Direction générale des services dinfotechnologie : Initiative de Gouvernement en direct Réalisation des avantages : Lapproche du gouvernement du Canada.

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1 Direction générale des services dinfotechnologie : Initiative de Gouvernement en direct Réalisation des avantages : Lapproche du gouvernement du Canada Présentation à lOrganisation de coopération et de développement économiques Réunion dexperts en gouvernement électronique : Analyse coûts-avantages Paris, France Le 6 février 2006 Christine Desloges, directrice générale, Gouvernement en direct, gouvernement du Canada Bob Mornan, directeur exécutif, Direction du dirigeant principal de linformation, gouvernement du Canada

2 2 Objet de la présentation Exposer les défis que le gouvernement du Canada (GC) doit actuellement relever pour obtenir des avantages des projets de GI/TI et de gouvernement électronique Donner un aperçu de la méthodologie de réalisation des avantages et de lexpérience du GC à ce jour Poser le contexte de la discussion qui aura lieu à la séance de laprès-midi

3 3 Aperçu de la présentation Le problème que le GC tente de résoudre Principes de l'obtention des avantages Méthodologie de l'obtention des avantages – Brèves définitions 1.Cadre amélioré de gestion 2.Gestion par analyse de résultat Aperçu du cadre amélioré de gestion Aperçu de la méthodologie de gestion par analyse de résultat Gestion des projets et gestion par analyse de résultat : Principales différences Gestion par analyse de résultat : Expérience du Canada Gestion par analyse de résultat : Possibilité de relever les défis pour le GC Conclusion Prochaines étapes

4 4 Le problème que le GC tente de résoudre Le GC a besoin dune méthodologie d'obtention des avantages qui ne fournit pas simplement des produits à livrer, mais qui : 1.Assure lharmonisation stratégique des résultats avec les activités 2.Peut être mise en application de manière générale : –Au-delà des projets de GI/TI –Dans les initiatives transversales –Lors de létablissement de la priorité des projets et des portefeuilles 3.Établit clairement les responsabilités 4.Comprend des évaluations permanentes et ex post –Avantages moins tangibles, non financiers Le GC a affecté des fonds conséquents à des projets de TI en se fondant sur la promesse dun rendement sur cet investissement. Ce dernier tend à être bien géré, mais il faut améliorer la gestion du rendement. « Les analyses de rentabilisation contiennent des hypothèses non vérifiées déguisées en faits ».

5 5 Principes de l'obtention des avantages L'obtention des avantages sentend de la planification préalable et de la gestion continue des avantages promis découlant de la mise en œuvre réussie dun projet de GI/TI ou de gouvernement électronique La saine gestion de projets ne peut que permettre à un responsable opérationnel (programme) dobtenir les avantages prévus La responsabilité de l'obtention des avantages prévus doit incomber à la fonction opérationnelle et non au projet de TI

6 6 Cadre amélioré de gestion et Gestion par analyse de résultat : Définitions Cadre amélioré de gestion (CAG) Le CAG est un modèle de gestion intégrée, qui comprend des processus et des pratiques clés conçus pour sassurer que les projets de technologie de linformation du gouvernement satisfont entièrement les besoins des fonctions opérationnelles quils visent à soutenir, produisent tous les avantages attendus et sont terminés à temps, tout en respectant le budget et la portée. Gestion par analyse de résultat La gestion par analyse de résultat est un ensemble de méthodes, de processus, doutils et de techniques servant à planifier, à sélectionner, à gérer et à obtenir des résultats et des avantages. Quédifions-nous? Quel est le calendrier? Quel en est le coût? Quel problème tentons-nous de résoudre? « Commencez avec la fin en tête. »

7 7 Cadre amélioré de gestion (CAG) En 1996, le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré un CAG* qui Est requis dans le cadre du processus de présentation (demande de fonds) concernant les projets de GI/TI Se concentre sur les concepts de gestion des projets (axés sur la GI/TI) Le CAG comprend : Des analyses coûts-avantages (respect du budget, du calendrier et de la portée) La présentation de rapports détapes sur les « jalons » * Pour obtenir de plus amples renseignements sur le CAG, reportez-vous au rapport intitulé La gestion des grands projets publics de TI (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, 2000) présenté à lOCDE les 26 et 27 octobre 2000

