Présentation du portail ALSH - Mon Compte Partenaire

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1 Présentation du portail ALSH - Mon Compte Partenaire
Présentations Partenaires Lyon le 6 février 2018 Villefranche le 7 février 2018 Présentation du portail ALSH - Mon Compte Partenaire

2 Contexte National La branche Famille, dans un objectif de modernisation et simplification de ses relations partenariales, pilote la refonte complète du système d’information des services d’action sociale. Ce projet, planifié sur deux Conventions d’Objectifs et de Gestion ( et ), se traduit par la mise à disposition sur le site Caf.fr, d’un portail sécurisé et novateur en matière de gestion, dédié aux partenaires de l’action sociale collective. Ce portail a été pensé pour et avec des gestionnaires, conçu de façon ergonomique et intuitive afin de simplifier et de fluidifier les échanges entre la Caf et ses partenaires

3 Contexte National Ce projet national, initié en 2014 avec un nombre restreint de gestionnaires d’Equipements d’Accueil du Jeune Enfant par le biais d’une phase expérimentale (phase pilote), a été généralisé en 2015 pour l’ensemble des gestionnaires de ces structures.  Concernant les gestionnaires d’accueil de loisirs, la démarche fut identique : une phase pilote suivie d’une phase de généralisation. Phase Pilote EAJE . Généralisation Portail –EAJE 1er semestre 2018 Juillet 2017 Mars 2015 Octobre 2014 ALSH multi lieux d’implantation – Heures facturées ALSH mono lieu d’implantation – Heures réalisées

4 Définition précise d’un Accueil de loisirs :
Contexte National Définition précise d’un Accueil de loisirs : 1 service ALSH correspond à une nature d’activité proposée par un gestionnaire sur un même territoire géographique 1 gestionnaire 1 territoire 1 ou plusieurs lieux d’implantation 1 nature d’activité La phase pilote 2017 a donc été réalisée avec des partenaires gestionnaires d’ALSH avec un seul lieu d’implantation et des actes ouvrant droit à la PS en heures réalisées.

5 Les enjeux pour les partenaires
Enjeux système d’information Enjeux métier Déclaration des données en ligne (abandon des documents papier) Automatisation des contrôles de cohérence > fiabilisation des données transmises Organisation plus souple, avec une répartition précise des rôles Déclaration sécurisée sur un portail dédié (habilitations) et une validation qui vaut signature Mise à disposition de tableaux de bord de suivi de ratios de gestion Calcul en temps réel du montant de la Prestation de service Consultation de l’ensemble des déclarations et de leur état de traitement

6 Comment accéder au Portail ?
Espace Partenaire Mon Compte Partenaire Service CDAP Service AFAS (Aides financières d’Action Sociale) Module d’habilitation interne (Mon Compte Partenaire côté caf) L’accès à Mon Compte Partenaire est soumis à habilitations, permettant ainsi de sécuriser la mise à disposition pour les partenaires d’un « bouquet de services» , homogène en termes d’ergonomie.

7 Comment accéder au Portail ?
La gestion des habilitations dans Mon Compte Partenaire est déléguée à l’organisme partenaire sous la supervision de la Caf. Le partenaire peut habiliter ou suspendre les habilitations de ses utilisateurs. Les différents acteurs partenaires jouant un rôle pour les habilitations dans Mon Compte Partenaire sont : l’administrateur partenaire : responsable de la création de chaque utilisateur, il leur attribue les habilitations – Il est responsable du respect des habilitations attribuées le responsable des habilitations : nommé par l’administrateur partenaire, il peut gérer les utilisateurs et leurs habilitations 1 même personne peut être à la fois administrateur et responsable des habilitations La Caf conserve la possibilité d’administrer les habilitations en cas de difficultés.

8 Pour habiliter les différents intervenants, qui fait quoi ?
Il vous faudra attribuer un rôle à chacun des intervenants dans la déclaration de données : 3 rôles sont à répartir sur une ou plusieurs personnes (une personne peut se voir attribuer un, deux ou les trois rôles) Des « suppléants » peuvent être désignés pour les rôles FDA et FDF mais une seule et unique personne peut être approbateur par service concerné (Extrascolaire, Périscolaire ou Accueil Jeunes) PB

9 Quels profils pour télédéclarer dans Mon Compte Partenaire ?
SERVICE Extrascolaire Fournisseur de données d’activité directeur ALSH extra + président de l’association Fournisseur de données financières directeur ALSH extra + président de l’association Approbateur président de l’association PB 2 habilitations sont nécessaires dans ce cas

10 Quels profils pour télédéclarer dans Mon Compte Partenaire ?
SERVICE Extrascolaire Périscolaire Accueil Jeunes Fournisseur de données d’activité directeur ALSH + directeur général des services Fournisseur de données financières responsable financier + directeur général des services Approbateur directeur général des services PB 3 habilitations sont nécessaires dans ce cas

