Organisation d’un événement Instructions TP (17-18)H

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1 Organisation d’un événement Instructions TP (17-18)H
HEG Organisation d’un événement Instructions TP (17-18)H Lignes directrices pour la réalisation du TP en gestion de projet (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

2 Points traités Objectif du TP Méthode Mise en situation
HEG Points traités Objectif du TP Méthode Mise en situation Travail d’équipe Documents à produire Grille d’évaluation Délais et livraison Annexes : PPTx Project Canevas Model et Master plan (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

3 HEG Objectif du TP Le TP est un outil qui vous permettra d’accélérer l’acquisition des savoirs et soutiendra votre courbe d’apprentissage ! (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

4 HEG Méthode Pour vous enseigner la gestion de projet, nous partons d’un besoin, d’un problème et vous demandons de développer un projet et/ou un guide, de l’idée à sa réalisation. Nous vous proposons une mise en situation, autour d’un projet événementiel, en vous mettant face à des enjeux et problématiques que l’on rencontre dans ce type de projet. Notez tout de même que ce TP est une simulation et que l’organisme choisi n’a pas à être contacté. (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

5 Méthode (2) Pour obtenir ce résultat ... Des questions à se poser
HEG Méthode (2) Quel est l’effort à produire ? Quelles sont les tâches à accomplir ? Quelles sont les ressources embarquées ? Quelle solution proposer ? Quelles sont les compétences utilisées ? Pour obtenir ce résultat ... Quel est le contexte ? Des questions à se poser Comment s’organiser ? Quels sont les déclencheurs ? Combien cela coûte-t-il et comment cela est-il financé ? (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

6 Mise en situation… Le contexte
HEG Mise en situation… Le contexte Travel With A Mission (ci-après TWAM) est une organisation international à but non lucratif. Son objectif est de jouer un rôle majeur pour favoriser le dialogue interculturel et la transmission de connaissance, compétences ou expériences. Pour plus d’informations : Credit : (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

7 Mise en situation… Les activités
HEG Mise en situation… Les activités TWAM structure son action autour des 7 piliers suivants : TWAM Plateform : favorise la mise en relation directe entre ceux souhaitant partager connaissances, compétences ou expériences (les Twamers) et ceux souhaitant les recevoir (les Twamhosts). TWAM Volunteering : organisation de missions de volontariat. TWAM Support : proposition de bourses, de formations, de vérifications, de réductions, de conseils et autres outils / services pour aider l’organisation de missions de Twaming. TWAM Projects : mise en place de projets aux objectifs sociétaux divers. TWAM Trips : proposition de séjours pour mieux comprendre les défis planétaires. TWAM Tours : développement d’ateliers de sensibilisation et de partage sur différents thématiques. TWAM Events : organisation de différents types d’événements visant à mettre en lumière les meilleures pratiques de Twaming et à favoriser la rencontre Twamers- Twamhosts. Credit : (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

8 Mise en situation… Les événements
HEG Mise en situation… Les événements Dans ce TP, nous allons se concentrer sur le pilier TWAM Events. TWAM Events organise les types d’événements suivants : Les réunions d’information : faire connaître TWAM et le Twaming, pour recruter de nouveaux utilisateurs ou membres. Les Speed-meetings : facilite la rencontre Twamer-Twamhost, dans une salle de classe ou dans un lieu type bar ou autre. Les événements de promotion du Twaming : sous forme de soirée, drink ou festival, permet des rencontres informelles ouverts à tous. Les événements de partage entre utilisateurs : favorise le partage d’expérience entre Twamers ou entre Twamhosts. Credit : (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

9 Mise en situation… Enjeux
HEG Mise en situation… Enjeux Pour les pays francophones, les événements TWAM sont organisés principalement au Canada, en France et en Belgique. Il n’y a eu qu’un seul événement en Suisse, en 2016. Les organisateurs de TWAM Events souhaitent reconduire un projet en et développer la visibilité de l’organisation en Suisse romande, afin d’augmenter le nombre d’utilisateurs et de membres. Vous êtes donc mandatés par TWAM Events (mandant) pour proposer l’organisation d’un événement en Suisse romande. Le plan de projet devrait permettre de défendre l’événement face à TWAM Events. L’enjeu stratégique pour les fondateurs est de considérablement augmenter la notoriété de l’association d’ici 2020, via les canaux suivants : Présence significative sur les réseaux sociaux Présence dans les journaux Credit : (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

10 Mise en situation…les tâches
HEG Mise en situation…les tâches Le mandat commence en septembre 2017 et l’événement doit avoir lieu durant l’été Il comprend les tâches suivantes : Développement : du concept global d’un événement en Suisse Romande, inspiré des précédents événements TWAM Events ; Elaboration et gestion du budget de l’événement, incluant : la recherche de fonds, les besoins en personnels (rémunérés et bénévoles - (de type : technique, administratif, communication, etc.) ; Contacts et collaboration avec tous les partenaires, tels que : services de la ville et du canton (sécurité, police administrative, services techniques…) acteurs culturels et sportifs, sociétés locales, commerçants, etc. ; Coordination et direction de la manifestation. Afin de s’assurer que l’équipe de TWAM Events sélectionne le projet le plus porteur, chaque équipe fera la promotion de sa solution à l’aide d’une vidéo promotionnelle (teaser, orienté solution). (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

11 HEG Travail d’équipe Vous constituerez des équipes de 4-5 étudiants maximum. Veillez à la bonne répartition du travail entre vous ! Tout conflit majeur devra être signalé à l’animateur rapidement. (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

12 HEG Documents à produire L’évaluation se fait à travers trois outils qui nous permettront de déterminer si vous avez acquis les différentes compétences nécessaires à une gestion de projet efficace. Project Model Canevas Peut évoluer, mais aucune des parties ne peut être supprimée Master plan Exemple à disposition, donne une vision globale du projet Vidéo Promouvoir sa solution Esprit Kick starter Inspiration : (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H

13 Grille d’évaluation Points Critères d’évaluations du dossier 1 2 3 5 7
Pertinence du concept : objectifs, contraintes et risques 6 2 Parties prenantes et plan de communication 4 3 Solution, avantages, cible(s), bénéfices utilisateurs et TEASER 10 Structuration WBS 5 Estimation RH Structuration CBS, répartition des coûts et financement 7 Master plan (timeline, jalons, liens WBS-GANTT-RACI) 8 Qualité du dossier TOTAL 60 (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT

14 Délais et livraison Remise du dossier complet
HEG Délais et livraison Remise du dossier complet Semaine 13  18 décembre 2017, à minuit Par , à l’adresse de l’assistante : Présentation des TEASERS Semaine 13  19 décembre 2017 Remise des notes et consultation Semaine 15 Remise des notes par et consultation sur rendez-vous auprès de l’assistante (c) HEG Merlier/Arrayet/BOILLAT (c) TP gestion de projet H