Présentation TOTALINFO Finance

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1 Présentation TOTALINFO Finance
Engagements MARS 2010 TOTALINFO – Mars 2010

2 Le module Engagements La gestion des frais généraux, le suivi et le contrôle des dépenses au titre des achats ne sont que très rarement pris en compte par les logiciels de gestion commerciale. Le suivi du flux des dépenses depuis la planification des commandes d’achat jusqu’au contrôle des factures lors de la comptabilisation permet de précieux et importants gains de productivité. Ce module permet de gérer jusqu’à trois niveaux d’engagement (engagé, commandé, réceptionné). Seul le premier niveau doit être obligatoirement géré. Les engagements peuvent être gérés en devise et tenus avec ou sans les quantités.

3 Mise en oeuvre La mise en œuvre de ce module (menu Engagements) se déroule de la manière suivante : Paramétrage général du module (menu Paramétrage des engagements/Paramètres des engagements). Création éventuelle des articles (menu Paramétrage des engagements/Articles et/ou Groupes d’articles). Création des engagements (demandes d’achat) (menu Suivi des engagements/Gestion des engagements). Création éventuelle des commandes (menu Suivi des engagements/Commandes) puis des réceptions (menu Suivi des engagements/Réceptions) en fonction des choix de paramétrage effectués. Création des factures soit directement par la Saisie de pièces soit par le Contrôle facture (menu Suivi des engagements/Contrôle facture) qui permet de générer automatiquement la facture à partir des réceptions déjà effectuées. Calcul des provisions (menu Provisions) : le choix du niveau de calcul est paramétrable. Solde et épuration des engagements.

4 Paramétrage général du module (menu Engagements/Paramétrage des engagements/Paramètres engagements)
Cet écran permet de définir les paramètres généraux du module. Ces paramètres peuvent être partagés entre différentes entités. Ils gèrent notamment : les autorisations d’accès aux : commandes, réceptions, contrôle des factures, calcul des provisions, … les habilitations (à tous les niveaux et utilisateur par utilisateur) : les autorisations de validation, les autorisations de dépassement, ... les informations de comptabilisation : contextes comptables, statuts autorisés, types de cours, …

5 Articles (menu Paramétrage des engagements / Articles)
La création d’article est facultative pour l’utilisation classique du module, elle est obligatoire pour une utilisation Web. Ils permettent la saisie des demandes d’achat (engagement) par des non-comptables, les informations de comptabilisation pouvant être définies dans ce paramétrage (budget, compte et analytique). Les fournisseurs peuvent être référencés avec le tarif pratiqué.

6 Engagements (menu Suivi des engagements / Gestion des engagements)
Cet écran permet de créer une demande d'engagement de dépenses en saisissant les caractéristiques générales de la demande, le détail des lignes d'engagement étant saisi par l'intermédiaire du bouton « Lignes ». Un engagement peut être associé à un budget et être utilisable sur une plage de date prédéterminée. La demande d’achat peut être éditée.

7 Engagements - Lignes Cet écran permet la saisie des lignes de la demande d’achat. Chaque ligne peut correspondre ou non à : un article un budget un fournisseur. Un mémo peut être associé à chaque ligne (icône Mémo). Le bouton « Compta » permet d’accéder à l’écran de saisie des informations comptables. Ces informations sont modifiables uniquement si la case Imputation obligatoire est décochée dans les Paramètres engagements de l’entité courante. Le montant accordé ne peut être renseigné que par un utilisateur disposant de ce droit.

8 Commandes (menu Suivi des engagements / Commandes)
Ce module permet de saisir et d’émettre les commandes fournisseurs. Une commande peut affecter autant de lignes d’engagement qu’elle comporte de postes. Le contrôle de l’encours de dépassement est paramétrable. L’utilisation de cette fonction n’est pas obligatoire : la reprise des commandes fournisseurs manuelles ou générées par une fonction dédiée est simple.

9 Réceptions (menu Suivi des engagements / Réceptions)
Une réception peut être engagée à partir : d’une ligne de commande (si elles sont gérées avec les Engagements), ou à partir d’une ligne d’engagement. Le rapprochement de la réception avec la facture peut être différé. L’édition des bons de réception est disponible mais non obligatoire. 9

10 Contrôle facture (menu Suivi des engagements / Contrôle facture)
Les engagements peuvent donner lieu à la génération de factures d'achat (si un fournisseur est spécifié) ou d'OD simples (nature seule), seulement si le paramètre Contrôle factures n'est pas à Non. Le Contrôle facture en association avec un fournisseur n’est utilisable qu’en liaison avec des Réceptions. 10

11 Liaison engagement (menu Compta. géné. / Saisie de pièces)
La Saisie de pièces permet d'effectuer le rapprochement entre un engagement et/ou réceptions et une facture saisie. Au moment de l'imputation sur le compte de charges, le bouton « Engag. » permet de définir le rapprochement entre la facture saisie et l'un des engagements associés à ce compte de charges (dans Engagements). La fenêtre "Liaisons facture-engagements" affiche toutes les lignes d'engagement associées au compte de charges imputé. 11

12 Provisions (menu Suivi des engagements / Provisions)
La fonction de calcul et de génération des écritures de provisions constitue une aide importante à l’établissement des arrêtés comptables. Les provisions peuvent être calculées à partir : des engagements, des commandes, des réceptions. Les écritures peuvent être passées soit automatiquement sur les comptes paramétrés au niveau des règles de calcul, soit sur un compte précisé par l’utilisateur. 12

13 Solde des engagements (menu Suivi des engagements/Solde des engagements)
Ce traitement est complémentaire à la fonction "Solde" (case à cocher de l'écran Lignes engagements). Il permet de solder une série d'engagements, en fonction de critères donnés. Les contrôles sont plus restrictifs que pour le solde d'une ligne d'engagement. Outre les critères de sélection proposés, les engagements doivent répondre aux conditions suivantes : l’utilisateur est autorisé à solder la ligne de l'engagement, les reste à engager, reste à livrer, factures à recevoir de la ligne sont à zéro, toutes les lignes sont soldées (préalablement ou par le traitement en cours).

14 Epuration des engagements (menu Suivi des engagements/Epuration des engagements soldés)
Ce traitement est complémentaire à la fonction "Suppression" accessible depuis l'écran des engagements. Elle permet de supprimer une série d'engagements soldés, en fonction de critères donnés.

15 Merci de votre attention
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