La plateforme collaborative unique du Groupe La Poste

Présentation au sujet: "La plateforme collaborative unique du Groupe La Poste"— Transcription de la présentation:

1 La plateforme collaborative unique du Groupe La Poste
COMMENT ACCOMPAGNER LE DEPLOIEMENT .COM1 CHEZ VOUS ? « Et si on permettait dorénavant aux collaborateurs du Groupe de mieux travailler ensemble ? »

2 COMMENT CELA VA-T-IL SE PASSER ?
Le déploiement de la plateforme collaborative unique va bientôt démarrer au sein de votre entité. Il est temps de vous préparer collectivement. CONCRETEMENT COMMENT CELA VA-T-IL SE PASSER ?

3 Agenda 1 - Les parties prenantes et leurs rôles
2- Les services déployés 3 - Le calendrier de déploiement 4 - Les actions nationales 5 - Mes actions locales 6 - Mon plan de communication 7 – Ma boîte à outils

4 Les parties prenantes et leurs rôles
1 – Le Top Manager Objectifs Tâches Sens Mobilisation Désigne le référent local Incarne le programme localement Inscrit le programme dans les objectifs locaux Planifie avec le référent l’inscription de .COM1 aux instances locales

5 Les parties prenantes et leurs rôles
2 – Le référent local (désigné par le Top Manager) Objectifs Tâches Facilitation Coordination locale Coordonne le plan de déploiement et de conduite du changement S’assure de la mobilisation de la ligne managériale dans la conduite du changement de son entité. Accompagne l’équipe projet .com1 pour mobiliser les acteurs du changement en territoire (.com1natives, filière communication locale, support SI, managers) Remonte les alertes et les réussites à l’équipe projet

6 Les parties prenantes et leurs rôles
3 – Les managers Objectifs Tâches Usages Changements Porte le sens de .COM1 et accompagne le changement auprès de son équipe Anime ou s’appuie sur les ambassadeurs / une personne de son collectif pour co-construire les usages collaboratifs avec son équipe Assure les feedbacks auprès de l’équipe projet

7 Les parties prenantes et leurs rôles
4 – L’équipe conduite du changement Equipe transverse : en lien direct avec le référent local Objectifs Tâches Pilotage Coordination nationale Partage l’information avec les top managers et les référents locaux Fournit et assure l’appropriation des kits de communication/formation/animation Soutient les référents locaux Anime les ambassadeurs Est garante de la vie du projet localement

8 Les parties prenantes et leurs rôles
5 – Les ambassadeurs .com1 natives Référents fonctionnels locaux des utilisateurs Objectifs Tâches Sens Usages Relaient le sens du programme et sont les porte-paroles des bénéfices de la culture coopérative Informent leurs collègues sur l’avancée du programme, les astuces et les guident vers les ressources dont ils ont besoin Collectent les premiers succès et les difficultés pour l’équipe conduite du changement Accompagnent tous les utilisateurs et parties prenantes .com1 : managers, référents, collaborateurs  

9 Les parties prenantes et leurs rôles
6 – Les ressources support en local Objectifs Tâches ANCI /Communiquant locaux /RH de proximité/Support SI Co-construie, coordonne et déploie le plan d’information, de communication, d’animation, local en soutien du Référent et du .com1natives

10 Profil collaboratif Etendu Profil collaboratif Standard
Les services déployés FILIALES Déploiement de la suite Office 365 de Microsoft aux postiers du Groupe 87 000 Profil collaboratif Etendu Facteurs, agents de tri, chargés de clientèle, personnel d’exécution Réseau Social d’Entreprise Messagerie/Agenda (50 Go) Communication instantanée (messagerie instantanée, audio et vidéo conférence, partage de document) Recherche et découverte Espaces fichiers partagés Espace personnel (stockage 1 To) Bureautique en ligne Profil collaboratif Standard Teams Réseau Social d’Entreprise Messagerie (2 Go) Espaces fichiers partagés Bureautique en ligne

11 Le cadencement du déploiement (ajustable)
Juil. – Sep. 2017 Octobre 2017 Novembre 2017 Décembre 2017 Janvier 2018 Février 2018 Mars 2018 … Octobre 2018 Novembre 2018 Pilotes BSCC (managers, encadrants et experts fonctions supports) BSCC (agents distribution et tri) Groupe Groupe Dir Sièges DSI Centrale DISIT DSEM RH DNAS ANCI DRG DAPO RLP / LBP Jusque fin T pour Outlook BNUM DNUM Les déploiements des branches Courrier, du Groupe La Poste, de Poste Immo ou de la branche numérique, démarreront à partir de septembre. Les déploiements des branches Réseau et Banque démarreront à partir de janvier 2018. Poste Immo

