L’analyse de la valeur des projets informatiques

L’analyse de la valeur des projets informatiques
Un nouveau dialogue permanent entre la direction de projet et les utilisateurs clés Livre blanc – Janvier 2019

L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019
La maîtrise de la valeur des projets informatiques Si nul ne saurait discuter aujourd’hui du rôle joué par les utilisateurs dans un projet informatique, cette participation active ne garantit pas pour autant un haut niveau de satisfaction. Il ne reste pas rare de voir : Des fonctionnalités sous-utilisées après leur mise en production; Des attentes initiales négligées, voire abandonnées au cours du projet; Des arbitrages financiers rendus tout au long du projet en fonction du budget disponible, sans mesurer les impacts sur le business case initial; Des équipes techniques davantage focalisées sur la recette contractuelle de leur travaux plutôt que sur leur valeur effective pour l’utilisateur final; Des utilisateurs finaux peu impliqués sur les coûts de projet que souvent ils ne supportent pas directement. Ces déceptions créent inévitablement des tensions entre le DSI et ses clients internes, chacun s’attachant bien entendu à démontrer la responsabilité de l’autre dans la réussite en demi-teinte des projets. Ces échanges sont d’autant plus stériles que la valeur attendue du projet n’ayant pas été précisément définie au-delà d’un ROI très global, la perception du résultat est souvent plus affaire de politique que de trésorerie. Enfin, les utilisateurs oublient trop souvent qu’ils doivent aussi amender leurs pratiques pour tirer le meilleur parti de leur outils, et qu’ainsi leur participation à un projet dépasse largement le cadre de l’expression de besoin et des recettes : l’utilisateur doit être plus acteur que client du système qu’il coconstruit avec la DSI. L’analyse de la valeur pose les termes d’un dialogue renouvelé s’appuyant sur : Le mesure détaillée de la valeur attendue du futur outil, associée à son coût projet Le pilotage précis tout au long du projet de la valeur perçue par les utilisateurs; Le suivi de plans d’actions Il installe dans les DSI une nouvelle relation plus objective entre : Les responsables de projets en charge d’apporter la meilleure réponse technologique aux besoins de l’organisation; Les utilisateurs en charge de tirer le meilleur parti de la technologie pour améliorer leur propre performance; Le tout, dans un modèle économique partagé et optimisé Laurent Paumelle Associé L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Sommaire La maîtrise de la valeur de vos projets Les enjeux de l’analyse de la valeur 1 Le déploiement du dispositif 3 Le modèle de données 2 L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Sommaire La maîtrise de la valeur de vos projets Notre offre d’analyse de la valeur des projets informatiques vise à créer un nouveau partenariat entre : Les directions de projets en charge d’apporter la meilleure réponse technologique aux besoins de l’organisation; Les utilisateurs en charge de tirer le meilleur parti de la technologie pour améliorer leur propre performance; le tout, dans un modèle économique partagé et optimisé La force de l’offre d’analyse de la valeur réside autant dans la méthodologie que dans son intégration dans un outil capable de maitriser l’ensemble des concepts et de les associer aux fonctionnalités plus classiques du pilotage budgétaire. Cet outil est né d’un partenariat entre Kertios Consulting et Ewalia, éditeur de l’outil Wallaris. 1.1 La finalité de la démarche 1.2 Le périmètre 1.3 L’outillage de la démarche Les enjeux de l’analyse de la valeur 1 L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

1. Les enjeux de l’analyse de la valeur La finalité de l’analyse de la valeur Dans son sens classique, l’analyse de la valeur vise à optimiser le rapport entre, d’une part, la valeur ajoutée d’un produit ou d’un service et, d’autre part, son coût de conception et de mise en œuvre. Cette analyse conduit : à réduire les coûts à la hauteur de la valeur ajoutée visée ; Et/ou à augmenter la valeur d’usage pour amortir ces coûts. Dans le cadre d’un projet informatique, l’analyse de la valeur a un double enjeu : S’assurer de la mise en œuvre effective des avantages initiaux identifiés dans le business case (ROI) . Effectuer les arbitrages nécessaires au respect du budget initial La maîtrise des équilibres du projet L’analyse de la valeur d’un projet informatique vise à comparer tout la valeur ajoutée initialement attendue par les utilisateurs et la valeur perçue tout au long du projet. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

