D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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1 D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques
Utilisation d’un tableur – 1ère partie C2i – Niveau 1 Marlène GILLES

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Données / Formules - Données : nombres, dates et heures, texte… - Formules : elles décrivent un calcul et commence par le signe « = » ex : expression : =2*A1 , fonction : =SOMME(A1:A5) Les formules réalisent un calcul à partir des données entrées (constantes). Pour saisir des données : sélectionner la cellule, taper la donnée et valider (entrée ou sélection d’une autre case) L’appuie sur la touche entrée envoie sur la cellule du dessous, ceci peut être modifié dans les options. Le contenu d’une cellule active est affichée dans la barre de formule. Pour afficher le séparateur numérique comme une virgule, il faut changer les options de langue (Windows ou logiciel) D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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- Le tableur reconnaît automatiquement le type de données (texte, nombres…) - Les nombres sont alignés à droite dans la cellule alors que le texte est aligné à gauche. S’il y a un mélange de chiffres et de lettres, le contenu sera interprété comme du texte (ex: 1,80 m) Pour modifier le contenu d’une cellule : - sélectionner la cellule et entrer le nouveau contenu - sélectionner la cellule et modifier son contenu directement dans la barre de formule Pour modifier le format du contenu d’une cellule : - Aller dans « Format de cellule » - « Nombre » sous Excel ou « Formater des cellules » - « Nombres » sous Libre Office Calc Pour supprimer le contenu d’une cellule : - Suppr (efface le contenu) - « effacer cellule… » ou « supprimer… » pour décaler le contenu des autres - possibilité d’effacer seulement le formtage D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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/!\ pour le format %, il y a une division par 100, en fonction de son affichage, ce que vous entrez et ce qui s’affiche sera différent (cela dépend si vous avez paramétrez le format de la cellule avant ou après avoir entré la donnée). Ne tapez pas % ou € ou… mais utilisez le formatage qui vous les affichera L’application d’un format de nombre ne modifie pas la valeur réelle contenue dans la cellule mais uniquement son affichage. Les nombres sont toujours mémorisés avec la précision avec laquelle ils ont été saisis (apparaît dans la barre de formule) on peut donc voir s’afficher : 1,3+2,1=3,5 (en réalité on aurait 1,34+2,14=3,48) Si la colonne est trop étroite : - le texte empiètera sur la cellule voisine si celle-ci est vide - l’affichage du texte sera coupé si la cellule voisine est occupée - les données numériques apparaîtront comme ceci : #### Dans ce cas, augmentez la largeur de la colonne en se plaçant sur la séparation de la colonne au niveau des entêtes. D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Copie et déplacement de données - Copier/coller habituel. Si plusieurs cellules sont sélectionnées, la cellule sélectionnée au moment de coller la sélection correspondra à celle en haut à gauche. - Il est possible de faire glisser la cellule ou de couper/coller Dans ces 2 cas, le contenu ainsi que le format sont copiés ou déplacés La poignée de recopie : Petit carré en bas à droite de la cellule sélectionnée, quand on passe la souris dessus, l’icône du pointeur se transforme en petite croix. Cliquer et déplacer le curseurs vers les cellules adjacentes (lignes ou colonnes). Excel Sélection d’une case et recopie : recopie la valeur dans les cases sélectionnées Sélection de 2 cellules contenant le début d’une suite et recopie : continue la suite dans les cellules Libre Office calc Sélection d’une case et recopie : incrémente de 1 à chaque nouvelle cellule Sélection et recopie en appuyant sur ctrl : recopie la case Sélection de 2 cellules contenant le début d’une suite et recopie : continue la suite dans les cellules D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Insertion et suppression de cellules / lignes : colonnes L’insertion (et la suppression quand cela est explicitement demandé) d’une cellule ou d’une plage de cellules décale les données existantes. Un message vous demandera de préciser si les autres cellules doivent se décaler vers la droite ou le bas. Vous avez aussi la possibilité d’insérer une ligne ou une colonne entière. Choisir les options avec « … » dans le menu contextuel (clic droit) vous laisse le choix du côté ou décaler les données. Pour insérer directement une ou plusieurs lignes ou colonnes, sélectionnez les en- têtes de lignes ou de colonnes et utilisez le menu ou le menu contextuel. D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Notation d’une référence de cellule - Type A1 (notation la plus utilisée) - Type L1C1 (choix du style dans fichier > Options > Formule sous Excel) n’est pas disponible dans tous les tableurs - Notation symbolique : possibilité de donner un nom à une cellule ou un ensemble de cellules pour y faire référence ultérieurement de manière plus explicite (Excel : sélectionner cellule puis Formule > définir nom, LO calc: sélectionner cellule puis Insertion > Noms > Définir) Formule arithmétique Pour décrire vos calculs, vous pouvez entrer : des constantes, des références à d’autres cellules, des opérateurs arithmétiques, des fonctions. Les formules utilisent les données (constantes) et fournissent un résultat. Une formule commence toujours par le signe «  = ». Pour valider la formuler, appuyez sur Entrée. D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Pour faire référence à une cellule dans une formule : - Taper la référence au clavier - Utiliser les flèches du clavier - Cliquer sur la cellule Lorsque vous modifiez une donnée utilisée par une formule, le résultat est automatiquement remis à