SIMPLE ? ET POURTANT ELLES SONT TRES SOUVENT DECRIEES

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1 SIMPLE ? ET POURTANT ELLES SONT TRES SOUVENT DECRIEES
ANIMER UNE REUNION SIMPLE ? ET POURTANT ELLES SONT TRES SOUVENT DECRIEES ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

2 POURQUOI SONT-ELLES DECRIEES ?
ANIMER UNE REUNION POURQUOI SONT-ELLES DECRIEES ? ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

3 ANIMER UNE REUNION ON Y PERD SON TEMPS C’EST LA LOI DU PLUS FORT
PERSONNE NE L’A PREPAREE ELLES SONT SANS FIN … ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

4 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
ANIMER UNE REUNION ? POURQUOI UNE REUNION ? ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

5 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
POURQUOI UNE REUNION ? Recueillir des informations Rassembler des points de vue différents Mieux analyser une question Faire assumer par chacun ses responsabilités ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

6 POINTS CLES D’UNE ANIMATION DE REUNION
La préparation La régulation des débats Les suites de la réunion. ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

7 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
PREPARER LA REUNION But de la réunion Clairement rédigé Défini en une phrase Eventuellement explicité par des annexes ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

8 Horaires de la réunion Qu’en pensez-vous ?
PREPARER LA REUNION Horaires de la réunion Qu’en pensez-vous ? ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

9 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
PREPARER LA REUNION Horaires de la réunion Casse-tête des agendas Durée correctement évaluée Des plages d’horaires convenables Ces horaires = CONTRAT ! ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

10 Les participants Quid à leur sujet avant la réunion ?
PREPARER LA REUNION Les participants Quid à leur sujet avant la réunion ? ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

11 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
PREPARER LA REUNION Les participants Ni plus, ni moins Les prévenir à temps Leur demander ce que vous attendez d’eux Les personnes en charge du dossier, celles qui sont concernées par ce dossier, celles qui peuvent apporter des éléments de réflexion ou de décision Sinon, ce seront des participants inefficaces, voire des freins au travail ! ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

12 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
PREPARER LA REUNION L’ordre du jour Le concevoir avec précision L’adapter à la durée de la réunion Quelle contribution attendue de chacun C’est un CONTRAT à tenir ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

13 Préparation matérielle Quid ?
PREPARER LA REUNION Préparation matérielle Quid ? ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

14 PREPARER LA REUNION Préparation matérielle Repérer les lieux
Prévoir les aides à la réunion (projecteur, tableau papier, …) S’assurer que tout les participants sauront y aller Prévoir l’ouverture de la salle, son numéro de téléphone, son éclairage, … ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

15 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
PREPARER LA REUNION En résumé Une réunion se prépare sérieusement par l’animateur par chacun des participants avec ceux qui en assurent le soutien logistique ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

16 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
ENTREE EN REUNION Le président de réunion (ordre du jour) Le secrétaire de réunion Eventuellement, un modérateur Eventuellement, une personne chargée de tenir l’horaire ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

17 LA REGULATION DES DEBATS
Le président de réunion a autorité pour animer faire participer réguler les débats ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

18 LA REGULATION DES DEBATS
Les différents types de personnes ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

19 Préparation matérielle Déroulement de la réunion Fin de la réunion
PREPARER LA REUNION But de la réunion Horaires Participants Ordre du jour Préparation matérielle Déroulement de la réunion Fin de la réunion ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

20 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (1/4)
Vous voulez stimuler la discussion  Vous voulez mettre fin à la discussion  Vous voulez faire participer quelqu’un à la discussion 2 participants discutent en aparté  On vous pose une question à laquelle vous n’êtes pas sûr de pouvoir répondre  ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

21 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (2/4)
Vous désirez connaître le niveau d’approbation sur un point  La discussion s’éternise, vous n’avez pas progressé  2 personnes débattent, parfois durement, d’un point sans beaucoup de progrès On demande l’avis de l’animateur Le groupe joue, est distrait  ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

22 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (3/4)
Le groupe baille  Une personne, « experte » dans le domaine dont vous allez parler, risque de saboter votre présentation Une personne cherche à vous déstabiliser en vous interrompant souvent, et en sortant sa « science » Une personne se dit blessée par ce que vous venez de dire. Elle hausse le ton    ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

23 ANIMER EFFICACEMENT UNE REUNION (4/4)
« Je ne suis pas d’accord avec… »  Pour qu’une personne (timide, râleuse potentielle, ou un peu clown) « sorte du lot »  « Cela fait 25 ans que je travaille sur ce sujet et j’ai des doutes sur le bien-fondé de ….    ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

24 DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES
Désaccord sur la façon de résoudre un problème : stopper la discussion, demander à chacun des membres de se positionner sur l’échelle suivante pour contre ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

25 DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES
faire afficher le résultat de tout le monde, puis ceux qui sont pour une position donnée expliquent pourquoi les autres membres sont contre, et réciproquement, ceux qui se sont déclarés neutres trouvent des solutions de compromis intégrant les besoins de Pour et des Contre. ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

26 DESACCORD ENTRE DEUX GROUPES
Ceci permet l’émergence rapide des points de désaccord, l’expression ouverte de la totalité des arguments pour et contre, l’assurance de l’écoute et de la compréhension d’un groupe envers l’autre. ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

27 LA MATRICE DES RESPONSABILITES
Action Mr X Mme Y Mme Z Mr W 1 R C M I 2 3 P Signature R : responsable M : fournit des moyens C : consulté P : participe activement I : informé ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

28 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
CONCLURE UNE REUNION les buts qui étaient à atteindre les difficultés mises en évidence les avancées les points remis à plus tard les conclusions acceptées par tous les décisions l’accord de chacun, le tour de table ouvrir des perspectives (prochaine date) remercier chacun ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

29 COMPTE-RENDU D’UNE REUNION
Rapidement Structuré Clair (conclusions partielles, conclusions, décisions, …) La matrice des responsabilités L’accord de chacun ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet

30 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet
EVALUER UNE REUNION Atteinte des objectifs Respect des horaires Expression de chacun Décisions partagées par tous Ce qui a bien marché Les difficultés rencontrées Ma qualité d’animateur, progrès à faire ESINSA 2 Communication de groupe - Animer une réunion. Ph. Mellet