1. Les enjeux de l’analyse de la valeur Un projet informatique ne vaut que par l’usage qui en est fait Si, dans le cadre habituel des projets, les utilisateurs sont étroitement associés à la conception de l’outil et à sa recette, il n’est pas rare de voir : Des fonctionnalités sous-utilisées après leur mise en production; Des attentes initiales négligées, voire abandonnées au cours du projet; Des arbitrages financiers rendus tout au long du projet en fonction du budget disponible, sans mesurer les impacts sur le business case initial; Des équipes techniques davantage focalisées sur la recette contractuelle de leur travaux plutôt que sur leur valeur effective pour l’utilisateur final; Des utilisateurs finaux peu impliqués sur les coûts de projet que souvent ils ne supportent pas directement. Parties prenantes Prévisions/réalisations € Processus Technologies Le dispositif d’analyse de la valeur couvre toutes les dimensions d’un projet, bien au-delà des seules technologies mises en œuvre dont les conséquences doivent pouvoir se mesurer dans les processus, l’organisation et le modèle économique L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

1. Les enjeux de l’analyse de la valeur L’apport de l’outil Wallaris L’outil Wallaris conçu initialement pour élaborer et piloter les budgets informatiques (projets, équipes), intègre également l’ensemble des fonctionnalités nécessaires au pilotage de la valeur, et en particulier : Le modèle de données relatives à la valeur attendue; Le calcul du coût complet des fonctions (répartition analytique des budgets prévisionnels et réalloués entre les différentes fonctions); Le modèle de données relatives à la valeur perçue; La possibilité pour les utilisateurs et le directeur de projet de suivre l’évolution de la valeur perçue et les plan d’action successifs permettant d’améliorer l’appropriation de l’outil par ses utilisateurs. Ce dispositif ajouté à l’ensemble de fonctionnalités classiques de pilotage budgétaire (autorisation, réallocations, suivi des marchés, engagements et factures) offre au directeur de projet la possibilité de suivre l’avancement des travaux, mais également d’effectuer tous les arbitrages financiers en fonction des enjeux utilisateurs. L’outil par son ouverture permet de partager tout ou partie de ces informations avec les utilisateurs dans le cadre d’un partenariat où chacun est contributeur de la valeur finale du projet. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Sommaire La maîtrise de la valeur de vos projets Valeur attendue Valeur perçue 2.1 La valeur attendue 2.2 La valeur perçue Livraison 1 Livraison n Fonctions impactées Le modèle de données 2 Objectifs poursuivis Enjeux quantitatifs et qualitatifs Budget par fonction L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

