Formation Microsoft® Excel® 2010

Présentation au sujet: "Formation Microsoft® Excel® 2010"— Transcription de la présentation:

1 Formation Microsoft® Excel® 2010
[Notes pour le formateur : Ce cours est le quatrième d’une série qui montre aux débutants comment utiliser Access 2010. Pour accéder à d’autres présentations de formations Access téléchargeables, voir la page « Télécharger la formation Office 2010 » ( Pour une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, reportez-vous à la toute dernière diapositive. Consultez également le volet de commentaires dans les diapositives car il contient parfois du texte supplémentaire sur le cours.] Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

2 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Contenu du cours Vue d’ensemble : les requêtes sont très importantes Leçon : inclut sept sections Tâches pratiques suggérées Contrôle des connaissances Aide-mémoire Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

3 Vue d’ensemble : les requêtes sont très importantes
Dans ce cours, vous allez apprendre à créer des requêtes pour une base de données Access. Les requêtes constituent une partie essentielle de toute base de données. Elles vous permettent d’extraire des informations significatives de votre base de données et de répondre à d’importantes questions d’ordre professionnel. Ce cours est le quatrième d’une série qui montre aux débutants comment utiliser Access 2010. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

4 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Objectifs du cours Utiliser le Concepteur de requêtes pour créer une requête Sélection qui retourne les données d’une seule table Créer une requête Sélection qui vous demande d’entrer des paramètres et retourne ensuite les résultats qui correspondent à ces paramètres Utiliser une formule dans une requête pour calculer une somme Utiliser l’Assistant Requête pour créer une requête Sélection qui retourne les données de deux tables. Utiliser une expression pour concaténer les champs Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

5 Obtenir des réponses à partir de vos données
Votre nouvelle base de données de suivi des biens est prête. Vous disposez des tables, des relations et des données. L’étape suivante consiste à créer quelques requêtes. Elles vous permettront de répondre à des questions importantes et faciliteront la création de formulaires et d’états. Blocs de construction d’une requête Sélection Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

6 Obtenir des réponses à partir de vos données
Plus précisément, vous allez créer des requêtes de sélection. Elles extraient les données, les traitent et affichent les résultats dans une feuille de données. Par exemple, si vous souhaitez savoir qui appeler quand un ordinateur doit être réparé, vous créez une requête qui extrait les noms et numéros de téléphone appropriés. Blocs de construction d’une requête Sélection Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

7 Obtenir des réponses à partir de vos données
C’est ce qu’illustre l’image. La requête extrait les données sur les biens à partir de la première table, les noms des techniciens à partir de la deuxième table et affiche le résultat de manière exploitable. Commençons par examiner les différentes parties d’une requête. Blocs de construction d’une requête Sélection Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

8 Bases de la création de requêtes de sélection
Access permet de créer des requêtes de sélection de deux façons : le Concepteur de requêtes et l’Assistant Requête. Indépendamment de l’outil que vous utilisez, certaines étapes demeurent communes quand vous créez une requête Sélection. Processus de base pour la création d’une requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

9 Bases de la création de requêtes de sélection
Commencez par choisir une source d’enregistrements pour la requête. La source peut se composer d’une ou de plusieurs tables, d’une ou de plusieurs requêtes, ou d’une combinaison des deux. L’image illustre une table ouverte dans le Concepteur de requêtes. Dans la source d’enregistrements, sélectionnez les champs que vous voulez voir dans la requête. L’image illustre les champs dans le Concepteur de requêtes, mais vous procédez de même dans l’Assistant Requête. Processus de base pour la création d’une requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

10 Bases de la création de requêtes de sélection
Ajoutez un critère de tri, filtre ou autre critère de sélection à vos requêtes. Par exemple, si vous utilisez les critères illustrés dans l’image, la requête ne retourne que les données des biens acquis après le 1er mai Vous pouvez aussi utiliser les critères qui vous invitent à saisir des valeurs avant que la requête ne s’exécute, comme nous le verrons ultérieurement dans le cours. Processus de base pour la création d’une requête Vous pouvez affiner votre requête en ajoutant ou en supprimant des champs, ou en modifiant vos critères de sélection jusqu’à ce que vous ayez seulement les données nécessaires. Ensuite, vous pouvez appliquer votre requête. Nous y venons. Quand vous avez fini d’ajouter des champs et des critères de sélection, exécutez la requête pour voir si elle apporte les résultats escomptés. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

