Commission Permanente du Numérique du 04 décembre 2015

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1 Commission Permanente du Numérique du 04 décembre 2015
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Commission Permanente du Numérique du 04 décembre 2015 CPN cellule c2i

2 Ordre du jour Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 1. Demandes de subventions aux collectivités territoriales 2015/2016 2. Accord Microsoft : licence campus 3. Point d’avancement sur le projet Infrastructure de Communication Collaborative 4. Système de gestion « Move On » 5. Calendrier des CPN du 1er semestre 2016 6. Information sur le projet et la certification Voltaire 7. Information sur le déploiement du logiciel Chronotime 8. Questions diverses CPN cellule c2i

3 Demandes de subventions 2015/2016
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Demandes de subventions 2015/2016 CPN cellule c2i

4 Accord Microsoft Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 cellule c2i
CPN cellule c2i

5 21/09/2018

6 21/09/2018

7 21/09/2018

8 21/09/2018

9 21/09/2018

10 Projet Infrastructure de Communication Collaborative
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11 MoveON 4 MoveON 3 aujourd’hui :
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 MoveON 3 aujourd’hui : - Logiciel élaboré par la société QS unisolution pour la gestion des relations internationales dans les universités. - Les clients sont les établissements d’enseignement supérieur basés principalement en Europe. CPN cellule c2i

12 MoveON 4 Périmètre fonctionnel :
- Gestion des coopérations internationales - Dossiers des mobilités - Production d’enquêtes et d’indicateurs - Candidatures en ligne/MoveONline (e-nominations…) 21/09/2018

13 MoveON 4 MoveON 3 aujourd’hui : - Usages :
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 MoveON 3 aujourd’hui : - Usages : - nb de dossiers traités / an : 1500 - nb d’utilisateurs gestionnaires : 10 à la DI en mode administrateur et 15 sur les 8 composantes en mode consultation - nb de candidatures en ligne : 1600 - Tarifs actuels de la maintenance MoveON 3 à l’UA : euros CPN cellule c2i

14 MoveON 4 MoveON 4 : - Nouvelles fonctionnalités :
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 MoveON 4 : - Nouvelles fonctionnalités : - Mise à jour des productions d’enquêtes - Services en ligne (portails, formulaires et publicateurs) - Architecture SaaS avec garantie de maitrise des données (prestataire français OVH , garantie de restitution, …) - Mode WEB ou « client léger » CPN cellule c2i

15 MoveON 4 Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 MoveON 4 : - Migration des données à effectuer : travail important de nettoyage et d’adaptation des données à réaliser par la partie métier. Migration finale prévue au printemps 2016 - Tarifs Maintenance annuelle :9 000 euros CPN cellule c2i

16 Calendrier des CPN du 1er semestre 2016
Diaporama de synthèse Calendrier des CPN du 1er semestre 2016 CEVU -10 mars 2010 Les dates proposées pour les futures CPN sont les suivantes : vendredi 26 février 2016 vendredi 29 avril 2016 vendredi 24 juin 2016 Elles se dérouleront en salle Emeraude de 9h30 à 12h30 CPN cellule c2i

17 Projet et certification Voltaire
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Projet et certification Voltaire Le projet Voltaire Solution en ligne de remise à niveau en orthographe et de préparation au Certificat Voltaire, utilisée par plus de 800 établissements. Certificat Voltaire Il permet de mettre en avant une compétence en matière de maîtrise de l’orthographe. C’est un examen écrit (QCM de 195 questions). Etat des lieux A ce jour, 4 composantes ont un contrat avec la société Woonoz. Certaines composantes ont trop de licences, d’autres n’en ont pas suffisamment. Certaines font elles-mêmes leurs cours de remédiation orthographique. Aucune ne fait passer la certification. CPN cellule c2i

18 Projet et certification Voltaire
Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Projet et certification Voltaire Tarifs Les tarifs pour l’abonnement projet Voltaire ont été négociés avec le Groupe Logiciel Enseignement Supérieur du MESR : Constat Certaines composantes n’utilisent pas l’ensemble de leurs licences, d’autres en manquent… La démarche serait de faire un contrat « université » avec la société et d’harmoniser les pratiques. CPN cellule c2i

19 ChronoTime Présentation du logiciel de gestion du temps de travail et des absences de l’Université d’Angers Réunion mixte / Jeudi 19 novembre 2015 19 19

20 1 – Chronotime, une application de GFI
Un logiciel développé par la société GFI Un produit robuste et déjà éprouvé (+ années de fonctionnement). De nombreux clients présents dans la sphère publique d’État (Ministères de la Justice, de l'Ecologie et du Développement Durable) ou territoriale (Paris, Lyon). Quelques clients dans le milieu universitaire (Pôle Universitaire Léonard de Vinci, Université d'Angers, Université de Valenciennes). 20 20

