L ’écriture est un grand terrain de jeu… Amusons-nous! Monique Bernard Conseillère en communication.

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1 L ’écriture est un grand terrain de jeu… Amusons-nous! Monique Bernard Conseillère en communication

2 D ’ENTRÉE DE JEU... Sleon une édtue de l ’Uvinertisé de Cmabrigde, l ’odrre des ltteers dnas un mtos n ’a pas d ’ipmrotncae, la suele coshe ipmrotnate est que la pmeirère et la drenèire soit à la bnnoe pclae. Le rsete peut êrte dnas un dsérorde ttoal et vuos puoevz tujoruos lrie snas porlblème. C ’est prace que le creaveu hmauin ne lit pas chuaqe ltetre elle-mmêe, mias le mot cmome un tuot. Sleon une édtue de l ’Uvinertisé de Cmabrigde, l ’odrre des ltteers dnas un mtos n ’a pas d ’ipmrotncae, la suele coshe ipmrotnate est que la pmeirère et la drenèire soit à la bnnoe pclae. Le rsete peut êrte dnas un dsérorde ttoal et vuos puoevz tujoruos lrie snas porlblème. C ’est prace que le creaveu hmauin ne lit pas chuaqe ltetre elle-mmêe, mias le mot cmome un tuot.

3 Plan de la présentation 1- Les grands principes de la rédaction 2- Je me prépare 3- Je rédige 4- Je révise et je raffine 5- Des exemples pratiques

4 Les grands principes de la rédaction 4 Obtenir plus d ’impact Informer  Informer  Convaincre Séduire  Séduire Trois modes de pensée, capteurs d ’impact

5 Les grands principes de la rédaction Les publics À qui je m ’adresse ? Les motifs Les motifs Pourquoi ? Les moyens Les moyens Comment ? Les résultats Les résultats Qu ’est-ce que je recherche ? 4 Avant d ’écrire

6 Les grands principes de la rédaction 4 La puissance de la communication Communications verbales :  Communications verbales : MotsExpressionIntonation = 7 % =56 % =37 % Communications écrites :  Communications écrites :Style

7 Les grands principes de la rédaction 4 La puissance des mots

8 Les grands principes de la rédaction 4 L ’importance des mots  Perceptions  Interprétations

9 Les grands principes de la rédaction 4 Capacités de lecture et de compréhension Près de 1 million de Québécois âgés entre 16 et 69 ans ont des capacités de lecture faibles ou insuffisantes Politique du livre et de la lecture, mai 1998 Compréhension = 13 ans d ’âge moyen Severin & Tankard

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11 PROPORTION D ’UN TEXTE Introduction = 10 % Introduction = 10 % Développement = 80 % Développement = 80 % Conclusion = 10 % Conclusion = 10 %

12 Je me prépare Clarté  Clarté  Simplicité Concision  Concision Trois mots, credo de tout bon rédacteur

13 Je me prépare Bien involontairement, un erreur s’est glissé dans le message qui vous a été transmis hier et qui concernait la politique de remboursement de vos frais de formation et nous nous en excusons. Il serait bon de noter le changement suivant : le tarif accordé pour votre kilométrage est passé de 0,38 $ à 0,40 $ depuis le 1 er janvier dernier et non l’inverse. Je vous remercie d’en avoir pris bonne note. 4 1 idée = 1 phrase 4 2 phrases = 1 paragraphe Une erreur s’est glissée dans le message transmis le 4 janvier dernier, concernant la politique de remboursement de vos frais de formation. Voici les faits rectifiés. Nouveau tarif de kilométrage depuis le 1 er janvier 2005 : 0,40 $/kilomètre. Merci d’en prendre bonne note.

14 Je me prépare 4 Mots de liaison En effet, c’est-à-dire, c’est pourquoi, pour cette raison, ainsi, par exemple, de plus, cependant, en outre, néanmoins, malgré que, avant tout, or, d’autre part, donc, par conséquent, aussi, enfin… Je vous remercie d’avoir déposé votre rapport dans les délais prescrits. Je possède tous les arguments requis pour faire avancer le dossier. Je garde espoir d’un règlement plus rapide et plus efficace. Je vous félicite pour l’ensemble de votre travail. Je vous remercie d’avoir déposé votre rapport dans les délais prescrits. À partir de maintenant, je possède tous les arguments requis pour faire avancer le dossier. Ainsi, je garde espoir d’un règlement plus rapide et plus efficace. Permettez-moi de vous féliciter pour l’ensemble de votre travail.

15 Je me prépare Des décisions ont été prises par le Service du personnel. Le Service du personnel a pris des décisions. 4 Forme active Les horaires sont distribués par la responsable. La responsable distribue les horaires.

