Gestion de l’Information Introduction Une Definition “La gestion d’information est une serie de processecus avec le but de collecter, traiter, analyser.

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2 Gestion de l’Information Introduction

3 Une Definition “La gestion d’information est une serie de processecus avec le but de collecter, traiter, analyser et dissemination de l’information, afin d’ameliorer l’effectivité du travail des organisations.”

4 Une bonne gestion d’information La gestion d’information est un élément principal de la coordination. Le but: Fournir des informations justes et precises, à temps, dans un format approprié et utile, avec des precisions nécessaires pour ceux qui en auront besoin. La gestion d’information est un processus continu.

5 La gestion d’information est… Ressources Humaines Ressources Materielles Système de Gestion

6 La chaine de la gestion d’information Collecte Traitement Analyse Dissemination Le contrôle de qualité est essentiel à chaque étape.

7 Collecte Traitement AnalyseDissemination Definir les objectifs Definir l’echantillon et la méthodologie Definir le format Definir le processus Primaire Secondaire Identifier les sources Verifier leur crédibilité

8 Suggestions pour le collecte Collecte Process AnalyseDisseminate Se concentrer sur l’essentiel. Renforcer le système existant. Considerer les partenaires.

9 Traitement Collecte Traitement AnalyseDissemination  L’ecriture et mise en forme  Compilation  Aggregation et synthèse  Mise aux normes  Archivation et sauvegarde de l’information

10 Suggestions pour le traitement Collecte Traitement AnalyseDissemination  Se concentrer sur la valeur ajoutée  Créer des produits standardisés  Cles de success: gestion du temps  Ne perder pas de temps de collecter d’information que vous ne pouvez pas traiter ou stocker.

11 Analyse Collecte Traitement AnalyseDissemination Identification des points cles pour degager les des tendances principales Mise en forme de l’information, sous la forme la plus adaptée.

12 Dissemination Collecte Traitement AnalyseDissemination  Outils [telephone/ satellite, reunion, copie electronique et papiers, email, web,…]  Distribution publique ou restreinte  Droits d’auteur  Langue

13 Suggestions Collecte Process AnalyseDissemination  Une distribution à temps est plus importante que la perfection.  Fournir un retour aux personnes qui vous ont donné l’information.  Utiliser les vecteurs les plus appropriés  Toujours citer les sources.

14 Definition du Manuel de UNDAC Données: Mots, nombres, … Information: Données traitees, rendues utiles, signifiantes, appropriées et comprehensibles, pour un groupe particulier, dans un temps et une place précise, pour une raison particulière.

15 Les elements de la gestion d ’ information Données = chiffre brut: –5 cas de cholera dans la ville A –32 batiments se sont effondrés dans la ville B Information = données interpretées par la suite d ’ aggregation et comparaison avec des données connexes: –5 cas de cholera dans la ville A, capacité limitée pour fournir des traitements medicaux. –Seulement 2 de 32 batiments dans la ville B, etait habité au moment de séisme. Connaissance – expérience ajoutée à travers les analyses d’experts: –le cholera est endémique dans cette région. 5 cas de cholera dans la ville A est 15% moins que l’année précedente, par la suite des mesures prises pour améliorer le système d’hygiène. –La structure d’un des deux batiments effondrés dans la ville B est en béton, et nécessite une équipe de recherche et de sauvetage en milieu urbain, l’autre est un batiment de bois et de briques, et la population local a déjà commencé la fouille.

16 Gestion d’information – Les séquences Finalisation & correction Finalisation & correction Oui Non Collection Analyse Distribtution Aggregation et Traitement

17 Gestion d’information – Les séquences Entrée (Input) –Par secteur (dégats, santé, etc.) et région géographique –Format (réunion, briefings, évaluation, courriel, téléphone, web, rapport, formulaires, dispositif électroniques, etc.) –Fréquence –Sources (exactitude et fiabilité) Traitement –Aggregation et comparaison –Format (base de donnée, graphique, cartes, etc.) –Analyse –Vérification et finalisation (information manquate, contradictoire ou incomplète, fiabilité des sources) Sortie (Output) –Format (réunions, briefings, évaluation, mail, téléphone, web, rapport, etc.) –Parternaires (pour qui) –La bonne fréquence

18 Fiabilité et Crédibilité d’information

19 Les Réseaux de Distribution TERRAIN Bureau Local OSOCC and sub-OSOCCs HICs Les pages web spécifiques aux désastres SIEGE OCHA Situation Reports Réunion InterAgence Réunion OCHA/Donateur Média et relation publique WEB Distribution Virtual OSOCC Reliefweb IRIN

20 Exercise Votre bureau vient de recevoir des informations diverses relatives à un séisme qui vient d’avoir lieu. Préparez une présentation d’une minute pour les acteurs humanitaires, sur la situation, fournissant l’information fiable, essentielle et crédible, issue des diverses sources auquelles vous avez acces.