Nouvelle procédure de commande NCMP JEFYCO 2002 Version provisoire dite durgence!

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1 Nouvelle procédure de commande NCMP JEFYCO 2002 Version provisoire dite durgence!

2 Rappel: une commande en 2001 Une commande = un engagement Un engagement = une ligne budgétaire

3 Rappel: une commande en 2001 1) On choisit un fournisseur –Sil nexiste pas on le crée et on demande (on attend) sa validation 2) On choisit Marché ou Hors marché éventuellement 3) On enregistre les articles et les quantités –Si Hors marché on contrôle les seuils de marché vis à vis du fournisseur 4) On définit les caractéristiques comptables et budgétaires (type de crédit, destination, code analytique, compte comptable et ligne budgétaire) 5) Edition

4 Une commande en 2002 2 étapes : –1) pour traiter lurgence Une commande = un engagement = un code de nomenclature = une ligne budgétaire –2) Une commande = n engagements –Un engagement = un code de nomenclature –Un engagement = une ou +sieurs lignes budgétaires

5 Une commande en 2002: étape 1 2 cas sont à considérer: –Une commande pour la recherche Car il existe une nomenclature spécifique à la Recherche. –Une commande autre Cette fenêtre apparaît toujours lorsque vous cherchez à créer une commande

6 Une commande en 2002: étape 1 Le code de nomenclature, le passage obligé: –Il est défini par arrêté au JO Il caractérise les fournitures ou services Il existe des codes spécifiques à la recherche Il existe des opérations non codifiées par le NCMP mais que nous avons codifiées pour plus de cohérence et dhomogénéité Il détaille des familles de produits homogènes: –Nous avons étendu ce code de 4 à 6 chiffres pour tenir compte et structurer ce niveau de détail

7 Une interface pour créer ou mettre à jour les nomenclatures

8 Les marchés fenêtres modifiées Code de nomenclature à 4 chiffres (famille de produits homogènes). Nous partons du principe quil ny quun code de nomenclature de ce type par lots. Recommandation du décret. Pour chaque code à 6 chiffres dun lot il peut correspondre un détail darticles du fournisseur

9 Création dun lot de marché une prochaine version (Janvier) intègrera les attributaires multiples avec remise en compétition

10 Création dun lot de marché une prochaine version (Janvier) intègrera les attributaires multiples avec remise en compétition

11 Détail dun lot (éventuellement) le catalogue

12 Gestion des associations « fournisseurs » codes de nomenclature Dans le cas général les codes de nomenclature sont associés aux fournisseurs par « apprentissage » cad au fur et à mesure des commandes qui leur sont adressées. Cette grille permet de déclarer les services, fournitures, travaux ou autres prestations (onglets monopole, 3CMP, Autres) assurés par certains fournisseurs particuliers.

13 La fenêtre de choix du code Choix du type de commande2 catégories

14 Onglet « Hors Marché » cétait le cas général avant 2002 On choisit un fournisseur (comme avant!)pour lequel on choisira un code de nomenclature (famille de produits).

15 Onglet « Hors Marché » cétait le cas général avant 2002 1)On choisit un fournisseur parmi ceux retrouvés 2)On choisit pour le fournisseur un code de nomenclature (famille de produits). 1)Il existe déjà pour ce fournisseur (ce fournisseur a déjà fourni ce type de produit) 2)Il nexiste pas (cas de la figure) alors on lajoute en cliquant sur +

16 Recherche dun code Accès direct à la table des codes Niveau 1: familleNiveau 2: produits homogènes Fenêtre de recherche textuelle Famille homogèneou produit dune famille homogène Une codification fine pour un contrôle « fin » sur les marchés (lots) en cours En cliquant sur la loupe vous accédez à une recherche de type textuelle.

17 Recherche dun code LE code à 4 chiffres Les types de fournitures ou services sélectionnés. TRES IMPORTANT Vous pouvez sélectionner plusieurs type darticles en CTRL-Cliquant (maintenez appuyer la touche CTRL tout en cliquant sur les lignes désirées

18 Onglet « Hors marché » Le code est défini: –Par la sélection éventuelle de plusieurs types de produits à lintérieur dune famille homogène (code à 6 chiffres) Le contrôle est alors effectué pour déterminer sil existe un marché (lot) ou fournisseur à caractère monopolistique (onglet « monopole ») ou … pour les types de produits choisis. Le passage en mode saisie des articles est alors possible comme auparavant. Le code de nomenclature permettra aussi daider à la saisie du type de crédit et du compte comptable.

19 Onglet « Hors marché »: « halte! Marché » En fait il y 2 cas possibles: 1) on continue la commande mais dans le cadre du marché révélé par le choix du code de nomenclature et avec le fournisseur attributaire. 2) On persiste dans une commande hors marché mais si dans ce cas la saisie pourra aller à son terme on ne pourra pas éditer le bon de commande tant que celui-ci ne sera pas validé par le service achat responsable de la famille de produit décrite par le code à 4 chiffres. Ces services achat et les agents habilités à valider associés sont définis à laide dun nouveau module.

20 Le module « services achat »: menu Valider les commandes en attente Créer des services, désigner des agents habilités

21 Le module « services achat »: administration (1) Les services achat Création dun service (il est dans GRHUM => annuaire) Les familles de produits homogènes gérées par les service achat (code à 4 chiffres) Les agents du « service achat » (ils peuvent ne pas appartenir au service au sens affectation) habilités à valider les commandes dans une famille de produits homogènes

22 Le module « services achat »: administration(2) Les services achat

23 Le module « services achat »: validation Rechercher une commande Les libellés « officiels » des articles de la commande Les commandes en attente pour le service achat auquel appartient lagent Le libellé « fournisseur » de larticle

24 Le module « services achat »: validation Rejet dune commande: un Email est envoyé qui peut-être complété Acceptation dune commande: un Email est envoyé qui peut- être complété Remarque: tte modif de la commande ré-itère le processus TOTALEMENT Un agent habilité a ses commandes auto-validées

25 Le bon de commande Il na pratiquement pas changé!

26 Le bon de commande Il na pas changé, sauf:

27 Nouveau: les articles du bon de commande sont maintenant associés aux codes de nomenclatures à 6 chiffres (libellé « officiel ») préalablement choisis. Les catalogues sont maintenant par code de nomenclature à 4 chiffres

28 Le bon de commande Le cas particulier des remises, frais de port, frais dinstallation, formation associée à la livraison, garantie, extension de garantie, autres, … Ils apparaissent dans la nomenclature (étendue) pour CHAQUE famille de produits ou fournitures avec un code à 7 chiffres du type XX.XX.1XX

29 Onglet « Marché » approche fournisseur

30 Onglet « Marché » approche marchés formalisés (lots)

31 Onglet « Monopole » EDF/GDF-SNCF-La Poste-Eau- …

32 Onglet « Monopole »

33 Onglet « 3CMP » Locations, acquisitions immob., remboursements des emprunts, … Attention: il sagit ici de ce qui nest pas applicable dans le cadre de larticle 27 du CMP

34 Onglet « Autres »: hors TFS -dépenses de personnel (t30) -opérations dordre amortissement prestations internes mandats dex tourne -subventions versées -participation versées -Frais de mission et déplacement (remboursement aux individus) -bourses, aides, gratifications (versées aux individus) -impôts -…