Mise en œuvre de eContact CPSSP/CDPISP Le 28 mai 2003.

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1 Mise en œuvre de eContact CPSSP/CDPISP Le 28 mai 2003

2 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Les objectifs d'aujourd'hui :  Examen –Progrès depuis février –Plan révisé –Défis –Stratégie de gouvernance Structure proposée Carte routière des recommandations Principales questions auxquelles VOUS devez répondre  Déterminer les prochaines étapes

3 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Le projet pilote eContact Rapport d'étape  Atelier de Winnipeg –Définition de la portée et des critères –Approuvés par le comité directeur  Révisions du plan –Réalisation des travaux sur 3 ans pour atténuer les risques –Intégration des revenus tirés de frais pendant la troisième année  Coûts du projet Plan initial de deux ans : –1 ère année - 4,3 $, 2 e -1,8 $ Total = 6,1 millions $ Plan révisé de trois ans : –1 ère année-2,8 $, 2 e -1,7 $, 3 e -1,8 $ Total = 6,3 millions $ Conseils conjoints, 16-17 février  « Que faut-il accomplir pour que le projet pilote soit considéré comme une réussite? »  Modification du plan en conséquence.  Modification de l'échéancier pour prolonger le projet pilote : Ajout d’une 3 e année  Modèle autonome d’ici mars 2006  Recouvrement des frais à compter du 2 e trimestre de 2005

4 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Le projet pilote eContact  Qu’est-ce que eContact? –D’après les questions en langage naturel posées par les citoyens concernant les services généraux et aux entreprises, eContact aiguillera le citoyen vers les services pertinents, peu importe l’administration visée, le mode de prestation utilisé. –Accessible aux agents et aux citoyens par les sites web des ministères.  Quels sont les participants au projet? (jusqu’à présent) –N.-B., Saint John, ON, MB, Winnipeg, Î.-P.-É., YK, Whitehorse, CSAEC

5 Le projet pilote  Méthode : –Évaluation/recommandation concernant les moteurs de recherche Est-ce qu’un système comme eContact est vraiment nécessaire? Est-ce que le langage naturel fonctionne mieux que les mots clés (par exemple Google) pour cette application? – août 2003. –Équipes locales regroupent les questions souvent posées par les citoyens auprès des services multi-modes. –Processus amélioré, séances de discussion sur les exigences de l’ECA –Application conçue, créée, mise à l’essai et installée (agents seulement) – Janvier 2004 Entreprises – MB, CSAEC, Winnipeg – ON, CSECO, Kingston? Services généraux – N.-B., Saint John – Yukon, Whitehorse Aiguiller les entreprises vers les services généraux en dernier recours –Évaluation Mars – août 2004 Est-ce que les avantages dépassent les coûts? Est-ce que cela fonctionne? – Critères établis pendant l’atelier de planification de Winnipeg. Est-il autosuffisant? –Recommandations d’aller de l’avant ou non – Septembre 2004

6 Les coûts de eContact Conception, création, déploiement du projet Année 123 Total2,8 M$1,7 M$1,8 M$ Contributions : (en espèces) Saint John N.-B. ON CSECO Winnipeg MB CSAEC YK Whitehorse Total partiel 13 500 63 500 13 500 171 500 13 500 121 500 13 500 13 500 121 500 Abonnement $800 000 Fonds requis 2,6 M$1,6 M$0,8 M$ Les contributions augmenteront au fil de la participation des sources d’information (organismes de prestation des services). 1 ère année – Winnipeg, eAdvisor 3 e année – Ventes à la clientèle Activités courantes (en M$) Marketing F & A Inst.,5 -,8 GI/TI,5 -,7 Total1,0 – 1,5 Total des fonds requis 5,0 M$

7 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Plan révisé de eContact  Validations du projet Date limite –Projet préliminaire : CPSSP/CDPISP Mai 2003 –Évaluation technique des moteurs de recherche Septembre 2003 –Coût par compétence de l’évaluation de la collecte des données Mars 2004 –Structure de gouvernanceMars 2004 –Aller de l’avant ou non – spécifications techniques Septembre 2004 –Aller de l’avant ou non – projet pilote intégral Mars 2005 –Frais atteignent le seuil de rentabilité Mars 2006 ( Plus d'information sur les jalons/validations dans le plan du projet.)

8 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Défis à venir Une organisation intergouvernementale « rentable » d’ici avril 2006  Durabilité à long terme –Définition de la clientèle –Tarification  Gouvernance –Projet –Organisme ministériel permanent  Choix pour le projet pilote –MB,N.-B.,ON,YK –Entreprises et Canadiens  Financement –2 premières années – juin 2003 –Dernière année, ventes/financement – avril 2005  Les avantages doivent être présentés comme dépassant les coûts, le projet pilote démontrera comment.  Comité directeur en fonction  Discussion sur le modèle en mai et septembre 2003, résolution d’ici mars 2004.  Organisme en fonction au plus tard en mars 2005.  Apport des frais prévu en avril 2005.  Portée du projet pilote approuvée par le comité directeur, SCT  Approbation de la présentation au SCT demandée en juin Réunion de février CPSSP Situation

9 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Questions liées à la gouvernance Exigences fonctionnelles –Représentation de tous les paliers de gouvernement au conseil Membres représentent les intérêts de leur collectivité Conseil représente les intérêts de la société, non de leur gouvernement –Modèle viable – compte bancaire et prestation de services Options –Société d'État fédérale – loi du Parlement; gouvernement fédéral ne peut pas constituer de société autrement –PE avec un ministère/organisme existant – mandat? –Secteur privé – accent sur les citoyens?  Organisme sans but lucratif Il existe des précédents au fédéral et au provincial Un tel organisme est cohérent avec un plan de durabilité et une représentation intergouvernementale Aucune administration n'est majoritaire au conseil.

10 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Proposition relative à la gouvernance  Un organisme sans but lucratif est constitué en société au niveau provincial  Une petite équipe gère les services de eContact  Les directeurs sont élus par les membres  Les membres proviennent d'organismes et conseils ayant des intérêts communs  Un modèle réutilisable pourrait appuyer d’autre initiatives Est. 1,0 – 1,5 M$ par année

11 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP Gouvernance – Prochaines étapes  Il faut examiner immédiatement les questions liées à votre participation : –Sera-t-il possible d'offrir ainsi l'orientation non-partisane intergouvernementale nécessaire pour gérer efficacement eContact? –Suis-je habilité à approuver? –Suis-je en mesure d'être un membre? –Suis-je en mesure d'être un directeur? –Quel sont les responsabilités/risques liés à ma participation?  Recherche menée de concert avec votre conseiller juridique local  Le conseiller juridique communiquera avec le conseiller juridique du SCT pour la coordination de manière à garantir que toutes les parties sont d’avis qu’il s’agit de dispositions satisfaisantes et que toutes les exigences juridiques ont été respectées.  Besoins liés à la gouvernance communiqués – mai 2003  Enjeux et recommandations présentés aux CPSSP/CDPISP – septembre 2003  Décision d’aller de l’avant ou non – mars 2004

12 Le 28 mai 2003CPSSP/CDPISP eContact – Prochaines étapes Approbation :  des validations du CPSSP/CDPISP pour 2005  de l'enquête proposée sur des solutions en matière de gouvernance pour créer un organisme prêt à servir d'ici mars 2005  Partage des coûts du projet pour la troisième année (2005-2006), soit 50 % provenant des frais imposés par les administrations et 50 % en fonds pour le projet  Présentation de recommandations à la réunion des CPSSP/CDPISP, à l'automne 2003