MOdule de Saisie des Absences et des Retenues sur Traitement

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1 MOdule de Saisie des Absences et des Retenues sur Traitement
27/11/2018 MOdule de Saisie des Absences et des Retenues sur Traitement Présentation du module «Gestion des services non faits » (lot 2) à destination des responsables de structures

2 SOMMAIRE GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION AUTRES PROFILS
27/11/2018 GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION AUTRES PROFILS ANNEXE Documentation

3 GENERALITES 27/11/2018 Le Secrétariat général du ministère (Maîtrise d’ouvrage) a commandé une application afin d’améliorer la gestion des retenues sur salaire pour service non fait. Le module est destiné à : Evaluer rapidement le pourcentage des absents en communicant le pourcentage d’absents le jour d’un mouvement social au bureau du cabinet du Ministre Simplifier le recueil et l’exploitation des données relatives aux absences de service fait Opérer dans les meilleurs délais les retenues sur traitement en transmettant des fichiers de mouvements 60 aux SLR

4 GENERALITES Le module développé s’appelle MOSART :
27/11/2018 Le module développé s’appelle MOSART : MOdule de Suivi des Absences et des Retenues sur Traitement. C’est une application WEB accessible depuis le portail académique

5 GENERALITES 27/11/2018 Jusqu’en mai 2011, le module s’adressait à des acteurs de l’enseignement public : les responsables de structure : Chef d’établissement (CE) du 2nd degré IEN du 1er degré, chargés de circonscription Directeur de CIO Rectorat / IA UGARH pour l’administration centrale le responsable du pilotage académique les gestionnaires académiques du public l’ADSI

6 GENERALITES 27/11/2018 L’extension du module à l’enseignement privé nécessite la prise en compte de nouveaux profils : le gestionnaire académique du privé Mai 2011 parmi les responsables de structure: Chef d’établissement du 2nd degré privé Juillet 2011 Directeur d’école du 1er degré privé Janvier 2011

7 GENERALITES L’application comporte 4 modules :
27/11/2018 L’application comporte 4 modules : Saisie des estimations (public uniquement) Gestion des services non faits Pilotage académique Constitution du fichier des mouvements 60

8 GENERALITES Un module concerne un à plusieurs acteurs :
27/11/2018 Un module concerne un à plusieurs acteurs : Saisie des estimations (public uniquement) les responsables de structure du public Gestion des services non faits les responsables de structures du public les responsables de structures du privé les gestionnaires académiques du public les gestionnaires académiques du privé Pilotage académique Le pilote académique Constitution du fichier des mouvements 60 l’ADSI

9 GENERALITES Le rôle des différents acteurs :
27/11/2018 Le rôle des différents acteurs : Le responsable de structure recense puis saisit nominativement les absences de sa structure. Dans le public il effectue la saisie des estimations s’il fait partie de l’échantillon académique. Le gestionnaire académique intervient en complément des responsables de structure. Il a accès à TOUS les agents relevant du champ de compétences de son bureau de gestion et peut saisir des absences.

10 GENERALITES 27/11/2018 Le responsable du pilotage académique relance les établissements de l’académie n’ayant pas clôturé la saisie relative à une absence de service fait et transmet les estimations au ministère les jours de mouvement social. L’administrateur du SI MOSART constitue le fichier des mouvements 60 à destination du SLR (Service Liaisons-Rémunérations). Il a également en charge l’anonymisation des données transmises depuis plus de 3 mois.

11 SOMMAIRE GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION ANNEXE
27/11/2018 GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION ANNEXE Documentation

12 PRESENTATION DE L’APPLICATION Module « Gestion des services non faits »
27/11/2018 Le module «Gestion des services non-faits »   est utilisé suite à un mouvement social. Il s’agit de recenser et de saisir les absences constatées pour une période d’un ou plusieurs jours consécutifs. C’est une saisie nominative des absents. Le résultat de cette saisie est transmis au SLR via un fichier de mouvements 60. L’intégration de ce fichier par le SLR donnera lieu à des retenues sur traitement.