11 Utilisations des résultats de requête
Lorsque vous exécutez une requête Sélection, Access affiche les résultats dans une feuille de données. Le résultat est appelé jeu d’enregistrements, et vous pouvez l’utiliser de la même façon qu’une feuille de données. Par exemple, lorsque vous ajoutez ou modifiez des données, Access répercute ces modifications sur les tables qui font office de sources d’enregistrements pour votre requête. Requête comme source de données pour un état Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

12 Utilisations des résultats de requête
Vous pouvez aussi utiliser les jeux d’enregistrements pour fournir les données des formulaires, états ou, même, d’autres requêtes. Par exemple, si vous voulez un état sur les ordinateurs qui nécessitent d’être remplacés, vous pouvez créer une requête qui retourne ces données, puis générer rapidement votre état. Requête comme source de données pour un état L’image illustre cela. La requête ne retourne que les enregistrements où un bien a été marqué comme devant être mis au rancart. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

13 Utilisations des résultats de requête
Les deux derniers cours de cette série montrent comment créer des formulaires et des états qui utilisent les requêtes comme sources de données. Pour l’heure, souvenez-vous que contrairement aux tables, les jeux d’enregistrements n’existent pas physiquement dans votre base de données : Access stocke la requête et n’affiche un jeu d’enregistrements que lorsque vous exécutez la requête. Requête comme source de données pour un état Aussi, créons une requête. Nous allons commencer à l’aide du Concepteur de requêtes. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

14 Requête sur une seule source d’enregistrements
Le Concepteur de requêtes offre le meilleur contrôle qui soit sur une requête Sélection. Il facilite aussi la création d’une requête qui utilise une seule table comme source d’enregistrements. Par exemple, ce type de requête facilite l’affichage des biens et de leurs dates d’achat. Utilisation du Concepteur de requêtes Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

15 Requête sur une seule source d’enregistrements
Voici comment procéder. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête. Le concepteur démarre et affiche la boîte de dialogue Afficher la table. Sur le ruban, l’onglet Créer apparaît également. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez votre source d’enregistrements. Vous pouvez utiliser une combinaison de tables et de requêtes, et celles que vous sélectionnez apparaissent dans la section supérieure du concepteur. Utilisation du Concepteur de requêtes Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

16 Requête sur une seule source d’enregistrements
Dans la source d’enregistrements, double- cliquez sur les champs que vous voulez voir apparaître dans votre jeu d’enregistrements ou vos résultats. Vos choix apparaissent dans la section inférieure du concepteur. Lorsque vous avez fini d’ajouter les champs, accédez à l’onglet Création et, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. Utilisation du Concepteur de requêtes Votre jeu d’enregistrements apparaît sous forme de feuille de données. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

17 Créer une requête de sorte qu’elle demande une entrée
Le type de requête que vous avez créé dans la section précédente peut retourner une multitude de données. Une solution courante pour limiter la quantité de données retournées par une requête consiste à utiliser un paramètre. En bref, les paramètres permettent à l’utilisateur d’entrer des valeurs avant que la requête ne soit lancée. Les paramètres constituent un type de filtre que vous intégrez à votre requête. Utilisation des critères dans une requête Par exemple, si vous souhaitez uniquement voir les enregistrements entre certaines dates, vous pouvez ajouter les paramètres dans lesquels vous entrerez les dates de début et de fin, et la requête retournera seulement les enregistrements compris entre ces dates. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

18 Créer une requête de sorte qu’elle demande une entrée
Voici comment utiliser des paramètres dans vos requêtes : Ouvrez la requête en mode Création, et, dans la ligne Critères du champ que vous voulez filtrer, entrez votre paramètre. Par exemple, vous pouvez utiliser les critères figurant dans l’image. Lorsque vous exécutez la requête, les critères vous demandent d’entrer une date de début et une date de fin, et retournent seulement les enregistrements situés entre les dates que vous spécifiez. Utilisation des critères dans une requête Les critères peuvent devenir complexes. Vous trouverez plus d’informations sur leur utilisation dans l’Aide-mémoire qui est lié à la fin du cours. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