12 Les actions nationales
=> Le déploiement de .com1est progressif. Chaque phase d’arrivée de nouveaux outils va être marquée par la diffusion de plusieurs mails auprès des postiers concernés. C’est l’équipe projet nationale qui gère ces envois : J – 3 semaines : un mail « save the date » pour avertir et prévenir les postiers de l’arrivée des nouveau outils J – 1 semaine : Un mail d’information et d’explication avec l’ensemble des liens et contacts utiles J- 1 jour : Mail de rappel « c’est demain » J : Mail de félicitations et de bienvenue En parrallèle : une communication dans les médias internes du Groupe relayée par les branches valorisera les nouveaux usages et les réussites locales Mise à disposition de resources et d’outils d’information et de formation

13 Mes actions au niveau local
Chaque NOD/établissement définit et organise, avant et après la date du déploiement des outils office 365, des actions dédiées à la sensibilisation, à l’animation, à la réfléxion individuelle et collective… La notion d’action est large. Cela peut-être : des temps d’échanges, pause-café ou déjeuner, réunions, ETC, évènements (matinales, midinales)… des interventions dans des instances existantes (Codir, Copil, réunion de filières,etc..) une opération de recrutement d’ambassadeurs .com1natives, de la communication dans les supports internes des ateliers autours des usages Chaque établissement définit librement, à son niveau, les actions les plus appropriées pour ses collaborateurs, à son organisation interne, etc. Le choix du temps de partage, de réunion, de participation à une instance est déterminé par chaque NOD en fonction de ses contraintes de planning Plusieurs établissements peuvent mutualiser leurs ressources pour réaliser leurs actions (ex. : forum, conférence, atelier…). Les échanges inter-branches doivent être privilégiés.

14 Le plan d’actions général
Infos déploiement COM Infos planning, usages… COM Infos ressources pédagogiques COM Infos ateliers usages COM Success stories COM Démarrage Préparation Sensibilisation Déploiement Run 2 Désignation du référent On se coordonne On informe les collaborateurs On lance On implique les managers On pilote l’adoption Le top manager de l’entité reçoit un et désigne le référent du déploiement Le référent reçoit son kit Le référent organise une réunion avec les responsables COM, RH, Support SI s’il y en a, tout ou partie des ambassadeurs Le planning de la conduite du changement est instanciée à l’entité avec dates et responsables d’actions Le référent ou la personne désignée présente le programme .com1, son déploiement et les modalités de conduite du changement aux managers Présentation de .com1 lors d’un événement de la communauté managériale Le référent envoie le kit usages collaboratifs aux managers En fonction de ce qui a été décidé en réunion de lancement, les actions de communication et de sensibilisation sont menées localement Les ambassadeurs, la COM interne organisent des « réunions » (petits déjeuners, ETC…) sur .com1 Les ressources pédagogiques sont à la disposition des collaborateurs Actions de COM éventuelles pour marquer le jour J Les managers et les collectifs organisent des ateliers d’usages en équipes Pilotage de l’adoption en fonction des ateliers et des remontées des collectifs selon une démarche de « test & learn » Idéalement 3 mois avant le déploiement M-3 M-2 M-1 J

15 Top manager : mes actions prioritaires
Localement, je donne le sens et je mobilise ma ligne managériale et l’ensemble de mes collaborareurs Je reçois un mail de l’équipe projet qui m’informe sur le sens du projet .com1, les grandes lignes du déploiement et mon rôle. Je désigne un référent local qui coordonnera le plan d’animation du déploiement et d’accompagnement à la conduite du changement Je co-construit avec les acteurs locaux du déploiement* et je valide le plan de déploiement et de conduite du changement de mon entité (information, communication, animation) Je réunis mon CODIR pour sensibiliser mes managers au déploiement de .com1, ses enjeux… * Référent, ambassadeur.com1natives, communciants, SI et RH locaux

16 Référent : mes actions prioritaires
Localement, je facilite la coordination du déploiement et la conduite du changement Je reçois et je m’approprie les dispositifs SI et conduite du changement pour mieux les partager : planning de déploiement de .com1, nature des dispositifs d’accompagnement (.com1natives, communication, ressources…) Je communique à l’équipe projet nationale les contraintes de mon entité pour ajuster la date idéale de déploiement, l’avancement du déploiement de son entité, les retours d’expériences. Je co-construit avec mon top manager et les acteurs locaux du déploiement* un plan de conduite du changement (information, communication, animation) pour les managers et l’ensemble des collaborateurs de mon entité Je demande à mon Top Manager d’inscrire la présentation de .com1 lors d’un prochain Codir. Je programme des présentations lors d’évènements réunissant la communauté managériale pour sensibiliser les managers au déploiement de .com1, ses enjeux, l’adoption de nouveaux usages Je reçois le « Kit ateliers parcours usages » et le diffuse aux managers afin qu’il se l’approprie et le déploie auprès de leurs collaborateurs * Référent, ambassadeur.com1natives, communicants, SI et RH locaux

