Téléphonie du Rectorat

Présentation au sujet: "Téléphonie du Rectorat"— Transcription de la présentation:

1 Téléphonie du Rectorat
présentation des nouveaux outils de communication

2 Découvrez votre nouveau poste
La présentation de votre poste vous guidera vers une utilisation spontanée de ses nouvelles fonctionnalités. Téléphone IP Touch 8028 Cliquez sur "  Retour " pour revenir à la page précédente Cliquez sur "  Suite " pour aller à la page suivante

3 Sommaire Poste Alcatel 8028
Présentation du poste Gestion des contacts Programmer un numéro d’appel Gestion des appels Programmer une fonction Appeler un correspondant Annuler ou modifier une touche programmée Demande de rappel Recevoir un Appel Identifier l’appelant Messagerie Vocale Mettre en attente Premier accès à la messagerie Appeler un 2ème correspondant Initialiser sa messagerie Passer d’un correspondant à l’autre Arborescence de la messagerie Vos messages d’accueil Transférer un appel Gérer son absence Etablir une conférence à 3 jusqu’à 6 Consulter ses messages Fonctionnalités avancées Réglages Renvoi d’appel, renvoi immédiat, Téléphone : sonnerie, contraste, volume Journal d’appel Sécurité Bis Cliquez sur la fonction qui vous intéresse ou laissez vous guider avec la « Présentation du poste » Envoyer un Texto Emettre en fréquence vocale

4 Présentation de votre poste
Passez la souris sur les différentes zones du poste. Poste IP Touch 8028 Cliquez ici pour aller directement au Sommaire Cliquez ici pour découvrir votre poste en détail

5 L’afficheur poste en ligne
Reprendre Je 11 juil :30 LENOM Patrick En garde 00’34 Date et heure Nom de l'appelant si communication interne Menus interactifs Date et heure Numéro de l'appelant si communication externe Menus interactifs Fin d’appel Transfert Je 11 juil :30 Conversation 01’24 Cliquez sur page suivante…

6 L’afficheur poste au repos Navigation dans les trois onglets
ok Pour naviguer d’un onglet à l’autre Navigation dans les trois onglets Menu perso perso Info Réglages Appels émis Rdez-vous Verrou 1 nouveau message 1 appel non répondu Aucun renvoi activé Nom : Pascal LENOM Poste : Ensemble des fonctions Accès aux touches que vous pouvez programmer à votre convenance ou déjà programmées Informations sur le téléphone : nom, numéro de téléphone, nombre de messages reçus, état du renvoi...

7 Touches de lignes Touches personnalisables:
La touche « F1 » peut être programmée pour un appel direct, intercepter l’appel d’un collègue, faire un renvoi vers un autre poste… La touche « F2 » peut être programmée pour un appel direct, intercepter l’appel d’un collègue, faire un renvoi vers un autre poste…

8 Touches retour, bis et messages
Appui court : Retour à l'écran précédent Appui long : Retour au menu Messagerie La touche « Enveloppe» est allumée : vous avez des messages ou des appels en absence. BIS Un appui court recompose le dernier numéro appelé. Un appui long fournit le journal des appels émis pour rappeler l’un des derniers numéros composés.

9 Touche navigateur Navigateur : (Haut, Bas, Droite, Gauche) Les Menus
Le répertoire personnel (70 touches programmables) OK pour la Validation OK La touche de navigation vous permet de vous déplacer dans les différents écrans de votre poste.