La valeur attendue : Principe général de l’approche
Le modèle de données – Valeur attendue La valeur attendue : Principe général de l’approche L’analyse de la valeur d’un système d’information vise à comparer le coût des fonctionnalités à leur valeur ajoutée sur la performance de l’utilisateur. Cette performance peut être analysée en termes de résultats (atteinte des objectifs de l’utilisateur) et /ou d’optimisation des moyens pour atteindre ces résultats. Idéalement, on dégage un solde monétaire net (ROI) entre le coût de la fonctionnalité et la valeur retirée (recette supplémentaire ou économie de coût). En l’absence de données quantifiables, ce qui est le plus fréquent pour des fonctions support sans lien direct avec le marché, on retient des éléments plus qualitatifs. Fonction utilisateur Fonctionnalité du SI Coût projet de la fonctionnalité Augmentation de la valeur ajoutée de la fonction La pertinence de l’approche repose, à la fois, sur la capacité : d’affecter le plus directement des coûts à une fonctionnalité; d’établir un lien direct entre cette fonctionnalité et la nouvelle valeur ajoutée de la fonction correspondante; le tout, en restant sur un nombre raisonnable d’éléments à analyser. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur attendue La valeur attendue - Fonctions Chaque fonction est associée à un responsable (DG, DAF, Direction métier,…) qui porte les enjeux de la fonction. Cet utilisateur-clé est en charge de la construction du business case attaché cette fonction et du suivi de sa mise en œuvre dans le cadre du projet. Il est ainsi responsabilisé à la fois sur la recette technique de l’outil ET sur son déploiement en conformité avec les avantages attendus initialement. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur attendue La valeur attendue – les objectifs Un objectif peut être associé à plusieurs fonctions. Ses principaux attributs sont : sa catégorie : cette classification permet de regrouper les objectifs par grands enjeux stratégiques de l’organisation Son type : l’objectif peut concerner l’ensemble de la direction ou être spécifiques à un secteur, service, métier particuliers,…. Sa finalité : on distingue les objectifs de résultats visant à améliorer la performance (nouveaux clients, nombre de dossiers traités, CA, délais….) et les objectifs de moyens visant à optimiser les ressources mises en œuvre (charge de travail, coûts de sous-traitance,… Sa nature : un objectif peut porter des enjeux qualitatifs ou quantitatifs, voire les deux. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur attendue La valeur attendue – liens entre fonctions et objectifs L’association d’objectifs à chaque fonction permet de définir précisément les enjeux du projet sur cette fonction avec : Le détail des enjeux qualitatifs et quantitatifs Une évaluation de l’enjeu de la portée de l’enjeu (1 à 4) Ces deux éléments permettent de positionner globalement l’impact du projet sur la fonction selon les deux axes moyens et résultats sur la matrice des enjeux Résultats Fort Moyen Faible F4 Moyens L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur attendue Valeur attendue – Synthèse des enjeux du projet La matrice des enjeux consolidés pour toutes les fonctions permet de positionner synthétiser les enjeux du projet pour toutes les fonctions impactées Ref Fonctions F1 Décider des investissements informatiques F2 Mettre en œuvre les changements organisationnels et opérationnels F3 Vérifier l’avancement des projets informatiques F4 Effectuer le contrôle budgétaire sur les projets informatiques Fn … Résultats Fort Moyen Faible F1 F2 F3 F4 Moyens L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Valeur attendue : La valorisation des fonctions
Le modèle de données – Valeur attendue Valeur attendue : La valorisation des fonctions Coût complet Valeur attendue Module A Fonction 1 Fort Faible L’outil permet d’organiser une comptabilité analytique simplifiée permettant de répartir le coût des projets entre les différentes fonctions utilisateurs. La direction de projet est ainsi en mesure d’arbitrer entre le coût projet de la fonctionnalité et les bénéfices attendus en termes de moyens et/ou de résultats. Répartition 1 couts directs Module B Fonction 2 F1 F2 Module C Objectifs de résultats Gestion de projet Répartition 2 coûts indirects Fonction n Autres coûts à répartir Réserve budgétaire Réserve budgétaire Objectifs de moyens L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur attendue Valeur attendue – Synthèse des enjeux valorisés du projet La matrice des enjeux consolidés pour toutes les fonctions et valorisés est l’instrument essentiel des arbitrages qui devront être réalisés tout au long du projet la mise en place des fonctionnalités à forts enjeux sera priorisée; Des dépassements budgétaires sur des fonctions à faible enjeux seront étroitement surveillés. Ces analyses sont produites sur la base du budget initial tel qu’approuvé et sur le budget opérationnel résultant des arbitrages financiers effectués par la direction de projet L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Sommaire La maîtrise de la valeur de vos projets Valeur attendue Valeur perçue 2.1 La valeur attendue 2.2 La valeur perçue Livraison 1 Livraison n Mesure de l’appropriation Mesure de l’appropriation Le modèle de données 2 Plan d’action Plan d’action Budget actualisé par fonction Budget actualisé par fonction L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur perçue La valeur perçue : Principe général de l’approche La valeur perçue mesure l’appropriation chez les utilisateurs de l’outil livré dans le cadre du projet. Il ne s’agit donc pas de mesurer uniquement la valeur intrinsèque de l’outil, mais bien son usage effectif par son utilisateur clé (le taux d’appropriation d’une fonctionnalité livrée, mais non utilisée sera inférieur à 100%). Chaque livraison partielle de l’outil est l’occasion de réaliser une ou plusieurs mesures de la valeur perçue par les utilisateurs et ainsi de piloter la trajectoire du projet. Chacune des mesures fait l’objet d’un plan d’action établi par le directeur de projet pour rectifier, améliorer ou amplifier le déploiement des fonctionnalités à réaliser dans la cadre de la livraison suivante. Livraison 1 Mesure (X%) Plan d’action Livraison 2 L’appropriation de l’outil est l’indicateur clé du succès d’un projet car elle est LA condition déterminante pour la mise en œuvre effective du business case initial L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur perçue La valeur perçue – les livraisons Une livraison est un évènement clé dans un projet qui caractérise un état de l’outil qui sera la base des mesures effectuées par les utilisateurs. Ses principaux attributs sont : Sa description permettant de cerner au mieux le périmètre de fonctionnalités sur lesquelles les utilisateurs vont exprimer leur perception de la valeur Son type : livraison partielle, patch, versions du progiciels, nouveaux développements, fin de phase/lot,… L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur perçue La valeur perçue – les livraisons Chaque mesure de la valeur perçue est rattachée à une fonction et à une livraison. Ces mesures peuvent être réalisées dans des contextes divers (comité de pilotage, comité de la valeur, groupes de recettes, ….), Elle se traduit par un taux de mise en place des évolutions attendues dans l’organisation de l’utilisateur. Cette appropriation est commentée. Elle fait l’objet d’un éventuel plan d’action fixé par le directeur de projet. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur perçue La valeur perçue – Synthèse Par livraison : Par fonction : L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Le modèle de données – Valeur perçue La valeur perçue – la trajectoire générale La trajectoire générale propose en permanence un état d’avancement du projet croisant les fonctions classées selon la valeur attendue avec les le taux d’appropriation. L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Sommaire La maîtrise de la valeur de vos projets Le mise en œuvre d’un dispositif d’analyse de la valeur s’inscrit pleinement et sans surcoûts dans la gestion de projet Les nouvelles analyses requises peuvent être réalisées dans le cadre d’une méthodologie classique ou plus innovante comme la démarche Agile. Si, en théorie, rien ne s’oppose au déploiement de ce dispositif sur l’ensemble des projets informatiques, il est possible de le réserver pour certains types de projets particulièrement sensibles. Enfin, ce dispositif visant à construire une nouvelle relation entre les équipes projet et les utilisateurs, son déploiement doit reposer sur une stratégie de conduite de changement permettant de vaincre les résistances individuelles ou collectives. 3.1 L’analyse de la valeur et les méthodologies de conduite de projet 3.2 Les projets éligibles 3.3 Les enjeux de changement 3.4 L’approche préconisée Le déploiement du dispositif 3 L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

