Formation Correspondants IPJ-ARML

Présentation au sujet: "Formation Correspondants IPJ-ARML"— Transcription de la présentation:

1 Formation Correspondants IPJ-ARML
Modalités de suivi et de contrôle de la mise en œuvre de la Garantie jeunes FB Formation Correspondants IPJ-ARML 5 juillet 2017

2 Déroulé de l’intervention
Rappel des objectifs Suivi des saisies dans MDFSE réplique Retour sur expérience du 1er bilan-CSF Les modalités de suivi et de contrôle de la Garantie jeunes FB

3 OBJECTIFS POURSUIVIS

4 Rappel des objectifs Objectifs de la formation
1 Objectifs de la formation Qu’est ce qu’un CSF ? Pourquoi un CSF sur la Garantie jeunes ? Rappel des modalités de suivi des saisies dans MDFSE Retour sur les résultats du 1er bilan intermédiaire et du CSF IEJ Rappel sur le contrôle attendu de la qualité des pièces Précision sur les modalités de paiement du solde Présentation du Questions-réponses CSF FB

5 Qu’est ce que le CSF ? Pour rappel, la Garantie jeunes est financée à deux niveaux : niveau national par la dotation Etat prévue en loi de finances depuis le lancement de l’expérimentation en 2013 niveau européen par le FSE (fonds social européen) et l’IEJ (Initiative pour l’Emploi des Jeunes) depuis le 1er janvier 2015, dans les territoires éligibles L’Etat avance les frais engagés au titre de la Gj. Il est prévu un remboursement par les fonds européens d’un forfait de € pour tout jeune éligible (i.e. justifiant d’une situation de « Neet » sur le territoire éligible et d’une « sortie positive » au terme des 12 mois d’accompagnement) Le contrôle de service fait consiste à vérifier la réalité et la qualité de l’accompagnement des jeunes éligibles par les missions locales. Il s’agit d’un contrôle administratif permettant de justifier : les critères d’éligibilité du jeune au dispositif au moment de son entrée (NEET de 16 à 25 ans) la réalité de l’accompagnement : accompagnement par un conseiller dédié sur 12 mois La sortie positive (en emploi, formation, création d’entreprise ou cumul de 80 jours de mise en situation professionnelle) On distingue deux contrôles de service fait : Le contrôle de service fait « Etat » : réalisé par les DIRECCTE. Tous les ans, le CSF « Etat » conditionne les financements des missions locales pour la part variable de 20% attachée aux résultats Le contrôle de service fait « Europe » : réalisé par la DGEFP. Le CSF « Europe » conditionne le remboursement de l’Etat par les fonds européens, il s’appuie sur le CSF « Etat » réalisé par les DIRECCTE. Fb  13 anciennes régions éligibles IEJ et 3 départements. Critère: 25% de chômage chez les jeunes

6 Calendrier des CSF Rappel du calendrier du CSF « Etat » 2017
du 17 juillet au 15 septembre 2017 pour les missions locales des vagues 1 à 5 pour les jeunes entrés en Garantie jeunes entre le 1er janvier et le 30 juin 2016 (inclus). du 8 au 24 novembre 2017 pour les missions locales de la vague 6 pour les jeunes entrés en Garantie jeunes entre le 1er septembre et le 31 octobre 2016 (inclus). Rappel du calendrier CSF « Europe » 2017 Du 30 juin 2017 à mi-octobre 2017 pour les jeunes des vagues 1 à 5, entrés en Garantie jeunes entre le 1er janvier 2015 et le 30 juin 2016. En effet, l’appel de fonds à la Commission européenne est prévu pour le 27 novembre 2017. FB

7 Suivi des saisies dans Ma-Démarche-FSE réplique

8 Suivi des saisies dans Ma-Démarche-FSE réplique
Situation précédente Elaboration de tableau de suivis mensuels transmis par mail aux ATR/ARML Etat des entrées I-MILO, des saisies dans MDFSE (participants éligibles / non éligibles) Etat de la complétude des saisies Etat des sorties initiées VH