10 Touche de confort Haut-parleur: Appui court: Mains libres
Libération (Raccroché) Haut-parleur: Appui court: Mains libres Appui long: Ecoute amplifiée Réglage du volume: combiné, haut-parleur Réglage de la sonnerie Réglage du contraste Secret (Coupure micro)

11 Touche de confort : clavier
Clavier alphanumérique: Tapez les premières lettres de votre correspondant interne Effacement du dernier caractère Majuscules

12 Gestion des appels Appeler un correspondant Demande de rappel
Recevoir un appel En cours de communication Fonctionnalités avancées Renvoyer un appel

13 Appeler un correspondant
Par le nom en interne : Saisissez les 3 premières lettres du nom sur le clavier alphabétique. Appuyez sur la touche en face de «Nom» pour effectuer la recherche. Appuyez sur la touche en face du nom correspondant. S’il y a plusieurs réponses, utilisez les touches de « Navigation » pour les faire défiler. Si le correspondant n’apparaît pas dans la liste, appuyer sur la touche « Annuaire » pour afficher tous les résultats de la Pour modifier la recherche, appuyez sur la touche Par le numéro : Composez directement le numéro à 4 chiffres pour les appels internes: Composez le numéro externe (appel extérieur : chiffres) len Appel par nom Nom Initiales OK 6 réponses LENOM Vincent LENORMAND Clara C 13

14 Demande de rappel ne répond pas, vous pouvez :
Pour les appels internes, si le poste ne répond pas, vous pouvez : Laisser une demande de « Rappel » Envoyer un « Message texte » Rappel Message texte LENOM Patrick Libre Je 11 juil :30 Laisser une demande de « Rappel » Envoyer un « Message texte »

15 Recevoir un appel Répondre : Décrocher le combiné Ou
Appuyer sur la touche « Haut-parleur » : Silence Prend appel LENOM Vincent Appelle 10/07/ :10 Arrêt de la sonnerie « Répondre » si la fonction casque est activée Activer ou désactiver la fonction mains libres 15

16 Identifier l’appelant
Appel Interne Pour les correspondants internes : Le nom de l’appelant s’affiche. Pour les correspondants externes : Le numéro s’affiche sauf si votre correspondant est en secret identité. Si vous avez programmé ce numéro dans votre répertoire, c’est le nom enregistré qui apparaîtra. Silence Prend appel LENOM Patrick Appelle Je 11 juil :30 Appel Externe Silence Prend appel Appelle Je 11 juil :30

17 reprendre une communication
Mettre en attente, reprendre une communication Mettre un appel en attente : Par appui sur la touche associée à l’icône « en conversation » Reprendre la conversation : Par appui sur la touche associée à l’icône « en attente » Ou Par appui sur la touche « reprendre » 10/ :00 Conversation 00:45 NouvAppel En garde 10/ :00 Reprendre 17

18 Appeler un 2ème correspondant
Appel en conversation Appel en attente En cours de communication : Composez directement le numéro du 2ème correspondant : Le 1er correspondant est mis en attente. Ou Si vous utilisez l’appel par le nom pour appeler le second correspondant, le 1er correspondant est mis en attente dès que vous tapez la 1ère lettre du nom. Fin d’appel Transfert Conversation 00:23 10/ :00 18

19 Passer d’un correspondant à l’autre
En cours de communication : Appuyez sur la touche associée à l’appel en attente pour prendre l’appel en attente : Appel en attente Conversation en cours Le premier appel est automatiquement mis en attente. Je 11 juil :30 Conversation 01’24 Fin d’appel Transfert Je 11 juil :30 LENOM Patrick En garde 00’34 Reprendre

20 Transférer un appel interne : Vous recevez un appel
Pour transférer cet appel à un contact interne : Composez directement son numéro, votre correspondant est automatiquement mis en attente. Votre contact répond et accepte l’appel : Vous appuyez sur la touche « Transfert » ou « Raccrocher » Votre contact ne répond pas ou ne peut prendre l’appel : Vous appuyez sur la touche « Fin d’appel » et vous récupérez le 1er correspondant. Vous recevez un appel Je 11 juil :30 LENOM Vincent Libre Fin d’appel Transfert 20

