Missions de suivi et Évaluation dans l’Aide Humanitaire: Procédures de Qualité PROJET – STRAND 1 – Formation et réseaux.

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1 Missions de suivi et Évaluation dans l’Aide Humanitaire: Procédures de Qualité PROJET – STRAND 1 – Formation et réseaux

2 FAQ en collaboration avec

3 FAQ Au cours de la mise en oeuvre du projet l’on décide de distribuer du blé à la place du riz, comme prévu. L’opération n’invalide ps un élément fondamental du projet. Quelle précédure doit on utiliser ? Il faut suivre la procédure “Modification unilatérale avec notification” 1.Présenter la dite modification sous la forme d’une lettre adressée au Field Officer et au Desk Officer ou à travers le Rapport Intérimaire. Il n’est pas nécessaire de recevoir d’approbation.

4 FAQ ECHO indique un pourcentage idéale des coûts entre le Titre 01. et le Titre 02. (ex. les coûts de soutien ne doivent pas dépasser 30% des coûts totaux du projet) ? NON, ECHO ne fournit aucune indication en la matière. Il est toujours quoi qu’il en soit opportun qu’il y ait un “ juste équilibre” entre les deux Titres

5 FAQ Au cours de la mise en oeuvre du projet, l’on décide de travailler avec un partenaire local différent de celui prévu, sans que cela ne comporte de modification substentielle au projet. Quelle procédure doit on utiliser? Il faut suivre la procédure “Modification unilatérale avec notification” 1.Présenter la dite modification sous la forme d’une lettre adressée au Field Officer et au Desk Officer ou à travers le Rapport Intérimaire. Il n’est pas nécessaire de recevoir d’approbation.

6 FAQ Il était prévu des puits perforés pour fournir de l’eau aux bénéficiaires, mais des raisons techniques l’en empèchent. L’on propose d’alimenter la zone avec des camions-citernes – en diminuant l’autosuffisance du projet après l’intervention. Le coût est le même. Que faire vis-à-vids de ECHO ? Il était prévu des puits perforés pour fournir de l’eau aux bénéficiaires, mais des raisons techniques l’en empèchent. L’on propose d’alimenter la zone avec des camions-citernes – en diminuant l’autosuffisance du projet après l’intervention. Le coût est le même. Que faire vis-à-vids de ECHO ? Une modification dans l’autosuffisance du projet est un changement critique au sujet duquel il faut s’entretenir au préalable avec le Field Expert pour obtenir une approbation

7 FAQ Peut-on utiliser des formulaires différents des formulaires uniques fournis par ECHO pour la présentation des Budgets en phase initiale, intermédiaire et finale ? NON, les formulaires à utiliser (dans la même langue que celle de la Convention de Subvention) sont exclusivement ceux fournis par ECHO, pour chacune des phases suivantes:  Requête de financement (Budget Breakdown)  Rapport Financier Intermédiaire  Rapport Financier Final

8 FAQ L’on à budgetiser un PM pour un projet de 12 mois. Notre PM s’en va et l’on décide d’engager une personne dans en attendant son replacement. À la fin de l’intervention il a été fait recours à 3 PM. Comment le justifier ? L’on à budgetiser un PM pour un projet de 12 mois. Notre PM s’en va et l’on décide d’engager une personne dans en attendant son replacement. À la fin de l’intervention il a été fait recours à 3 PM. Comment le justifier ? ECHO donne une complète elasticité sur l’emploi des fonds pour le personnel (principe du 15%). Cependant il faut expliquer les faits dans la présentation des Rapports Intérimaire et Final. L’overlapping est remboursé par ECHO si motivé et consideré justifié.

9 FAQ L’on veut déplacer du Titre 01 au Titre 02 un % supérieure à 15% des coûts totaux éligibles, sans invalider un élément fondamental du projet. Quel procédure faut-il suivre ? Il faut suivre la procédure “Échange de correspondance”: 1.Mettre en forme l’intention au Field Officer (conseillé) 2.Renvoyer la requête écrite au Desk Officer 3.Attendre la réponse écrite par ECHO

10 FAQ En présentant une proposition de projet à ECHO l’on doit remplir aussi bien la Requête de Financement que le Résumé du Budget ? Non, il ne faut remplir que la Requête de Budget. Le Résumé de Budget sera par contre rempli par ECHO et joint à la Convention de Subvention

11 FAQ L’on veut demander l’utilisation de la Réserve pour Imprévus prévue dans le Budget. Quelle procédure faut-il suivre ? Il faut suivre la procédure “Échange de correspondance”: 1.Mettre en forme l’intention au Field Officer (conseillé) 2.Renvoyer la requête écrite au Desk Officer 3.Attendre la réponse écrite par ECHO

12 FINFIN