CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES VENDREDI, LE 20 SEPTEMBRE 2002 JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002 MICHEL LÉVESQUE.

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1 CALENDRIER DE CONSERVATION ET COURRIELS MRCI ET RÉSEAU DES WEBMESTRES VENDREDI, LE 20 SEPTEMBRE 2002 JEUDI, LE 26 SEPTEMBRE 2002 MICHEL LÉVESQUE

2 PRÉSENTATION : SCÉNARIO n Vous ouvrez votre ordinateur personnel, vous consultez vos répertoires, vous accédez à vos fichiers dans un répertoire donné, vous ouvrez un fichier, vous lisez et vous complétez le texte en y ajoutant de l information, vous sauvegardez, vous ouvrez votre courrier électronique, vous créez un message et vous joignez le texte que vous venez de corriger, vous envoyez votre courriel, vous fermez votre ordinateur. n Vous répétez ces opérations des centaines de fois. n Avez-vous géré votre information ? Votre disque dur est-il utilisé à pleine capacité ? Avez-vous besoin de tout cela ? Avez-vous tout cela sur papier ?

3 DÉMARCHE COMMUNE D ANALYSE DES DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS n ANALYSE DE CONTENU n ANALYSE DU CONTEXTE

4 ANALYSE DE CONTENU n CONNAISSANCE DE L INFORMATION, DES DONNÉES, DES DOCUMENTS n ÉVALUATION DE LEUR UTILITÉ SELON LES BESOINS ADMINISTRATIFS, FINANCIERS, LÉGAUX, HISTORIQUES n DÉTERMINATION DES DURÉES DE CONSERVATION ET DES MODES DE DISPOSITION n CRITÈRES D ÉVALUATION : RECUEILS, CALENDRIERS DE CONSERVATION, CRITÈRES SPÉCIFIQUES

5 ANALYSE DU CONTEXTE n DOUBLE SENS DE L INFORMATION : IMPORTANCE DU CONTEXTE n CONTEXTE DU DOUBLE –INFORMATIQUE ET PAPIER –INFORMATIQUE ET MICROFILM –INFORMATIQUE ET CD-ROM

6 ANALYSE DU CONTEXTE (SUITE) n OPACITÉ DE L INFORMATION : CODE, LOGICIEL ET APPAREIL n CONTEXTE DE FORME n INFORMATICIEN n NORMALISATION ET SIMPLIFICATION

7 DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS n DOCUMENTS PRINCIPAUX OU SECONDAIRES ? –RÈGLE DE CONSERVATION GÉNÉRALE OU SPÉCIFIQUE ? n CHOIX DU SUPPORT DE CONSERVATION

8 DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS n ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION –CARACTÈRE LÉGAL DU DOCUMENT –AVANCÉES JURIDIQUES NOTION DE DOCUMENTS PAR RAPPORT À LA NOTION DE DOSSIERS

9 DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) n ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION –OBLIGATION DE CLASSIFICATION –ADAPTATION DU PLAN DE CLASSIFICATION

10 DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) n ÉLÉMENTS NÉCESSAIRES À LEUR GESTION (SUITE) –STANDARDISATION DES FORMATS –FORMATS CONSEILLÉS –MÉTADONNÉES –XML

11 DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) n ÉVALUATION DES DOSSIERS VIRTUELS/DES DOCUMENTS –DOCUMENTS PAR DOCUMENTS –ENSEMBLE DE DOCUMENTS DANS UN MÊME DOSSIER –DOSSIER COMME UN TOUT n CORRESPONDANCE ENTRE LES RÈGLES ET LES FICHIERS/lEUR ORGANISATION CLASSIFICATOIRE

12 DOCUMENTS BUREAUTIQUES ET COURRIELS (SUITE) n COHABITATION DU PAPIER ET DE L ÉLECTRONIQUE n AUTOMATISMES INFORMATIQUES

13 COURRIELS n MÊME PROBLÉMATIQUE QUE LES DOCUMENTS BUREAUTIQUES –INFORMATION CONSIGNÉE SUR UN SUPPORT –TRÈS UTILISÉ –CONTENU DE + EN + IMPORTANT –UTILISÉ EN COUR –SYSTÈME PARTICULIER

14 COURRIELS (SUITE) n TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS –MESSAGES PERSONNELS PERMIS MESSAGES PRODUITS ET REÇUS, À CARACTÈRE PRIVÉ OU PERSONNEL AVEC OU SANS VALEUR ARCHIVISTIQUE PERSONNELLE

15 COURRIELS (SUITE) n TYPOLOGIE DES MESSAGES ADMINISTRATIFS (SUITE) –MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ) MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVES ÉPHÉMÈRE MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE

16 COURRIELS (SUITE) n PROPOSITION DE RÈGLES DE CONSERVATION n MESSAGES PERSONNELS PERMIS –AUCUNE RÈGLE FORMELLE DE CONSERVATION –IMPOSITION D UNE MESURE ADMINISTRATIVE D ÉLAGAGE

17 COURRIELS (SUITE) n MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ) –MESSAGES PRODUITS ET RECUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE ÉPHÉMÈRE DURÉE ACTIVE : TANT QU UTILE OU 30 JOURS APRÈS LA DATE D ENVOI OU DE RÉCEPTION DURÉE SEMI-ACTIVE : AUCUNE (0) MODE DE DISPOSITION : DESTRUCTION

18 COURRIELS (SUITE) n MESSAGES ADMINISTRATIFS AVEC VALEUR ARCHIVISTIQUE (AVEC OU SANS FICHIER ATTACHÉ) –MESSAGES PRODUITS ET REÇUS AVEC VALEUR PRIMAIRE ADMINISTRATIVE, FINANCIÈRE ET LÉGALE AINSI QU AVEC VALEUR SECONDAIRE POTENTIELLE RÈGLES DE CONSERVATION VARIABLES SELON CELLES DU CALENDRIER DE CONSERVATION

19 COURRIELS (SUITE) n PROBLÉMATIQUE DES DOCUMENTS ATTACHÉS –ÉVALUATION DU MESSAGE SEULEMENT ET RÈGLE SUR LE MESSAGE –ÉVALUATION DU DOCUMENT ATTACHÉ DE PROVENANCE EXTERNE ET TRANSFERT

20 COURRIELS (SUITE) n CRITÈRES D ÉVALUATION DES MESSAGES –CRITÈRES GÉNÈRAUX MESSAGES QUI REFLÈTENT LES POSITIONS OFFICIELLES MESSAGES QUI INFORMENT SUR LES PRISES DE DÉCISIONS OU LES ACTIONS OFFICIELLES MESSAGES QUI ENTÂMENT, AUTORISENT OU COMPLÈTENT UNE TRANSACTION COMMERCIALE MESSAGES QUI PERMETTENT DE PROUVER LES DROITS, PRIVILÈGES ET OBLIGATIONS DE L ORGANISME

21 COURRIELS (SUITE) n CRITÈRES D ÉVALUATION DES MESSAGES AVEC FICHIERS ATTACHÉS –PRÉCISION DU CONTEXTE DE CRÉATION –PRÉCISION SUR LE CONTENU –INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES –INFORMATIONS SUR DES LIENS AVEC AUTRES DOCUMENTS –DEMANDE/RÉPONSE D APPROBATION OFFICIELLE –RÉSUMÉ OU SYNTHÈSE