Soyez les bienvenus ! 08/11/2018.

Présentation au sujet: "Soyez les bienvenus ! 08/11/2018."— Transcription de la présentation:

1 Soyez les bienvenus ! 08/11/2018

2 Présentation de la nouvelle commission de l’Effectif
Fomation Secrétaires de Club 08/11/2018 Présentation de la nouvelle commission de l’Effectif 1 - La nouvelle commission 2 - Le diagnostic du club 3 – La soirée découverte 08/11/2018

3 La Commission de l’Effectif
Fomation Secrétaires de Club 08/11/2018 La Commission de l’Effectif Composition Président Sortant Vice-Président Président Membre(s) Élu pour un an en AG de printemps Une commission chargée de l’effectif doit avoir un président de commission et être structure de la manière qui convient le mieux au club. Elle doit inclure le président de commission de l’année précédente, le vice-président de commission et tout membre de club qui s’intéresse au recrutement et/ou à la satisfaction des membres . 08/11/2018

4 Le Président de la Commission des Effectifs
Élu pour 1 an, il est membre du Conseil d’Administration du club pour un programme de croissance des effectifs : + 1, + 2, + 10……. pour la satisfaction des membres pour l’intégration des Nouveaux Lions 08/11/2018

5 La Commission Chargée des Effectifs
Analyse la composition du Club : Pyramide des âges Représentation socio – professionnelle Propose une stratégie pour : Des recrutements réguliers Un équilibre entre les tranches d‘âge Des profils diversifiés Analyse la composition du Club par la fiche diagnostic (2ème partie) Propose une stratégie : soirée découverte (3ème partie) 08/11/2018

6 Responsabilités du Président de la commission des Effectifs
Nommer les membres de la commission Créer un plan de croissance de l'effectif Évaluer la satisfaction des membres du club Nommer les membres de la commission en fonction des aspirations de chacun qui conviennent le mieux aux besoins du club Créer un plan de croissance de l'effectif avec: Recrutements réguliers et réfléchis Equilibre entre les tranches d’âge Profils diversifiés etc.... 08/11/2018

7 Responsabilités du Président de la commission chargée des Effectifs
Utiliser les attraits du club pour augmenter l’effectif: Le dynamisme de ses membres son ambiance et sa convivialité sa capacité à accueillir de nouveaux amis: « On ne fait pas entrer un ami pour qu’il devienne Lions, on ne propose qu’une personne dont on pense qu’elle a la sensibilité Lions, pour s’en faire un ami » 08/11/2018

8 Responsabilités du Président de la commission chargée des Effectifs
Encourager le recrutement & promouvoir la reconnaissance: Le recrutement est le problème de tous les membres. Chaque membre se doit de contribuer à la pérennité de son club, Remercier et féliciter les parrains Veiller à la bonne intégration du nouveau membre : Veiller à la solennité de la cérémonie d’intronisation (en relation avec le Pt et le chef du Protocole) Veiller au suivi de l'information et de la formation initiale du nouveau membre S’assurer de l’accompagnement du nouveau Lions par son parrain 08/11/2018

9 Adhésion de Nouveaux Membres
L’Approche du Postulant Par parrainage après une information préalable Par une communication sur les réseaux sociaux Par une utilisation des réseaux professionnels Par des « soirées découvertes » Par des manifestations de clubs Par des candidatures spontanées 08/11/2018

10 Adhésion de Nouveaux Membres
Le Déroulement Information verbale au club par le parrain Le président du club fait connaitre cette candidature auprès des clubs voisins Avis de la Commission des Effectifs transmis au Président et au Conseil d’Administration Proposition transmise aux membres du club Vote à l’issue du délai de réflexion 08/11/2018

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20 Présentation du projet
14/09/2012 “SOIRÉE DÉCOUVERTE “ Présentation du projet

21 3 PHASES - Phase 1 : Préparation - Phase 2 : La Soirée Découverte
- Phase 3 : Bilan de la soirée 2/10

22 14/09/2012 PHASE 1 1)  Préparation (Réunion 1) Choix de la date du lieu et de la forme (où, quand ,comment) 2)  Choix des invité(e)s. (Réunion 2) Chaque membre propose des invité(e)s potentiel(le)s lors de la réunion qu’on inscrit sur un tableau. Chaque membre se prononce par oui ou par non sur chaque invité(e) proposé(e). 3) Conclusion de la réunion 2 Etablissement de la liste définitive des invités 3/10

23 Entre la Phase 1 et la Phase 2
14/09/2012 Entre la Phase 1 et la Phase 2 - « Les parrains potentiels » contactent physiquement les personnes retenues pour les inviter verbalement. - Une lettre sera adressée à toutes les personnes ayant accepté l’invitation - Attention aux délais nécessaires (entre 3 semaines et 1 mois)

24 Entre la Phase 1 et la Phase 2
14/09/2012 Entre la Phase 1 et la Phase 2 Modèle de la lettre d’invitation La lettre (Logo-en-tête du club + coupon réponse) confirme : - l’objet de la réunion (information sur le Lions Clubs International et en particulier sur le club). - le lieu, le jour, l’heure de début et de fin. - qu’elle sera suivie d’un apéritif offert par le club. - que les conjoints sont invités. La lettre signée par le président est envoyée trois semaines avant la soirée aux invités.

25 14/09/2012 PHASE 2  La « Soirée Découverte » Il est nécessaire que chaque membre du club soit présent pour accueillir ses invité(e)s. Les conjoints sont les bienvenus. - Le président souhaite la bienvenue aux invité(e)s et présente l’animateurs de la soirée. - Présentation du Lions Clubs International et des Actions Nationales et Régionales (15mn) Diaporama L’animateur passe la parole aux intervenants qui présentent les actions et les manifestations du club (15mn) L’animateur propose 15 minutes de Questions/Réponses A la fin des Q/R: Le président invite les participants à partager le verre de l’amitié

26 Ne laisser jamais un(e) invité(e) seul(le) Comment devient-on lions ?
PHASE 2  « Soirée  Portes Ouvertes » Les membres doivent s’occuper des invité(e)s, écouter leurs réactions, être attentif à leur comportement comprendre leur motivation à rejoindre le club. Ne laisser jamais un(e) invité(e) seul(le) Cette soirée doit être conviviale, on ne parle pas recrutement. Ce sont les invité(e)s qui vont vous demander Comment devient-on lions ?

27 PHASE 2  « Soirée Portes Ouvertes »
14/09/2012 PHASE 2  « Soirée  Portes Ouvertes » L’animation  Choisir un membre ayant une parfaite connaissance du club et du Lions Clubs International, pédagogue, souriant et enthousiaste. Une salle unique - Chaises en théâtre les lions portent un badge (Sono si possible). Buffet debout fortement recommandé.

28 PHASE 3  Bilan de la Soirée Découverte
14/09/2012 PHASE 3  Bilan de la Soirée Découverte 15 jours après - Retour d’expérience sur le déroulement de la soirée - Validation des membres potentiels

29 - Courrier de remerciement à tous les participants
14/09/2012 Après la PHASE 3 - Courrier de remerciement à tous les participants - Le parrain (des membres validés) assure la continuité des relations avec son invité - L’invite à participer pendant 3 mois aux réunions, conférences et actions du clubs. - Ceci devant normalement aboutir à une intronisation