11 Quels profils pour télédéclarer dans Mon Compte Partenaire ?
SERVICE Extrascolaire Périscolaire Accueil Jeunes Fournisseur de données d’activité directeur ALSH extra + adjoint du directeur extra directeur ALSH péri + adjoint du directeur péri directeur ALSH acc. jeunes + adjoint du directeur AJ Fournisseur de données financières Trésorier + adjoint du trésorier Approbateur Responsable service extra Responsable service péri Responsable service accueil jeunes PB 11 habilitations sont nécessaires dans ce cas

12 Quels documents seront nécessaires à mon habilitation ?
Module d’habilitation « Mon Compte Partenaire » Convention d’accès Désigne les co-contractants Caf- Partenaire Indique la mission générale du partenaire Indique la durée : 1 an reconductible Comporte les signatures des co-contractants Contrat de service gestion déléguée Désigne les co-contractants Caf-Partenaire Décrit fonctionnement du centre de services Caf Décrit la procédure d’urgence (dite d’escalade) pour la Caf et pour le partenaire Informe des modalités pratiques des services (horaires d’ouverture…) Liste les interlocuteurs (administrateurs et autres) à la Caf comme côté partenaire Liste l’ensemble des services autorisés Bulletin d’adhésion Bulletin d’adhésion CDAP Bulletin adhésion Aides Financières d’Action Sociale (AFAS) et pièces jointes Bulletin d’adhésion XXX PB Démarches administratives à remplir pour accéder à Mon Compte Partenaire Habilitations nécessaires pour bénéficier du bouquet de services Ce triptique est voué à être modifié et simplifié CDAP : Consultation des Données Allocataires par les Partenaires Mission générale : activité du partenaire – Voir base INSEE- Ne pas limiter à la vision d’un seul service

13 Quels documents sont nécessaires à mon habilitation ?
Vous avez déjà des accès à Mon Compte Partenaire pour la consultation des dossiers allocataires (Cdap ex-Cafpro) : seront donc indispensables à l’accès au Portail : Le bulletin d’adhésion AFAS (Aides financières action sociale) La liste des administrateurs partenaire (PJ1) La liste des utilisateurs partenaire (PJ3) : prénom + nom + profil dans le service Afas. Vous n’avez encore aucun accès à Mon Compte Partenaire : seront donc indispensables à l’accès au Portail : La convention d’accès à Mon Compte Partenaire Le contrat de service

14 Quels documents sont nécessaires à mon habilitation ?

15 Quels documents sont nécessaires à mon habilitation ?

16 Quels documents sont nécessaires à mon habilitation ?

17 Quels documents sont nécessaires à mon habilitation ?

18 Comment se déroule l’attribution des habilitations ?
Une fois tous les documents dûment remplis et réceptionnés par la Caf à l’adresse : La Caf ouvre les accès à Mon Compte Partenaire et/ou au service AFAS crée les groupes « Déclarer » et « Habiliter » (utiles dans une prochaine version) envoie un mail aux administrateurs partenaires pour passer à l’étape suivante A réception du mail de la Caf, l’administrateur partenaire : crée les utilisateurs (fournisseurs des données d’activité, fournisseurs des données financières et approbateur ) les affecte au groupe « Déclarer » (que la caf aura créé) prévient la Caf par mail que tous les utilisateurs AFAS sont bien enregistrés La Caf affecte les utilisateurs créés aux dossiers ALSH, selon les profils demandés dans la PJ3 du bulletin d’adhésion AFAS. Elle fait ensuite l’appel des déclarations « Prévisionnel 2018 » et « Réel 2017 ». Les utilisateurs partenaires reçoivent un mail leur demandant de se connecter sur Mon Compte Partenaire afin de télédéclarer leurs données.

19 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut Accès au portail ALSH (et à CDAP)

20 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
A partir du CAF.FR rubrique PARTENAIRES HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut Saisir les identifiant et mot de passe préalablement obtenus

21 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Choix du service Aides Financières d’Action Sociale (AFAS) HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

22 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Liste des déclarations de données L’accès à l’écran de liste des déclarations se fait pour tous les utilisateurs ayant un rôle défini sur au moins un équipement. Dans le cas où l’utilisateur n’existe pas coté Caf, un message d’information s’affiche à l’ouverture de l’application Portail. HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

23 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Concernant les déclarations de données sous «Mon compte partenaire », lors de l’appel d’une déclaration de données en canal Portail pour un service ALSH la déclaration ainsi que les formulaires de données d’activité et de données financières sont à l’état « À saisir »  HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

