Formation à Microsoft® Office Project 2007

Présentation au sujet: "Formation à Microsoft® Office Project 2007"— Transcription de la présentation:

1 Formation à Microsoft® Office Project 2007
[Nom de votre société] présente : Formation à Microsoft® Office Project 2007 Avant de commencer : Ce cours suppose que les stagiaires savent déjà créer des tâches et affecter des durées dans Project 2007. Microsoft Office Visio® 2000 (ou version ultérieure), Microsoft Office Word 2000 (ou version ultérieure) ou Microsoft Office PowerPoint® 2000 (ou version ultérieure) doit être installé pour les sessions d’atelier pratique. [Remarque pour le formateur : pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, voir la toute dernière diapositive. Consultez également le texte de leçon supplémentaire dans le volet Commentaires de certaines diapositives.] Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

2 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Contenu du cours Vue d’ensemble : Ne le rendez pas inaccessible Leçon 1 : Copier des informations Project vers un programme Office Leçon 2 : Copier des informations Project vers une page Web Chaque leçon inclut une liste de tâches suggérées et un ensemble de questions de test. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

3 Vue d’ensemble : Ne le rendez pas inaccessible
Créer un projet est une chose. Le communiquer de manière efficace en est une autre. La collaboration d’équipe et la création de rapports échouent fréquemment si vous ne parvenez pas à transmettre les informations. Ce cours vous apprend à présenter votre projet de manière efficace en exportant les informations Project vers Microsoft Office Word, Microsoft Office PowerPoint® ou Microsoft Office Visio®, ou en les plaçant sur une page Web. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

4 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Objectifs du cours Utilisez un Assistant pour copier les informations Project vers Microsoft OfficePowerPoint, Word ou Visio. Créez une image de votre projet à utiliser sur une page Web. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

5 Copier des informations Project vers un programme Office
Leçon 1 Copier des informations Project vers un programme Office

6 Copier des informations Project vers un programme Office
Vous avez passé des semaines à préparer un projet. Maintenant, vous devez présenter le résultat de votre dur labeur à vos collègues. Toutes les informations sont renfermées dans Project avec de jolies barres et de beaux organigrammes des tâches, mais comment allez-vous permettre à ceux qui n’utilisent pas Project de voir votre planification ? Réponse : en utilisant un Assistant pour afficher vos informations de projet dans un nouveau document PowerPoint, Word ou Visio. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

7 Comment transmettre vos informations hors de Project ?
Une fois que vous avez inclus tous les champs et données nécessaires dans votre projet, comment allez-vous les exploiter dans une présentation accrocheuse et efficace (sans devoir y consacrer un week-end de plus ?) Vous pouvez utiliser Excel ou Visio pour créer un organigramme qui ressemble à votre projet. Cependant, dupliquer le travail de cette manière peut s’avérerexcessivement long, en particulier lorsque vous disposez déjà de toutes les informations nécessaires dans Project. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

8 Comment transmettre vos informations hors de Project ?
Vous pouvez utiliser l’Assistant Copie d’image vers Office dans Project pour créer une image de votre projet, qui est automatiquement copiée dans Word, PowerPoint ou Visio. Vous trouverez l’Assistant Copie d’image vers Office dans la barre d’outils Analyse. Dans le menu Affichage, pointez sur Barres d’outils, puis cliquez sur Analyse. Vous n’avez pas à garder tous ces détails en mémoire. Suivez à présent les explications relatives à l’utilisation de l’Assistant. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

9 Avoir d’abord une vue précise des éléments
Vous devez préparer tout d’abord l’affichage dans Project de l’ensemble des informations pertinentes à afficher dans Word, PowerPoint ou Visio. En effet, il n’est pas souhaitable que votre présentation contienne des informations superflues ou inappropriées, par exemple la durée des tâches individuelles ou les taux de salaire des ressources. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

10 Avoir d’abord une vue précise des éléments
Pour commencer, vous pouvez supprimer certaines colonnes. Un projet classique peut avoir des dizaines, voire des centaines de colonnes. Vous devez réduire leur nombre pour rendre la présentation plus efficace. En outre, si vous souhaitez montrer uniquement des tâches spécifiques dans l’image copiée, veillez à sélectionner les lignes que vous souhaitez afficher avant de démarrer l’exécution de l’Assistant. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