21 Établir une conférence à 3 jusqu’à 6
Conférence téléphonique à trois : Vous recevez un appel (interne ou externe). Pour entrer en conférence une autre personne, composez directement son numéro (contact externe) ou recherchez le contact dans l’annuaire (en interne) à l’aide du clavier; l’appel du 1er correspondant est automatiquement mis en attente. Si votre correspond répond à votre appel, déplacez-vous avec la touche de navigation « flèche du bas » et appuyez sur la touche «Confér». Mettre fin à la conférence : «Fin conférence» : vous revenez avec le premier interlocuteur. «Transfert» : vous transférez les deux interlocuteurs ensemble et libérez votre poste. Je 11 juil :30 Conversation 01’24 Confér Je 11 juil :30 Conférence 01’24 Fin conf Transfert Vous pouvez également après une conférence à 3 ajouter d’autres participants jusqu’à 6 Touches « Ajouter » puis « Insérer »

22 Renvoyer ses appels vers un autre poste
Accéder directement au menu Renvoi : Utilisez le raccourci ! Appuyez sur la touche de fonction en face de la flèche. Choix du mode de renvoi : «Rv immédiat» : votre poste ne sonnera plus et les appels arriveront directement sur le poste destinataire. «Autre renvoi» : vous permet d’accéder aux trois autres modes de renvoi. Aucun envoi activé Renvoi Rv immédiat Autre renvoi

23 Renvoi immédiat Annuler un renvoi : Programmer un renvoi :
Appuyez sur la touche flèche puis choisir «Rv immédiat» Composez le numéro du poste vers lequel vous souhaitez rediriger vos appels: Pour un numéro interne, il est possible d’utiliser le clavier pour la fonction «appel par nom». Annuler un renvoi : Appuyez sur la touche flèche puis sur la touche «Désactiver» Entrez le n° du destinataire Renvoi Appel Direct Renvoi Renvoi immédiat vers Paul Désactiver Autre renvoi

24 Consulter ses appels en absence
Journal d’appels : Consulter ses appels en absence L’enveloppe clignote : Vous avez des messages ou des appels en absence. Pour les consulter : Appuyez sur l’enveloppe puis successivement sur les touches suivantes : Nombre appels non répondus Appel int ou ext non répondu Appuyez sur la touche en face de la corbeille pour supprimer la liste des messages en absence ou sélectionnez un contact pour afficher les options avancées: Supprimer l’appel en absence Rappeler le correspondant Messageries 1 appel non répondu Messagerie vocale Non rép interne DUPOND Antoine Supprimer Rappeler 24

25 Bis et journal d’appels émis
Recomposer le dernier numéro appelé : Un appui court sur la touche Affiche le journal des appels émis : Un appui long sur la touche Rappeler rapidement l’un des derniers numéros Composés en utilisant cette fonction. Appel émis Fabrice Caroline Utilisez les touches de navigation pour faire défiler les numéros OK 25

26 Rendez-vous à 12 h30 à la cafétéria. OK ?
Envoyer un texto Envoyer un message texte : A l’aide du navigateur, allez dans l’onglet « Menu » puis descendez jusqu’à visualiser la fonction Puis Composez le numéro de poste du destinataire ou tapez les 3 premières lettres de son nom et validez le nom choisi dans la liste proposée. En suivant les instructions sur l’écran, choisissez le type de message que vous souhaitez envoyer, tapez le texte ou le complément de texte sur le clavier numérique et envoyez-le. Rendez-vous à 12 h30 à la cafétéria. OK ? Valider Msg texte Envoyer 26

27 Emettre en fréquence vocale
Bonjour ! Pour contacter notre service client, merci d’appuyer sur la touche « 1 » de votre poste téléphonique. Conversation 00:23’ Lorsque le guide vocal vous demande d’appuyer sur une touche pour choisir un service, vous devez au préalable passer en «Fréquence Vocale». Exemple : Appeler un service de renseignements Le guide vocal se déclenche: Appuyez sur la touche « Envoyez FV » ou bien composez « * » pour passer en «Fréquence Vocale». Vous pouvez ensuite appuyer sur la touche correspondant à votre choix (touche 1 ou 2 …) Envoyer FV Utilisez les touches de navigation pour faire défiler les options OK 27