13 PRESENTATION DE L’APPLICATION
27/11/2018 Les acteurs et les fonctionnalités proposées par le module : Profil Responsable de structure Edition du formulaire d’émargement Edition de la lettre type (seulement pour les EPLE) Saisie des absences Saisie de la date de clôture de la période de saisie Profil Responsable de pilotage Relance des établissements n’ayant pas clôturé la période de saisie relative à une absence de service fait Profil Gestionnaire académique Régularisation d’un précompte effectué à tort Profil ADSI Interface TG Anonymisation des données

14 PRESENTATION DE L’APPLICATION
27/11/2018 Dans cette présentation, nous allons nous intéresser plus particulièrement aux fonctionnalités suivantes : Profil Responsable de structure Edition du formulaire d’émargement Edition de la lettre type (seulement pour les EPLE) Saisie des absences Saisie de la date de clôture de la période de saisie Ces fonctionnalités sont présentées pour chacun des profils suivants : 1er degré public/privé, 2nd degré public/privé et CIO, Rectorat/IA

15 Le nombre d’agents accessibles selon le module
27/11/2018 Dans le lot 1 (enquêtes sur panel d’établissements ou structures), les effectifs affichés (Enseignants ou Autres) correspondent aux agents ayant une affection principale sur la structure à la date du jour. Dans le lot 2, le responsable de structure a accès nominativement aux agents qui ont eu au moins une affectation principale dans sa structure sur l’année scolaire en cours. Il est donc normal que le nombre d’agents comptés dans les traitements du panel statistique (lot 1) et celui établi par le lot 2 soient différents. Pour retrouver les agents comptabilisés dans la fonction « Enseignants » par exemple, une astuce consiste à simuler une saisie d’absence sur l’ensemble de la population en Fonction « Enseignants » à la date de l’estimation. Lors de la validation de la saisie, les agents non affectés à cette date seront rejetés. Par différence, on aura bien la liste des agents comptabilisés dans le lot 1 pour la Fonction « Enseignants »

16 ACCES A L’APPLICATION Accès à partir du portail académique ARENA
27/11/2018 Accès à partir du portail académique ARENA par le login/mot de passe de messagerie : Exemple d’accès pour un principal de collège

17 PORTAIL D’ENTREE de l’IEN, responsable de structure pour le 1er degré public
27/11/2018 Portail ARENA des IEN

18 PORTAIL D’ENTREE du Directeur d’école privé, responsable de structure pour le 1er degré privé
Portail ARENA du directeur d’école du 1er degré privé

19 PORTAIL D’ENTREE des CE du 2nd degré
27/11/2018 2nd degré public/privé et CIO : Portail ARENA des chefs d’établissement

20 PAGE D’ACCUEIL (profil Resp. Structure)
27/11/2018 Page d’accueil : Responsable de structure 1er degré, 2nd degré, Rectorat/IA, CIO

21 LE FORMULAIRE d’EMARGEMENT
27/11/2018 Edition d’un formulaire d’émargement Objectif : conserver une preuve du service non fait Outil facultatif Prérempli Vierge Ce formulaire permet de recueillir la signature des agents pour qu’ils confirment (ou pas) le constat du service non fait qui donnera lieu à une retenue sur le traitement.

22 FORMULAIRE d’émargement pour les IEN
1er degré public : Formulaire d’émargement pré-rempli : l’IEN et la liste de ses écoles rattachées s’affichent : Il est possible de toutes les sélectionner ou de n’en sélectionner que certaines.

23 FORMULAIRE d’émargement pour les IEN
1er degré public : Formulaire d’émargement pré-rempli Le formulaire pdf s’affiche avec une page par école Il est possible de l’imprimer ou de l’enregistrer au format pdf en vue de l’envoyer par mail à l’école.