9 Suivi des saisies dans MDFSE réplique :
Courant juillet, mise à disposition sur POP d’un tableau de suivi des saisies dans MDFSE Attention, pour des raisons techniques, celui-ci n’intègrera pas les Missions locales fusionnées Document de travail ATTENTION Chiffres non stabilisé, il ne corresponde à aucune réalité Il sera accompagné d’une grille de lecture pour expliquer les différents items 12,5% des dossiers saisies ont renseigné l’item de sortie (le jeune a fait 12 mois d’accompagnement et est sortie) 10% des dossiers Document de travail: chiffres non stabilisées

10 Document de travail: chiffres non stabilisées

11 Document de travail: chiffres non stabilisées

12 Retour sur expérience du 1er bilan CSF

13 Retour sur le premier bilan intermédiaire d’appel de fonds IEJ-FSE en mars 2016
Contrôles réalisés sur les participants entrés en janvier 2015 : 929 jeunes, dont 507 jeunes éligibles à l’IEJ à l’entrée (territoire IEJ et NEET) 1er niveau : contrôle exhaustif par les DIRECCTE 2nd niveau : sur-contrôle par échantillonnage par la DGEFP des jeunes éligibles à l’IEJ à l’entrée (8 régions concernées) 8 régions seulement sur les 13 régions éligibles à l’IEJ (+ 3 départements) Synthèse des contrôles

14 Retour sur expérience du premier bilan Principaux constats :
Ce qui a bien fonctionné Points de vigilance - Saisie des données et des indicateurs - Justificatif de domicile - Cerfa - Fiches de progression : remplissage et signature - Pièce d’identité - Sortie emploi et formation : attestation - Décision administrative - Sortie 80 jours

15 Contrôle attendu de la qualité des pièces

16 Deux mesures de simplification majeures à partir du 1er janvier 2017
Pour accompagner la généralisation de la Gj, des mesures de simplification des modalités de reporting au 1er janvier 2017 : La décision administrative prise par la commission locale précisant la qualité de NEET n’est plus nécessaire pour les entrées à partir du 1er janvier Elle reste nécessaire pour toutes les entrées réalisées avant cette date. Le justificatif de domicile n’est plus nécessaire pour les entrées à partir du 1er janvier 2017 avec un effet rétroactif pour toutes les entrées à compter du 1er janvier Cela signifie qu’il n’est pas nécessaire de vérifier ce justificatif pour toutes les entrées en Gj à partir du 1er janvier 2015.

17 Les documents à l’entrée (cf
Les documents à l’entrée (cf. les modalités de reporting du guide Garantie jeunes, fiche 5) Les pièces Objectifs du contrôle Vigilance CNI ou passeport : jeune de nationalité française/européenne : carte ou titre de séjour : jeune de nationalité étrangère Age et identité Attention à la qualité du scan Le permis de conduire n’est pas une pièce d’identité CERFA Date d’entrée Engagement du jeune Qualité de NEET Localisation géographique La date d’édition et de signature du CERFA doit correspondre à la date d’entrée inscrite dans MDFSE (donnée exportée de i-milo) Autorisation parentale si le jeune est mineur Autorisation du responsable légal si le jeune fait l’objet d’une mesure de protection juridique Décision administrative : nécessaire uniquement pour les entrées réalisées avant le 1er janvier 2017. Elle doit bien préciser la qualité de NEET Pas besoin d’attestation de NEET supplémentaire FB Que la troisième colonne, les points de vigilance

18 Les documents pendant le parcours (cf
Les documents pendant le parcours (cf. les modalités de reporting du guide pratique Gj, fiche 5) Les pièces Objectif du contrôle Vigilance 3 fiches de progression vers l’autonomie (compétences clefs, sociales, professionnelles) à 3 mois, à 6 mois et à 12 mois, soit 3*3 = 9 fiches par jeunes Effectivité de l’accompagnement vers l’autonomie du jeune Elles doivent être complétées et toutes cosignées par le jeune et le conseiller Possibilité pour la ML d’utiliser d’autres modèles après les avoir transmis et fait valider par la DGEFP

