La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010.

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1 La refonte du portail internet de Maurepas Ajustements au quotidien Coûts DélaisQualité 16 mois 4 sept 2010

2 Un contexte Un site statique Peu dinteractivité Une communication trop lente Des enjeux Moderniser la relation aux usagers Etre en adéquation avec notre politique de développement durable, => la dématérialisation De nouvelles pratiques au niveau organisationnel et humain Les objectifs de la MOA : Innovations et changements importants Offrir plus de services personnalisés aux administrés Mettre en place des outils de communication bidirectionnels Contribuer à linstantanéité de linformation Des contraintes Un budget 30 000 euros Léchéance septembre 2010 / projet sur 16 mois Refonte du portail en parallèle de la mise en place dun intranet Conduite du projet en parallèle des fonctions « traditionnelles » Des risques (Tableau de la gestion des risques) Interopérabilité des différents systèmes ( dématérialisation) Les délais => Nombreux intervenants et prestataires => Anticipation pour gérer les retards Risques juridiques (CNIL, Droit dauteur, Délit de contrefaçon, Responsabilité de lhébergeur Web 2.0) De profonds bouleversements => Nécessité dune conduite du changement ! La cible Les administrés Les partenaires économiques et sociaux Les autres portails L Analyse préalable La transversalité, les risques et la multiplicité des acteurs, a nécessité de travailler en mode projet

3 Une multiplicité dacteurs …

4 …à coordonner sur 16 mois Mise en ligne

5 Comité de direction CODIR Moyens organisationnels et fonctionnels Groupe technique GPTECH Pour réaliser les tests Comité technique COTECH Les référents agents métier, Audit, Remontée des informations, Futurs contributeurs du portail internet et intranet Articulation nécessaire Chef de Projet Intranet Comité de Pilotage COPIL Chef de Projet internet / Dématérialisation Direction Générale Allocation des ressources

6 Proposition de scénarios Priorités et choix: Des actions Des modules Des Téléservices CODIR Choix du scénario Ecriture du CCTP Chef de Projet Réunion présentation des fiches Fiches projets remplies Reformulation Validation des fiches Plus de 100 Fiches Projets Remplies par les référents 1.30% des rubriques satisfaisantes 2.40% à faire évoluer 3.30% à créer COTECH Référents Maurepasiens Audités sur lEPN De laudit indispensable au CCTP

7 Un MAPA : Pourquoi ? Sous le seuil 193 K Préciser les attentes Demander des renseignements Négociations possibles CAO Choix du prestataire Chef de Projet Etude des réponses Synthèse Prestataire retenu Lettres motivées de refus Appel doffre : un MAPA -> CAO

8 Comité de Pilotage Référents, suivi du portail en front office Communication Visuels et textes Validations Maquettage / Développement Développement des modules Intégration des modules Mapping Début dintégration visuels et textes Dématérialisation de procédures administratives Billetterie et télépaiement Retours CdP Coordonne Pilote La réalisation / Développement Retours Information Suivi navigation Création

9 Agents traitants des services Web GP technique Pour pouvoir maîtriser loutil et réaliser les tests COTECH Les référents qui seront les contributeurs du portail internet et intranet Administrateurs des portails internet/intranet Services Web Dématérialisation de procédures administratives Pour pouvoir refaire les différentes formations Sous contributeurs et contributeurs mini portails Nouveaux agents Transfert de compétence / Formation Les prestataires AFNIC www.maurepas.fr

10 Intégration des contenus et Tests Comité de Pilotage GP technique Tests Agents traitants Tests COTECH Intégration Prestataire Chef de Projet Centralisation Dématérialisation de procédures administratives Maurepasiens Intégration Tests Corrections Vérifications Débogages Corrections

11 Migration sur le serveur de production le 3 septembre Ouverture public le 4 septembre Agents traitants des services Web Référents Contributeurs Nouveau Prestataire Communication Envoi des codes extranet J-4 Ancien Prestataire Pointeur DNS La mise en production Comité de Pilotage CdP

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13 Un temps élevé par visite nentraîne pas nécessairement la qualité de visite… Un taux de rebond élevé sur une page peut vouloir dire que linformation est pertinente… ou Un nombre élevé de visites nest pas significatif : les internautes sont-ils revenus et combien de fois ? Evaluation quantitative Reste des questions à se poser : Après 4 semaines de mise en ligne du portail, 46% des publics de lextranet se sont connectés pour modifier ou ajouter des informations sur leur page. 17 offres demploi ont été déposées via le formulaire proposé par lespace emploi. La page des démarches en ligne a été utilisée 874 fois sur les 4 premières semaines. Vous a-t-il été aisé de trouver linformation recherchée ? Linformation proposée vous a telle été utile ? Cet article vous a-t-il paru pertinent ? Evaluation qualitative (ex: sondage « à chaud ») Evaluation

14 < 5 jours A noter : Le délai de cinq jours a été défini par les agents managers des services concernés comme lindice qualité du traitement dun téléservice. Les questions que lon doit alors se poser : Comment se fait-il quune information majeure soit souvent oubliée ? Loutil est il suffisamment clair ? Existe-il une difficulté à revenir sur son compte déjà créé (Login, mot de passe, bouton modifier…) ? Les administrés consultent tils leur boîte courriel tous les jours ?... Evaluation des démarches en ligne

15 Accessibilité Augmenter les démarches dématérialisées Multiplier les connections avec les logiciels métiers Généraliser le télépaiement Développer le FTTH Obtenir le Label Ville internet Evolution

16 Merci de votre attention

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18 Le Service Web Traitement agent Progiciels : Etat civil, Scolaire, Jeunesse, Conservatoire Demandes variées Etat civil Scolaire Jeunesse Conservatoire Le public (Citoyens)=> Création dun compte famille Le public (Citoyens)=> Création dun compte famille Renseignements sur les membres de la famille (ou un individu) Inscription(s) à 1 ou plusieurs services Pièces justificatives différentes suivant le service demandé Envoi de la ou des demande(s) Demande(s) traitée(s) Accusé de réception, dabsence de justificatif, ou denregistrement de la demande Envoi automatique Espace Sécurisé … Le citoyen peut suivre les étapes et lavancée de sa demande Carte didentité Quotient familial Livret de famille