24 FORMULAIRE d’émargement pour les IEN
1er degré public : Formulaire d’émargement vierge Le formulaire pdf s’affiche avec en entête le code RNE et le libellé de l’école. Il est possible de l’imprimer ou de l’enregistrer au format pdf en vue de l’envoyer par mail à l’école.

25 FORMULAIRE d’émargement pour les Directeurs d’écoles privées
1er degré privé : Formulaire d’émargement pré-rempli : La liste des agents affectés principalement sur l’école et sur une période de l’année scolaire en cours s’affiche. Il est possible de tous les sélectionner ou de n’en sélectionner que certains en cochant la case à coté du nom.

26 FORMULAIRE d’émargement pour les Directeurs d’écoles privées
1er degré privé : Formulaire d’émargement pré-rempli Le formulaire pdf s’affiche. Il est possible de l’imprimer ou de l’enregistrer au format pdf.

27 FORMULAIRE d’émargement pour les Directeurs d’écoles privées
1er degré privé : Formulaire d’émargement vierge Le formulaire pdf s’affiche avec en entête le code RNE et le libellé de l’école. Il est possible de l’imprimer ou de l’enregistrer au format pdf.

28 FORMULAIRE d’émargement pour les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 2nd degré public/privé : Formulaire d’émargement pré-rempli Sélection possible des agents à partir de leur fonction (Toutes, Enseignants, Autres) ou de leur nom CIO : même écran avec pour seul critère de recherche le nom de l’agent

29 FORMULAIRE d’émargement pour les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 2nd degré : Préparation du Formulaire d’émargement pré-rempli : La liste des agents affectés principalement sur l’établissement sur une période de l’année scolaire en cours s’affiche Il est possible de tous les sélectionner ou de n’en sélectionner que certains en cochant la case à coté du nom. CIO : même écran avec pour seul critère de recherche le nom de l’agent et l’affichage du code RNE de son établissement au lieu de la fonction et de la discipline.

30 FORMULAIRE d’émargement pour les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 2nd degré public/privé: Formulaire d’émargement pré-rempli : la liste des agents sélectionnés précédemment est prise en compte Une page pour les personnels enseignants, une page pour les autres. CIO : même formulaire sans la colonne Discipline Il est possible d’imprimer cette liste ou de l’enregistrer au format pdf

31 FORMULAIRE d’émargement pour les établissements du 2d degré & CIO
27/11/2018 2nd degré : Formulaire d’émargement vierge avec en entête le code RNE et le libellé de la structure CIO : même formulaire sans la colonne Discipline

32 FORMULAIRE d’émargement pour les Rectorats et Inspections Académiques
Rectorat/IA : Formulaire d’émargement pré-rempli : les structures fines du rectorat/IA s’affichent : Exemple pour un rectorat : Il est possible de sélectionner toutes les structures fines ou de n’en sélectionner que certaines.

33 FORMULAIRE d’émargement pour les Rectorats et Inspections Académiques
Rectorat/IA : Préparation du Formulaire d’émargement pré-rempli : Liste des agents affectés principalement sur une structure fine du service déconcentré sur une période de l’année scolaire en cours. Il est possible de tous les sélectionner ou de n’en sélectionner que certains en utilisant les cases à cocher.

34 FORMULAIRE d’émargement pour les Rectorats et Inspections Académiques
Rectorat/IA : Formulaire d’émargement pré-rempli : Le formulaire pdf s’affiche avec une page par structure fine Il est possible de l’imprimer ou de l’enregistrer au format pdf.

35 FORMULAIRE d’émargement pour les Rectorats et Inspections Académiques
Rectorat/IA : Formulaire d’émargement vierge : Il est possible de l’imprimer ou de l’enregistrer au format pdf.

