Gouvernance des projets

Gouvernance des projets
Formation interne OBA Gouvernance des projets Action de formation qui accompagne le déploiement des procédures GPR Vise à faciliter l'appropriation de repères communs ainsi que des outils y relatifs Animation : Olivier Debieve Contrôleur gestion DIE Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Matin : sens et cadre GPR
Après-midi : outils Optimiso et Sharepoint-ProjectServer Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Enjeux et objectifs de la formation :
Faire évoluer les comportements et pratiques en matière de projets Sensibiliser les acteurs projets sur les spécificités de leur gestion dans le contexte OBA ainsi que sur leurs interactions avec les activités métiers Permettre à chacun(e) de développer ses connaissances, compétences et savoir-faire dans ce domaine, et ainsi adapter sa posture en situation Sujets abordés qui nécessitent des approfondissements : Gestion de projets et Finances de l'Etat Système de Management Intégré (OBA) et Système de Contrôle Interne (Etat) Approche systémique et management de la complexité Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Sommaire Cadre global, missions et responsabilités
Métier : représentant maître d'ouvrage (gestion de projets) Risques stratégiques et opérationnels Moyens de maîtrise : SMI et Gouvernance de projets Moyens de contrôle : SAI-CdC, budgets, indicateurs… Amélioration continue : gouvernance et conduite de projets Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Cadre global Missions et responsabilités
Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Cadre institutionnel Service public
(intérêt général) La Constitution de l'Etat de Genève et les lois définissent les missions de l'administration publique => Délivrer des prestations de qualité et conformes aux lois ; Conseil d'Etat organise et dirige les départements Principes de légalité, d'égalité, de transparence et de proportionnalité Valeurs de respect, d'impartialité, de disponibilité et d'intégrité (cf charte éthique) De plus, les citoyens demandent aux élus et aux fonctionnaires de faire la preuve qu’ils gèrent bien les ressources (taxes et impôts) : Conformité, transparence, efficacité, efficience Faire plus et mieux, sans augmenter les ressources Grand Conseil (législatif) Conseil d'Etat (exécutif) Pouvoir judiciaire 7 Départements PRE (CHA) DF (…OBA…) DIP DSE DALE DETA DEAS Organisation politique 17 Politiques publiques Objectifs des Politiques Publiques : Mieux définir les orientations stratégiques et priorités de l'action publique, Mieux analyser et comprendre la structure des coûts de l'Etat et identifier les leviers pour améliorer son action, Permettre une gestion par objectifs orientée sur la performance, axée sur l’efficacité, l’efficience et la qualité. Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Prestations de l'Office des bâtiments
P04.04 Planification des besoins en bâtiments et terrains pour l'Etat Affectation des locaux pour les services de l'Etat Contribuer à la mise en œuvre des PP sur le plan foncier (acquisitions, échanges de bien-fonds) P Réalisation et mise à disposition de bâtiments/terrains pour l'Etat Étude et construction de bâtiments publics Acquisition de locaux Location de locaux P Préservation de valeur des bâtiments/terrains propriétés de l'Etat Maintenance lourde (investissements) Travaux d'entretien Gestion des contrats Approvisionnement (énergie et autres) Nettoyage P Valorisation des biens immobiliers du patrimoine de l'Etat Gestion des contrats immobiliers Optimisation de la valeur du patrimoine Aliénation du patrimoine (vente, échange, démolition) P Piloter les activités de l'office avec efficacité et efficience Maîtriser les risques opérationnels Développer et motiver le capital humain P04.90 Logistique départementale : Programmation des locaux, Déménagements, Courriers, Reprographie, Centrale téléphonique 2015 : répondant (pas responsable) Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Métier : Représentant maître d'ouvrage (gestion de projets)

