Etat des lieux : Sources des items

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1 Etat des lieux : Sources des items
1. Personnels Nombre ETP Source : DRH Nombre d'ETP médecins Ratio ETP secrétaires pour ETP médecins Calcul Présence d'une responsable du secrétariat Source : entretiens 2. Activité des secrétariats Nombre de séjours (2ème semestre 20XX - 1er semestre 20XX), nombre d'épisodes Source : DAG Nombre de consultations (2ème semestre 20XX - 1er semestre 20XX), nombre d'épisodes 2. Activité des secrétariats Nombre de secrétaires pour 1000 séjours Calcul Nombre de secrétaires pour 1000 consultations Nombre de secrétaires pour 1000 séjours et consultations Nombre de vacations assurées par le secrétariat Source : Planning au 3. Calculs de la charge de travail Tâche Prise de rendez-vous : Nombre de rendez-vous pris par an (déclaratif) Source : secrétaires médicales Tâche Frappe : Nombre de documents créés dans logiciel (2ème S er S 2011) Source : DSI Nombre de CR et courriers frappés par an (déclaratif) Tâche consultations : Nombre de consultations pour le service (2ème S 20XX + 1er S 20XX) Source : DAG Tâches annexes : Y a-t-il une activité universitaire? Source : entretiens Organisation des voyages des médecins O/N NB : y compris hors IMM  Source : entretiens Autres activités annexes 4. Organisation des secrétariats Amplitude de présence au secrétariat (par semaine) Source : entretiens Amplitude d'ouverture de l'accueil téléphonique (par semaine) Mode de réponse téléphonique (individuelle ou mutualisée) Organisation des bureaux dans le secrétariat : bureaux distincts ou bureaux communs Système de suppléance (total, partiel) Segmentation du travail par tâche (Oui, partielle, Non) Organisation des équipes de secrétaires (par médecins, par pool, mixte) 5. Pratiques des secrétariats Prise de rendez-vous : par médecin ou mutualisée Source : entretiens Envoi d'une convocation (Oui, Non) Source : entretiens  Présence aux consultations Dictée numérique (Oui, Non) Récupération des dossiers aux archives Existe-t-il des protocoles écrits pour la prise de rendez-vous

2 Analyse détaillée _ Secrétariat XXX
Etat des lieux : Fiche vierge Analyse détaillée _ Secrétariat XXX 1. Personnels Nombre ETP Nombre d'ETP médecins Ratio ETP secrétaires pour ETP médecins Présence d'une responsable du secrétariat 2. Activité des secrétariats Nombre de séjours (2ème semestre 20XX - 1er semestre 20XX), nombre d'épisodes Nombre de consultations (2ème semestre 20XX - 1er semestre 20XX), nombre d'épisodes 2. Activité des secrétariats Nombre de secrétaires pour 1000 séjours Nombre de secrétaires pour 1000 consultations Nombre de secrétaires pour 1000 séjours et consultations Nombre de vacations assurées par le secrétariat 3. Calculs de la charge de travail Tâche Prise de rendez-vous : Nombre de rendez-vous pris par an (déclaratif) Tâche Frappe : Nombre de documents créés dans logiciel (2ème S er S 2011) Nombre de CR et courriers frappés par an (déclaratif) Tâche consultations : Nombre de consultations pour le service (2ème S 20XX + 1er S 20XX) Tâches annexes : Y a-t-il une activité universitaire? Organisation des voyages des médecins O/N NB : y compris hors IMM Autres activités annexes 4. Organisation des secrétariats Amplitude de présence au secrétariat (par semaine) Amplitude d'ouverture de l'accueil téléphonique (par semaine) Mode de réponse téléphonique (individuelle ou mutualisée) Organisation des bureaux dans le secrétariat : bureaux distincts ou bureaux communs Système de suppléance (total, partiel) Segmentation du travail par tâche (Oui, partielle, Non) Organisation des équipes de secrétaires (par médecins, par pool, mixte) 5. Pratiques des secrétariats Prise de rendez-vous : par médecin ou mutualisée Envoi d'une convocation (Oui, Non) Présence aux consultations Dictée numérique (Oui, Non) Récupération des dossiers aux archives Existe-t-il des protocoles écrits pour la prise de rendez-vous

3 Analyse détaillée _ Secrétariat de Médecine Interne
Etat des lieux : Exemple Analyse détaillée _ Secrétariat de Médecine Interne 1. Personnels Nombre ETP 5,5 Nombre d'ETP médecins 10,5 Ratio ETP secrétaires pour ETP médecins 0,5 Présence d'une responsable du secrétariat OUI 2. Activité des secrétariats Nombre de séjours (2ème semestre er semestre 2011), nombre d'épisodes 3140 Nombre de consultations (2ème semestre er semestre 2011), nombre d'épisodes 8921 2. Activité des secrétariats Nombre de secrétaires pour 1000 séjours 1,8 Nombre de secrétaires pour 1000 consultations 0,6 Nombre de secrétaires pour 1000 séjours et consultations 0,46 Nombre de vacations assurées par le secrétariat 27 4. Organisation des secrétariats Amplitude de présence au secrétariat (par semaine) 8h-17h30, sauf le mardi quelqu'un en consultations jusqu'à 18h30 Amplitude d'ouverture de l'accueil téléphonique (par semaine) Lundi - vendredi : 9h - 12h30 Mode de réponse téléphonique (individuelle ou mutualisée) Individuelle : Chacune a sa ligne Organisation des bureaux dans le secrétariat : bureaux distincts ou bureaux communs Bureaux communs : sauf la responsable, 1 secrétaire est alternativement sur la consultation Système de suppléance (total, partiel) Partiel : La ligne est reprise (difficilement), la consult n’est pas frappée, "les CR s'accumulent" Segmentation du travail par tâche (Oui, partielle, Non) Partielle : Les secrétaires tournent sur le poste d'accueil en consultations, pas néc. par médecin. Les CR sont tapés selon HDJ / HC. Organisation des équipes de secrétaires (par médecins, par pool, mixte) Mixte : * Par médecin (rdv, CR consultations), * Par tâche (accueil consult, frappe CR hospit) 5. Pratiques des secrétariats Prise de rendez-vous : par médecin ou mutualisée Par médecin Envoi d'une convocation (Oui, Non) OUI, systématique  Présence aux consultations OUI, à tour de rôle Dictée numérique (Oui, Non) NON Récupération des dossiers aux archives OUI, chacune s’occupe de ses consultations Existe-t-il des protocoles écrits pour la prise de rendez-vous NON "chaque secrétaire connaît les exigences de son médecin" 3. Calculs de la charge de travail Tâche Prise de rendez-vous : Nombre de rendez-vous pris par an (déclaratif) * Ne prennent pas les rendez-vous d'hospitalisation * Environ 4000 rendez-vous de consultations Tâche Frappe : Nombre de documents créés dans Clinicom (2ème S er S 2011) 7 756 Nombre de CR et courriers frappés par an (déclaratif) nbre de courriers faits par an : environ 4000 Nbre de CR : 2500 Tâche consultations : Nombre de consultations pour le service (2ème S er S 2011) 8921 Tâches annexes : Y a-t-il une activité universitaire? NON Organisation des voyages des médecins O/N NB : y compris hors IMM Autres activités annexes Accueil des externes, notes diverses