19 Les pièces pour la sortie EMPLOI
Les documents à la sortie (cf. les modalités de reporting du guide pratique Gj, fiche 5) Les pièces pour la sortie EMPLOI Objectifs du contrôle Vigilance Contrat de travail Effectivité et condition de la situation « Emploi » Attestation de l’employeur (ou fiche de paye) Prouver que le jeune est toujours en emploi à la sortie du dispositif Doit indiquer que le jeune est toujours en emploi à la date anniversaire de la signature du CERFA Ne peut pas être datée et signée avant la date de sortie du jeune La fiche de paye, correspondant au mois de sortie, peut remplacer cette attestation.

20 Les pièces pour la sortie FORMATION
Les documents à la sortie (cf. les modalités de reporting du guide pratique Gj, fiche 5) Les pièces pour la sortie FORMATION Objectifs du contrôle Vigilance Attestation d’inscription à un organisme de formation, établissement scolaire ou contrat d’apprentissage Effectivité de la situation « formation » Formation qualifiante ou diplômante Attestation prouvant que le jeune est toujours en formation à la sortie du dispositif Prouver que le jeune est toujours en formation à la sortie du dispositif Ne peut pas être antérieure à la date de sortie

21 Les pièces pour la sortie CREATION D’ENTREPRISE
Les documents à la sortie (cf. les modalités de reporting du guide pratique Gj, fiche 5) Les pièces pour la sortie CREATION D’ENTREPRISE Objectifs du contrôle Vigilance Récépissé du dépôt du dossier de création d’entreprise Prouver l’existence de l’entreprise N° SIREN Prouver l’existence et le fonctionnement de l’entreprise créée Vérifier que l’entreprise est toujours active à la sortie du jeune du dispositif (via société.com)

22 Les documents à la sortie (cf
Les documents à la sortie (cf. les modalités de reporting du guide pratique Gj, fiche 5) Les pièces pour la sortie 80 jours effectifs de situation professionnelle Objectifs du contrôle Vigilance Pour les contrats de travail : contrats de travail fiche de paye Tableau récapitulatif listant chaque expérience pro Prouver la mise en situation professionnelle Comptabilisation des heures travaillées Pour les PMSMP : CERFA PMSMP bilans et feuilles de présence Durée comptabilisée en demi-journées. Il est considérée que la présence du jeune valide la comptabilisation d’une demi-journée Si la demi-journée s’approche de 7h, on compte 2 demi-journées Pour la formation professionnelle : conventions de stage Bilan et feuilles de présence Tableau récapitulatif listant chaque expérience pro Va envoyer le tableau de 80 jours

23 Tableau récapitulatif listant chaque durée professionnelle et sa durée
VH

24 Autres points de vigilance selon les retours sur expérience des précédents CSF
Les Indicateurs IEJ : Les coordonnées à l’entrée Cohérence entre l’adresse du cerfa et celle saisie sur MDFSE La commune de naissance n’est plus une donnée obligatoire : possibilité de laisser ce champ vide Les indicateurs à l’entrée dans le cadre de la GJ Possibilité de répondre « Ne se prononce pas » sur certaines questions Les indicateurs à la sortie dans le cadre de la GJ La sortie à indiquer dans l’onglet indicateurs correspond à la situation du jeune à la date anniversaire de la signature du cerfa Il doit donc y avoir une cohérence entre la donnée saisie sur le type de sortie dans l’onglet indicateurs à la sortie et celle saisie et justifiée dans l’onglet informations à la sortie VH attention relire les feuilles pour l’IEJ