Mission et objectifs de l'OBA
266 personnes (Etat pres de 14800) « Acquérir, vendre, promouvoir, construire, maintenir, exploiter, gérer les bâtiments et terrains publics cantonaux et extra-cantonaux. » Les Directions de l’OBA s’engagent à fournir des prestations de qualité pour leurs bénéficiaires, dans le cadre de la mission et stratégie de l’OBA, des objectifs généraux du DF et des orientations politiques du Conseiller d’Etat. Améliorer la qualité et la maîtrise des prestations Objectifs globaux Optimisation des locaux Maîtrise des investissements Amélioration de la gestion immobilière Projets stratégiques Transversalité - Outils (SIOBA) - SMI et contrôles - Indicateurs de performance Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Philippe Moraga Directeur Constructions
Qualité Délai Coûts Gestion de projets En tant que représentant du Maître d'Ouvrage, le responsable de projet veille à : Défendre les intérêts de l'Etat > optimiser, maîtriser, reporter, agir en transparence Réaliser des programmes de qualité qui répondent aux demandes des bénéficiaires S'adapter aux aléas et anticiper les risques > traçabilité cruciale (ex. Curabilis) Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Portefeuille des projets
PDI – PQI Crédit d'ouvrage Crédit de Renouvellement Gouvernance des projets -Procédures -Modèles -Manuel de projet -Documentation -Points de validation (PVa) Portefeuille des projets Planning stratégique des projets Systèmes informatiques GE-Invest / CFI : finances et reporting des projets MS-Project : planning et gestion du projet Optimiso : procédures, modèles, règles, etc. SharePoint : sites projets et documentation, archives Project-Server : portefeuille PDI et suivi des projets Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Risques stratégiques et opérationnels

Les Risques Gestion des risques
Politique publiques et prestations de l'Etat de Genève Centralisation par le Risk Manager de l'Etat (PRE) Approche multi dimensionnelle OBA Inventaire des risques liés aux prestations de l'OBA Observations SAI et CdC Plan d'action et stratégie de l'OBA Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Des projets difficiles à maîtriser
Sandro Simioni Directeur Rénovation Transformation Vladan Schroeter Directeur Ingénierie Des projets difficiles à maîtriser Exemples : Genève Plage - IUML Dérapage des coûts, des délais… Responsabilités pénales (accident mortel, chantiers amiantés…) Réalisation non conformes aux besoins des utilisateurs Atteinte à l'image de l'Etat Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Interactions avec la Planification
Rôle de la DIE lors de rocades ou mises à disposition de locaux Donner un avis et/ou des conseils sur l'adéquation avec les infrastructures Etablir un état des lieux ou réaliser des audits (ponctuels ou thématiques) Responsabilités du propriétaire du parc Respect des normes d'utilisation des locaux Gestion des données de référence du parc Etat Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Référentiel immobilier de l'Etat
Garantir la mise à disposition rapide et à jour des données graphiques (plans), techniques (spécificités, travaux, etc.) et administratives (disponibilité des bâtiments et des locaux, locations, etc.) liées à notre patrimoine immobilier (bâti ou non), ceci pour tous les départements, les directions et les services de l'État de Genève. A ce jour les plans en notre possession n'était pas disponibles par tous, la solution c'est Xcad Building 1, JMAP, XCAD Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Gestion des données de référence du parc Etat
Base de données OBA Building1 JMAP Visualisation de la base de données par l'OBA Bâtiments de l'Etat / Bâtiments loués Parcelles de l'Etat DDP Objets supprimés No de site Identifiant cadastral No de dossier Adresse Nom Code Gérant Gérant technique Etat des plans etc. Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Gestion des surfaces dans JMAP
Etage Surface brute d'étage (SBP) Pièce Surface nette Typologie d'utilisation Département, direction, service utilisateur Revêtement de sol -> 85% du parc est dans la base de données Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

maxime.selleri@etat.ge.ch 022 5465365
QR code Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Accès aux plans pdf et dwg
Tout cocher/ puis A3 standard État de Genève Tout cocher/ puis A1 ou A0 pour la reprographie Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Surfaces locaux L'accès aux surfaces SIA Impression du rez

