Ecarts et Accords Préalables

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1 Ecarts et Accords Préalables
CRIS Ecarts et Accords Préalables DEVCO R4 Technologie de l'Information

2 Agenda du Jour Définitions Liens avec les autres modules Acteurs
Impact Cas spécifiques

3 Définition Un accord préalable (PAP): une demande d'activation d'une option autorisée de manière explicite par des processus et procédures établis, mais qui requiert une justification adéquate ex-ante et l'approbation de l'autorité compétente responsable pour la procédure ou le contrat en question. Le Cas à rapporter (EVR): approuvé par l'Autorité Compétente dans le document légal de la procédure concernée + un dossier CRIS à encoder. Les écarts des processus et procédures établis peuvent être: Des Dérogations (DER): autorisés explicitement par les règles applicables, Des Exceptions (EXC) : ne sont pas spécifiquement autorisées pour les règles applicables, Des Cas de non-conformité (NCE) (détectés seulement après ce que l'action a eu lieu – ex-post)

4 DEVCO Companion Annexes H2 b/c/d/e

5 Catégories Accord préalable - PAP Cas à rapporter - EVR Ecarts
-Dérogation – DER -Exception – EXC -Cas de non-conformité – NCE DER = Dérogation Une dérogation est un écart par rapport à une règle spécifique applicable à une procédure ou à un contrat qui peut être autorisé par le Directeur Général ou par la personne qu'il/elle nomme dans ce but. EXC = Exception Toute autre exception aux règles et procédures applicables doit être rapportée au Directeur Général. NCE = Cas de non-conformité Toute entorse aux processus et procédures établis ou une lacune dans les contrôles existants, qui n'est détectée qu'après l'exécution de l'action. Il peut constituer une violation des dispositions réglementaires et/ou contractuelles. Vous pouvez trouver la liste des cas où une "Dérogation“, une “Exception” ou un “Cas de non-conformité” peut être requis dans l'Annexe I du Manuel Dérogations ou sur la page Intranet de DEVCO : PAP = Accords préalables L'accord préalable est requis pour utiliser un nombre d'exceptions à une règle générale qui, même si spécifiquement autorisé par les règles applicables ou pas interdit par celles-ci de manière explicite, demande une justification appropriée de la part de l'autorité déléguée concernant la procédure ou le contrat respectif. Une liste des cas où un accord préalable est nécessaire se trouve dans l'Annexe II du Manuel Dérogations ou sur la page Intranet de DEVCO : Important : Des dérogations peuvent être encodées en CRIS si l'état de l'entité liée n'est pas annulé (CA) ou clôturé (CL) dans le cas d'une décisions ou d'un contrat et si l'état de l'entité liée n'est pas annulé si cette entité est un appel d'offres/à propositions. Les cas à signaler sont encodés dans CRIS de manière simplifiée, ne nécessitant qu'un visa ENCOD. Les 5 procédures ne sont pas applicable: dans les cas où le pouvoir adjudicateur n'utilise pas les procédures de l'UE (par exemple, les organisations internationales en gestion indirecte) Pour les marchés passés par les bénéficiaires de subventions (annexe IV du contrat de subvention), avec contrôle ex post par la Commission, la présente section ne s'applique qu'aux dérogations aux règles de nationalité et d'origine lorsque la Commission exécute le budget pour son propre compte, les présentes règles ne s'appliquent qu'aux exceptions et aux cas de non-conformité