11 Tout est prêt. À présent, utilisons l’Assistant
Une fois que les colonnes et l’aspect de votre projet répondent à vos attentes, vous pouvez utiliser l’Assistant pour affiner l’affichage de votre projet. Par conséquent, comme indiqué précédemment, dans la barre d’outils Analyse, cliquez sur Assistant Copie d’image vers Office. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

12 Tout est prêt. À présent, utilisons l’Assistant
La première étape de l’Assistant vise à déterminer si vous voulez conserver votre niveau hiérarchique d’origine ou le modifier pour afficher toutes les tâches ou uniquement les tâches récapitulatives. Par exemple, vous pouvez décider que l’affichage limité aux tâches récapitulatives rendra la présentation plus lisible, plus rapidement ; par conséquent, il peut être plus approprié pour la direction ou les parties prenantes. Déterminer le niveau de détail approprié est souvent vital pour le succès de votre présentation. Remarque : si vous décidez de modifier le niveau hiérarchique du nouveau document Office, le niveau hiérarchique de votre projet d’origine est également mis à jour. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

13 Spécifier l’aspect de la présentation
Voici la partie amusante : déterminer la façon dont vous voulez que l’image du projet soit créée. Il s’agit de l’étape suivante de l’Assistant. Si vous avez déjà sélectionné des lignes avant de démarrer l’exécution de l’Assistant, vous pouvez limiter l’affichage uniquement à ces lignes. Pour sélectionner d’autres lignes, vous devez quitter l’Assistant, sélectionner les lignes souhaitées, puis redémarrer l’Assistant. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

14 Spécifier l’aspect de la présentation
Voici la partie amusante : déterminer la façon dont vous voulez que l’image du projet soit créée. Il s’agit de l’étape suivante de l’Assistant. Pour afficher une période particulière, vous pouvez également la spécifier dans cette page de l’Assistant. À présent, votre présentation est quasiment prête à être exportée vers un autre programme. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

15 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Quelle taille ? Vous ne voulez sûrement pas gêner votre public avec une image trop grande ou l’obliger à plisser les yeux pour voir une image minuscule. Par conséquent, il est important de spécifier une taille appropriée pour votre image : Choisissez Par défaut pour obtenir une taille d’image classique d’environ 20 cm de longueur sur 15 cm de largeur. En principe, cela représente une taille correcte pour une présentation Visio ou PowerPoint. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

16 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Quelle taille ? Vous ne voulez sûrement pas gêner votre public avec une image trop grande ou l’obliger à plisser les yeux pour voir une image minuscule. Choisissez Maximale afin d’obtenir une image de grande taille, par exemple pour une impression. La taille maximale est d’environ 55 cm. Vous devrez peut-être tester les dimensions que vous spécifiez ; dans certains cas, cliquez sur le bouton Précédent de l’Assistant pour apporter de légères modifications jusqu’à ce que vous obteniez la taille appropriée. Choisissez Personnalisée et entrez les dimensions que vous souhaitez utiliser si vous vous servez de Word, par exemple, et si vous voulez une image plus petite entre des paragraphes de texte. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

17 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
À quoi cela ressemble ? La prochaine étape consiste à afficher un aperçu de l’image en cliquant sur Aperçu. Si l’aperçu ne vous convient pas, cliquez simplement sur le bouton Précédent de l’Assistant et apportez vos modifications. Lorsque vous êtes satisfait, sélectionnez le programme Office vers lequel envoyer l’image, puis sélectionnez l’orientation au format portrait ou paysage. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

18 Sélectionner des informations supplémentaires à envoyer
Pour terminer, vous devez spécifier des informations supplémentaires à envoyer avec l’image. Il s’agit d’informations relatives à l’ensemble de votre projet (par exemple les dates de début et de fin du projet), qui apparaissent dans un tableau distinct au- dessus de l’image du projet que vous venez de configurer. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