Diagramme SIA Diagramme des surfaces SIA416 : niveau 0000

Interactions avec l'exploitation et l'entretien
Choix des matériaux et des structures (amont) Vision pérenne car la durée de vie des objets (bâti) s'allonge : 50 ans Standards harmonisés à établir et à communiquer aux mandataires Réception et remise de l'ouvrage (aval) > manuel projet Objets non finis, problèmes de garantie, coûts supplémentaires au final, coûts de suivis et de réinvestissement … ex. Stade de la Praille, CO Florence Tensions opérationnelles, humaines et économiques Périmètres des activités et de la gestion financière (fonctionnement/investissement) Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Moyens de maîtrise : SMI et Gouvernance de PRojets

X SMI SMI - Objectifs Le SMI contient nos règles.
Risques Processus Procédures Mesure Performance Audits SMI - Objectifs Le SMI contient nos règles. Il clarifie les rôles et responsabilités. Il est donc un moyen d'arriver à ses fins et non pas une fin en soi. Le SMI offre une assurance raisonnable et non pas une assurance absolue. Il reste des risques résiduels de défaillances techniques ou humaines, internes ou externes. Le SMI est un outil au service du personnel. X Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

SMI > Cartographie des processus métiers
P04.04 Planification des besoins en bâtiment et terrains P Affectation des locaux P Permettre la mise en œuvre des PP sur le plan foncier P Réalisation et mise à disposition des bâtiments et terrains P Etude et réalisation des bâtiments P Location de locaux auprès de tiers P Acquisition de locaux Locaux P04.06 Préservation de la valeur des bâtiments et terrains P04.07 Valorisation des biens immobiliers du patrimoine P Maintenance du parc immobilier P Travaux d'entretien P Gestion immobilière du patrimoine P Mise en valeur du patrimoine P Gestion des achats P Approvisionnement de l'énergie P Aliénation du patrimoine P04.08 Pilotage des activités de l'office avec efficacité et efficience SMI Système de Management Intégré GPR Gouvernance des projets Passation des marchés publics (AIMP) RHU Ressources Humaines FIN Finances Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Pourquoi une Gouvernance des projets ?
Nous avons besoin Cadre de gestion structuré et homogène, avec des points de passage Uniformisation de nos procédures et transversalité OBA Solution pour observations d'audits (Service Audit Interne et Cours des Comptes) Obligation de se conformer au Système de Contrôle Interne de l'Etat Amélioration continue Nous voulons Piloter avec efficacité Tracer, standardiser et réutiliser Anticiper les risques et être proactif Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

GPR - Principes d'efficacité et efficience
Fait "par" et pour les Acteurs Appropriation / Vivre les processus (Les contrôles font partie du travail et ne sont pas en plus du travail) La qualité n’existe que par ceux qui produisent Une seule GPR pour tous Les Entrées / Sorties d'un processus sont aussi les Sorties / Entrées d' autres processus, d'autres Directions / Services Une GPR raisonnable Modularité / Synergie / Transversalité Equilibre entre les obligations, risques, contrôles, ressources humaines, coûts, la valeur ajoutée et la conformité 80 / 20 Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

GPR, GPR light ou super-light ?
CR OBA 15-19 > 10 mios ou > 12 mios pp A Sans lot AIMP et faibles risques Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

