Accueillir en paroisse

Présentation au sujet: "Accueillir en paroisse"— Transcription de la présentation:

1 Accueillir en paroisse
On n'a pas une deuxième chance de faire une bonne première impression ! Le secrétariat est la vitrine de la paroisse Le secrétariat est le "QG" de la paroisse Accueil en tout temps par toutes les personnes impliquées en paroisse

2 Un Excellent accueil ? Comment qualifier un excellent accueil ?
On ne vise pas la perfection mais l’excellence ! La parole est à vous !

3 Critères physiques des secrétariats et autres lieux d'accueil
Signalétique Localisation Lieu agréable, lumineux, propice à l'accueil Lieu propre, décoré et dépersonnalisé Afficher les heures d'ouverture

4 Les appels téléphoniques
Le message d'accueil  Délai de retour des appels Message sur la boite vocale en cas d'absence ou d'impossibilité de réponse immédiate ou encore pour donner des informations de base (ex : horaire des messes) Sourire au téléphone, cela s'entend !

5 Les courriels Des courriels écrits sans fautes d'orthographes …
Les délais de réponse aux courriels reçus Les accusés de réception automatiques

6 Quelques conseils pour Les courriels
Soyez précis. Ex : Nous vous serions reconnaissants de répondre le plus rapidement possible. Veuillez nous répondre avant le 15 février Évitez les phrases inutiles. Ex : bonne réception Évitez les formules négatives . Ex : N’hésitez pas à nous contacter. Nous vous invitons à nous contacter Évitez les abréviations. Ex : SLT. Salut Soyez sobre pour votre signature (avec votre titre et vos coordonnées)

7 LE site Internet Site Internet réactualisé régulièrement
Photos et coordonnées des personnes à contacter Vérification de l'efficacité des liens du site

8 Techniques d’accueil en face à face
Se lever pour accueillir la personne Établir et garder un contact visuel Avoir une tenue soignée Mener la conversation Valoriser l’interlocuteur Savoir qui fait quoi, où et quand

9 Les composantes de la communication
Émetteur Récepteur Message Canal Code Rétroaction

10 Langage non-verbal « Parler » sans ouvrir la bouche
L’apparence générale La voix Les silences Les expressions faciales La posture La distance entre les interlocuteurs (publique, sociale, personnelle, intime)

11 Protocole des 4 C Prendre Contact Prendre en Charge
Assurer la Continuité Prendre Congé

12 Question … Si le téléphone se met à sonner au moment où une personne entre, qui priorisez-vous ? La personne au téléphone La personne en face de vous

13 Pourquoi abandonner les formulations négatives ?
Elles attirent l’attention de votre interlocuteur sur les aspects négatifs Elles provoquent des images indésirables dans l’esprit de votre interlocuteur Elles risquent de le mettre sur la défensive Elles vous dévalorisent, et oublient de mentionner tous les efforts que vous avez faits, et que vous pouvez faire

14 Pourquoi utiliser des formulations positives ?
Elles vont fixer l’attention de votre interlocuteur sur l’aspect positif. Dans le cadre de l’affirmation de soi, une formulation positive permet de fixer l’attention sur l’objectif qu’on vise : arriver à l’heure par exemple. C’est donc un moyen de porter notre attention et celle de notre interlocuteur sur la recherche de solution : comment arriver à l’heure ? Elles vous mettent en valeur vous et votre travail Elles sont une aide précieuse dans votre chemin vers l’affirmation de soi

15 Quelques formulations adéquates
Utiliser des formulations positives. Ex :  il est absent  au lieu de il n’est pas là Éviter la formule pas de problème ou pas de souci Je vais me renseigner au lieu de Je ne sais pas  Ce que je peux faire, c’est … au lieu de Je ne peux rien y faire La prochaine fois, je propose … au lieu de vous auriez dû ou vous auriez pu

16 Quelques formulations adéquates
Soyez rassuré au lieu de Ne vous inquiétez pas  Comment puis-je vous aider? au lieu de C’est pourquoi?  Utiliser le mot voilà pour aider à clore une conversation