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1 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Étapes à suivre pour la configuration unique de certains paramètres Formation TeammateTime pour les gérants de magasin

2 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 2 Ordre du jour Inscrire les exigences de planification d’horaire de chaque coéquipier (disponibilité et quarts de travail fixes). Créer des relations d’emprunt. Assigner l’attribut keyholder aux détenteurs de clés. Exclure les coéquipiers non-détenteurs de clés du rôle keyholder. Obtenir les PIN de pointage.

3 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 3 Configuration sur le site Site Manager Lors de votre première semaine d’utilisation de TeammateTime, vous devrez configurer les paramètres suivants sur le site Site Manager : 1.Inscrire les exigences de planification d’horaire de chaque coéquipier : Disponibilité générale pour chaque coéquipier dont l’horaire est planifié selon la demande de main-d’œuvre. Quarts de travail fixes pour les coéquipiers avec un horaire régulier. 2.Créer des relations d’emprunt pour permettre à d’autres gérants d’emprunter vos coéquipiers. 3.Assigner l’attribut keyholder aux détenteurs de clés.

4 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 4 Configuration sur le site Site Manager Lors de votre première semaine d’utilisation de TeammateTime, vous devrez configurer les paramètres suivants sur le site Site Manager : 1.Inscrire les exigences de planification d’horaire de chaque coéquipier : Disponibilité générale pour chaque coéquipier dont l’horaire est planifié selon la demande de main-d’œuvre. Quarts de travail fixes pour les coéquipiers avec un horaire régulier. 2.Créer des relations d’emprunt pour permettre à d’autres gérants d’emprunter vos coéquipiers. 3.Assigner l’attribut keyholder aux détenteurs de clés.

5 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 5 Inscrire les exigences de planification d’horaire Avant que le système puisse créer des horaires, vous devez inscrire les exigences de planification de chaque coéquipier sur le site Site Manager. Cliquez sur l’onglet Employee.

6 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 6 Inscrire les exigences de planification d’horaire Cliquez sur le nom du coéquipier.

7 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 7 Inscrire les exigences de planification d’horaire Cliquez sur le bouton Exigences de planification.

8 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 8 Inscrire les exigences de planification d’horaire Cliquez sur le bouton Ajouter les exigences de planification. Important : Inscrire toutes les exigences de planification d’un coéquipier avant de les sauvegarder, car elles ne peuvent pas être modifiées. Pour les changer, vous devez créer de nouvelles exigences pour le coéquipier.

9 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 9 Inscrire les exigences de planification d’horaire Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Entrez la Date de début à laquelle les exigences de planification entreront en vigueur. La Date de fin n’est pas exigée. Pour créer des rotations, la Date de début doit correspondre au début de la semaine 1.

10 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 10 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Disponibilité générale Si l’horaire d’un coéquipier est planifié selon la demande de main-d’œuvre, vous devez modifier les heures sous la section Disponibilité générale pour faire correspondre l’horaire à la disponibilité du coéquipier. Si un coéquipier est disponible toute la journée, laissez la case Toute la journée sélectionnée. Pour le Canada : Laissez la case Toute la journée sélectionnée pour la Disponibilité générale de tous les coéquipiers.

11 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 11 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Inscrire la disponibilité générale Sous Disponibilité générale, désélectionnez la case Toute la journée pour chaque jour où le coéquipier ne peut pas travailler toute la journée. Si vous ne voulez pas qu’un coéquipier soit automatiquement ajouté à l’horaire pour une journée en particulier, désélectionnez la case Toute la journée et laissez les champs De et À vides. Cliquez dans la case Toute la journée d’une journée pour la désélectionner. Dans le champ De, inscrivez l’heure la plus tôt à laquelle le coéquipier peut travailler. Dans le champ À, inscrivez l’heure la plus tard jusqu’à laquelle le coéquipier peut travailler. Assurez-vous d’inscrire les bonnes heures avec « am » et « pm ». Dans le champ De, inscrivez l’heure la plus tôt à laquelle le coéquipier peut travailler. Dans le champ À, inscrivez l’heure la plus tard jusqu’à laquelle le coéquipier peut travailler. Assurez-vous d’inscrire les bonnes heures avec « am » et « pm ».

12 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 12 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Inscrire des quarts de travail fixes Pour les coéquipiers avec un horaire régulier, entrez l’horaire sous la section Quarts de travail fixes. Rappel : Pour le Canada, laissez les paramètres par défaut (Toute la journée) pour la Disponibilité générale. Pour chaque jour, entrez les heures de début et de fin dans les champs De et À. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Poste et sélectionnez le poste du coéquipier.

13 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 13 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Ajouter des semaines de rotation Si le coéquipier a une rotation d’horaire, vous pouvez entrer des quarts de travail fixes pour des semaines additionnelles. Vous pouvez ajouter autant de semaines que vous le désirez. Assurez-vous que la date du champ Date de début de chaque semaine correspond à la rotation. Cliquez sur le bouton (+) pour ajouter une autre semaine.

