Transition vers l’assignation automatique des stages à la résidence

Présentation au sujet: "Transition vers l’assignation automatique des stages à la résidence"— Transcription de la présentation:

1 Transition vers l’assignation automatique des stages à la résidence

2 « Répartir la demande selon l’offre »
L’assignation automatique : « Répartir la demande selon l’offre » DEMANDE Parcours planifiés des résidents OFFRE Capacités d’accueil

3 Comment définir les parcours planifiés?
ÉTAPE 1 : Catalogue de stages du programme Durée de chaque stage Spécificités (préalables, stages à espacer, etc.) Contraintes de périodes et de milieux Comment définir les parcours planifiés? Notez qu’il sera possible de définir plus d’un catalogue de stages pour un même programme. Par exemple, certains programmes devront ajuster leur catalogue de stages en fonction de l’approche par compétences.

4 Comment définir les parcours planifiés?
ÉTAPE 2 : Appliquer le catalogue aux résidents du programme Comment définir les parcours planifiés? Catalogue Identification des stages par niveau de résidence Parcours planifiés Appliqués selon le niveau de résidence

5 Comment définir les parcours planifiés?
ÉTAPE 3 : Ajuster les parcours planifiés selon résident Stages à option Spécificités personnalisées Préférences du résident Comment définir les parcours planifiés?

6 « Important de nous les fournir! »
Collecte des catalogues de stages « Important de nous les fournir! » Vos catalogues nous permettrons de: Identifier vos critères d’assignation Tester l’algorithme à partir des données réelles Pré-renseigner les catalogues de stages de MedSIS

7 Gabarit à compléter et à nous retourner
Collecte des catalogues de stages Gabarit à compléter et à nous retourner

8 Comment remplir le gabarit?
Onglets du fichier Excel L’onglet Règles précise comment saisir le Catalogue de stages.

9 Comment remplir le gabarit?
Onglets du fichier Excel L’onglet Données reçues 2017 contient l’information collectée pour votre programme, l’été dernier. Ce tableau vous sert de référence seulement puisqu’il est incomplet et la liste des stages à probablement été ajustée au cours de l’année Veuillez ne pas modifier cet onglet.

10 Comment remplir le gabarit?
Onglets du fichier Excel L’onglet Catalogue de stages contient la liste des stages à compléter avec vos spécificités. C’est ce tableau qui sera réutilisé par notre équipe.

11 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages Le niveau de résidence pour lequel le stage doit être effectué. Si le stage peut être effectué dans plusieurs niveaux, les indiquer séparés d’une virgule. Par exemple, indiquer « R1,R2 » si le stage doit être effectué au cours d’une des deux premières années de la résidence.

12 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages Le code et la description du stage seront utilisés pour son identification.

13 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages Le caractère obligatoire ou optionnel du stage. S’il s’agit d’un stage obligatoire mais que celui-ci peut être repris en tant que stage optionnel, il faudra le préciser sur deux lignes du fichier en y indiquant les durées associées.

14 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages La durée du stage, correspondant au nombre de périodes à effectuer.

15 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages Si le stage doit être assigné en un seul bloc de périodes consécutives (périodes liées), indiquer « Oui ».

16 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages Si un stage doit être assigné en plusieurs blocs de périodes consécutives, il faudra le spécifier sur deux lignes du gabarit. Par exemple, un stage d’une durée de 4 périodes à assigner en blocs de 2 périodes devra être saisi sur deux lignes, chaque ligne avec les valeurs « 2 » pour Durée et « Oui » pour Consécutif.

17 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages Si un stage doit être assigné en plusieurs blocs de périodes consécutives, il faudra le spécifier sur deux lignes du gabarit. Par exemple, un stage d’une durée de 4 périodes à assigner en blocs de 2 périodes devra être saisi sur deux lignes, chaque ligne avec les valeurs « 2 » pour Durée et « Oui » pour Consécutif.

18 Comment remplir le gabarit?
Identification des blocs de stages Si un stage de plusieurs périodes est offert dans plusieurs milieux mais qu’un résident doit être assigné à un même milieu, indiquer « Oui ». Par exemple, si deux périodes de stages CARDIO doivent être assignées à l’horaire d’un résident, s’assurer que toutes les périodes soient assigner dans un même milieu pour toute l’année académique du résident.

19 Comment remplir le gabarit?
Critères d’assignation entre les blocs de stages Certains critères doivent être respectés entre les stages (ou blocs de stage) dans l’organisation de l’horaire d’un résident. Si un stage a été spécifié en plusieurs blocs, il faudra préciser à quel bloc le critère réfère. Par exemple, préciser s’il s’agit du «1er bloc» ou du «2e bloc» de stage «DERMAT».

20 Comment remplir le gabarit?
Critères d’assignation entre les blocs de stages Préciser des stages préalables, c’est-à-dire si un stage doit être assigner avant un autre. Selon le catalogue en exemple, un résident devra effectuer le stage CARDIO avant d’effectuer le stage CPLAST.

21 Comment remplir le gabarit?
Critères d’assignation entre les blocs de stages Préciser des stages à lier ensemble, c’est-à-dire si un stage doit être fait juste avant ou après un autre stage. Selon le catalogue en exemple, un résident devra effectuer CARDIO et CPLAST consécutivement (et sans ordre précis).

22 Comment remplir le gabarit?
Critères d’assignation entre les blocs de stages Préciser les stages à espacer, c’est-à-dire si deux blocs de stages doivent être espacés. Selon le catalogue en exemple, un résident devra effectuer 4 périodes du stage DERMAT réparties en deux blocs espacés de 2 périodes.

23 Comment remplir le gabarit?
Critères d’assignation entre les blocs de stages Préciser des stages à assigner à un même milieu pour un même résident, dès lors que ces stages sont offerts par plusieurs milieux. Selon le catalogue en exemple, un résident devra effectuer le stage CPLAST dans le même milieu que le stage CARDIO.

24 Comment remplir le gabarit?
Critères d’assignation entre les blocs de stages Préciser des stages à assigner à un milieu différent pour un même résident, lorsque ces stages sont offerts par plusieurs milieux. Selon le catalogue en exemple, un résident devra effectuer 2 blocs de 2 périodes du stage DERMAT dans deux milieux différents . ≠ ≠ ≠

25 Comment remplir le gabarit?
Explications détaillées Lorsqu’on précise absolument (abs), l’algorithme assignera uniquement aux ériodes ou aux milieux spécifiés, selon les capacités d’accueil définies. Lorsqu’on précise préférablement (pref), l’assignation sera faite d’abord aux périodes ou aux milieux spécifiés. Une fois toutes les places comblées, l’assignation sera ensuite faite aux autres périodes ou milieux disponibles. Préciser des contraintes de période(s) ou de milieu(x) à respecter lors de l’assignation automatique, si nécessaire. Il sera important de nous préciser si la contrainte doit être absolument respectée ou préférablement respectée par l’algorithme.

26 Comment remplir le gabarit?
Contraintes de périodes et/ou de milieux Vous pouvez ajouter des explications détaillées si vous souhaitez clarifier l’information saisie ou si le gabarit ne vous permet pas d’indiquer tous les détails à prendre en compte lors de l’assignation d’un stage.

27 30 Quand nous retourner le gabarit complété?
septembre 30 Au plus tard le 30 septembre 2018 N’hésitez-pas à nous contacter si vous avez des questions!