21 2 - Chronotime appliqué à l’UA
Un choix réfléchi - un cahier des charges technique et fonctionnel précis. - une mise en concurrence des fournisseurs (MAPA). Une application appuyée sur le socle réglementaire de l'UA - respect du règlement intérieur concernant l’organisation du temps de travail des personnels BIATSS. Une mise en œuvre progressive - une phase de test et de déploiement initial confortable (1 année) Une application évolutive dans le temps 21 21

22 3 - Chronotime appliqué à l’UA
Des fonctionnalités très attendues Etablissement Gestionnaire (chef de service) Collaborateur (agent) une meilleure observation de la réglementation interne. une + grande homogénéité des pratiques. une comptabilisation facilitée pour certains actes de gestion (CET). des statistiques + fiables et étendues (pour le bilan social de l’établissement). une visibilité automatique des présences / absences des membres de son équipe. une situation en temps réel des compteurs de congés des agents de son équipe. un gain de temps dans l’examen et le traitement des demandes de congés. suppression des demandes papier. une + grande facilité pour poser ses congés et avoir une réponse. une plus grande facilité pour suivre ses soldes et reliquats. une visibilité de la présence / absence des collègues de son équipe pour plus de réactivité du service public. 22 22

23 4 - Chronotime appliqué à l’UA
Une équipe en charge du projet Ses missions : bonne marche du projet dans le temps, atteinte des objectifs, adaptation de l’application aux besoins (paramétrage), lien avec les utilisateurs et le prestataire. Sa composition : Chef de projet : Frédéric Joly (DRH) Assistante de projet (aspects fonctionnels) : Sabine Cornely (DRH) Assistants de projets (aspects techniques) : Jean-Jacques Plard, Jocelyn Onillon, Pierre Saulue (supervision) Correspondants projets thématiques :Delphine Boisdron (communication) Chantal Fillonneau (marchés publics), Michel Veron (composante test) Une réussite du projet qui doit être portée par l’ensemble des personnels de l’Université.  Nécessité d’un référent Chronotime dans chaque composante. 23 23

24 5 - Chronotime appliqué à l’UA
Un espace intranet dédié à Chronotime Rubrique "Ressources humaines" puis Chronotime Un contenu enrichi au fur et à mesure de l’avancée du projet. Des supports de formation Des tutoriels (en préparation) Une foire aux questions (FAQ) 24 24

25 6 - Chronotime appliqué à l’UA
Une mise en œuvre progressive… Une phase de test (sept.-déc. 2015) avec 2 directions (DRH, DDN) + 1 composante (UFR Sciences). Une phase de déploiement global à l'ensemble des composantes, directions et services (1er trimestre 2016, + vagues). Une utilisation par tous les agents de l’UA au 1er septembre 2016. … accompagnée d’une formation à la prise en main du logiciel Chefs de service (gestionnaires Chronotime) : ½ journée formation + ½ journée d’atelier et de pratique accompagnée. Agents (collaborateurs Chronotime) : 1 h (incluant une présentation globale du projet). 25 25

26 7 – Situation du projet à fin novembre 2015
L’UFR Sciences, la DDN et la DRH sont passées à Chronotime (phase de test). UFR Sciences : formation des gestionnaires (15 et 20 octobre novembre), présentation aux agents (5 novembre). DRH : formation des gestionnaires (13 octobre), présentation aux agents (2 au 6 novembre). DDN : formation des gestionnaires (6 et 10 novembre), Le paramétrage de l’application en lien avec la réglementation de l’UA sur le temps de travail avance Validation d’aptitude de l’application prononcée avec quelques réserves. Les remontées d’informations des unités en phase de test servent à l’amélioration de la qualité du paramétrage. 26 26

27 8 – Préparation de la phase de déploiement global
Le déploiement global de Chronotime sera opéré à compter de janvier 2016 en 3 vagues (à discuter). Déploiement selon une logique géographique Pôle Belle-Beille (ISTIA, IUT, UFR LLSH, etc…) : janv. 2016 Pôle St-Serge (UFR DEG + ESTHUA) + UFR Santé DRH : fév. 2016 Présidence : mars 2016 Déploiement selon une logique fonctionnelle Composantes : janv. 2016 Services communs : fév. 2016 Dans tous les cas, il faut dès à présent réfléchir : au calendrier des formations (chefs de service + agents) aux aspects logistiques des formations (constitution des groupes, salle). à l’identification d’une ou + personnes ressources Chronotime au sein de l’unité de travail). 27 27

28 Questions diverses Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010
21/09/2018 CPN cellule c2i