L’agenda Multi utilisateurs Multi salles.

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1 L’agenda Multi utilisateurs Multi salles

2 Agenda Fonctionnement similaire
Tous les paramètres définis dans l'agenda s'appliquent au mini agenda Mini agenda

3 Partie supérieure : icônes communs
Onglet journalier Onglet hebdomadaire Onglet mensuel Définir les paramètres de l’agenda

4 Paramètres de l’agenda
Dans la partie gauche 2 volets

5 Paramètres de l’agenda
Multi utilisateurs Multi salles Paramètres pour chaque praticien 6 onglets

6 Paramètres de l’agenda
Multi utilisateurs Multi salles Paramètres par poste 5 onglets

7 Paramètres du poste 5 onglets

8 Général Pour choisir d’utiliser ou non les fonctions d’agenda en réseau

9 Général Pour utiliser le glisser-déposer dans le grand agenda

10 Bouton gauche de la souris maintenu appuyé  glisser-déposer, pour modifier un RDV, le diminuer en temps ou l’augmenter, le déplacer …

11 Glisser-déposer Grand agenda
Déplacements possibles Au cours de la même journée Sur une autre journée de la semaine (onglet hebdomadaire) Sur une autre journée dans l’onglet mensuel

12 Général Pour utiliser le glisser-déposer dans le mini agenda

13 Glisser-déposer Mini agenda
Dans la journée affichée

14 Général Possibilité de n’utiliser la fonction glisser-déposer que sur un seul des agendas (Grand agenda ou Mini Agenda) Annulation possible des modifications effectuées

15 Général Pour déterminer sur quel onglet, le grand agenda doit s’ouvrir par défaut

16 Général Pour déterminer le dernier jour de la semaine du grand agenda

17 Horaires Pour définir vos propres temps d'activité
Heures de début et de fin des rendez-vous Découpage en nombre de minutes des plages horaires (entre 5 et 30 minutes)

18 Horaires Couleurs différenciant les différentes plages de l'agenda
Clic sur une couleur pour accéder à la fenêtre de modification des couleurs

19 Horaires Couleurs d’affichage des plages libres avec possibilité de panachage un jour sur deux pour en faciliter la lisibilité

20 Horaires Couleurs d’affichage des congés et des jours fériés

21 Horaires Existence éventuelle d’une pause déjeuner et la couleur dans laquelle elle devra figurer sur l’agenda

22 Affichage Permet de modifier l'aspect de l'agenda, et de visualiser dans le cadre d'un rendez-vous tous les éléments qui vous sont nécessaires

23 Affichage Afficher ou non, l’heure du début des rendez-vous, dans le grand agenda

24 Affichage Afficher ou non, la photo du patient lorsque la longueur du RDV le permet

25 Affichage Afficher ou non, différents éléments qui vous sont nécessaires

26 Le fait d’ajouter des informations à l’affichage de base des rendez-vous, ralentit l’accès aux diverses fonctionnalités de l’agenda Si vous activez ces options, vous devez donc vous assurer que votre matériel informatique vous permettra de les utiliser dans des conditions optimales

27 Affichage Avec séparation Sans séparation Ajouter ou non, un trait de séparation au dessus et en dessous de chaque RDV Possibilité de modifier La hauteur des lignes La police des RDV

28 Ergonomie Pour définir l’action du double clic sur un RDV de l’agenda et du mini agenda Ouverture du dossier Ou ouverture ou création d’un RDV

29 Attention Selon le comportement de Windows
Parfois le double clic dans le grand agenda pour ouvrir le dossier du patient à partir d’un RDV, fonctionne Mais l’ouverture du dossier se fait sous l’agenda Pour voir le dossier il faut fermer ou réduire l’agenda dans la barre des tâches

30 Vacances scolaires Permet de saisir les dates des vacances scolaires
Pour chaque période saisie, associez-lui une couleur par double clic sur la colonne correspondante Les libellés des journées ainsi notées apparaîtront avec pour couleur de fond celle que vous aurez définie

31 Paramètres des praticiens
6 onglets

32 Rendez-vous Pour différencier différents types de rendez-vous, en fonction de votre propre activité

33 Rendez-vous Pour un type donné
Choisir la durée nécessaire (un clic dans la case des horaires développe un ascenseur avec des durées différentes)

34 Rendez-vous Pour un type donné
Lui associer une couleur (un double clic sur une couleur ouvre une fenêtre de choix des couleurs)

35 Astuce CMU Instaurer un code couleur (comme Consult, Soins, Chir, Prothèse,) pour les RDV CMU Cela permet de les retrouver tout de suite dans l'agenda

36 Pour différencier les RDV pris par le praticien ou par l’assistante
Dans paramètres  Possibilité de choisir 30 actes différents au niveau du paramétrage des RDV On peut, même si cela fait double emploi redéfinir les actes Actes pour le praticien avec une couleur plus foncée par rapport à celle définie pour l’assistante Astuce