19 Utiliser une formule dans une requête
Une autre solution courante pour modifier les critères de sélection d’une requête consiste à ajouter une fonction. Par exemple, si vous souhaitez savoir quelle somme votre entreprise a dépensée pour les fournitures de bureau l’année écoulée, vous pouvez ajouter une fonction d’agrégation à la requête et la somme apparaîtra dans les résultats. Utilisation d’une fonction dans une requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

20 Utiliser une formule dans une requête
Ouvrez la requête en mode Création. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux. La ligne Total apparaît dans le concepteur. Dans le champ où vous voulez utiliser la fonction, cliquez sur la ligne Total et sélectionnez une fonction dans la liste. Utilisation d’une fonction dans une requête Nous verrons ensuite comment créer une requête Sélection qui utilise plusieurs tables. Lorsque vous exécutez la requête, les résultats incluent vos calculs. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

21 Requête sur plusieurs sources d’enregistrement
Vous pouvez utiliser plusieurs tables, ou d’autres requêtes, comme source d’enregistrement pour une nouvelle requête. De fait, votre requête va porter sur un bien plus grand nombre de sources. Les requêtes sur plusieurs sources permettent de répondre à des questions telles que savoir de quel fournisseur provient tel ou tel bien. Utilisation de l’Assistant Requête pour créer une requête multisource. Remarque : Souvenez-vous que les tables de la source d’enregistrements doivent faire partie d’une relation. Par exemple, vous ne pouvez pas extraire les noms de vos employés d’une source et les biens qu’ils utilisent d’une autre source si les deux tables ne sont pas reliées. Si les tables de votre source d’enregistrements ne sont pas liées, la requête retourne toutes les données de chaque table, et ce type de résultats ne présente que des utilisations extrêmement limitées. L’Assistant Requête constitue la solution la plus simple pour commencer à créer des requêtes sur plusieurs sources, en particulier si vous débutez dans Access. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

22 Requête sur plusieurs sources d’enregistrement
Sous l’onglet Création, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Assistant Requête. Terminez l’Assistant. Sélectionnez les tables et les champs que vous voulez utiliser comme source d’enregistrement, et ... attribuez un nom descriptif à votre nouvelle requête, en évitant d’utiliser des espaces dans le nom. Utilisation de l’Assistant Requête pour créer une requête multisource. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

23 Suggestions d’exercices pratiques
Créez une requête Sélection à partir d’une seule table. Faites en sorte qu’une requête demande une entrée (ajoutez un paramètre). Ajoutez un champ calculé à une requête. Mettez en forme le champ calculé. Créez une requête à partir de plusieurs tables Concaténez les champs avec une expression. [Note pour le formateur : si Access 2010 est installé sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le lien dans la diapositive pour accéder à des exercices pratiques en ligne. Dans les exercices pratiques, vous pouvez effectuer chacune de ces tâches dans Access 2010, avec des instructions pour vous aider. Important : si vous ne disposez pas d’Access 2010, vous ne pourrez pas accéder aux instructions des exercices pratiques.] Exercices pratiques en ligne (nécessite Access 2010) Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

24 Contrôle des connaissances - question 1
Lorsque vous commencez par créer une requête, vous sélectionnez : (Choisir une réponse) Une source d’enregistrements. Une table système. Un jeu d’enregistrements. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

25 Contrôle des connaissances - question 1
Lorsque vous commencez par créer une requête, vous sélectionnez : Réponse : Une source d’enregistrements. La source d’enregistrements peut être une combinaison de tables et de requêtes. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

26 Contrôle des connaissances - question 2
Vous utilisez des critères dans une requête quand vous devez : (Choisir une réponse) Garantir que vos données sont correctement mises en forme Ajouter des formules à une table Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

27 Contrôle des connaissances - question 2
Vous utilisez des critères dans une requête quand vous devez : Réponse : Trier, filtrer ou limiter les résultats retournés par la requête Les critères peuvent être assez puissants, aussi. Par exemple, vous pouvez utiliser les critères pour trouver les enregistrements qui correspondent aux personnes qui habitent dans une ville donnée et dont les anniversaires tombent entre les dates spécifiées. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

