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1 21.05.2014 - Page 1 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Filières Finances et RH Séance du 4 mars 2010 Projet de directive et outils Contrôles des engagements et des dépenses sur les natures relatives aux personnels (PAT et PE)

2 21.05.2014 - Page 2 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Sommaire Principes généraux Calendrier des contrôles Présentation des outils Questions et réponses

3 21.05.2014 - Page 3 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Principes généraux (1) Tout engagement de ressources fait l'objet d'une autorisation préalable dans un cadre contractuel donné Tout engagement de ressources s'inscrit dans le cadre budgétaire donné Des mesures sont prises pour tout événement nouveau qui intervient en cours d'exercice ayant un impact significatif sur les dépenses RH ou dépassement. Celles-ci sont annoncées à la secrétaire générale. Un plan pluriannuel d'allocation des ressources est établi dans chaque direction générale. Il est constamment adapté en fonction des priorités et tient compte des départs et des plans de formation / mobilité

4 21.05.2014 - Page 4 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Principes généraux (2) Le procès-verbal de contrôle est le support utilisé pour communiquer le résultat des activités de contrôle entre les différentes entités et les directions générales. Le contrôle mensuel a lieu si possible après l'exécution de la paie, mais au plus tard dans les 30 jours après son exécution.

5 21.05.2014 - Page 1 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Calendrier des contrôles et corrections des charges de personnel & outils CFIRH - R208 – Consommation sur plage de natures 30 CFIRH - R206 Consommation des Natures détaillée par Rubrique MoisMois n+1 Demandes de correction paie Mois n+2 Chargement rétroactif comptable URSF027A – Journal Comptable par coll. et CR. URPO003A OCCUPATION DE POSTES Votés URPO001A TABLEAU DE BORD : GESTION DES POSTES Votés, Auxiliaires et Extraordinaires Paie SIRH Infocentre SIRH-CFI VJ13150A – Contrôle des effectifs mensualisés Infocentre SIRH URPO008A : Changement Affectation + traitement SIRH POSTES ET DÉPENSES AU mois 20XX / PROJECTIONS Direction du budget "Quittance" direction générale 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.4 bis 3.3

6 21.05.2014 - Page 6 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines URPO003A OCCUPATION DE POSTES Votés SIRH 3.3 Présentation du rapport

7 21.05.2014 - Page 7 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines URPO003A OCCUPATION DE POSTES Votés SIRH 3.3 Paramètres de sélection

8 21.05.2014 - Page 8 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines URPO001A TABLEAU DE BORD : GESTION DES POSTES Votés, Auxiliaires et Extraordinaires SIRH 3.3 Présentation du rapport

9 21.05.2014 - Page 9 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines URPO001A TABLEAU DE BORD : GESTION DES POSTES Votés, Auxiliaires et Extraordinaires SIRH 3.3 Paramètres de sélection DIP + SG : UO5006 DEP : UO0939 DGCO : UO0170 DGPO: UO0172 DGOJ : UO0420 DGOFPC:UO0171 DGOMP : UO0877 Détail des ajustements et postes bloqués (PLEND, congés) Met en évidence les dossiers pour lesquels le CR d'imputation comptable ne correspond pas au CR de l'UO d'affectation

10 21.05.2014 - Page 10 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Présentation du rapport URPO008A : Changement Affectation + traitement SIRH 4.2.3

11 21.05.2014 - Page 11 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Paramètres de sélection URPO008A : Changement Affectation + traitement SIRH 4.2.3

12 21.05.2014 - Page 12 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Présentation du rapport URSF027A – Journal Comptable par coll. et CR. SIRH 4.2.2

13 21.05.2014 - Page 13 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Paramètres de sélection URSF027A – Journal Comptable par coll. et CR. SIRH 4.2.2 1= janvier, 2 = février, etc..Ex: 0323%, affiche toutes les écritures du PO

14 21.05.2014 - Page 14 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Présentation du rapport VJ13150A – Contrôle des effectifs mensualisés Infocentre SIRH 4.2.3 (au format *.csv) En filtrant sur témoin mouvement, Affiche uniquement les éléments qui ont été modifié par rapport au mois antérieur Mois paramètre de lancementMois précédent

15 21.05.2014 - Page 15 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Présentation du rapport VJ13150A – Contrôle des effectifs mensualisés Infocentre SIRH 4.2.3 (au format *.pdf)

16 21.05.2014 - Page 16 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Paramètres de sélection VJ13150A – Contrôle des effectifs mensualisés Infocentre SIRH 4.2.3 Choix de la plage de cr à afficher. Paramètres obligatoires : Année et Mois Lancement du rapport

17 21.05.2014 - Page 17 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Présentation du rapport CFIRH - R206 Consommation des Natures détaillée par Rubrique Infocentre SIRH-CFI 4.2.4 bis

18 21.05.2014 - Page 18 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Présentation du rapport CFIRH - R208 – Consommation sur plage de natures 30 Infocentre SIRH-CFI 4.2.4

19 21.05.2014 - Page 19 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Présentation du rapport POSTES ET DÉPENSES AU mois 20XX / PROJECTIONS Direction du budget 4.2.5

20 21.05.2014 - Page 20 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Procès-verbal de contrôles A réaliser au plus tard 30 jours après exécution de la paie par les entités qui engagent les dépenses Atteste que lensemble du contrôle a été réalisé en conformité avec la présente procédure et que le contenu du PV reflète fidèlement les constats effectués. Document à classer au sein de l'établissement / DG, cas échéant mis à disposition du CI, CdC, ICF, etc.

21 21.05.2014 - Page 21 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Prochaines étapes Présentation de la directive au contrôle interne Adoption de la directive en rapport général ½ journée de formation sur les outils d'extraction Définition des modalités d'exécution de la directive dans chaque direction générale Selon organisation et besoins de chaque direction générale, définition des modalités de mise à disposition d'autres rapports DIRFIN et DRH restent à votre disposition pour vous appuyer dans la mise en œuvre de cette directive dans les DG / établissement

22 21.05.2014 - Page 1 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Questions et réponses

23 21.05.2014 - Page 1 Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction des finances Direction des ressources humaines Merci pour votre attention