Processus d’homologation NSTL

Processus d’homologation NSTL
Rencontre DGACQ et RPGTI Processus d’homologation NSTL Le 9 mars 2009 Confidentiel DGACQ et RPGTI

Confidentiel DGACQ et RPGTI
Ordre du jour Un rappel de notre rencontre initiale Constats généraux issus de nos réflexions Problématiques NSTL identifiées Valeur de NSTL pour les fournisseurs Pistes de solution Prochaines étapes Confidentiel DGACQ et RPGTI

Un rappel de la rencontre initiale ( ) Un certain nombre d’irritants identifiés – choix d’un premier sujet (homologation NSTL) sur lequel plancher ensemble, dans une optique « win-win-win » Développement des expertises et connaissances à la DGACQ – un contexte difficile auquel les fournisseurs sont sensibles! Départs à la retraite / roulement de personnel Transfert des compétences et connaissances Encadrement des nouvelles ressources Personnel DGACQ vs chargés commerciaux vs experts M/O’s Charge de travail élevée – lourdeur et complexité du système en place Disponibilité pour veille technologique, amélioration continue Proactivité versus réactivité Confidentiel DGACQ et RPGTI

Constats généraux issus de nos réflexions Contexte gouvernemental et la loi sur les contrats des organismes publics ( Loi 17 ) transparence dans les processus contractuels, traitement intègre et équitable des concurrents, participation des concurrents qualifiés aux appels d’offres, considération pour le développement durable, système d’assurance de la qualité, reddition de comptes et bonne utilisation des fonds publics Les modes d’acquisition actuels: contrats à commandes, demandes d’escomptes supplémentaires, appels d’offres Confidentiel DGACQ et RPGTI

Constats généraux issus de nos réflexions Commandes ouvertes Pour les demandeurs, simplicité du processus d’acquisition de produits « qualifiés » pour certains types d’utilisation Objectif d’efficacité et d’efficience du processus pour minimiser les « coûts » pour les demandeurs Alignement avec l’évolution technologique et le marché – pas d’adoption hâtive ni tardive d’une technologie particulière Leaders…… Early adopters…… Followers …… Laggers ^^^^ Confidentiel DGACQ et RPGTI

Constats généraux issus de nos réflexions… Demandes d’escomptes supplémentaires Pour les seuls produits achetables via commandes ouvertes Pour des commandes supérieures à 100K$ (25K$ PC & imprimantes) Pour des projets d’acquisition multi-annuels ( parc de postes de travail, infrastructure de serveurs, etc…) Appels d’offres Produits non visés par les commandes ouvertes Solution recherchée par le demandeur ( incluant produits, services, logiciels particuliers, applications, etc…) Ouverture à une évaluation qualitative plus bas soumissionnaire conforme au niveau de qualité spécifié évaluation qualité / coût pondérée Confidentiel DGACQ et RPGTI

Constats généraux issus de nos réflexions… Les acteurs et les différents marchés Domaine des postes de travail –Intel et compatible Nombreuses catégories d’utilisateurs et d’utilisations plus ou moins particulières ( secrétaires, professionnels, gestionnaires, analystes financiers, programmeurs, …) Exclus les postes techniques ( technical workstations ) Grande panoplie de logiciels applicatifs « shrink wrap » Évolution rapide à très rapide de la technologie Quelques grands joueurs de calibre mondial ( « tier 1 ») et des assembleurs « nationaux » ou « locaux » Confidentiel DGACQ et RPGTI

Constats généraux issus de nos réflexions… Les acteurs et les différents marchés Domaine des serveurs –Intel et compatible Distinction à faire entre serveur d’une fonction ( ex.: fax ) et serveur critique à la mission d’entreprise Distinction à faire entre serveurs « départementaux » et une « ferme de serveurs » Incorporation de technologies propriétaires et différentiation via l’intégration de logiciels (virtualisation, redondance, «fault tolerant», etc. ) Spécifications techniques deviennent alors de moins bons indicateurs de performance et de rendement Quelques grands joueurs de calibre mondial ( R&D, alliances stratégiques avec les firmes de logiciels / progiciels et les OEM’s… ) et des assembleurs « nationaux » ou « locaux » Confidentiel DGACQ et RPGTI