36 Pour les établissements du 2nd degré public : Préparation de lettres-type
27/11/2018 2nd degré public : Edition de la lettre type individuelle pour solliciter de l’agent la confirmation du constat de service non fait Sous-menu visible uniquement pour les responsables de structure EPLE

37 Pour les établissements du 2nd degré public : Préparation de lettres-type
27/11/2018 2nd degré public : Préparation de l’Edition de la lettre type Les critères de recherche peuvent être : une période d’absence de service fait et/ou la fonction (Toutes, Enseignants, Autres) et/ou le nom de l’agent

38 Pour les établissements du 2nd degré public : Préparation de lettres-type
27/11/2018 A partir du résultat de la recherche, il est possible de sélectionner l’ensemble des absences ou de n’en sélectionner que certaines (utilisation des cases à cocher).

39 Pour les établissements du 2nd degré public : Préparation de lettres-type
27/11/2018 Exemple de lettre type : une page par agent et par période de service non fait

40 Pour les établissements du 2nd degré public : Préparation de lettres-type
27/11/2018 Si, suite à la réception de cette lettre, un agent fait connaitre son désaccord, le chef d’établissement aura la possibilité de supprimer l’absence de service fait pour cet agent, avant de clôturer la période de saisie. Remarque : il est important de conserver les listes d’émargement signées car elles-seules font foi

41 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les IEN
27/11/2018 1er degré public : Saisie des absences de service fait L’IEN et la liste de ses écoles rattachées s’affichent : Il est possible de toutes les sélectionner ou de n’en sélectionner que certaines.

42 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les IEN
27/11/2018 1er degré public : Saisie des absences de service fait Les agents affectés sur les écoles sélectionnés s’affichent : Il est possible de tous les sélectionner ou de n’en sélectionner que certains (utilisation des cases à cocher).

43 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les IEN
27/11/2018 1er degré public : Saisie des absences de service fait Après avoir sélectionné les agents concernés et avoir cliqué sur le bouton « Ajouter », un écran de saisie de la période d’absence de service s’affiche. Un exemple d’aide en ligne est donné sur cet écran :

44 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les IEN
Saisie des absences : messages suite aux contrôles Messages de rejet de la saisie : saisie déjà effectuée sur une partie de la période agent non affecté à la date d’absence pas de prise en charge valide à la date d’absence. L’agent doit avoir une prise en charge de rémunération principale (quotité de prise en charge > 0) avec un régime de rémunération à 01 à la date de l’absence. Message informatif : si la durée de l’absence dépasse 5 jours, un message le signale et permet d’annuler la saisie ou de la confirmer.

45 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les IEN
27/11/2018 1er degré public : Saisie des absences de service fait : Résultat de la saisie Après avoir cliqué sur le bouton « Valider », le résultat de la saisie s’affiche : La modification est possible en cliquant sur la date de début ou de reprise. Retenue minimale : 1 jour  1/30ième de la rémunération principale Il est possible de supprimer l’absence par l’icône . Si l’icône apparait après la colonne Retenue, cela signifie que la saisie a été effectuée par un gestionnaire académique. Dans ce cas, ne pas intervenir dessus.

46 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les Directeurs d’écoles privées
1er degré privé : Saisie des absences de service fait Saisie de critères de sélection des agents : soit sur la fonction : Toutes, Enseignants ou Autres soit sur le nom

47 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les Directeurs d’écoles privées
1er degré privé : Saisie des absences de service fait : la population proposée se compose de tous les agents ayant eu une affectation principale dans l’école sur une période de l’année scolaire en cours.

48 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les Directeurs d’écoles privées
1er degré privé : Saisie des absences de service fait : au moment de la validation de la saisie, on contrôle si la (les) personne(s) a (ont) bien une affectation principale dans l’établissement et une prise en charge financière valide à la date de l’absence saisie.

49 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les Directeurs d’écoles privées
Saisie des absences : messages suite aux contrôles Messages de rejet de la saisie : saisie déjà effectuée sur une partie de la période agent non affecté à la date d’absence pas de prise en charge valide à la date d’absence. l’agent doit avoir une prise en charge de rémunération principale (quotité de prise en charge > 0) avec un régime de rémunération à 01 à la date de l’absence. Message informatif : si la durée de l’absence dépasse 5 jours, un message le signale et permet d’annuler la saisie ou de la confirmer.