28 Contrôle des connaissances - question 3
Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source d’enregistrements, ces tables doivent : (Choisir une réponse) Être ouvertes en mode Feuille de données Participer à une relation Ne pas servir de source d’enregistrements pour une autre requête Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

29 Contrôle des connaissances - question 3
Pour pouvoir utiliser plusieurs tables comme source d’enregistrements, ces tables doivent : Réponse : Participer à une relation Si les tables ne font pas partie d’une relation, la requête retourne toutes les données de chaque table et les résultats ne sont presque jamais significatifs. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

30 Contrôle des connaissances - question 4
Une expression est : (Choisir une réponse) Une formule stockée dans une ou plusieurs tables de base de données. Une formule qui calcule simplement les dates. Un objet qui peut effectuer des calculs et d’autres tâches telles que la validation des données. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

31 Contrôle des connaissances - question 4
Une expression est : Réponse : Un objet qui peut effectuer des calculs et d’autres tâches telles que la validation des données. Ce cours vous a montré différentes façons d’utiliser les expressions. L’Aide-mémoire qui est référencé à la fin vous permet d’accéder à de plus amples informations sur celles-ci. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

32 Contrôle des connaissances - question 5
Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir sur les requêtes. (Choisir une réponse) Vrai. Faux. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

33 Contrôle des connaissances - question 5
Ce cours vous a expliqué tout ce que vous devez savoir sur les requêtes. Réponse : Faux. L’Aide-mémoire, qui est référencé sur la diapositive suivante, vous permet d’accéder à de plus amples informations. Ne manquez pas l’occasion. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

34 Créer des requêtes pour une nouvelle base de données
Aide-mémoire Pour un résumé des tâches abordées dans ce cours, reportez-vous à l’ Aide-mémoire. Créer des requêtes pour une nouvelle base de données

35 Utilisation de ce modèle
En-têtes et pieds de page : le modèle comporte un pied de page incluant le titre du cours. Pour ajouter des pieds de page tels que la date ou les numéros de diapositive, cliquez sur l’onglet Insertion, puis cliquez sur En-tête et pied de page. Utilisation de ce modèle Ce modèle Microsoft PowerPoint® propose du contenu de formation sur la création de requêtes dans une base de données Microsoft Access® Son contenu est adapté à partir du cours de formation Office.com intitulé « Créer des requêtes pour une nouvelle base de données ». Dispositions de diapositive : chaque diapositive comporte une disposition personnalisée. Pour appliquer la disposition personnalisée à une nouvelle diapositive, cliquez avec le bouton droit sur la miniature de diapositive, pointez sur Disposition et cliquez sur la disposition dans la galerie Disposition. Pour modifier les dispositions, ouvrez le mode Masque des diapositives et modifiez la disposition de masque spécifique dans ce mode. Pour trouver le titre de la disposition, pointez sur sa miniature. Animations : des effets d’animation personnalisés sont appliqués dans l’ensemble de la présentation. Cela inclut les effets Flottant entrant (option Haut ou Bas), Fondu, et Zoom. Pour modifier des effets d’animation, cliquez sur l’onglet Animations et utilisez la galerie Ajouter une animation et les options Minutage. Options d’effet vous fournit des choix par rapport à l’effet ; cliquez sur Volet Animation sous l’onglet Animations pour pouvoir travailler avec plusieurs animations. Transitions : une transition, Portes, est utilisée pour mettre en évidence des sections du diaporama. Elle est appliquée à la diapositive Contenu du cours, à la diapositive Leçon et à la première diapositive de contrôle des connaissances. Liens hypertexte vers le cours en ligne : le modèle comporte des liens vers la version en ligne de ce cours de formation. Les liens vous permettent d’accéder à la session d’exercices pratiques pour la leçon et à l’Aide-mémoire qui est publié pour le cours. Note importante : Access 2010 doit être installé sur votre système pour pouvoir accéder à la session d’exercices pratiques. Si vous ne disposez pas d’Access 2010, vous ne pourrez pas accéder aux instructions des exercices pratiques. Reportez-vous au volet de commentaires ou affichez la page de commentaires complète (onglet Affichage, Page de commentaires) pour une aide détaillée sur ce modèle.