28 La Messagerie Vocale Initialiser / Personnaliser sa messagerie
Gérer son absence Consulter ses messages

29 Le premier accès à la messagerie
Impératif pour avoir accès à vos messages Appuyez sur la touche : Personnalisez votre boîte vocale en suivant les instructions du guide vocal : 1 4 Enregistrer votre nom et votre prénom Changer le code secret Modifier l'annonce d'accueil avec votre xxxxxpropre message 2 Puis sur les touches Msg vocale et Consulter Plus de précisions sur la page suivante 3 Composez votre code de messagerie La messagerie vocale ne sera pas active sans validation de toutes les étapes du guide vocal ! Msgerie vocale Code personnel

30 Initialiser sa messagerie
Accédez à la messagerie vocale En appuyant sur la touche Composez votre mot de passe ( par défaut 12345) Écouter votre enregistrement 1 1 Recommencer l’enregistrement 5 5 Nom et prénom Valider # # Enregistrez vocalement votre nom et votre prénom puis appuyez sur # # 1 5 # Écouter votre mot de passe Recommencer Valider Mot de passe 1 Tapez votre nouveau mot de passe à 4 chiffres puis appuyez sur # # 5 Raccrocher, c’est l’annonce standard qui sera diffusée Pour enregistrer une annonce personnalisée, suivez la procédure page suivante (42) et suivez le guide vocal.

31 Arborescence de la messagerie
Si le voyant clignote, un message vous a été déposé. Il faut le consulter. Options d’écoute Relire 1 Menu principal Gestion des messages d’accueil Informations du message 5 Enregistrer le message d’accueil prolongé Envoyer un message 2 1 Enregistrer votre annonce Valider par « # » Envoyer une copie 6 Consulter les messages sauvegardés Enregistrer le message d’accueil personnalisé 3 2 Supprimer 7 Enregistrer le 1er message d’accueil alternatif 3 Gestion des messages d’accueil 4 Répondre 8 Enregistrer le 2ème message d’accueil alternatif 4 Réécouter 1 Archiver 9 Options personnelles 5 Activer le message d’accueil standard 2 5 Réenregistrer Passer au message suivant # Confirmer # Activer le message d’accueil personnel 6 Plus d’options Quitter *  Activer le 1er message d’accueil alternatif 7 Options d’enregistrement Options personnelles Activer le 2ème message d’accueil alternatif 8 Enregistrer votre Nom 1 Quitter *  Modifier votre mot de passe (Refus des 5 derniers mots de passe utilisés) 2 Enregistrer votre nom Valider par « # »

32 Vos messages d’accueil
Vous disposez de plusieurs messages d’accueil, qu’il vous est possible de personnaliser et d’activer Message d’accueil personnel : Il permet de remplacer le message d’accueil standard. Vous pouvez si besoin enregistrer un message d’accueil spécifique pour vos correspondants internes Enregistrement Message d’accueil standard : C’est l’annonce par défaut, reconstituée à partir de votre nom enregistré lors de la personnalisation de votre messagerie vocale. 4 2 Enregistrer Votre annonce # # 1 Enregistrer Annonce interne # # * Quitter 6 Pour activer 4 Réenregistrer votre nom 5 1 Enregistrer Votre nom # # Message d’accueil prolongé : Il permet de diffuser une annonce sans laisser la possibilité immédiate de déposer un message à votre correspondant. 4 5 Pour activer Message d’accueil alternatif : Vous pouvez enregistrer deux messages d’accueil alternatif. 4 1 Enregistrer Votre annonce # # Enregistrement Le message d’accueil prolongé est activé dès validation de votre annonce. Lorsque ce message est actif, vous en serez informé par un guide vocal spécifique Enregistrement 4 3 Enregistrer Votre annonce # # 1ère annonce alternative Vous pouvez 1 4 4 Enregistrer Votre annonce # # Le conserver 2ème annonce alternative Menu principal 2 Le supprimer 4 7 1ère annonce alternative 3 Pour activer L’écouter 4 8 2ème annonce alternative