50 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les Directeurs d’écoles privées
1er degré privé : Saisie des absences de service fait : Résultat de la saisie Après avoir cliqué sur le bouton « Valider », le résultat de la saisie s’affiche : La modification est possible en cliquant sur la date de début ou de reprise. Retenue minimale : 1 jour  1/30ième de la rémunération principale Il est possible de supprimer l’absence par l’icône . Si l’icône apparait après la colonne Retenue, cela signifie que la saisie a été effectuée par un gestionnaire académique. Dans ce cas, ne pas intervenir dessus.

51 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 2nd degré public/privé : Saisie des absences de service fait : Saisie de critères de sélection des agents : soit sur la fonction : Toutes, Enseignants ou Autres soit sur le nom CIO : même écran sans le critère Fonction (critère nom uniquement)

52 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 2nd degré public/privé : Saisie des absences de service fait : la population proposée se compose de tous les agents ayant eu une affectation principale dans l’établissement sur une période de l’année scolaire en cours. CIO : Les colonnes Fonction et Discipline sont remplacées par le code RNE de l’établissement

53 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 2nd degré public/privé/CIO : Saisie des absences de service fait : au moment de la validation de la saisie, on contrôle si la (les) personne(s) a (ont) bien une affectation principale dans l’établissement et une prise en charge financière valide à la date de l’absence saisie.

54 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les établissements du 2nd degré & CIO
Saisie des absences : messages suite aux contrôles Messages de rejet de la saisie : saisie déjà effectuée sur une partie de la période agent non affecté à la date d’absence pas de prise en charge valide à la date d’absence. L’agent doit avoir une prise en charge de rémunération principale (quotité de prise en charge > 0) avec un régime de rémunération à 01 à la date de l’absence. Message informatif : si la durée de l’absence dépasse 5 jours, un message le signale et permet d’annuler la saisie ou de la confirmer.

55 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 Saisie des absences de service, exemple pour une absence au 21/01/2010 : Un agent a une affectation principale sur l’établissement A du 01/09/2009 au 31/12/2009, puis une affectation principale sur l’établissement B du 01/01/2010 au 31/08/2010. C’est à l’établissement B de saisir l’absence du 21/01/2010. L’établissement A verra cet agent dans sa structure et aura par conséquent la possibilité de saisir une absence à cette date mais au moment de la validation de sa saisie, il sera bloqué par le message :

56 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les établissements du 2nd degré & CIO
27/11/2018 2nd degré public/privé : Saisie des absences de service fait, suppression d’une absence : Il est possible de supprimer une absence, tant que la période de saisie de cette absence n’a pas été clôturée à une date supérieure ou égale à la date de début de l’absence (Cf. Partie « Clôture période de saisie ») soit par l’icône soit en cochant l’agent puis en cliquant sur le bouton « Supprimer ». CIO : Les colonnes Fonction et Discipline sont remplacées par le code RNE de l’établissement

57 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les RECTORATS et IA
Rectorat/IA : Saisie des absences de service fait. Les structures fines du rectorat/IA s’affichent : Exemple pour un rectorat : Il est possible de toutes les sélectionner ou de n’en sélectionner que certaines.

58 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les RECTORATS et IA
Rectorat/IA : Saisie des absences de service fait. Les agents affectés sur les structures fines sélectionnées s’affichent : Il est possible de tous les sélectionner ou de n’en sélectionner que certains (utilisation des cases à cocher).