GPR light (et super light)
But : simplifier le processus pour les projets du Crédit de renouvellement 10 11 21 22 31 32 33 41 52 53a 53b 53c PDI - PQI – décision Conseil d'Etat Programme utilisateur Validation des objectifs Validation étude préliminaire, PL étude Choix mandataires Validation avant-projet Validation projet, délais, budget, PL invest. Autorisation de construire DD Préparation à l'exécution Exécution des travaux Achèvement, remise du bâtiment Travaux sous garantie Bouclement, PL bouclement PL crédit de renouvellement voté Demande utilisateur ou rénovation planifiée Comité OBA (si demande utilisateur) Elaboration fiche projet et/ou fiche étude - avec/sans mandataires Validation projet, délais, budget (signatures) APA-DD avec/sans mandataire Préparation à l'exécution Exécution des travaux Achèvement, remise du bâtiment Travaux sous garantie CFI et Ge-Invest : statut "terminé" Département de l'Urbanisme Office des bâtiments COPIL Gouvernance des projets

Demande utilisateur ou rénovation planifiée > fiche projet
Document détaillé qui valide un projet (études et réalisation) Ce document définit les aspects suivants : Confirmation de la faisabilité par les directions DIE et DRT Fixe le budget et délais du projet (études et réalisation) Désigne les responsables OBA Définit quelle enveloppe du CR est utilisée Définit si GPR light ou super light Fixe clairement le périmètre de l'intervention Intérêts et avantages : Modèle de gestion de projet (cadre) Gestion transversale OBA des demandes, définition interne des rôles Transparence vis-à-vis des bénéficiaires Demande de travaux Procédures 'Demandes de travaux' et 'Maintenance du parc immobilier' Fiche stratégie Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Matrice GPR Département des finances Office des bâtiments
Gouvernance des projets

Moyens de pilotage : SAI - CdC, budgets, indicateurs et Scorecard

Les Audits institutionnels
Le Service d'Audit Interne SAI (ex Inspection cantonale des finances ICF) est l'organe de contrôle de l'Etat de Genève. Mission : autonome et indépendant, il assiste le Conseil d'Etat, la commission des finances et la commission de contrôle de gestion dans la surveillance de la gestion administrative et financière de l'administration. La Cour des Comptes (CdC) est un organe constitutionnel de même rang que le Conseil d’Etat. Il ne reçoit aucune instruction de la part de l'Etat et n’est soumis qu’à la haute surveillance du Grand Conseil. Mission : chargée du contrôle des services et départements de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire, des institutions cantonales de droit public, des organismes subventionnés ainsi que des institutions communales. Quelques chiffres : 23 observations en 2015 (2 ***) contre 128 en 2014 Le solutionnement des observations *** est une priorité pour l'OBA et le DF. Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Tableau de bord des indicateurs > vers plus d'opérationnel
Visibilité Citoyens Grand Conseil Conseil d'Etat Secrétaire Général Mesures Scorecard Objectifs personnels Audits, risques Conformité, contrôles Satisfaction Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Amélioration continue : gouvernance et conduite de projets

