Documentation et aides

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1 Documentation et aides
L’instruction comptable M9-6 du 27 avril 2015 Le décret du 7 novembre 2012 dit décret GBCP (gestion budgétaire et comptabilité publique) Le décret DGCP du 20 janvier 2016 Instruction du 15 avril 2016 n°BOFIP-GCP du 28 avril 2016 Sites internet : pléiade DAF A3 et réseau conseil DE (site intra académique) Le « Gavard » gestion financière chez Berger Levrault Réseau professionnel : collègues sur réseau interne, collègues techniciens comptables

2 Les opérations de dépenses
CHEZ L’ORDONNATEUR L’engagement La liquidation Le mandatement ou l’ordonnancement Phase d’opportunité, compétence exclusive de l’ordonnateur CHEZ LE COMPTABLE Prise en charge des mandats par le comptable Paiement Inscription des écritures dans les livres de comptes (les domaines et codes activités disparaissent Phase de régularité : le comptable a une mission de contrôle

3 Agent comptable et dépenses
Les contrôles du comptable en matière de dépenses Le contrôle des dépenses La sanction du contrôle du comptable Les contrôles du comptable en tant que caissier Le paiement

4 Les contrôles du comptable en matière de dépenses :
Références : - Articles 18, 19 2° et 20 du décret du 7 novembre 2012 - Article R421-4 du Code de l’éducation. Obligation de résultat : paiement après contrôles réglementaires prescrits quelles que soient les dilligences accomplies En matière de dépenses, la responsabilité des comptables publics s’apprécie à la date à laquelle le paiement a été effectué. C’est donc sur la base des seuls éléments existant à la date de présentation du mandat au comptable que ce dernier doit apprécier si la prise en charge est possible

5 Le délai global de paiement = 30 jours
Le délai d’exécution du comptable La transmission des mandats et des pièces justificatives fait courir le délai du comptable Le délai global de paiement = 30 jours La date de réception de la facture déclenche le délai sous réserve que le service soit fait Partage du délai global de 30 jours dans le cadre d’une convention En cas de retard de paiement instauration d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, en sus des intérêts moratoires, En matière de dépenses, la responsabilité personnelle et pécuniaire ne peut être mise en jeu qu’en cas de dépense indue ou irrégulière provoquant un décaissement. En conséquence, elle ne sera pas mise en jeu pour défaut de paiement des intérêts moratoires

6 Le contrôle de la qualité de l’ordonnateur
Vérification de l’habilitation de l’ordonnateur (alinéa 2 de l’article 10 du décret n° 2012 – 1246 du 7 novembre 2012) : Les ordonnateurs (délégués et suppléants) doivent être accrédités (formulaire prévu par l’arrêté du 25 juillet 2013) auprès des comptables dont ils prescrivent l’éxécution, Même en procédure dématérialisée, le comptable doit s’assurer, en matière de dépenses de la qualité de l’ordonnateur, Cas susceptibles d’engager la responsabilité du comptable : Contrat signé par une personne incompétente (CE sans autorisation du Conseil d’Administration, gestionnaire sans délégation du CE), Dépenses payées par un EPLE au lieu de l’Etat

7 Le contrôle de l’imputation budgétaire
Vérification du respect de l’exercice d’imputation : les crédits ouverts pour un exercice budgétaire ne peuvent être utilisés pour les dépenses d’un autre exercice (annualité budgétaire en début et fin d’exercice. Vérification de l’exacte imputation des dépenses aux services qu’elles concernent selon leur nature et leur objet : l’agent comptable doit sursoir au paiement lorsque les élements accompagnant le mandat ne permettent pas d’apprécier la nature de la dépense correspondante. De la nature de la dépense dépend la liste des pièces justificatives devant, en application de la nomenclature, être fournies par l’ordonnateur pour justifier le paiement. En cas d’incertitude sur la nature de la dépense, l’agent comptable doit suspendre le paiement. Sa RPP peut être mise en jeu par le juge : en effet, il n’est en mesure d’exercer ni le contrôle de l’exacte imputation ni le contrôle de la production des justifications,

8 Le contrôle de la disponibilité des crédits
Crédits du service budgétaire suffisants; sinon ordonnateur procède à l’ouverture préalable des crédits Une décision budgétaire modificative tardive de régularisation n’a pas d’effet sur la mis en cause de la responsabilité du comptable,

9 Le contrôle du caractère libératoire du paiement
= contrôle de la validité du paiement Le bénéficiaire du paiement = créancier (paiement au créancier lui-même ou à son représentant légal ou conventionnel Cas susceptibles d’entraîner la responsabilité du comptable : Paiement à une autre personne que le créancier, Opposition au paiement des dépenses; Erreur de coordonnées bancaires - Cession de créances

10 Les contrôles réglementaires
L’agent comptable doit s’assurer que les actes du Conseil d’Administration et les actes du Chef d’établissement sont devenus exécutoires (art 20du décret n° 2012 – 1246 du 7 nov 2012) Contrôle au regard des textes relatifs aux EPLE Si acte non exécutoire le comptable suspend le paiement Cas susceptibles d’entraîner la responsabilité du comptable : Pas de contrôle préalable réglementaire Acte ou délibération non exécutoire Dépense régularisé par un acte qui n’est pas expressément rétroactif Mandat découlant d’une décision annulée par la juridiction administrative