14 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 14 Cliquez sur l’icône de calendrier pour changer la date de début. Disponibilité générale Quarts de travail fixes Toute la journée De À De À Poste Ajouter des semaines de rotation Entrez des quarts de travail fixes pour la semaine 2. Ajoutez d’autres semaines de rotation, au besoin. Lorsque vous aurez terminé de modifier les exigences de planification, cliquez sur le bouton Soumettre.

15 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 15 Périodes de repas Notes à propos des périodes de repas : Le système ajoutera automatiquement à l’horaire les périodes de repas après la 3 e heure du quart de travail et avant la 5 e heure du quart. Les périodes de repas durent par défaut une heure. Les gérants peuvent modifier l’horaire pour ajuster les heures des périodes de repas et de pause. Les périodes de repas ne peuvent pas durer moins de 30 minutes. Sans une autorisation du gestionnaire, l’application Web Clock ne permettra pas aux coéquipiers de pointer moins de 30 minutes après le début de la période de repas. Une exception sera créée si la période de repas n’est pas commencée avant la 5 e heure du quart. Une période de repas n’est pas accordée pour les quarts de travail de moins de 5 heures. Le système n’exigera pas que les coéquipiers pointent au début de la période de repas prévue.

16 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 16 Configuration sur le site Site Manager Lors de votre première semaine d’utilisation de TeammateTime, vous devrez configurer les paramètres suivants sur le site Site Manager : 1.Inscrire les exigences de planification d’horaire de chaque coéquipier : Disponibilité générale pour chaque coéquipier dont l’horaire est planifié selon la demande de main-d’œuvre. Quarts de travail fixes pour les coéquipiers avec un horaire régulier. 2.Créer des relations d’emprunt pour permettre à d’autres gérants d’emprunter vos coéquipiers. 3.Assigner l’attribut keyholder aux détenteurs de clés.

17 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 17 Créer une relation d’emprunt Vous pouvez établir une relation d’emprunt avec d’autres magasins pour chaque coéquipier. Cela permet aux autres gérants de magasin de voir vos coéquipiers et de les ajouter à leurs horaires. L’autre magasin sera automatiquement facturé pour les heures où le coéquipier y a travaillé. Vous pouvez créer des relations d’emprunt seulement avec les magasins qui utilisent TeammateTime. Cliquez sur le bouton Ajouter un site emprunté.

18 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 18 Créer une relation d’emprunt Le gérant du magasin d’origine assigne l’état « emprunté » à un coéquipier. Le gérant du magasin emprunteur confirme l’emprunt du coéquipier sélectionné et accède aux horaires pour ajouter un quart de travail au coéquipier emprunté. Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Site. Cliquez sur le numéro du site.

19 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 19 Créer une relation d’emprunt Note : Un coéquipier peut avoir une relation d’emprunt avec plus d’un magasin. Le gérant du magasin d’origine doit créer chaque relation d’emprunt. Cliquez sur le bouton Soumettre. Cliquez sur l’icône de calendrier pour modifier la date de début.

20 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 20 Créer une relation d’emprunt Vous devez ajouter une date de fin pour cesser une relation d’emprunt. Note : Les relations d’emprunt entrent en vigueur dès leur création. Cela signifie que si un coéquipier se présente au travail et doit être ajouté à l’horaire d’un autre magasin, vous pouvez effectuer les actions suivantes : Laisser le quart de travail non pourvu dans l’Éditeur d’horaires. Créer une relation d’emprunt avec le magasin emprunteur.

21 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 21 Configuration sur le site Site Manager Lors de votre première semaine d’utilisation de TeammateTime, vous devrez configurer les paramètres suivants sur le site Site Manager : 1.Inscrire les exigences de planification d’horaire de chaque coéquipier : Disponibilité générale pour chaque coéquipier dont l’horaire est planifié selon la demande de main-d’œuvre. Quarts de travail fixes pour les coéquipiers avec un horaire régulier. 2.Créer des relations d’emprunt pour permettre à d’autres gérants d’emprunter vos coéquipiers. 3.Assigner l’attribut keyholder aux détenteurs de clés.

22 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 22 Assigner l’attribut keyholder Cliquez sur l’onglet Attributs. Lorsque vous ajoutez l’attribut keyholder, la lettre « k » est ajoutée à côté du nom des détenteurs de clés dans l’horaire. Cela vous permet d’identifier facilement les détenteurs de clés dans l’horaire. L’entreprise peut également identifier les détenteurs de clés lors de l’audit. Consultez la politique Keyholder Policy. (Votre directeur régional des opérations peut vous fournir cette politique.)

23 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 23 Assigner l’attribut keyholder Cliquez sur le bouton Assigner un attribut.

24 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 24 Assigner l’attribut keyholder Cliquez sur la flèche de déroulement du champ Attribut. Cliquez sur l’option Keyholder.

25 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 25 Assigner l’attribut keyholder Cliquez sur le bouton Soumettre.