jour. Priorité des opérateurs Comme d’habitude : 1) le – qui change le signe d’un nombre 2) la puissance ^ 3) la multiplication * et la division / 4) L’addition + et la soustraction – Pour une priorité identique, le calcul se fait de droite à gauche. Pour modifier l’ordre de priorité, mettre des parenthèses. D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Les messages d’erreurs dans les formules - Erreur de parenthèses : il faut en fermer autant qu’on en ouvre, vous aurez un message d’erreur avec une correction proposée (souvent fausse) - #REF : Ne trouve pas la référence à la cellule - Erreur de type : le texte n’est pas compatible avec une formule - #NOM : La cellule n’existe pas (erreur de nom) - Référence circulaire - Autre : commence par # sous Excel, Err: sous LO calc Les fonctions Ensemble d’instructions réalisant une tâche et renvoyant une valeur. Les fonctions permettent d’être plus efficace. Ex: =SOMME(A1:A5) correspond à =A1+A2+A3+A4+A5 Les paramètres entre parenthèse après le nom de la fonction s’appellent « arguments ». Ils sont séparés par des ; et doivent être entré dans l’ordre demandé par la fonction D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Ecrire une formule avec une fonction - Avec l’assistant de fonction qui vous aidera à trouver une formule (insérer une fonction ou clic sur icône) - L’écrire directement dans la cellule Exemples de fonctions Mathématiques & Trigonométrie : RACINE(A1), ABS(A1), ARRONDI.SUP(A1), ENT(A1), PI(), COS(A1)… Statistiques : MOYENNE(A1:A5), ECARTYPE(A1:A5)… Finances : VPM(A1;B1;B3) calcul les remboursements périodiques d’un emprunt… Date et heure : AUJOURDHUI(), DATE(A1;B1;C1)… Texte : MAJUSCULE(A1), NBCAR(A1)… Logique : SI(test logique, valeur si vrai, valeur si faux), manipulent des expressions booléennes (2 valeurs possibles: VRAI ou FAUX)… Fonctions volatiles : La fonction ALEA() permet de générer des échantillons de statistiques de distribution connue, elle renvoie un résultat différent à chaque fois D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Les références relatives et absolues - Référence absolue : position dans le tableau (ex : place d’une pièce sur un échiquier) - Référence relative : position par rapport à la cellule active (ex : déplacement relatif d’une pièce d’échec) Une formule utilise par défaut les références relatives (où ce trouve la donnée par rapport à la formule, ex 2 cellules à gauche et 1 au dessus). Si on copie/colle la formule elle fera le calcul avec la donnée située 2 cellules à gauche et 1 au dessus de son nouvel emplacement. Les adresses relatives sont modifiées par la recopie. Cela est très pratique lorsqu’on veut répéter le calcul sur plusieurs lignes ou colonnes. D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Il est parfois utile de « figer » la cellule contenant une donnée lors de la recopie de la formule : on utilisera alors une référence absolue (la même quelque soit l’emplacement de la formule. Pour cela on utilise le symbole « $ » ex: $A$1 Alternative: utiliser les références symboliques Les références mixtes Il est possible de bloquer que la ligne ou que la colonne. Le $ s’utilise dans ce cas que sur la ligne ou la colonne (ex : $A1 ou A$1) Pour passer d’une référence absolue à relative à mixte : F4 Les références externes Référence à une cellule d’une autre feuille « nom de la feuille ! Nom de la cellule » ex: Feuil3 !B2 D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Copie avec collage spécial Donne le choix de copier les valeurs et/ou formats et/ou formules (Excel : Accueil > Collage < Collage spécial ; LO calc : Editer > Collage spécial) Ce menu permet également de transformer les résultats de formules en valeurs constantes (pour sauvegarder les résultats de calculs). Sous Excel : Edition > Collage spécial : Valeurs ; sous LO calc : Editer > Collage spécial , décocher « Insérer tout »,  « Formules» et « Formats ». Si une formule est déplacée, elle se réfère toujours aux mêmes cellules (même si les références sont relatives) Si une cellule est déplacée, la formule lui faisant référence (en relatif) doit être modifiée D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Trier et filtrer des données Outils habituellement réservés aux systèmes de gestion de base de données (ensemble structuré et organisé permettant le stockage de grandes quantités d’informations). Liste : table simplifiée pour laquelle chaque colonne contient un titre et le même type d’information (ex : âge). Un tableur permet de traiter un tableau comme une liste (dès qu’il voit un titre sur la 1ère ligne), ce qui permet de demander un tri ou un filtre. Tri : classe les lignes par ordre (dé)croissant d’une priorité (clé de tri) Filtre : recherche dans la liste, sélectionne ou extrait des lignes répondant au critère de sélection /!\ à préciser que les données ont des entêtes pour que le titre ne soit pas trié. Pour trier selon plusieurs critères : faire plusieurs tris successifs. Attention les formules ne « subissent » pas le tri: penser à vérifier que le résultat est celui que vous attentiez. D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques

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Lorsque vous sélectionnez l’option de filtrage, des petites flèches apparaissent en haut de vos colonnes vous affichant les options de filtrage et toutes les valeurs. Les lignes non affichées sont seulement masquées. Lorsqu’un filtre est sélectionné (actif) les en-têtes deviennent bleues. Le filtre peut être fait selon plusieurs critères de sélections. Les données filtrées peuvent ensuite être triées. Créer des filtres personnalisés : pour définir des critères de sélection plus complexes. On peut utiliser des opérateurs comme ET et OU. Pour désactiver les filtres automatiques, retourner au même endroit que pour les activer, les flèches en haut des colonnes disparaissent. D3 – Produire, traiter, exploiter et diffuser des documents numériques