6 Liens avec d'autres modules (dossiers liés)

7 Autorités compétentes PAP, DER, EXC, NCE
Pour PAP, DER, EXC & NCE l'Autorité Compétente donne son visa dans CRIS! Autorité Compétente Explication Assoc (R) + Directeur Le Directeur de la Direction concernée et le Chef d'Unité de la Direction R3 Directeur Le Directeur de la Direction concernée HoD/HoU -Les Chefs de Délégation ou -Les Chefs des unités Finance et Contrats (siège) Login CRIS ASSOC DIRGEO HEADOF ASSOC Avis préalable de l'unité DEVCO.R.3 « Affaires juridiques » L'avis préalable de l'unité « Affaires juridiques » est requis dans les sept cas suivants : dérogation n° 4 : utilisation du meilleur rapport qualité-prix comme critère d'attribution pour les marchés de travaux, exceptions n° 7a et 8a : recours à des procédures ou à des conditions générales différentes de celles qui figurent dans le PRAG, exception n° 7c : ajout de dispositions supplémentaires et dérogatoires à l'article 7 des conditions particulières du PAGoDA lorsqu'elles ne sont pas permises par les conditions générales ou, le cas échéant, un accord-cadre, exception n° 9c : autres exceptions imprévues ne correspondant à aucun des autres cas mentionnés à l'annexe H2c, accord préalable n° 15 : recours à un accord-cadre de partenariat pour les subventions, accord préalable n° 16a : recours au dialogue compétitif, accord préalable n° 16c : évaluation financière des offres fondée également sur d'autres coûts que le prix pour les marchés de travaux.

8 Autorités compétentes
EVR Pas d' Autorité Compétente dans CRIS , mais elle: 1. approuve la procédure/contrat et par cela le cas à rapporter (EVR) – (par example, annulation d'un Appel d'Offres) et 2. l'ENCOD doit enregistrer dans CRIS un écart de type EVR et donne son visa L'Autorité Compétente ne donne pas de visa dans CRIS et ne signe pas une demande de déviation papier séparée ! l' Autorité Compétente ('Ordonnateur compétent par délégation", c'est à dire CdU de l'Unité de Finances, Contrats et Audit en question, Chef de délégation ou Chef de la coopération ou toute autre personne déléguée par le Chef de délégation dans ce but.'), qui approuve la procédure/contrat et par cela le cas à rapporter (EVR) - l'Autorité Compétente donne le EVR en approuvant le document justificatif qui contient l'EVR (par example, d'un Appel d'Offres/Appel à propositions) et l'utilisateur avec des permissions ENCOD doit enregistrer dans CRIS un écart de type EVR et donner son visa. En conséquence, l'Autorité Compétente n'occroye pas de visa dans CRIS et ne signe pas une demande de déviation papier séparée !

9 IMPORTANT! Une fois que la demande a été approuvée par l'Autorité Compétente, elle ne peut plus être renvoyée pour modification ! Si la demande est acceptée, le champ "Numéro de dossier lié" doit être rempli. Si la demande est annulée, le champ "Numéro de dossier lié" n'est pas obligatoire.  Une fois que la demande est clôturée (Statut CL - Clôturé), elle peut seulement être annulée par le biais d'un avenant d'annulation.

10 Encoder le dossier Selon l'entité (Décision, Appel d'offres, Appel à propositions, Contrat), la 'Catégorie' et l'Autorité compétente', des raisons différentes seront proposées par CRIS. Selon la combinaison sélectionnée ci-dessus, CRIS propose plusieurs choix de Raison (voir l'Annexe D3 et l'Annexe D4 de DEVCO Companion). Si l'écart & accord préalable a été créé et que des visas ont été donnés sans un lien d'entité liée (possible si l'écart est lié à un contrat ou à une décision), le GESTOPE doit encoder le numéro du contrat ou de la décision liée avant de donner le visa de clôture 95.

11 Liste des raisons Encodage Catégorie de dérogation Type d'entité liée
Autorité compétente Liste des raisons Selon l'entité (Décision, Appel d'offres, Appel à propositions, Contrat), la 'Catégorie' et l'Autorité compétente', des raisons différentes seront proposées par CRIS. Selon la combinaison sélectionnée ci-dessus, CRIS propose plusieurs choix de Raison (voir l'Annexe D3 et l'Annexe D4 de DEVCO Companion). Si l'écart & accord préalable a été créé et que des visas ont été donnés sans un lien d'entité liée (possible si l'écart est lié à un contrat ou à une décision), le GESTOPE doit encoder le numéro du contrat ou de la décision liée avant de donner le visa de clôture 95.