17 Communicants : mes actions prioritaires
Localement, je co-construie et je déploie le plan d’information, de communication, d’animation, en soutien du référent et du .com1natives Je co-construit avec les acteurs locaux du déploiement* un plan de conduite du changement (information, communication, animation) Je contribue à l’organisation des actions d’information, de communication, d’animation en concertation avec les acteurs locaux du déploiement* Je coordonne le plan de communication local * Référent, ambassadeur.com1natives, communciants, SI et RH locaux

18 .com1natives : mes actions prioritaires
Localement, je relaie le sens du programme ; je suis le porte-parole des bénéfices de la culture coopérative et des nouveaux usages des outils .com1 Je co-construit avec les acteurs locaux du déploiement* un plan de déploiement et de conduite du changement (information, communication, animation) Je contribue à l’organisation des actions d’information, de communication, de formation, d’animation en concertation avec les acteurs locaux du déploiement* J’interviens en soutien/support de la phase d’organisation des ateliers d’usages collectifs organisés par les managers avec leurs équipe. * Référent, ambassadeur.com1natives, communciants, SI et RH locaux

19 Managers : mes actions prioritaires
Localement, je porte le sens de .COM1 et j’accompagne le changement auprès de mon équipe Je prends connaissance et m’approrie l’ensemble des supports et ressources qui sont mise à ma disposition Je programme des présentations lors d’évènements réunissant mes collaborateirs pour les sensibiliser au déploiement de .com1, ses enjeux, l’adoption de nouveaux usages Je prends connaissance et je m’approprie le kit ateliers usages .com1 fourni par le référent afin de pouvoir travailler avec mes équipes sur l’adoption de nouveaux usages J’organise et j’anime les ateliers usages .com1 avec mes collaborateurs, collectivement Je remonte à l’équipe projet les résultats de ces ateliers et des engagements pris collectivement par mes équipes * Référent, ambassadeur.com1natives, communciants, SI et RH locaux

20 Mon plan de communication
Le plan de communication local est fondée sur les dates du calendrier de déploiement local. Il démarre à partir du moment ou le Top Manager de l’entité a reçu son mail d’information et qu’il a nomé un référent Le plan doit intègrer l’envoi des 3 mails diffusés par l’équipe projet nationale à J-3 semaine, J-1semaine, J-1jour et J+1 de la date d’arrivée des premiers outils .com1 Etapes et objectifs de communication : En amont du jour J : sensibiliser les collaborateurs de l’entitée à l’arrivée des nouveaux outils .com1, expliquer le sens du programme .com1, faire découvrir les nouveaux usages qui vont découler de l’adoption de .com1 ; reconnaissance et valorisation des ambassadeurs Le jour J : évenementialiser l’arrivée de .com1 En aval : contribuer à l’organisation des ateliers consacrés aux usages, poursuite des actions de sensibilisation et de découverte de .com1, poursuite de actions de recrutements des ambassadeurs .com1natives si besoin, valorisation des ambassadeurs, valorisation des nouveaux usages mis en œuvre grâce à .com1

21 Ma boîte à outils Retrouvez dans ce chapitre les différents documents utiles pour la communication et l’organisation de la préparation au déploiement de la plateforme .com1, l’appropriation des outils offices 365 et de nouveaux usages. Présentations Orientée sens tous postiers Orientée sens manager Orientée outils office 365 Orientée usages Annonce et organisation temps d’échanges, réunion, évènement, etc… : Affiche A3 et A4 Programmes personnalisables Signalétique Signature de mail E-invitation et invitation Kakémono Programme A4 et A5

22 Mes outils Vidéos Animatique « logo – Sens – présentation projet .com1 » ITW Sylvie Joseph, directrice de la transformation interne «Sens, présentation projet .com1 » 6 vidéos bénéfices outils offices 365 présents dans .com1 (scénettes humouristiques) : Episode 1 = Guillaume (un seul mot de passe suffit pour se connecter) Episode 2 = A vos agendas (agendas partagés, facilitation organisation réunion) Episode 3 = Je transfère, tu transfères, we transfer (transfert documents) Episode 4 = Lundi c’est visio (réunion à distance) Episode 5 = Capitaine COOC (réseau social d’entreprise) Episode 6 = Versiondefdef (accès sur espace partagé)