Quelques repères de "Gouvernance"
Gouvernance : système de régulation fondé sur une recherche de partenariat entre les parties prenantes > souplesse et proactivité Tâches synchrones : Planifier (adaptation et anticipation), Décider (stratégie et objectifs), Structurer, (Agir et expérimenter), Contrôler et Ajuster Inclus : les comportements (individus), le cadre institutionnel et des mesures organisationnelles (groupes) Notions de gestion de flux (ou chaines) et de système complexe en comparaison avec les approches statiques et linéaires Nécessite éléments de contexte, interactions (interfaces et interdépendances), risques et impacts… Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Gouvernance Données d'entrée Cadre, contraintes, missions, objectifs..
(comparaison et régulation) Dispositif de production : gestion de projets QCD Mécanisme d'embrayage et de débrayage dans un système complexe Produit de sortie Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Amélioration continue
Comme la sécurité, c'est l'affaire de tous et de chacun Chaque acteur de la "chaine" (processus activités) contribue en fonction de ses responsabilités à la bonne exécution des tâches de son activité ET de celle(s) d'un ou plusieurs autres et donc au(x) résultat(s) Une GPR et un SMI évolutifs, centrés sur les activités clés (paretto), qui interagissent et font évoluer l'organisation de l'office : comités d'évaluation et de décision, revues par activités et de portefeuille, présentations et séances d'informations Feedback et demandes d'améliorations auprès des Responsables hiérarchiques Responsables de processus Contrôleurs de gestion Par la boîte à suggestion d'Optimiso Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Les leviers d'une Gouvernance
Définir les périmètres (objets, rôles-fonctions…) Identifier les interfaces (points de recouvrement ou non traités) Dégager des marges de manœuvre (et ajustements possibles) Solliciter les positionnements et les arbitrages nécessaires Contrôler et accompagner le passage de relais  Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Evolution de l'organisation et des métiers
REALISER piloter des projets Structurer SMI, GPR, APR, Cahiers techniques… Outiller SIOBA, GeI, BDs ImmoStrat-Energ, plans… Expérimenter Documents (manuels, fiches…) projets pilotes… Gouverner Comité demandes travaux, revues projets, coordination, planification… Facteur mécanique IT, processus… Facteur Humain ! Enjeux, objectifs, besoins, contraintes… > Cadrer et accompagner Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Le pilote de portefeuille projets : une posture agile
Met en œuvre une vision stratégique pour un ensemble de projets et sites, sur la base d'hypothèses partagées ou qu'il a lui-même élaborées ; leadership Soumet des éléments pour décisions (arbitrage) et présente l'état d'avancement de ses projets selon les orientations qu'il a prises en mettant en exergue les enjeux et points clés Adapte la méthodologie prédéfinie aux paramètres du projet, partage le cadre défini avec l'ensemble des parties prenantes et facilite la communication relative au projet Délègue la réalisation de prestations à des mandataires selon des directives qui doivent être connues, intégrées et contrôlées ; assertivité Sollicite les échanges, navigue entre approche globale et vision détaillée, visualise les dépendances de son portefeuille avec celui des autres, fait appel au(x) soutien(s) hiérarchique(s) et transverse(s) pour sécuriser ; proactivité Utilise et promeut l'exploitation d'outils collaboratifs (GED, plateforme projets, gestion financière…) auprès des acteurs internes et externes Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Quizz L’inventaire des risques, je le fait : Le PRACI :
Quand mon projet est risqué Tout le temps Sur demande de la hiérarchie Pour les gros projets Le PRACI : Il peut y avoir plusieurs responsables s’il y a un pilote Le responsable est obligatoire s’il y a des consultés Il n’y a qu’un seul responsable Le consulté est un rôle d’externe Je démarre un projet et je vais rédiger la première fiche de suivi de dossier : Mais non, c’est facultatif pour le crédit de renouvellement Erreur, il faut la faire avant de démarrer le projet Oui, dans tous les cas Non, dans tous les cas Le modèle que j’ai pris dans Optimiso ne convient pas à mon projet : C’est normal, tous les projets sont différents C’est normal, ils ont été faits pour les gros projets Je peux toujours adapter un modèle et je proposerai une amélioration après Cela peut arriver, alors je l’élude Une étape de la gouvernance des projets pose un problème car elle bloque ou ralenti le projet : Si elle ralenti le projet, je la fait quand même. Si elle bloque, je peux l’éluder. Si elle ralenti le projet, je peux l’éluder. Si elle bloque, je la fait quand même. Tout dépend des risques. Je demande l’autorisation formelle à ma hiérarchie qui signe la fiche de suivi de dossier Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Conclusion (tour de table) Département des finances
Office des bâtiments Gouvernance des projets

Outils métiers : Outils standards : Mobilis : FV Gestion de projets
Building One et J-Map Gestion des plans Gestion des PV Quorum Immo Strat Webnergie Facture-express I-Porta contrats et interventions Gestion de projets Processus - contrôle interne Mobilis : FV Outils standards : Ge-Invest CRAs CFi / FEX ArcGIS-Capitastra-SITG (cadastre, registre foncier, info territoire) Audit Manager SIRH Aigle Intranet, etc. Espace personnel etc. Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Autres docs Pour compléments après-midi Département des finances
Office des bâtiments Gouvernance des projets