12 Responsables et Visas PAP, DER, EXC, NCE
Si lié à une Décision/un Contrat Les login des personnes responsables sont repris automatiquement par CRIS du niveau de la décision ou du contrat lié Si lié à un appel d'offres / appel à propositions, Les login des personnes responsables doit être complété manuellement En plus, ENCOD doit - compléter manuellement le rôle et le login de l'autorité compétente - sélectionner le GESTOPE en tant qu'initiateur Le lien entre le rôle prédéfini dans la séquence des visas de la Dérogation et un login se fait automatiquement par défaut à partir de l'entité liée, comme suit : Si la demande d'écart est liée à une Décision ou à un Contrat, CRIS affichera automatiquement les login des agents opérationnels et financiers responsables de la décision ou du contrat respectif. Par contre, dans le cas d'une demande l'écart liée à un appel d'offres ou à propositions, l'utilisateur doit saisir les login manuellement dans CRIS. Dans tous les cas, l'encodeur doit saisir le rôle et le login de l'autorité compétente. Le rôle sera sélectionné selon le cas : ex. DIRGEO pour le Directeur etc. Un à deux rôles supplémentaires devront donc être ajoutés dans l'onglet Responsables : Le HEADOF dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité / Délégation, L'ASSOC et le DIRGEO pour une dérogation reçue du Directeur ou Le HEADD6 dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité responsable de PADOR. Important : l'autorité compétente doit signer la demande d'écart ou l'accord préalable en même temps qu'il/elle donne son visa dans CRIS.

13 Responsables et Visas EVR
Pour les demandes de type EVR, la seule personne en charge dans CRIS est l'ENCOD : Le lien entre le rôle prédéfini dans la séquence des visas de la Dérogation et un login se fait automatiquement par défaut à partir de l'entité liée, comme suit : Si la demande d'écart est liée à une Décision ou à un Contrat, CRIS affichera automatiquement les login des agents opérationnels et financiers responsables de la décision ou du contrat respectif. Par contre, dans le cas d'une demande l'écart liée à un appel d'offres ou à propositions, l'utilisateur doit saisir les login manuellement dans CRIS. Dans tous les cas, l'encodeur doit saisir le rôle et le login de l'autorité compétente. Le rôle sera sélectionné selon le cas : ex. DIRGEO pour le Directeur etc. Un à deux rôles supplémentaires devront donc être ajoutés dans l'onglet Responsables : Le HEADOF dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité / Délégation, L'ASSOC et le DIRGEO pour une dérogation reçue du Directeur ou Le HEADD6 dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité responsable de PADOR. Important : l'autorité compétente doit signer la demande d'écart ou l'accord préalable en même temps qu'il/elle donne son visa dans CRIS.

14 Formulaires à générer Etape 1 : Après visa ENCOD et avant GESTOPE – imprimer la demande + la faire signer par l'Autorité Compétente Etape 2 : Télécharger le document signé dans "Documents annexés" Après le visa ENCOD, un bouton 'Imprimer' est disponible dans les Infos générales de l'écart ou de l'accord préalable. Important! Après que le visa GESTOPE a été donné, le bouton 'Imprimer' ne s'affiche plus. L'utilisateur ne pourra plus imprimer le formulaire. Aussi, avant le visa CLD GESTOPE 95, le numéro de l'entité liée doit être complété si cela n'a pas été encore fait. Ce champ peut encore être modifié dans l'onglet 'Infos générales'. Pour les Cas à rapporter (catégorie EVR), puisque la demande ne doit pas être signée en version papier, le template n'est pas généré. Dans ce cas, le simple encodage dans CRIS et sa validation sont suffisants !