3. Le déploiement du dispositif
L’intégration du dispositif d’analyse de la valeur dans les méthodologies Le dispositif d’analyse de la valeur ne génère pas de surcoûts de gestion de projet. Un fois fixée l’arborescence de fonctions et des objectifs qui seront la maille élémentaire d’analyse des besoins, le dispositif d’analyse de la valeur ne fait qu’obliger les utilisateurs à pousser d’un cran leur réflexion sur les enjeux qualitatifs / quantitatifs de leurs demandes. Ce travail s’effectue dans le cadre des ateliers d’expression de besoins. Si le dispositif impose la saisie des données budgétaires initiales et leur mise à jour, il n’ajoute pas une charge de travail particulière à la PMO du projet qui le fait le plus souvent sur l’outil de gestion de projet voire, et c’est l’hypothèse la plus fréquente, sur Excel. Le suivi des dépenses réelles est optionnel, mais s’avère très utile dans des environnements gérant le projet sous Excel. L’outil peut en tout état de cause être interfacé au système comptable de suivi des achats. Le suivi de la valeur perçue se fait soit dans le cadre des ateliers de recette ou encore dans le cadre des comités de projets ou de pilotage. Les restitutions offertes par Wallaris sont le plus souvent annexées aux compte-rendu des instances du projet. Expression de besoins Valeur attendue Développement Reprise des données de pilotage budgétaire Recettes Valeur perçue Alignement organisationnel L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