25 Autres points de vigilance selon les retours sur expérience des précédents CSF
A partir du fichier Excel extrait de MDFSE, il est possible de veiller à la complétude des dossiers et des différents items sur MDFSE (à l’ entrée, pendant le parcours et à la sortie) A l’heure actuelle, un grand nombre de dossiers sont encore incomplets sur MDFSE. Sur dossiers de jeunes éligibles entrés entre le 1er janvier et le 30 juin 2016 et enregistrés sur MDFSE: 1er filtre: indicateur « Accompagnement sur 12 mois » → 3434 cases « vides »; 2152 « non » 1er filtre: indicateur « Accompagnement sur 12 mois » → 8506 « oui » dont 4091 en sortie positive et complets (aucun dossier incomplet) Sur dossiers de jeunes éligibles entrés en 2015 et enregistrés sur MDFSE: 1er filtre: indicateur« Accompagnement sur 12 mois »: 1863 cases « vides »; 3661 « non » 1er filtre: indicateur« Accompagnement sur 12 mois »: « oui » dont 7060 en sortie positive et complets (aucun dossier incomplet) Veiller à la complétude des dossiers sur MDFSE.

26 Les éléments qui suivent concernent les DIRECCTE
Le process du CSF et les modalités de calcul du solde qualitatif 2016 (20%) Les éléments qui suivent concernent les DIRECCTE

27 Modalité de paiement des crédits d’accompagnement
Objectif prévisionnel d’entrées fixé dans la convention P Objectif réalisé : nombre de jeunes entrés dans la Gj R Abandons <1mois Nombre de jeunes ayant 12 mois d’accompagnement au 30 juin à N+1* R12mois *Au 31 oct pour la V6 Nombre de jeunes ayant 12 mois d’accompagnement à (N+1)+6mois ET EN SORTIE POSITIVE R+ %sorties+ Nombre de jeunes de l’échantillon Réchantillon Nb erreurs %irrégularités

28 Modalité de paiement des crédits d’accompagnement
Rappel: une nouvelle quote-part du forfait d’accompagnement s’applique depuis le 1er janvier 2017, pour l’ensemble des missions locales, pour tous les versement de soldes réalisées 2017 et portant sur les exercices précédents. (cf. annexe 2 de l’instruction financière du 10 février 2017) La part fixe de l’accompagnement est passé de 70% à 80%. Elle est acquise pour tout jeune entré en Garantie jeunes ayant bénéficié de l’accompagnement pendant au moins un mois. La part variable de 20% reste attachée aux résultats Il n’a plus de quote-part de 10% rattaché à la qualité du reporting

29 Présentation du process pour un CSF
Faire un tableau d’export des participants par Mission Locale (ML) depuis MDFSE ne pas toucher aux colonnes existantes Vérifier que le nombre de participants correspond au nombre de jeunes entrés en Garantie jeunes via les données sur POP Si ce nombre est différent Vérifier si cette différence est due aux sorties anticipées (abandon + exclusion de la commission) Pour les territoires IEJ, vérifier si cette différence est due aux participants non- éligibles (car non NEETS) S’il existe toujours un écart, alors il y a eu des oublis de dossiers sur MDFSE, contacter la ML pour qu’elle complète le reporting NB : l’export et le contrôle doivent être faits sur les deux onglets : participants éligibles et participants non éligibles

30 Présentation du process du CSF
Filtrer les oui sur la colonne L « accompagnement sur 12 mois » Filtrer les non sur la colonne M « Mission de service civique ou autre renouvellement pendant ou à la sortie de l'accompagnement  » Ces deux filtres permettent de neutraliser les sorties anticipées et les renouvellements sans pénaliser la ML S’assurer que tous les dossiers sont complets, filtrer les oui sur les colonnes (ne pas utiliser la colonne « complétude des dossiers »): Colonne H : pièces d’identité Colonne K : CERFA Colonne O : fiches de progression Echanger avec la ML pour avoir tous les dossiers complets Attention: ne pas utiliser la colonne « complétude des dossiers » (pas encore à jour) Relever le nombre de jeunes obtenus = R12 mois R12 mois

31 Présentation du process du CSF
Filtrer les sorties positives, c’est-à-dire prendre les sorties de 1 à 4 sur la colonne O « Situation à la sortie (au bout de 12 mois, hors renouvellement) » Relever le nb de sorties positives = Rsorties+ Calculer le taux sortie positive à partir du tableau automatisé de calcul Toujours à partir de ce tableau, calculer le solde (de 20%) maximum pouvant être obtenu par la ML Rsorties+ %sorties+ = (Rsortie+x100)/R12mois solde max 20% = 20% x (%sorties+ )x R x1600€