37 Rendez-vous Possibilité de modifier l'ordre d'affichage des types de rendez-vous avec les flèches jaunes pour monter ou descendre

38 Note Pour supprimer un catégorie de RDV de l'agenda LOGOS_w
On se place dessus et on EFFACE le nom et le type de RDV - P ou ! … Et on sort LOGOS_w effacera la durée horaire et la couleur affectée à cette catégorie

39 Dans l'onglet "Rendez-vous"  apparition à la fin de chaque ligne après un clic, d’un "combo-box" permettant d'indiquer le type de rendez-vous Important (à fort potentiel) - point d'exclamation rouge Peu important (normaux) - rien Rendez-vous personnels - P vert, ne devant pas interférer avec le remplissage de l'agenda

40 Rendez-vous Du bon remplissage de cet onglet dépendra la fonction de maîtrise de votre activité

41 Ergonomie Pour lier la durée du RDV au type d’acte
Pour définir si la modification d’un type de RDV entraîne ou non une modification de la durée du RDV

42 Ergonomie Si la case est cochée
Une modification du type de RDV entraine une modification de la durée du RDV

43 Ergonomie Si la case n’est pas cochée
Une modification du type de RDV n’entrainera pas la perte du temps établi lors du RDV Une nouvelle assistante qui se trompe de couleur ne peut plus mettre le bazar dans les durées de RDV ))))

44 Ergonomie Pour permettre ou non le chevauchement de RDV

45 Annulations Pour définir l’affichage des RDV annulés ou reportés peu de temps avant la date prévue (laps de temps paramétrable)

46 Annulations Lorsqu’on reporte ou annule un rendez-vous
Possibilité de laisser en place une “trace″ du rendez-vous annulé ou reporté (Grand et mini agenda) avec choix d’une couleur

47 Repos fixes Possibilité de noter les jours de repos fixes par demi-journée

48 Remplissage Lorsque l’option “Afficher les taux de remplissage hebdomadaires” est cochée, on peut fixer un taux de remplissage maximal souhaitable pour les rendez-vous de moindre importance Cela permet de dire, par exemple, "je ne souhaite pas que les "petits" rendez-vous excèdent 50% de mon temps de travail hebdomadaire"

49 Pour activer cette option
Cochez "Afficher les taux de remplissage hebdomadaires "  Choisir les couleurs et le pourcentage souhaité

50 Lorsqu'un rendez-vous est pris et qu’il dépasse cette durée, un message le signalera (il est bien entendu possible de passer outre)

51 De plus  en bas à droite de la fenêtre une jauge (dont on peut définir les couleurs par un clic sur la couleur) indiquant le taux de remplissage de la semaine avec les parts respectives de rendez-vous importants et non importants. La bulle d'aide par survol de cette jauge donne les valeurs

52 Importance des RDV (rappel)
Dans l’onglet Rendez-vous Possibilité de définir trois catégories de RDV Les RDV personnels (P) n'interférant pas sur les taux de remplissage de l'agenda, Les RDV "Importants" (!) ceux qui font vivre le cabinet : soins de longue durée, prothèses, implants, etc...) Les "autres" RDV (consultations, contrôles, etc...)

53 Dans l'onglet "Rendez-vous"  apparition à la fin de chaque ligne après un clic, d’un "combo-box" permettant d'indiquer le type de rendez-vous Important - point d'exclamation rouge Pas important - rien Rendez-vous personnels - P vert, ne devant pas interférer avec le remplissage de l'agenda Les calculs effectués consomment un peu de temps machine

54 Remplissage Un clic sur le bouton “Définir des plages de couleurs”
Fenêtre permettant de définir à l’intérieur de l’agenda des plages colorées Peuvent être fixées pour une période donnée par jour de la semaine

55 Possibilité de définir des heures de début et de fin de journée par tranches de 5 minutes
Possibilité de placer des plages colorées sur les jours non travaillés

56 “Définir des plages de couleurs” … aussi par
Clic droit sur le libellé d’une journée de l’agenda ou du mini agenda Mini Agenda Grand Agenda

57 Choix d’une date manuellement ou par le calendrier
1 2

58 Pour créer une plage de couleur  Fixer une heure de début, une heure de fin et une couleur (en double cliquant sur la colonne correspondante) Pour supprimer une plage, effacez l’heure de début et l’heure de fin

59 Exemples Pour prendre des 1/2 journées de vacances en rentrant un lundi midi ou en partant un vendredi à midi par exemple Pour avoir une zone hebdomadaire ou seul le praticien prend les RDV, pas l’assistante (ayant une couleur différente d’une ½ journée classique et d’une ½ journée de repos) = zone échappatoire quand on est surbooké

60 Vacances praticien Icône + pour rajouter
Icône Feu pour détruire une sélection Icône coche verte pour valider