Constats généraux issus de nos réflexions… Les acteurs et les différents marchés Domaine de l’impression ( imprimantes / multifonctions ) Quelques grands joueurs de calibre mondial Technologies propriétaires Performances annoncées et les fonctionnalités exprimées en besoins utilisateurs (IPM, DPI, duplex, comptabilité, accessoires, etc...) Confidentiel DGACQ et RPGTI

Les acteurs…. Les grands joueurs de calibre mondial En tête de peloton pour l’innovation technologique feuilles de route pour l’évolution des produits alignement sur Intel et Microsoft ou technologies propriétaires, alliances avec concepteurs logiciels et fabricants OEM, $$$ en R&D évolution sratégique de l’innovation technologique à l’innovation pour réduire les coûts totaux des clients images, inventaire, déploiement, connectivité, sécurité, virtualisation, haute disponibilité, processus d’affaires, etc … Transition de « manufacturier » à fournisseur de solutions support pré-vente et après-vente, impartition, conception de solutions personnalisées, capital intellectuel, etc… présence géographique établie, certifications sur les produits, …. Confidentiel DGACQ et RPGTI

Les acteurs…. Les grands joueurs de calibre mondial Information technique sur produits et cie accessible par tous Prix de liste des produits accessibles par tous … généralement Produits testés et comparés par de grandes organisations indépendantes Gartner Group, TPCC, TBR ULC, Energystar, ICES, ISO, EPEAT, Green Guard, Greenpeace Initiatives / programmes pour le développement durable et la qualité totale … à l’échelle planétaire et pour le cycle de vie complet … et les assembleurs « nationaux » ou « locaux » ? Confidentiel DGACQ et RPGTI

Les mécanismes d’acquisition utilisés Domaine des postes de travail – technologie Intel Acquisitions principalement via la commande ouverte et des DES produit doit figurer dans la commande ouverte – note NSTL >85% Appels d’offres – très exceptionnellement Domaine des serveurs – technologie Intel et compatible Besoins répondus principalement via la commande ouverte et les DES Domaine de l’impression ( imprimantes / multifonctions ) MFP’s acquis presqu’exclusivement via la commande ouverte Imprimantes via DES pour les Ministères ( via AO pour les organismes ) Considérations du demandeur: opérations, ressources, qualité d’impression exigée, fournitures, complexification de l’environnement si plusieurs fournisseurs Confidentiel DGACQ et RPGTI

Les problématiques « NSTL » identifiées Délais trop longs et variables pour obtenir l’homologation d’un produit (… jusqu’à 6 mois! ) Le demandeur n’a possiblement pas accès au meilleur prix / rendement et le fournisseur ne peut participer au marché DES Délais de 2 à 4 mois sont courants Synchronisation des modifications de catégories entre la commande ouverte et celles du site NSTL et retard à reconnaître évolution technologique dans le marché Lacunes de coordination entre la DGACQ et NSTL mises en évidence pour le domaine « impression » en janvier 2008 Introduction technologie « Blade » vers 2003, largement acceptée depuis 2005 et toujours non-incluse dans la commande ouverte / DES Confidentiel DGACQ et RPGTI

Les problématiques « NSTL » identifiées Adéquation des tests pour confirmer que les seules exigences techniques requises et pertinentes sont satisfaites Accepter / tester processeur plus puissant, disque de plus grande capacité, plus grande mémoire vive que la spécification pour une catégorie, ou un dispositif optionnel pour plusieurs concurrents avantage sur la note globale, qui peut éliminer un fournisseur dans la commande ouverte et a des répercussions adverses sur une équitable compétition lors de DES Impact similaire si donne un avantage via NSTL au produit dans la fourchette supérieure d’une gamme de performance ex.: plage de 20 à 29 ipm, qualité DPI supérieure à l’exigence de base, plus grande capacité de plateau, … Pointage accordé par NSTL à une fonction / dispositif vs valeur pour le client vs le coût et le désavantage lors de DES pour le fournisseur Confidentiel DGACQ et RPGTI

Les problématiques « NSTL » identifiées Manque de clarté et transparence relativement aux tests / vérifications et à la pondération NSTL résultante Transparence limitée quant aux tests de performance Le choix des logiciels est-il représentatif d’un environnement client utilisateur typique? Tests sont-ils pertinents aux nouvelles caractéristiques d’importance pour les serveurs? Redondance, accès à distance, caractéristiques du type de production du client, … Tests NSTL spécifiques et leurs résultats ne sont pas communiqués aux fournisseurs Difficulté de déceler une erreur potentielle de NSTL Difficulté de savoir où le fournisseur doit s’améliorer Difficulté de se convaincre de la pertinence et de la valeur Confidentiel DGACQ et RPGTI