32 Présentation du process du CSF
L’échantillon Parmi les jeunes en sortie positive (Rsortie+ ), constituer un échantillon en prenant en compte au moins 30% des jeunes Cet échantillon devra contenir au moins 5 jeunes et au plus 30 jeunes 5 jeunes ≤ Réchantillon ≤ 30 jeunes Dans certains cas, notamment dans les missions locales dont les objectifs annuels dépassent 200 jeunes, il est laissé à l’appréciation de la DIRECCTE la décision de constituer l’échantillon dans une proportion de jeunes la mieux adaptée au regard de : la faisabilité opérationnelle du contrôle (limiter le nombre trop élevé de dossiers à contrôler) la sécurisation du résultat du contrôle (limiter les risques d’extrapolation d’un taux d’erreur trop important à l’ensemble des dossiers)

33 Présentation du process du CSF
L’échantillon La fonction aléa: Copier le tableau filtré dans un nouvel onglet nommé « échantillon » Appliquer, pour toutes les lignes, la fonction « aléa » après la dernière colonne du tableau Copier puis coller en valeur la colonne obtenue dans une nouvelle colonne Sélectionner tout le tableau et appliquer la sélection « tri personnalisé » à la colonne obtenue, par ordre croissant ou décroissant Sélectionner à partir de la 1ere ligne le nombre de dossiers à contrôler, et les surligner en jaune Vérifier que l’échantillon sélectionné comprend les différentes types de sorties positives et ne comprend pas les jeunes déjà intégrés au bilan 1 (colonne V « A intégrer au prochain bilan ? ») Surligner en bleu ces dossiers qui seront écartés et reprendre le nombre de nouveaux dossiers nécessaires. Contrôler les dossiers sélectionnés

34 Présentation du process du CSF
L’échantillon Rajouter une colonne commentaire en fin de tableau Si les pièces sont valides, inscrire « oui » dans la colonne V « A intégrer au prochain bilan ? » Si vous observez des irrégularités, notez les dans la colonne commentaires Échanger avec la ML pour résoudre les irrégularités Après un délai d’itération avec la ML, vérifier si les irrégularités ont été résolues Comptabiliser le nombre de jeunes pour lesquels il y a une erreur sur la pièce justificative liée à la sortie: Nberreurs A partir du tableau automatisé de calcul, calculer le taux d’irrégularité:%irrégularité %irrégularité = (Nberreurs x 100)/J échantillon

35 Calcul du solde qualitatif 2016 (20%)
3 possibilités pour le taux d’irrégularité si le taux d’irrégularité est nul, alors verser le solde max 20% si le taux d’irrégularité <10% , alors verser le solde corrigé du tableau automatisé de calcul. si taux d’irrégularité >10%, alors faire un 2ème échantillon (dans les mêmes conditions que le 1er), calculer le nouveaux taux d’irrégularité , faire la moyenne des deux (M), et verser le solde corrigé affiché par le tableau automatisé de calcul. S = solde max 20%- (%irrégularité x (solde max 20%)) S = solde max 20% - M x solde max 20% S

36 Calcul du solde qualitatif 2016 (20%)

37 Transmission du tableau de contrôle dans MDFSE
Faire un seul fichier avec différents onglets: tableau source, échantillon, tableau automatisé de calcul avec le solde à verser Enregistrer le tableau sous le format: Région-Département-ML 

38 Questions-Réponses CSF
Pour appuyer les services, un Q/R sur les financements et le contrôle de service fait vous sera envoyé avec les supports de présentation de cette réunion. Il sera également mis en ligne sur c-milo Rappel: il existe un QR interface-réplique MDFSE n°3 du 04 mars 2016 à visée plus technique et co-élaboré et validé par le bureau métier et la DGEFP. Réflexion sur la fusion des Q/R