15 Impact sur le dossier lié

16 Etat Catégories PAP, DER, EXC & NCE Après le Visa donné Etat
10 ENCOD 15 GESTOPE 25 RESPOPE 30 GESTFIN 40 RESPFIN PO – Provisionnel 80 Autorité compétente EC – En cours Attention : après ce visa il n'est plus possible de renvoyer ou d'annuler l'écart/ l'accord préalable. Le seul visa possible au niveau GESTOPE 95 est AC. 95 GESTOPE CL - Clôturé (l'écart/accord préalable est final et aucune action ne peut être prise dans CRIS pour cet écart/accord préalable) Le lien entre le rôle prédéfini dans la séquence des visas de la Dérogation et un login se fait automatiquement par défaut à partir de l'entité liée, comme suit : Si la demande d'écart est liée à une Décision ou à un Contrat, CRIS affichera automatiquement les login des agents opérationnels et financiers responsables de la décision ou du contrat respectif. Par contre, dans le cas d'une demande l'écart liée à un appel d'offres ou à propositions, l'utilisateur doit saisir les login manuellement dans CRIS. Dans tous les cas, l'encodeur doit saisir le rôle et le login de l'autorité compétente. Le rôle sera sélectionné selon le cas : ex. DIRGEO pour le Directeur etc. Un à deux rôles supplémentaires devront donc être ajoutés dans l'onglet Responsables : Le HEADOF dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité / Délégation, L'ASSOC et le DIRGEO pour une dérogation reçue du Directeur ou Le HEADD6 dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité responsable de PADOR. Important : l'autorité compétente doit signer la demande d'écart ou l'accord préalable en même temps qu'il/elle donne son visa dans CRIS. Catégorie EVR 10 ENCOD CL - Clôturé (l'écart/accord préalable est final et aucune action ne peut être prise dans CRIS pour cet écart/accord préalable)

17 Impact de l'E/AP sur le dossier lié à annuler
Visa Etat E/PA L'entité liée est annulée (CC) 10 ENCOD 15 GESTOPE 25 RESPOPE 30 GESTFIN 40 RESPFIN PO – Provisionnel  L'E/PA sera automatiquement ANNULE (avec un visa CC technique) 80 Competent Authority 95 GESTO EC – En cours CL - Clôturé L'E/PA préservera son état (avec un visa CC technique) et l'utilisateur doit annuler l'E/PA manuellement (via un avenant Annulation) Impossible de supprimer une entité liée, si un écart/accord préalable existe : ) Annuler l'écart/accord préalable 2) Supprimer l'entité liée Le lien entre le rôle prédéfini dans la séquence des visas de la Dérogation et un login se fait automatiquement par défaut à partir de l'entité liée, comme suit : Si la demande d'écart est liée à une Décision ou à un Contrat, CRIS affichera automatiquement les login des agents opérationnels et financiers responsables de la décision ou du contrat respectif. Par contre, dans le cas d'une demande l'écart liée à un appel d'offres ou à propositions, l'utilisateur doit saisir les login manuellement dans CRIS. Dans tous les cas, l'encodeur doit saisir le rôle et le login de l'autorité compétente. Le rôle sera sélectionné selon le cas : ex. DIRGEO pour le Directeur etc. Un à deux rôles supplémentaires devront donc être ajoutés dans l'onglet Responsables : Le HEADOF dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité / Délégation, L'ASSOC et le DIRGEO pour une dérogation reçue du Directeur ou Le HEADD6 dans le cas d'une dérogation reçue du Chef d'Unité responsable de PADOR. Important : l'autorité compétente doit signer la demande d'écart ou l'accord préalable en même temps qu'il/elle donne son visa dans CRIS. Renvoyer l'écart/accord préalable via un visa RV (renvoi) est uniquement possible jusqu'au niveau RESPFIN y compris. Après le visa de l'Autorité Compétente, il n'est plus possible de renvoyer ou d'annuler la transaction en donnant un visa Renvoi (RV). Dans ce cas, les seuls types de visas possibles sont : AC (Acceptation) ou CC (Annulation).

18 Avenant à l'écart / accord préalable
Le seul avenant possible pour un écart/accord préalable finalisé (= état CL) est un Avenant d'annulation

19 A Retenir à tout prix! Distinctions entre accord préalable et écarts
Autorité compétents Chaine de visa