Les problématiques « NSTL » identifiées Manque de clarté et transparence relativement aux tests / vérifications et à la pondération NSTL résultante (suite) Exigences de base deviennent des éléments du modèle NSTL ISO – certification pour une entreprise et non pour un produit! Conformité déclarée aux standards électriques bonification ? vérification physique ou documentaire? Volet environnemental Comment 5 questions à réponses oui ou non permettent d’évaluer correctement l’engagement d’un fournisseur à ce niveau ? Est-ce que tous demandent et obtiennent la note de 10%? Tests de configurations modifiées par les fournisseurs et non les configurations standard livrées Confidentiel DGACQ et RPGTI

Valeur de NSTL pour les fournisseurs Incarnation d’un processus de validation nécessaire que les critères de sélection sont effectivement satisfaits Vérification de conformité technique du produit proposé: réalisation de tests, acceptation des réponses obtenues, constat de visu Coûteux processus pour une valeur questionnable Prix pour obtenir l’homologation de chaque produit ou re-certifier dans certaines circonstances ( catégorie modifiée et nouveaux tests exigés… $$$ ) Délais pénalisant dans un marché « rapide » Exercice consommateur de temps alors que l’information est disponible sur le web, incluant certifications obtenues Tests réels et valables établissant des différences de valeur dont profiteront les demandeurs? Instances de non certification technique peu fréquentes? Vérification de conformité à posteriori – hors mandat? Confidentiel DGACQ et RPGTI

Pistes de solution Niveau de communication et de transparence à accroître DGACQ / demandeurs et fournisseurs – le marché DGACQ et NSTL – entente de service NSTL et fournisseurs DGACQ, NSTL et fournisseurs Prioriser l’action en fonction des problématiques ici soulevées Considérer que les coûts de certification NSTL soient assumés par la DGACQ et récupérés auprès des demandeurs ( tarification du service ) Payer le service obtenu par la DGACQ en fonction de la valeur livrée par NSTL – meilleur juge! Coûts de faire affaire diminués pour les soumissionnaires reflétés dans les prix soumissionnés Reconnaissance des résultats de tests faits par d’autres organisations reconnues et indépendantes Confidentiel DGACQ et RPGTI

Pistes de solution Commandes ouvertes (Efficacité, efficience, simplicité ) Note NSTL pour conformité « technique » configurations standards, accessoires, et options add’lles spécifications convenues entre DGACQ et fournisseurs acceptation des évaluations réalisées par des firmes reconnues et indépendantes ou tests convenus à être réalisés par NSTL Note « évaluation d’entreprise - EE » par CSPQ Tests « performance » à éliminer Choix par le demandeur en fonction du prix réel le plus bas plus 10%, pour la configuration standard et les options choisies, avec bonification relative à la la note EE lien direct entre prix payé et valeur obtenue par le demandeur considération donnée aux objectifs gouvernementaux de développement durable …. Confidentiel DGACQ et RPGTI

Pistes de solution DES Pour les commandes supérieures à $ (25 000$ pour les PC) Via appels d’offres auprès des fournisseurs participant à la commande ouverte et ayant un produit homologué dans la catégorie de produits visée par le demandeur, selon l’une des deux approches autorisés par la loi, avec un 10% discrétionnaire pour le client Meilleur prix pour niveau de qualité minimal spécifié par le demandeur Possibilité d’exigences techniques / fonctionnelles accrues Prix réels pour les produits avec bonification relative à la note EE du fournisseur Meilleure proposition « qualité / coût » Confidentiel DGACQ et RPGTI

Ordre du jour Un rappel de notre rencontre initiale Constats généraux issus de nos réflexions Problématiques NSTL identifiées Valeur de NSTL pour les fournisseurs Pistes de solution Discussions relatives aux prochaines étapes Confidentiel DGACQ et RPGTI

Discussions relatives aux prochaines étapes….. Dossier NSTL Autre dossier à entreprendre Table d’échanges DGACQ / RPGTI Confidentiel DGACQ et RPGTI

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