19 Sélectionner des informations supplémentaires à envoyer
Lorsque vous cliquez sur Terminer dans l’Assistant, le programme que vous avez spécifié s’ouvre avec l’image de votre projet. L’image finale comprend deux parties : Une partie vue d’ensemble qui contient les informations globales (durées, coûts, etc.) du projet, spécifiées à l’étape 4 de l’Assistant. Des informations de projet détaillées sur les tâches sélectionnées pour lesquelles l’Assistant doit effectuer un rapport. Remarque : les informations relatives à l’image et aux tâches qui sont copiées vers un autre programme Office ne sont pas liées au projet d’origine. Si vous modifiez des informations dans votre projet d’origine, vous devez réexécuter l’Assistant pour intégrer ces modifications dans votre présentation. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

20 Suggestions d’applications pratiques
Exportez des informations Project vers d’autres programmes. [Remarque pour le formateur : Word, PowerPoint ou Visio étant installé sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le lien dans la diapositive pour accéder à une application pratique en ligne. À travers l’application pratique, vous pouvez effectuer chacune de ces tâches, en suivant les instructions fournies pour vous guider. Important : si l’un de ces produits n’est pas installé, vous ne pouvez pas accéder aux instructions de l’application pratique.] Application pratique en ligne (requiert les produits Word, PowerPoint ou Visio version 2000 ou ultérieure) Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

21 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Test 1, question 1 Lorsque vous copiez une image vers un programme Office, les informations sont liées à la planification Project d’origine. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

22 Test 1, question 1 : réponse
Faux. Lorsque vous copiez une image vers un programme Office, les informations ne sont pasliées à la planification de projet d’origine. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

23 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Test 1, question 2 Quel est le programme Office que vous ne pouvez pas utiliser dans l’Assistant Copie d’image vers Office ? (Choisissez une réponse.) Microsoft Office Word. Microsoft Office OneNote®. Microsoft Office Visio. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

24 Test 1, question 2 : réponse
Microsoft Office OneNote. OneNote vous permet de recueillir et d’organiser toutes vos notes sur des ordinateurs de bureau, des portables ou tout autre type d’appareil. Cependant, vous ne pouvez pas envoyer d’image Project vers OneNote à l’aide de cet Assistant. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

25 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Test 1, question 3 Une fois que vous avez fini d’utiliser l’Assistant Copie d’image vers Office, vous devez insérer manuellement l’image de votre projet dans le programme Office. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

26 Test 1, question 3 : réponse
Faux. L’Assistant ouvre automatiquement le programme Office dans lequel il colle l’image. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

27 Copier des informations Project vers une page Web
Leçon 2 Copier des informations Project vers une page Web

28 Copier des informations Project vers une page Web
Est-ce que votre organisation ou votre équipe dispose déjà d’un site Web pour partager les informations relatives aux projets d’équipe ? Au lieu de copier vos informations de projet dans un autre programme Office, vous pouvez créer une page Web afin d’y insérer une image de votre projet. Il existe une méthode simple et flexible pour créer une image de votre projet afin de l’ajouter au site Web de votre équipe. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

29 Encore une fois, avoir d’abord une vue précise des éléments
Comme vous l’avez appris dans la première leçon, vous devez conserver un nombre restreint de colonnes d’informations, afin de ne pas rendre votreprésentation fastidieuse pour le public. Par conséquent, vous pouvez être amené à supprimer des colonnes. Après tout, il n’est pas souhaitable que votre présentation contienne des informations superflues ou inappropriées, par exemple la durée des tâches individuelles ou les salaires des ressources. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

30 Choisir les options de l’image
Après avoir configuré votre projet tel qu’il doit s’afficher, vous devez créer une image à placer sur votre page Web. Vous devez commencer par utiliser la boîte de dialogue Copier l’image   (menu Rapport) pour créer une image, que vous pouvez ensuite ajouter à une page Web à l’aide d’un éditeur HTML. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

31 Choisir les options de l’image
Commencez par spécifier le rendu de l’image.  Option Web : En règle générale, pour une page Web, vous créez une image GIF (Graphics Interchange Format). Pour copier l’image au format GIF, cliquez sur Dans un fichier image GIF, puis cliquez sur Parcourir pour spécifier l’emplacement d’enregistrement de l’image. Une image au format GIF représente un fichier graphique compressé que les navigateurs Web peuvent afficher sous forme de graphique inclus. Le format GIF est largement utilisé pour transmettre les images sur Internet. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

32 Choisir les options de l’image
Commencez par spécifier le rendu de l’image.  Autres options : Pour créer une image dont l’affichage est optimal sur un moniteur d’ordinateur, sans altération des couleurs et de la mise en forme, cliquez sur Pour l’affichage. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