3. Le déploiement du dispositif Les projets éligibles L’apport d’un dispositif d’analyse de la valeur est proportionnel au coût du projet et aux innovations qu’il emporte pour les utilisateurs. Plus le coût du projet est important et plus le pilotage fin de ce budget rapporté aux avantages attendus, prend son sens pour l’organisation. De la même manière, les innovations offertes par le projet emporteront de profonds changements dans la pratique interne. Les enjeux de ces changements doivent être mesurés initialement et leur déploiement vérifié pendant le projet. A l’inverse, il sera en général peu pertinent de retenir le dispositif d’analyse de la valeur pour des projets de maintenance ou de remplacement technique d’outils sans de réels impacts sur le fonctionnement interne. En dehors de ces deux critères, il est aussi possible de voir dans l’analyse de la valeur un moyen de rétablir un dialogue entre une direction de projet et ses utilisateurs, sur un projet en cours qui se déroulerait dans des conditions difficiles. Dans cette hypothèse, l’outil est alors conçu pour revenir aux fondamentaux du projet : « Que voulions-nous initialement ? » « Qu’avons-nous aujourd’hui ? » « Qu’aurons-nous demain à l’issue du projet ? » Eligibilité Innovation Budget L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

Les enjeux de changement
3. Le déploiement du dispositif Les enjeux de changement L’introduction d’un dispositif d’analyse de la valeur est un changement important dans la culture de gestion de projet au sein des organisations. Les points de résistance les plus répandus trouvent leur origine dans les jeux de pouvoir internes et dans les pratiques et outils budgétaires. Les relations entre les utilisateurs et les directions de projets s’inscrivent dans un rapport de forces propre à chaque organisation : Plus l’utilisateur est dominant, et plus il cherchera à obtenir des « services informatiques » en minimisant ses engagements sur le projet; Plus l’informatique est dominante, et plus elle cherchera à minimiser ses services en se focalisant sur le jeu classique des recettes, sans s’impliquer sur le déploiement effectif chez l’utilisateur. Le dispositif d’analyse de la valeur vise à établir un nouvel équilibre entre les deux parties prenantes en objectivant les contributions respectives au succès partagé du projet Le jeu de pouvoirs entre utilisateurs et DSI Analyse de la valeur Moins les utilisateurs supportent le coût final du projet, et plus ils résisteront à ce type de dispositif leur imposant un nouveau jeu de contraintes financières, avec à la clé des éventuels arbitrages qui pourraient leur être défavorables Moins les équipes projets disposent de données de pilotage budgétaire, et plus ils redouteront que ce dispositif ne leur crée de nouvelles contraintes / charges de travail. L’outil laisse toute latitude pour fixer la précision de ce suivi qui peut donc être déterminée à partir des données disponibles dans chaque organisation. Les pratiques et outils de pilotage budgétaire L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

3. Le déploiement du dispositif L’approche préconisée Un dispositif d’analyse de la valeur se déploie habituellement en trois étapes : La preuve du concept pour convaincre le sponsor du projet de la qualité de la réponse de l’outil à ses attentes. Cet exercice peut se réaliser dans un temps très court (2/3 semaines) sur un projet en cours avec : La saisie des données budgétaires et les réalisations (macro- données) L’identification d’une fonction utilisateur impactée par ce projet L’entretien avec un utilisateur clé de cette fonction pour analyser sa valeur attendue et son niveau actuel d’appropriation Le projet pilote pour convaincre l’organisation de l’efficacité du dispositif. Le projet choisi sera dans l’idéal un projet en cours rencontrant des difficultés. Les travaux auront pour objectif de reconstituer les éléments de la valeur attendue initialement, analyser le degré d’appropriation actuel et proposer en convergence avec les utilisateurs et la direction de projet des réorientations d’action pour la fin de projet. Une fois la force du dispositif démontrée sur le projet pilote, le sponsor arrête une politique globale d’utilisation du dispositif et détermine le portefeuille annuel des projets éligibles à ce dispositif. POC Projet Pilote Portefeuille annuel des projets éligibles L'analyse de la valeur - Livre blanc - Janvier 2019

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