8 8 Gestion par analyse de résultat Quest-ce quun résultat? Un résultat (avantage) est leffet souhaité dune initiative entreprise pour satisfaire un besoin ou résoudre un problème (p. ex., réduire de 25 % le nombre de crimes commis avec une arme à feu dici cinq ans en mettant en œuvre un système de registre national des armes à feu) Les résultats sont les effets finaux appuyés par les résultats intermédiaires (avantages- jalons) Contexte La gestion par analyse de résultat se concentre sur le volet résultats ou effets dune initiative ou dun programme La méthodologie de gestion par analyse de résultat est une approche canadienne fondée sur des techniques de gestion des projets et des risques reconnues à léchelle internationale, qui ont été mises au point grâce à la collaboration entre les secteurs public et privé La gestion par analyse de résultat est une discipline en évolution Détails Lanalyse coûts-avantages est un sous-ensemble de la gestion par analyse de résultat La gestion par analyse de résultat est le lien potentiel avec les outils existants ou les autres sources dindicateurs de rendement

9 9 Le processus de gestion par analyse de résultat Processus de gestion par analyse de résultat Assurer la préparation Créer le modèle logique Créer le Registre des initiatives Créer le Registre des résultats Créer le Registre des risques Mener Lanalyse de la valeur Établir le Plan de réalisation des résultats Mettre en œuvre le suivi des résultats et des risques Instaurer le Bureau de gestion par analyse de résultat Récolter les avantages Phase0 : Lancer la gestion par analyse de résultat Phase1 : Élaborer un modèle dobtention des résultats Phase2 : Élaborer un plan dobtention des résultats Phase3 : Surveiller lobtention des résultats Phase4 : Obtenir et optimiser les résultats Évaluer les risques

10 Gestion par analyse de résultat contre gestion des projets - CAG : Principales différences Gestion des projets - CAGGestion par analyse de résultat Objectif Gérer les coûts, les intrants, le calendrier, les ressources, les produits à livrer Gérer les résultats, les avantages, les résultats opérationnels, le portefeuille Produits à livrer Graphiques de Gantt, calendriers, plan de travail, estimations de coûts, rapports détape, jalons, enjeux, valeurs acquises, graphiques PERT, etc. Tableaux des résultats, liste de résultats, dossiers de rentabilisation, évaluations de la rentabilisation, graphique de rentabilisation, rapports ou structures de gouvernance Mesures de la réussite Respect des délais et du budget, obtention dun mécanisme habilitant du changement précis (p. ex., système, processus), gestion des risques Linitiative permet dobtenir les résultats promis, la valeur opérationnelle du portefeuille est augmentée au maximum Processus Lancement, surveillance, fermeture, etc. du projet Définition de linitiative, définition de la rentabilisation, sélection du portefeuille, obtention des résultats Projet / initiative Doit rendre compte au responsable opérationnel des produits à livrer du projet Doit rendre compte au gestionnaire de programme de lexécution du projet Facilite le dossier de rentabilisation, sassure que les avantages de linitiatives sont obtenus Calendrier De la planification à la mise en œuvre du projetDe la planification du programme à la mise en œuvre et à lobtention des résultats

11 11 Gestion par analyse de résultat : Expérience du Canada En 2005-2006, 12 projets du GC utilisant une approche en matière de gestion des résultats et des pratiques danalyse coûts-avantages traditionnelles ont été examinés : Huit dentre eux utilisaient une méthodologie de gestion par analyse de résultat Le quatre autres faisaient appel à des pratiques danalyse coûts-avantages 10 enseignements tirés : 1.Il faut harmoniser les résultats avec les priorités ministérielles et gouvernementales 2.La gestion par analyse de résultat peut expliquer les résultats opérationnels et en matière de TI 3.Il faut sassurer de la participation de tous les intervenants au processus 4.La gestion par analyse de résultat apporte de la souplesse à la définition des avantages intangibles ou « moins tangibles » 5.Il faut gérer les résultats au début du cycle de vie 6.La gestion par analyse de résultat doit être intégrée aux méthodes, aux cadres et aux outils existants 7.Les champions, linformation et la communication sont nécessaires à la réussite de la gestion par analyse de résultat 8.La gestion par analyse de résultat doit surmonter les défis systémiques dans le contexte gouvernemental 9.Lanalyse coûts-avantages est utile pour documenter les coûts et les secteurs où éviter des coûts, ainsi queffectuer une analyse des options 10.La gestion par analyse de résultat donne une définition claire des avantages moins tangibles