Optimiso Passage en revue de différentes fiches
Des moteurs de recherche Des moteurs de recherche Passage en revue de différentes fiches Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Des procédures et modèles pour tracer et suivre
Cadrage du besoin et des grandes lignes du projet : fiche projet, organigramme, plannings, DG Des modes opératoires et formulaires : AO, commandes, manuel, check-lists, PV… Suivi du projet : risques, avancement, coût probable, fiche évènement, suivi de dossier… Modèles utiles tout le long du projet Etapes clé de la phase SIA. Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Stéphane Viquerat Chef de service Ingénierie Projets DIE 1 Architecte Chef de projets DCO 1 Architecte Chef de projets DRT Méthodologie projets Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Intervention d'1 chef projet DCO
Face aux risques majeurs identifiés dans les projets de crédits d'ouvrage : Définition des périmètres : Fiches évènement projet Tracer les aléas : Gestion des modifications du projet Préparer et formaliser les décisions : Gestion des séances COPIL-GOPEX… Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Intervention d'1 chef projet DRT
Face au risques majeurs identifiés dans les projets du crédit de renouvellement Traitement des demandes des utilisateurs (rénovation et transformation) Fiches projet et projet études Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

Le manuel de projets Département des finances Office des bâtiments
Gouvernance des projets

Le PRACI Pilote Le Pilote est un collaborateur OBA nommé quand le Responsable est un externe. Le Pilote cible le résultat et dirige le Responsable. Responsable Il est la personne responsable de l'activité / la tâche / du livrable. Il l’évalue, la dirige et la valide. Un Responsable est de fait Acteur, Consulté et Informé. Acteur(s) Un ou plusieurs acteurs travaillent pour réaliser / accomplir la tâche sous la responsabilité et direction du Responsable. Consulté(s) Une ou plusieurs personnes sont consultées pour accomplir l'activité / tâche / livrable. Elles ont le pouvoir d’approuver ou bloquer ou d’émettre des recommandations dans leur domaine. Informé(s) Une ou plusieurs personnes sont informées sur l’accomplissement de l'activité/ tâche / livrable. Pilote – P Le Pilote cible le résultat et dirige le Responsable. Responsable – R Il est l’unique personne responsable de l'activité / la tâche / du livrable. Il l’évalue, la dirige et la valide. Un Responsable est de fait Acteur, Consulté et Informé. Acteur(s) – A Un ou plusieurs acteurs travaillent pour réaliser / accomplir la tâche sous la responsabilité et direction du Responsable. Consulté(s) – C Une ou plusieurs personnes sont consultées pour accomplir l'activité / tâche / livrable. Elles ont le pouvoir d’approuver ou bloquer ou d’émettre des recommandations dans leur domaine. Informé(s) – I. Une ou plusieurs personnes sont informées sur l’accomplissement de l'activité/ tâche / livrable. Activités et Rôles Direction co-rapporteur Représentant co-rapporteur Direction bénéficiaire Représentant bénéficiaire Direction Générale OBA Service Achat et Contractualisation Direction OBA Responsable Projet OBA Architecte Spécialiste Ingénieurs DIE Responsable STE Responsable Gérance Mandataire principal Mandataire Ingénieur Civil Mandataire Ingénieur CVSE ADB Mandataires Sécurité / Incendie/Sureté Mandataire géomètre Mandataire géotechnicien Mandataire acousticien Mandataire façadier Mandataire paysagiste Comité de pilotage (COPIL) R C P I Comité de direction (CODIR) Groupe opérationnel (GOP) Séance mandataires Séance chantier Groupe opérationnel exploit. (GOPEX) Réception des travaux A Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

L'inventaire des risques
Modèle Frontenex . Département des finances Office des bâtiments Gouvernance des projets

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