Le cahier des charges Véronique ABONDANCE Direction des achats

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1 Le cahier des charges Véronique ABONDANCE Direction des achats
Centre Hospitalier de la région d ’Annecy

2 Sujets de discussion La définition du besoin: qui , comment
Définir les éléments à faire figurer dans un cahier des charges

3 V.ABONDANCE: Cette étape est très important pour ne pas se tromper d ’achat Définition du besoin Le métier de l ’acheteur commence dés la définition du besoin. Acheteur = le relais entre l ’utilisateur et le marché fournisseur : les utilisateurs n ’ont pas à être en contact direct avec les fournisseurs Faire dire à l ’utilisateur quel est son besoin, poser des questions suffisamment fines, pour avoir des réponses précises et identifier de façon le plus large possible le marché fournisseur

4 Définition du besoin (suite)
La définition du besoin : 4 paramètres: Pour chaque paramètre, on liste les critéres d ’achats qui vont être identifiés comme majeurs ou mineurs par rapport au besoin de l ’utilisateur Qualité attendue : description des éléments techniques ou des fonctions attendues Quantité: qté globale, cadencée Délais : livraison,réception,installation Prix Critères d ’achat les éléments à obtenir des fournisseurs donc à mettre au cahier des charges, les critères de sélection des fournisseurs, les critéres de choix de l ’offre

5 le cahier des charges 2 types de CDC
CDC sur spécifications techniques : fait de…, obligation de moyens de la part du fournisseur, engage la responsabilité de l ’acheteur.Possibilité de partir sur ce type si l ’acheteur estime qu ’il a une connaissance technique >/= fournisseur Avantage: élaboration du CDC pratique et rapide, rassurant Inconvénient: risque produits obsolescent, perte de concurrence CDC fonctionnel : fait pour.., obligation de résultat pour le fournisseur, responsabilité du fournisseur Avantage: proposition produits nouveaux, élargissement concurrence Inconvénient: élaboration CDC difficile, travail équipe, remise en cause habitude travail

6 Identification des risques encourus
En fonction des critéres d ’achats définis, de l ’analyse du marché fournisseur: Identification des risques encourus pour chaque critère d ’achat: ex : délai de livraison majeur risque encouru logistique prévoir clause de pénalités de retard de livraison adaptée Élaboration des clauses préventives et contractuelles

7 Élaboration du CDC Choix du type de CDC
V.ABONDANCE: Ce n ’est pas la cellule marché mais bien l ’acheteur qui doit prévoir les clauses du CCAP adapté à son type d ’achat ( critéres achat, marché fournisseur) Clauses importantes pour sécuriser l ’achat: Doivent être adapté à chaque cas de figure Élaboration du CDC Choix du type de CDC Rédaction selon forme choisi du CCTP en s ’appuyant sur les critéres d ’achat liés au paramétre « qualité » Rédaction du CCAP qui doit intégrer les clauses préventives et contractuelles

8 Clauses S ’appuyer sur les CCAG
Clauses préventives: vérification de conformité, contrôle qualité, retour marchandises à la charge du titulaire, modalités en cas de prestations non conformes, documentations techniques, pénalités pour retards livraison, retard execution Clauses contractuelles : garantie décennales, plans de préventions, assurances,

9 Rappels Le CDC fonctionnel est le type de CDC à préférer
L ’utilisateur doit participer à la rédaction du cahier des charges: c ’est lui qui a le besoin L ’acheteur est le garant d ’un cahier des charges ouvert, au vu de sa connaissance du marché fournisseur Un CDC mal ficelé, aboutira à un achat pas ou peu adapté, non sécurisé. Ne pas oublier les éléments liées à l ’exécution du marché : conditions de livraisons, transfert de responsabilité, formation, documentation, modalités d ’installation, garantie minimale d ’un an (se négocie), pénalités de retard, révision de prix L ’exécution du marché doit être suivi par l ’acheteur, les clauses du CDC appliquées!