EGIDE Les coulisses de la journée Projet Profusion

Présentation au sujet: "EGIDE Les coulisses de la journée Projet Profusion"— Transcription de la présentation:

1 EGIDE Les coulisses de la journée Projet Profusion
DESS SID – 2002/2003

2 INTRODUCTION Ses buts Son développement Le projet 2003 La commande
Le client : Association Promidée Ses buts Son développement Le projet 2003 La commande

3 INTRODUCTION Une manifestation réussie 4 mars 2003
Retour sur la journée 4 mars 2003 Le knowledge management 116 inscrits, 88 participants Une manifestation réussie

4 INTRODUCTION Nombreuses contraintes Création de 3 fonctions…
Une journée… mais quelle organisation ! Nombreuses contraintes Création de 3 fonctions… Mais une participation de chacun

5 PLAN La planification Les auteurs - le thème La communication
Le budget La capitalisation Retour sur le projet

6 FONCTION PLANNING Pourquoi un planning ? Deux personnes…
… mais une participation de toute l’équipe Pourquoi un planning ?

7 Un outil utile Mise en avant des alertes
Vérification des délais Mise en avant des alertes Une évaluation relativement cohérente Quelques écarts… Les ressources mobilisées

8 Quatre étapes principales
La définition du projet La préparation de l’événement La réalisation de l’événement La capitalisation

9 La définition du projet
Souhait et commande du client La définition de l’événement, une étape décisive L’étude de faisabilité La préparation de l’événement Choix des auteurs et des intervenants Organisation logistique

10 La réalisation de l’événement
- No comment La capitalisation Pérenniser la «journée EGIDE» Transmettre une expérience forte

11 A retenir... le temps Gestion et maîtrise
d’une importante contrainte : le temps

12 AUTEURS Deux étapes: Le choix du thème et des auteurs
La communication avec les auteurs

13 Le temps des choix: De début novembre à début décembre
Deux recherches en parallèle: un thème et des auteurs Nos pistes de recherche: - Listes de diffusion - Conférences - Sites d’éditeurs - Sites de librairies

14 … et d’une liste d’auteurs à contacter
Les choix Plusieurs thèmes apparaissent: portails d’entreprise, gestion de contenu … L’accord de notre client Choix définitif du Knowledge Management… … et d’une liste d’auteurs à contacter

15 Appels à contribution auprès des spécialistes du KM
28 auteurs identifiés Envoi du 1er mail le 27 novembre 2002 16 réponses Fin de la sélection : le 03 janvier 2003

16 La Dream Team de la journée EGIDE
Les conférenciers Jean-Yves Prax Gilles Balmisse Patrick Bouvard et Patrick Storhaye Eunika Mercier-Laurent Et le modérateur Dominique Cotte

17 1ère phase de communication
Sujet de leur intervention Définition du périmètre Degré de spécialisation du discours Modalités pratiques Avantages offerts en cas de participation Un gage de qualité : l’accueil du CETE

18 Problèmes rencontrés Risques budgétaires
Aucune confirmation écrite de la venue des auteurs Risques liés à la communication par mail

19 2ème phase de communication
Règlement des détails pratiques Définition plus précise du sujet d’intervention Communication enrichissante Dialogue autour de notre vision du KM Echange d’opinions sur les ouvrages des auteurs Conseils organisationnels

20 Apports de cette communication
Communication toujours effective Contacts précieux Aide à la recherche de stage !

21 COMMUNICATION «A notre époque où on parle tant de communication, la vraie communication est poétique» Robert SABATIER

22 Les niveaux de communication
- Invitations Entreprises Presse & média Presse & média Invitations Institutions Diffusion Communication anciens / nouveaux élèves Diffusion / réception des retours Présentation du projet Avant Communication Interne Après Communication entreprises / témoins de L’évènement Communication auteurs Communication Intervenants Communication entreprises / outils + implication

23 Moyens de communication
Site Internet Plaquette Dossier de presse Mails Listes de diffusion Média traditionnels

24 Différents pôles de communication
Les auteurs Les invités Le « grand public » Les entreprises intervenantes Les anciens étudiants La communication interne

25 Les entreprises intervenantes
Entreprises de démos « Entreprises-témoins » : Deux intérêts différents, une communication différente.

26 Les invités Les institutions, les entreprises régionales
Le « grand public » Les anciens élèves du dess sid

27 Communication après l’événement
Retours sur la journée Mise à disposition des supports d’intervention

28 FINANCEMENT DU PROJET Au commencement du projet,
nous avions des idées… Mais pas d’argent.

29 La recherche de partenaires
Une recherche méthodique... Recherche des organismes à contacter Recherche d’informations et de contacts Préparation des argumentaires Le travail de toute une équipe Un outil de suivi utile : le tableau récapitulatif

30 Organismes contactés Peu d’organismes contactés pour un financement...
Fonds de professionnalisation ( ) FAVE-FSDEI ( ) Conseil régional Beaucoup pour la salle... Mairie de Lille Maison de la recherche Cité des sciences, etc.

31 Au final : ENFIN DES SUBVENTIONS...
… MAIS POUR UNE PART INEXPLOITABLES Fonds de professionnalisation de Lille 3 3000,00 € 1917,00€ FSDIE Lille 3 4 917,00 €

32 BUDGET final

33 Bilan d’une expérience
Manque de temps Des démarches à faire longtemps à l’avance Peu d’arguments à développer Manque d’expérience Une méconnaissance des organismes à contacter Une méconnaissance des démarches à accomplir Intérêt de la capitalisation

34 CAPITALISATION Un volet capital du projet
Une démarche cohérente avec la démarche de pérennisation des journées EGIDE / Promidée Un outil indispensable pour capitaliser et transmettre une partie de l’expérience acquise

35 RETOUR SUR LE PROJET Pourquoi ce retour ? Objectif pédagogique
Apports du projet

36 RETOUR SUR LE PROJET L’équipe : 8 personnes Des avantages… :
Une équipe très soudée Du travail pour tous Et des inconvénients Profusion / Promidée : 2 équipes Du travail plus qu’il n’en faut Une communication dans l’urgence

37 RETOUR SUR LE PROJET Le management de projet, c’est :
Prendre le temps de se poser Savoir se remettre en question S’adapter aux contraintes et opportunités

38 RETOUR SUR LE PROJET Et si c’était à refaire ?

39 «Mon projet préféré, c ’est le prochain»
Frank Lloyd Wright, Architecte américain