24 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Que signifient les pictogrammes ? pour les formulaires à saisir par les fournisseurs de données pour les formulaires en cours de saisie par un fournisseur de données ou en cours de modification par l’approbateur de la déclaration pour les formulaires renvoyés pour modification par l’approbateur à un fournisseur de données (FDA ou FDF). Attention, pas de mail envoyé. pour les formulaires complets ou en cours d’approbation par l’approbateur ou lorsque la saisie est terminée pour les formulaires non demandés HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

25 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Liste des actions en fonction de l’utilisateur Un Fournisseur de données d’activité aura accès à l’action "Saisir les données d’activité" dans le cas où les données d’activité doivent être saisies HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

26 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Liste des actions en fonction de l’utilisateur Un Fournisseur de données financières aura accès à l’action "Saisir les données financières" dans le cas où les données financières doivent être saisies Un Approbateur aura accès aux actions suivantes : "Contrôler et transmettre la déclaration" lorsque la saisie des formulaires est complète "Revoir et transmettre la déclaration" pour une déclaration renvoyée pour correction par la Caf "Télécharger la déclaration" L’action "Consulter la déclaration" est accessible pour tous les rôles. HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

27 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Saisie des données d’activité Exécution des contrôles de saisie et accès à la page de justification des contrôles de cohérence HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut Enregistrement des données saisies et calcul des totaux

28 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Déclenchement des contrôles de saisie (au clic sur « continuer ») Comme pour les EAJE, les contrôles de saisie et de concordance sont bloquants. HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

29 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Contrôles de cohérence Enregistrement des justifications et validation des formulaires si tout a été saisi HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut Enregistrement des justifications

30 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Contrôles de cohérence La saisie des justifications est obligatoire pour passer à l’étape suivante et valider le formulaire Si un contrôle n’est pas en anomalie, seul le bouton « valider » est disponible HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

31 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Saisie des données financières (A l’exception des centres sociaux pour lequel un fichier sera transmis par le DAVS pour l’import des données financières) Exécution des contrôles de saisie et accès à la page de justification des contrôles de cohérence HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut Enregistrement des données saisies et calcul des totaux

32 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Contrôles de cohérence Même fonctionnement que pour les contrôles de cohérence sur les données d’activité HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

33 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Contrôle de l’ensemble de la déclaration par l’approbateur Après consultation des données d’activité et des données financières, l’approbateur accède à l’écran de justification des contrôles de cohérence. Les contrôles de cohérence de la déclaration ainsi que le montant du droit estimé sont affichés. HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

34 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Synthèse et transmission de la déclaration à la CAF Si le partenaire souhaite indiquer des commentaires, une zone est dédiée à cette intention. HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut La signature électronique est indispensable à la déclaration et à sa transmission à nos services.

35 Et pour déclarer les données, comment cela fonctionne ?
Confirmation de la transmission de la déclaration à la CAF Après transmission de sa déclaration, l’approbateur peut la télécharger au format pdf et l’imprimer s’il le souhaite. HD Sur le Caf.fr, sélectionner « Partenaires » dans le bandeau du haut

36 Et pour vous accompagner ?
Pour toute question relative à vos habilitations ou accès, une adresse unique : : N’oubliez pas d’inscrire « AFAS » en objet de chacun de vos messages : il nous parviendra directement et permettra une réponse plus rapide à votre demande. Des guides utilisateurs Des plaquettes et notices Votre technicien conseil reste votre interlocuteur privilégié pour le traitement de votre dossier et de vos déclarations.

37 Avez-vous des questions ?
HD

38 NOUVEAUTÉS 2018 Instruction technique 2016-057
Application janvier 2018 (passage au portail partenaires) Mercredi avec école = accueil péri scolaire Comptabilisation des heures réalisées à la plage pour les enfants accueillis toute la journée du mercredi : La prestation de service sera versée sur la totalité de la plage d’accueil dans la limite de l’amplitude d’ouverture de l’équipement avec une journée = 9 heures maximum Mercredi sans école = accueil extra scolaire Les accueils de loisirs implantés sur des communes qui ont choisi le retour à la semaine de 4 jours doivent déclarer l’accueil du mercredi en extra scolaire avec une comptabilisation des heures à la ½ heure

39 Accueil adolescents A compter de janvier 2018, la Cnaf a décidé de basculer l’activité extrascolaire des 12/17 ans en « Accueil Jeunes » non labellisés DRDJSCS Sont concernés les accueils de loisirs qui ont un projet pédagogique spécifique à destination des adolescents Création d’un nouveau dossier Caf Données d’activité et données budgétaires spécifiques au secteur 12/17 ans Comptabilisation des présences en fonction du nombre d’heures réalisées arrondi à l’heure supérieure Les conventions en cours restent inchangées jusqu’à leur terme Montant de la prestation de service identique à l’accueil extra et péri scolaire ( 0,54€ en 2017)

40 Merci de votre attention Et à très vite sur le portail
Mon Compte Partenaire ! HD