11 Le contrôle de la validité de la créance
Le comptable doit vérifier l’existence de la dette ainsi que son montant Justification du service fait Exactitude des calculs de liquidation Respect des règles de prescription et de déchéance Production des justifications prévues à l’annexe I du code général des collectivités territoriales

12 Justification du service fait
L’ordonnateur atteste le service fait en signant le bordereau des mandats L’agent comptable : ne juge pas l’opportunité de la dépense Vérifie la date pour application prescription quadriennale Vérifie que la facture concerne bien l’établissement Cas susceptibles d’entrainer la RPP du comptable : - Absence de service fait - frais de facturation ou de dossier (sauf si prévus au contrat) Absence de l’attestation de l’ordonnateur Absence de date indiquant l’exécution des prestations - La facture ne concerne pas l’EPLE

13 L’exactitude des calculs de liquidation
Le comptable doit s’assurer que le montant du mandat a été correctement liquidé en se fondant : sur les pièces justificatives présentées; Sur les textes législatifs ou réglementaire en vigueur (ex : TVA…) Cas susceptibles d’engager la RPP : Erreur matérielle de calcul ; Modalités du calcul non connues ; Non respect des clauses et documents contractuels (clauses de révision des prix, rabais…) ; Facture non détaillée ; Respect du délai de paiement

14 La prescription quadriennale
- Loi du 31 décembre 1968: sont prescrites toutes créances qui n’ont pas été payées dans un délai de quatre ans à partir du 1er jour de l’année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis Refuse le paiement et avertit l’ordonnateur, seul compétent pour opposer cette prescription, Cas susceptibles d’engager la RPP du comptable : La facture non datée ; Le fait de ne pas appliquer la loi.

15 La production des justifications
La pièce produite est normalement un original La pièce justificative doit exister et être produite Les pièces produites doivent être celles prévues par la nomenclature pour la nature de la dépense courante Les pièces produites doivent être suffisantes et adéquates La production d’une copie des pièces justificatives est admise (factures CHORUS) ; Un certificat administratif ne se substitue pas à une pièce justificative prévue par la liste des pièces justificatives ; Une facture pro forma est un document provisoire destiné à être remplacé par une facture définitive qui seule constitue une pièce justificative ; Une facturette ne constitue pas une facture et ne peut pas servir de pièce justificative.

16 Régularité de la dépense
Les limites des contrôles Régularité de la dépense Légalité ; Opportunité ; Utilité. Cas susceptibles d’engager la RPP : Absence de justificatif ; Absence de justificatif réglementaire ; Justificatifs peu clair, imprécis ou insuffisant (certificat administratif) ; Contrats ou conventions caducs.

17 Le résultat du contrôle des dépenses
Le comptable constate la régularité des dépenses, il prend en charge les mandats, il procède au paiement. Le comptable estime les dépenses irrégulières, il en suspend le paiement et en avertit l’ordonnateur pour qu’il fasse les régularisations nécessaires si elles sont possibles. Le comptable constate l’irrégularité des dépenses (sans régularisation possible), il en suspend le paiement et en avertit l’ordonnateur. Ce dernier peut alors requérir le comptable de payer. La réquisition dégage la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable.

18 La suspension de paiement
Instruction n°84-40-MO du 8 mars 1984 À la seule initiative du comptable Doit être écrite, motivée Expose de manière précise et exhaustive toutes les irrégularités justifiant la décision du comptable Notifiée par écrit à l’ordonnateur

19 acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette
Le contrôle des dépenses en tant que caissier Après avoir constaté la régularité des dépenses l’agent comptable procède à leur paiement. Le paiement = acte par lequel l’organisme public se libère de sa dette L’agent comptable s’assure du caractère libératoire du paiement L’agent comptable s’assure de la disponibilité de la trésorerie

20 Le caractère libératoire du paiement
(art 36 du décret n° du 7 nov 2012) Par remise de chèques, d’espèces, virement bancaire ou tout moyen mis à disposition de l’agent comptable (Art 34 du décret de 2012) Au profit du bon créancier. L’agent comptable doit s’assurer que le bénéficiaire désigné par l’ordonnateur est qualifié pour le recevoir (art 36 du décret de 2012) L’agent comptable doit s’assurer qu’il n’existe pas d’opposition au paiement des dépenses (art 37 du décret de 2012) Cas susceptibles d’engager la RPP : Erreur de coordonnées bancaires ; Cession de créances ; Paiement d’une facture frappée d’opposition; Avis à Tiers détenteur.

21 Contrôle de la disponibilité de la trésorerie
(art 36 du décret n° du 7 nov 2012) Suffisance de fonds disponibles = Suffisance de trésorerie Disponibilité des crédits (notion budgétaire)

22 Les modes de paiement des dépenses
Le virement pour tout montant supérieur à 300 € Sauf : dépenses régisseur; Secours et dépenses d’aide sociale, Absence de compte de dépôt (justifiée) Les cartes de paiement : CB au nom de l’agent comptable Seuil inférieur à € Les chèques : - Montant inférieur à 300 € - Adressés aux créanciers par l’agent comptable Le prélèvement : dépenses inférieures à 300 €; Dépenses avant ordonnancement (DAO) quel que soit leur montant Les espèces : Montant inférieur à 300 € Ordre de paiement de l’ordonnateur; Vérification de la qualité et la capacité; Acquit du bénéficiaire sur l’avis de paiement

23 La justification des règlements
Acquit du bénéficiaire pour un paiement en espèces Mention sur les mandats indiquant la date à laquelle a été opéré le règlement par virement Enregistrement informatique détaillant les règlements