptabilité fournisseurs et des paiements i i i i Cliquez ici pour masquer les variantes du processus Enregistrer un décompte des frais dans SAP Cloud for Financials i Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations Exécuté par Personne en déplacement/ Assistant à la saisie des déplacements La personne en déplacement ou l'assistant à la saisie des déplacements soumet le décompte des frais. Elle peut soumettre, par exemple, les transactions par carte de crédit entreprise ou une photo des justificatifs. Elle peut également utiliser les données de sa demande de déplacement ou de son itinéraire qui ont été entrées automatiquement dans son décompte des frais. Une fois les frais audités et approuvés, ils sont transférés automatiquement vers votre système de comptabilité financière ou votre système de paie. Ce transfert déclenche le remboursement du salarié. Vous pouvez facilement adapter ce processus aux règles de déplacement de votre société. SAP Cloud for Travel peut être intégré à votre système SAP ERP Financials ou SAP Cloud for Financials. Les approbations sont facultatives et peuvent être adaptées aux besoins de votre société. Scénario/Processus Approbateur Domaines de gestion Auditeur Autres informations + Comptable aux comptes fournisseurs Dans les postes de travail Gestion des déplacements professionnels Approbations Comptabilisations © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

10 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Traitement des paiements
Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Traitement des paiements X Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Rembourser des frais avec SAP ERP i Cliquez ici pour afficher les variantes du processus Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations Selon les options spécifiques de votre société, le cycle de paiement est déclenché dans votre système SAP ERP Financials, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM. Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire ou par chèque. Exécuté par Comptable aux comptes fournisseurs Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + SAP Cloud for Financials SAP ERP © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

11 Gestion des frais et des remboursements Détails du processus : Traitement des paiements
Cliquez sur les chevrons pour plus de détails Traitement des paiements X Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Rembourser des frais avec SAP ERP i Cliquez ici pour masquer les variantes du processus Rembourser des frais avec SAP Cloud for Financials i Business Scenario Explorer Description du processus Autres informations Selon les options spécifiques de votre société, le cycle de paiement est déclenché dans votre système SAP ERP Financials, SAP Cloud for Financials ou SAP ERP HCM. Le paiement est ensuite envoyé à la personne en déplacement par virement bancaire ou par chèque. Exécuté par Comptable aux comptes fournisseurs Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + SAP Cloud for Financials SAP ERP © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

12 Gestion des frais et des remboursements Domaines de gestion
Cliquez sur les pictogrammes pour plus de détails Utilisation de demandes de déplacement Réservation prestations déplacement en ligne Ajout de notes de frais lors d'un déplacement Gestion des frais Traitement comptabilité fournisseurs et paiements Business Scenario Explorer Domaines de gestion Description du domaine de gestion Les processus de gestion impliquent presque tous des flux de trésorerie à la fois au sein de votre entreprise et avec vos partenaires et clients. SAP Cloud for Travel vous permet de bénéficier d'un contrôle total sur l'aspect financier de toutes les étapes de vos processus de gestion. Vous pouvez configurer vos propres règles relatives aux frais et aux remboursements, suivre les frais de vos salariés et rembourser rapidement et facilement tous les frais approuvés. SAP Cloud for Travel est intégrée aux principaux outils de réservation en ligne. Ces outils peuvent être adaptés aux règles de déplacement de votre entreprise afin de garantir le respect des règles relatives aux coûts et des règles de votre fournisseur privilégié. Votre entreprise peut ainsi réaliser des économies sur les frais de déplacement et accélérer le processus de réservation. Gestion des frais et des remboursements Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.

13 Gestion des frais et des remboursements Autres informations
Business Scenario Explorer Accéder à d'autres informations En savoir plus SAP propose une documentation produit complète qui couvre tous les aspects du scénario de gestion. Pour plus d'informations, cliquez ici. Vous trouverez d'autres sources d'informations dans la section SAP Cloud for Travel de Business Center (cliquez ici). Scénario/Processus Domaines de gestion Autres informations + * Notez que pour accéder aux liens ci-dessus, vous devez disposer d'un utilisateur dans Business Center. Si vous ne pouvez pas accéder directement à la page et si vous utilisez Microsoft Internet Explorer®, consultez © 2013 SAP AG. Tous droits réservés.