59 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les RECTORATS et IA
Rectorat/IA : Saisie des absences de service fait : Après avoir sélectionné les agents des structures fines présélectionnées, et cliqué sur le bouton « Ajouter », pour saisir la période d’absence :

60 SAISIE des ABSENCES de SERVICE FAIT par les RECTORATS et IA
Rectorat/IA : Saisie des absences de service fait : Résultat de la saisie Après avoir cliqué sur le bouton « Valider », le résultat de la saisie s’affiche : La modification est possible en cliquant sur la date de début ou de reprise. Retenue minimale : 1 jour  1/30ième de la rémunération principale Il est possible de supprimer l’absence par l’icône . Si l’icône apparait après la colonne Retenue, cela signifie que la saisie a été effectuée par un gestionnaire académique. Dans ce cas, ne pas intervenir dessus.

61 HISTORIQUE des ABSENCES de SERVICE FAIT pour les responsables de structure
27/11/2018 Historique des absences de service fait Il est possible de faire une recherche sur une période d’absence de service fait une fonction un nom/prénom d’agent Un bouton « Imprimer la Page » permet d’imprimer les données répondant aux critères de recherche (telles qu’affichées à l’écran).

62 HISTORIQUE des ABSENCES de SERVICE FAIT pour les responsables de structure
27/11/2018 Historique des absences de service fait Une absence de service fait peut avoir été : saisie par un gestionnaire  mention « Saisie en académie » saisie par un responsable de structure  pas de mention « Saisie en académie » prise en compte dans un fichier des mouvements 60  par exemple : mention « Paye de 02/2010 (1j) » non prise en compte dans un fichier des mouvements 60  pas de mention « Paye de…. »

63 CLOTURE de la PERIODE DE SAISIE
27/11/2018 Clôture de la période de saisie : La saisie de la date de clôture ne doit être effectuée qu’après s’être assuré de la justification de l’absence (formulaire d’émargement ou tout autre moyen approprié). Il est obligatoire de clôturer la période de saisie afin que les absences soient prises en compte dans le fichier des mouvements 60. La nouvelle date de clôture permet de valider les absences dont les dates d’effet sont antérieures ou égales à celle-ci. Attention : Si une clôture intempestive a été faite, il n’est plus possible de revenir en arrière. Le responsable de structure doit faire appel au gestionnaire académique qui a les droits pour effectuer les modifications à sa place.

64 CLOTURE de la PERIODE DE SAISIE
Clôture de la période de saisie : Remarque 1 : Attention au choix de la date de clôture dans le cas de mouvements sociaux rapprochés. Dans ce cas, il sera pertinent de saisir comme date de clôture la date du 1er mouvement social dont la saisie est terminée et non la date du jour. Ceci afin de ne pas bloquer la saisie du 2ème mouvement social si celle-ci n’est pas terminée à la date du jour. Remarque 2 : Lorsqu’une structure est composée de plusieurs établissements, la clôture se fait uniquement sur l’établissement de rattachement (père). Cependant, elle est bien reportée sur les établissements rattachés. Par exemple, une date de clôture saisie sur un lycée sera automatiquement reportée sur sa SEGPA rattachée.

65 SOMMAIRE GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION AUTRES PROFILS
27/11/2018 GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION AUTRES PROFILS ANNEXE Documentation

66 AUTRES PROFILS 27/11/2018 Les autres acteurs et les fonctionnalités proposées par le module : Profil Responsable de pilotage Relance des établissements n’ayant pas clôturé la période de saisie relative à une absence de service fait Profil Gestionnaire académique Saisie des absences en complément du responsable de structure Saisie de régularisation sur précompte effectué à tort Profil ADSI Interface TG Anonymisation des données

67 SOMMAIRE GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION AUTRES PROFILS
27/11/2018 GENERALITES PRESENTATION DE L’APPLICATION AUTRES PROFILS ANNEXE Documentation

68 Les documentations Il est mis à disposition : L’aide en ligne
27/11/2018 Il est mis à disposition : L’aide en ligne La description fonctionnelle générale du module MOSART >>Documentation >> Applis WEB >>Mosart

69 La documentation 27/11/2018

70 27/11/2018 FIN