12 Gestion par analyse de résultat : Possibilité de relever les défis pour le GC DéfiGestion par analyse de résultat 1. Harmonisation stratégique avec les résultats (axée sur les activités) Se concentre sur l'obtention des avantages Détermine les activités qui contribuent aux résultats attendus Complète et élargit lanalyse coûts-avantages et les résultats grâce à une compréhension plus solide et plus complète des résultats attendus de linitiative 2. Souplesse : - Au-delà des projets de GI/TI - Dans les initiatives transversales - Lors de létablissement de la priorité des projets et des portefeuilles Peut servir aux niveaux du projet, du portefeuille, du programme et de linitiative Appuie les activités transversales complexes qui nécessitent la participation de multiples intervenants de toutes les administrations Fournit des renseignements, afin de faire des ajustements et/ou détablir les priorités aux niveaux du portefeuille et de linitiative en cours de route 3. Responsabilité claire Appuie la compréhension claire de la façon dont les résultats seront obtenus et reconnus, de la quantification des résultats et de lattribution de la responsabilité 4. Évaluations permanentes et ex post : - Avantages moins tangibles, non financiers Contrôle les résultats et leurs indicateurs tout au long du processus de gestion par analyse de résultat Fournit un processus permettant de déterminer et daccepter les avantages réels et moins tangibles en présentant un aperçu général de la valeur attendue

13 13 Conclusion Le gouvernement du Canada a dû relever des défis pour obtenir des avantages des projets de GI/TI et de gouvernement électronique en utilisant les méthodes de gestion des projets et lanalyse coûts- avantages traditionnelles La gestion par analyse de résultat peut permettre de relever nombre des défis actuels Gestion par analyse de résultat Se concentre sur l'obtention des avantages, pas seulement sur la fourniture de produits à livrer Apporte un appui aux niveaux du projet, du portefeuille, du programme et de linitiative Appuie une approche dite dentreprise Apporte des ajustements et/ou établit les priorités en cours de route Expose en détail et attribue les responsabilités Facilite lévaluation permanente et ex post des avantages « réels » et « moins tangibles »

14 14 Prochaines étapes Gestion par analyse de résultat Le gouvernement du Canada : Continuera de faire des recherches sur la méthodologie de gestion par analyse de résultat et de la mettre à lessai Étudiera la façon dintégrer la gestion par analyse de résultat aux outils existants Fera des recherches sur la façon de mieux entretenir une culture du secteur public, qui appuie et met en pratique les évaluations de l'obtention des avantages

15 Christine Desloges Bob Mornan Directrice générale, Gouvernement en direct Directeur exécutif Travaux Publics et Services gouvernementaux CanadaSecrétariat du Conseil du Trésor du CanadaGouvernement du Canada 5 e étage, 2745, rue Iris Ottawa (Ontario) K1A 0S5Ottawa (Ontario ) K1A 0S5 CanadaCanada Tél. : 613-941-4611Tél. : 613-946-9887 Fax : 613-957-8700Fax : 613-952-7232 Christine.Desloges@pwgsc.gc.ca Christine.Desloges@pwgsc.gc.ca Mornan.Bob@tbs-sct.gc.ca Mornan.Bob@tbs-sct.gc.ca

16 16 Exemples de résultats Non financiers : Meilleurs niveaux de service Réduction du temps requis pour terminer un processus ou une opération Conformité accrue aux règlements Protection des renseignements personnels accrue Plus grande satisfaction des clients Réduction du temps dattente des clients Création davantages environnementaux Meilleure qualité de vie / plus davantages sociaux Financiers : Coûts de fonctionnement moindres Consommation dénergie moindre (coûts) Développement économique accru Maintien du nombre dinscription aux programmes Réduction des mauvaises créances Risques de pertes moindres

17 Le processus de gestion par analyse de résultat en détail PhasePrincipales activités 0. Lancer la gestion par analyse de résultat Sassurer de létat de préparation 1. Élaborer un modèle de gestion et dobtention des résultats Définir les résultats finaux Créer une chaîne des résultats (modèle logique / tableau des résultats) Évaluer lharmonisation stratégique et limportance pour le Ministère Définir les risques 2. Élaborer un modèle pour la réalisation des résultats Présenter en détail les résultats et les risques à suivre (listes) Identifier les responsables des résultats (responsabilités) Établir les paramètres et le calendrier des objectifs en matière de résultat Définir le processus de présentation de rapports 3. Suivre laccomplissement des résultats Lancer le processus de surveillance et de rapport des résultats Mettre en œuvre les outils et les méthodes relatifs aux résultats et aux risques Préparer des rapports détape sur lobtention des résultats Communiquer régulièrement les progrès réalisés 4. Réaliser et optimiser les résultats Procéder à des réinvestissements, comme le définit le plan dobtention des résultats Déterminer les possibilités de rehausser les niveaux de rendement des résultats Annoncer et communiquer les réussites

18 Maturité de la gestion de la valeur A B F Valeur financière / Mesures du rendement Risque Faible Élevé Faible Élevée Aller de lavant Mettre en attente Arrêter C D E H J I G Harmonisation stratégique 0 010