33 Gérer son absence Si absence :
Appuyez sur la touche puis « Rv imm MV » Votre poste ne sonnera plus, les appels arriveront directement dans votre boîte vocale. Pour désactiver le renvoi, appuyez à nouveau sur la touche puis « Désactiver ». Rv imm mv Une annonce personnalisée accueillante qui répond aux questions de celui qui appelle : Suis-je au bon poste ? Est-ce une absence momentanée ? Si non Dans quel délai mon appel sera-t-il traité ? Qui puis-je joindre en cas d’urgence ? 33

34 Consulter ses messages
Clignote pour signaler la présence de messages (vocaux ou textes) ou d’appels non répondus. Pour écouter à partir d’un autre poste : En interne XXXX Appeler la messagerie vocale 1 OU Pour écouter à partir de votre poste : Depuis l’extérieur XX XX XX XX XX 1 Appuyer sur la touche Message 2 Ne pas tenir compte du guide vocal Composer 1 2 Sélectionner Messagerie Vocale OU Si vous appelez depuis un poste interne, titulaire d’une messagerie vocale. # 1 3 Votre Mot de passe Saisir * * * * * 3 Votre N° de boite vocale Saisir * * * * * (A 5 chiffres) (Votre N° de poste) 4 Votre Mot de passe Saisir * * * * * (A 5 chiffres) 34

35 Réglages Régler son poste téléphonique : Affichage, sonnerie et volume
Sécurité : cadenas

36 Régler l’écran et le contraste du poste
+ - Réglage de l’inclinaison de l’écran Plus de contraste Moins de contraste 36

37 Choisir la sonnerie Une liste de 16 sonneries à disposition :
2 choix à effectuer pour différencier les appels externes des appels internes. Programmer : Dans l’écran menu, appuyez successivement sur : Choisissez « Appel interne » Utilisez le navigateur et les touches de fonction pour écouter les sonneries proposées Appuyez sur la touche « OK » du navigateur pour activer la sonnerie qui vous plaît L’écran annonce « Programmation enregistrée » Appuyez sur la touche « retour » Puis sélectionnez « Appel externe ». Mon poste Prog touche Langue Sonnerie Mot passe Réglages Poste Sonnerie +code personnel 0000 par défaut et valider Sonnerie App interne Volume App externe Plus d’opt. C 37

38 Régler le volume Volume du combiné : Volume des sonneries :
En cours de conversation, appuyez sur les touches plus ou moins jusqu’à l’obtention du volume souhaité. Volume des sonneries : Utilisez les touches plus ou moins pendant que le poste sonne. Ou Passez par l’écran menu. Suivez les mêmes étapes que le choix de sonnerie et dans l’écran sonnerie choisissez la touche volume. Plus fort Moins fort sonnerie App interne Volume App externe Plus d’opt. 38

39 Sécuriser vos outils de communication
2 codes à initialiser C’est votre poste! il faut un code personnel pour verrouiller votre poste 39

40 Sécuriser vos outils de communication
Sécuriser votre poste par un code personnel Initialiser le mot de passe de votre poste avec un code personnel à 4 chiffres. Par défaut, le code du poste est 0000 Sécuriser votre messagerie vocale par un code personnel Initialiser la messagerie vocale si vous en disposez d’une et choisissez votre mot de passe personnel à 5 chiffres. Ce mot de passe vous sera demandé pour: Enregistrer votre annonce d’accueil Ecouter vos messages Par défaut, le code de votre messagerie vocale est le numéro du poste. Choix des codes Par sécurité, 4 chiffres identiques (1111) ou 4 chiffres qui se suivent (1234) ne sont pas conseillés. 40

41 Changer son code personnel Aller dans l’onglet « Menu »
1 Appuyez sur la touche de fonction : Réglages Aller dans l’onglet « Menu » 2 Puis successivement sur les touches : Poste Mot passe 3 Saisissez le mot de passe par défaut puis validez. Saisissez le nouveau code de 4 chiffres : Poste Appel émis Verrou Mesg texte menu perso info menu menu perso perso info info Réglages Appel émis Rdez-vous Verrou Réglage Mot de passe Nouveau code Valider Validez 4 Confirmez-le en le saisissant une seconde fois et validez à nouveau : Mot de passe Vérification Valider Validez 5 Raccrochez. 41