26 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 26 Configurations sur le site Core Lors de votre première semaine d’utilisation de TeammateTime, vous devrez configurer les paramètres suivants sur le site Core : 1.Exclure les coéquipiers non détenteurs de clés du rôle keyholder (pour tous les coéquipiers du service à la clientèle du Canada et des États-Unis, y compris ceux sur le terrain). 2.Obtenir les PIN de pointage de vos coéquipiers (nécessaires pour pointer). Obtenir également votre PIN de pointage (obligatoire pour l’autorisation du gestionnaire dans l’application Web Clock).

27 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 27 Exclure des coéquipiers du rôle keyholder Inscrivez workforce dans la boîte de recherche rapide et cliquez sur l’option Workforce Employees dans la liste déroulante. Par défaut, le système assigne le rôle keyholder à tous les coéquipiers. Vous devrez indiquer au système quels coéquipiers doivent être exclus de ce rôle. Il s’agit d’une configuration unique.

28 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 28 Exclure des coéquipiers du rôle keyholder Cliquez sur le nom du coéquipier.

29 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 29 Exclure des coéquipiers du rôle keyholder Cliquez sur l’onglet Métiers.

30 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 30 Exclure des coéquipiers du rôle keyholder Vous pouvez voir une liste des rôles qui sont assignés à ce coéquipier. Par défaut, tous les coéquipiers possèdent le rôle keyholder. Pour exclure un coéquipier du rôle keyholder, sélectionnez la case à côté de ce rôle. Dans la colonne Exclure, sélectionnez la case du rôle Keyholder.

31 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 31 Exclure des coéquipiers du rôle keyholder Important : N’excluez pas les coéquipiers des livraisons du rôle keyholder. Il est attendu des coéquipiers du service à la clientèle qu’ils effectuent des livraisons, au besoin. N’excluez pas les coéquipiers du service à la clientèle du rôle Customer Delivery à moins qu’ils ne soient pas aptes à conduire.

32 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 32 Configurations sur le site Core Lors de votre première semaine d’utilisation de TeammateTime, vous devrez configurer les paramètres suivants sur le site Core : 1.Exclure les coéquipiers non détenteurs de clés du rôle keyholder (pour tous les coéquipiers du service à la clientèle du Canada et des États-Unis, y compris ceux sur le terrain). 2.Obtenir les PIN de pointage de vos coéquipiers (nécessaires pour pointer). Obtenir également votre PIN de pointage (obligatoire pour l’autorisation du gestionnaire dans l’application Web Clock).

33 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 33 Accéder aux PIN de pointage Les coéquipiers ont besoin de leur PIN de pointage pour pointer dans l’application Web Clock. Les gérants ont besoin de leur PIN de pointage pour accorder une autorisation du gestionnaire. Inscrivez employee list dans la boîte de recherche rapide et cliquez sur l’option Employee List dans la liste déroulante.

34 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 34 Accéder aux PIN de pointage Sélectionnez la case du champ Inclure numéro de badge. Cliquez sur le bouton Lancer le rapport. Note : Le PIN de pointage est parfois appelé « numéro de badge » dans TeammateTime.

35 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 35 Accéder aux PIN de pointage Pour imprimer la liste, cliquez sur le bouton Imprimer. Donnez à chaque coéquipier son PIN de pointage (numéro de badge). Les coéquipiers doivent garder ce renseignement confidentiel.

36 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 36 Étapes à suivre pour le gérant 1.Vous recevrez par courriel les directives d’ouverture de session. En cas de problèmes, communiquez avec le service Voix du coéquipier au 1 877 443-5747. 2.Ouvrez une session sur le site Site Manager. Sur demande, changez votre mot de passe pour celui de My Time. Ce mot de passe sera également celui du site Core. 3.Inscrivez les exigences de planification d’horaire pour chaque coéquipier (disponibilité et quarts de travail fixes). 4.Créez des relations d’emprunt. 5.Assignez l’attribut keyholder aux détenteurs de clés. 6.Excluez les coéquipiers non détenteurs de clés du rôle keyholder. 7.Obtenez les PIN de pointage. 8.Au cours de la première semaine, mettez à jour les heures du magasin dans Notebook ainsi que les registres.

37 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 37 Préparer les coéquipiers 1.Informez les coéquipiers à propos du projet pilote TeammateTime. 2. Demandez aux coéquipiers d’accéder au centre d’apprentissage pour consulter le document Conseils rapides. Imprimez-en une copie qu’ils pourront consulter. 3. Remettez aux coéquipiers leur PIN de pointage. 4.Imprimez l’aide-mémoire Web Clock et affichez-le à côté de chaque ordinateur. 5. Expliquez aux coéquipiers qu’ils doivent pointer le plus près possible de l’heure prévue et dans quels cas ils doivent demander une autorisation du gestionnaire pour Web Clock. 6. Fournissez les renseignements pour l’ouverture de session. Note : En cas d’oubli, les coéquipiers peuvent communiquer avec leur gérant, leur directeur régional des opérations ou le service Voix du coéquipier pour obtenir leur PIN de pointage.

38 © 2008 General Parts International, Inc. Written permission is required to copy or forward to anyone other than the intended recipient. Slide 38 Des questions?