33 Choisir les options de l’image
Commencez par spécifier le rendu de l’image.  Autres options : Remarque : si vous choisissez Pour l’affichage ou Pour l’impression, l’image est copiée dans le Presse-papiers Office. Vous devez basculer vers un autre programme pour y coller les informations Project. Pour créer une image dont l’impression est optimale et qui comporte des barres du Gantt sans altération de la mise en forme, par exemple une image claire avec des couleurs, des formes et des motifs distincts, cliquez sur Pour l’impression. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

34 Choisir les options de l’image (suite)
Vous disposez aussi de quelques options de présentation. Pour copier les informations d’une autre plage de dates que celle actuellement affichée dans l’échelle de temps, sous Échelle de temps, tapez ou sélectionnez une date de début et de fin dans les zones Du et Au. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez copier les lignes telles qu’elles s’affichent à l’écran ou uniquement les lignes sélectionnées. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

35 L’image est prête. Et maintenant ?
À présent, il vous suffit de décider de ce que vous allez faire de l’image. Il y a d’abord l’option Web. Si vous avez sélectionné un fichier image GIF et si votre image dépasse environ 254 cm par 254 cm, des options vous sont proposées pour réduire sa taille. Il vous suffit ensuite d’ouvrir votre éditeur HTML favori et d’insérer le fichier image à partir du disque dur de votre ordinateur ou d’un emplacement réseau. 254 centimètres correspondent à 100 pouces. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

36 L’image est prête. Et maintenant ?
Il existe aussi d’autres options. Comme indiqué précédemment, si vous avez cliqué sur Pour l’affichage ou sur Pour l’impression, vous devez d’abord basculer vers le programme où vous voulez coller les informations Project. Collez ensuite l’image en appuyant sur Ctrl+V ou en utilisant la commande Coller du programme. Si votre image dépasse environ 56 centimètres par 56 centimètres, des options vous sont proposées pour ajuster la taille de l’image avant qu’elle ne soit affichée dans un autre programme. La limite maximale interne d’une image est d’environ 864 centimètres de largeur et 1000 tâches de longueur. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

37 Suggestions d’applications pratiques
Copiez des informations vers une page Web. [Remarque pour le formateur : Word, PowerPoint ou Visio étant installé sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le lien dans la diapositive pour accéder à une application pratique en ligne. À travers l’application pratique, vous pouvez effectuer chacune de ces tâches, en suivant les instructions fournies pour vous guider. Important : si l’un de ces produits n’est pas installé, vous ne pouvez pas accéder aux instructions de l’application pratique.] Application pratique en ligne (requiert les produits Word, PowerPoint ou Visio version 2000 ou ultérieure) Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

38 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Test 2, question 1 Lorsque vous copiez une image vers une page Web, vos informations de projet sont liées dynamiquement à la page Web de sorte que les modifications apportées au projet d’origine s’affichent automatiquement sur la page Web. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

39 Test 2, question 1 : réponse
Faux. Une fois que vous avez créé une image GIF, il n’existe plus de lien avec les informations d’origine du projet. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

40 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Test 2, question 2 Quelle option devez-vous choisir lorsque vous spécifiez le rendu de l’image sur une page Web ? (Choisissez une réponse.) Pour l’affichage. GIF. Pour l’impression. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

41 Test 2, question 2 : réponse
GIF. Une image au format GIF représente un fichier graphique compressé que les navigateurs Web peuvent afficher sous forme de graphique inclus. Le format GIF est largement utilisé pour transmettre les images sur Internet. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

42 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Test 2, question 3 Lorsque vous utilisez la commande Copier l’image afin de créer une image pour une page Web, Project insère automatiquement l’image dans la page Web de votre choix. (Choisissez une réponse.) Vrai. Faux. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

43 Test 2, question 3 : réponse
Faux. Une fois que vous avez créé l’image à l’aide de Project, vous devez l’insérer manuellement à l’aide d’un éditeur HTML. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio

44 Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio
Aide-mémoire Pour obtenir un résumé des tâches abordées dans ce cours, voir l’Aide-mémoire. Présenter votre projet dans Word, PowerPoint ou Visio