42 Aller dans l’onglet « Menu »
Utiliser le cadenas Aller dans l’onglet « Menu » Verrouiller votre poste : Activer le verrou et interdire les appels externes tout en continuant à recevoir les appels entrants internes et externes. Le code par défaut est 0000 Vous pouvez remplacer ce code par un code personnel. menu menu perso perso info info Réglages Appel émis Rdez-vous Verrou 1 Allez dans l’onglet « Menu » 2 Appuyez sur la touche : Pour déverrouiller le poste, allez dans l’onglet « Menu » puis « Verrou » et saisissez votre code personnel. Verrou 42

43 Gestion des contacts Gérer ses contacts : Programmer un numéro d’appel
Programmer une fonction

44 Aller dans l’onglet « Perso »
Gérer ses contacts Aller dans l’onglet « Perso » Programmer une touche : Un numéro que vous appellerez directement en appuyant sur la touche. Une fonction (exemple : un service de renvoi ou une interception d’appel) accessible par l’activation d’une seule touche. 1. Appuyez directement sur la touche libre que vous souhaitez programmer + votre code personnel, par défaut 0000 et validez. 2. Dans l’écran « Prog touches », les options suivantes sont disponibles : Services: programmation d’une fonction Appel direct: Programmation d’un appel Prog touches Touche non programmée Services Appel direct 44

45 Programmer un numéro d’appel
Numéro extérieur hors annuaire : Suite aux étapes 1. et 2. sélectionner : 3. Saisissez le numéro (avec le 0 comme préfixe) et appuyez sur « Valider ». 4. Saisissez le nom qui sera affiché en intitulé de touche et appuyez sur « Valider ». (Ce nom s’affichera à l’écran quand le numéro que vous avez saisi vous appellera). Numéro d’un collaborateur dans l’annuaire : 3. Appuyez sur la touche « Annuaire ». 4. Procédez comme pour l’appel par le nom en tapant les 3 premières lettres du nom recherché et appuyez sur « Valider ». 5. Valider le N° de téléphone et le nom du contact. (Le nom peut être modifié à l’aide du clavier) Numéro Annuaire Valider Prog touches Appel direct Label Valider Prog touches Société Appel direct Nom Appel par Nom Initiales der 45

46 Programmer une fonction
Programmer un renvoi : Suite aux étapes 1. et 2. sélectionner: 3. Pour un renvoi, sélectionnez « Services de renvoi » puis « renvoi immédiat ». Le code « #68 » (pour un renvoi immédiat) est automatiquement entré. Il suffit de saisir le numéro du poste vers lequel envoyer ses appels. Puis appuyez sur « Valider » et compléter le 4. Saisissez le nom qui sera affiché en intitulé de touche et appuyez sur « Valider ». Numéro # Annuaire Valider Prog touches Services Label Rv Valérie Numéro Valider Prog touches Lorsqu’une fonction (exemple: un renvoi d’appel) a été programmé sur une touche, il suffit d’appuyer sur la touche pour activer ou désactiver la fonction. Rv Valérie menu perso info

47 Programmer une fonction
Autres fonctions disponibles: Suite aux étapes 1. et 2. sélectionner: Voici d’autres fonctions programmables: Services de renvoi Renvoi immédiat Renvoi si occupé Renvoi si occupé ou absent Interception d’appel Et d’autres fonctions Services

48 Modifier une touche programmée
La touche « I »: Appuyez successivement sur la touche «i » puis sur la touche que vous désirez modifier ou effacer. Exemple: Appuyez sur « Effacer » ou « Modifier ». menu perso info Valérie PUIS touche « Valérie » + votre code personnel Effacer Modifier 10/07/ :30 Prog touches