16 Je me prépare 4 Mots superflus ou inutiles Un avenir qui n’est pas très éloigné. Un avenir prochain. Il croit que vous réussirez. Il croit en votre réussite. Il s’agit du document que vous avez rédigé. Il s’agit de votre document. Ma collègue est une personne dévouée, serviable et empressée. Connaissant les cours que vous avez choisis au printemps dernier lors de la période d’inscription, vous trouverez sur l’horaire, le numéro des locaux et le nom des professeurs qui vous concernent. Voici votre horaire avec les numéros de locaux et le nom de vos professeurs, en référence à vos cours choisis au printemps dernier.

17 Je me prépare 4 Vulgarisez

18 Je me prépare 4 Équilibre de la phrase - incision ou inversion Nous avons accepté, à la suite de bien des hypothèses, cette solution. Nous avons accepté cette solution à la suite de bien des hypothèses. Nous avons remis, à tout le personnel concerné, la procédure à suivre. Nous avons remis la procédure à suivre à tout le personnel concerné. Nous n’avons malheureusement pas encore reçu de réponse de votre part. Malheureusement, nous n’avons pas encore reçu de réponse de votre part.

19 Je me prépare 4 Mots uniformes et mots familiers L’édifice que nous occupons est à vendre. L’immeuble sera transformé sous peu en résidence pour personnes âgées autonomes. Cependant, nous demeurerons dans la bâtisse jusqu’en septembre prochain. Veuillez prendre note qu’en raison des travaux qui débutent la semaine prochaine, vous devrez garer votre voiture dans la rue. Veuillez prendre note qu’en raison des travaux qui débutent la semaine prochaine, vous devrez stationner votre voiture dans la rue. Les candidats doivent faire preuve d’aptitude en relations interpersonnelles au sein de la section. Les candidats doivent pouvoir s’entendre avec les autres.

20 Je rédige 4 Les grands préparatifs Alimentez votre sujet  Alimentez votre sujet  Soyez réaliste dans votre temps de production  Créez une ambiance propice et motivante  Développez votre esprit d ’analyse et de synthèse  Résumez à voix haute

21 Je rédige 4 Faites valoir vos qualités Faites exploser votre côté créatif  Faites exploser votre côté créatif  Évitez d ’écrire sous le coup d ’émotions fortes  Abusez du « VOUS »  Soyez curieux  Soyez rigoureux

22 Je révise et je raffine 4 Polissez et repolissez sans cesse Développez votre sens critique  Développez votre sens critique  Brassez le texte  Prenez du recul  Relisez-vous  Scrutez tout à la loupe  Méfiez-vous des logiciels correcteurs  Soyez pointu dans votre correction

23 Exemples Le 29 octobre 2004 Aux directrices et directeurs d’écoles secondaires Aux directrices et directeurs d’écoles primaires-secondaires Aux directrices et directeurs adjoints d’écoles secondaires Aux adjointes et adjoints administratifs Objet : Allocation 2004-2005 – Manuels scolaires Madame, Monsieur, En dépit du fait que la réforme de l’enseignement au 1er cycle du secondaire ne sera en application qu’en 2005-2006, le MEQ nous a indiqué, dans les Règles budgétaires 2004-2005, les montants de subvention pour le manuel scolaire, soit 82 $/élève (part du MEQ) et 61 $/élève (part de l’école) pour un total d’investissement de 143 $/élève. La clientèle assujettie au calcul de la subvention est celle du 30 septembre 2003 et retient l’ensemble des élèves du secondaire. Nous avons inscrit la subvention du MEQ concernant votre école dans un poste budgétaire de la catégorie 112 (manuels scolaires, réforme, tableau joint). La nature de dépense 449 sera utilisée pour les achats de manuels scolaires du 1er cycle et la nature 453 sera utilisée pour le 2ième cycle. Il est entendu que ce montant est transférable dans les années suivantes et sera acquis graduellement en proportion de l’investissement réalisé par l’école étant donné qu’il s’agit d’une allocation spécifique. Si vous avez besoin d’informations additionnelles sur le sujet, n’hésitez pas à me contacter. XXXX Coordonnateur du service des ressources financières DESTINATAIRES : Directrices et directeurs d’écoles secondaires Directrices et directeurs d’écoles primaires-secondaires Directrices et directeurs adjoints d’écoles secondaires Adjointes et adjoints administratifs EXPÉDITEUR : xxxxx DATE : Le 29 octobre 2004 OBJET: Allocation 2004-2005 – Manuels scolaires _____________________________________________________ Madame, Monsieur, Malgré le report de la réforme au 1 er cycle du secondaire en 2005- 2006, le MEQ nous fait part, dans les Règles budgétaires 2004-2005, des montants de subvention pour les manuels scolaires. Les montants indiqués sont les suivants : 82 $/élève (part du MEQ) et 61 $/élève (part de l’école) pour un total de 143 $/élève. À noter que la clientèle assujettie au calcul de la subvention est celle inscrite au 30 septembre 2003 et qu’elle définit l’ensemble des élèves du secondaire. La subvention du MEQ concernant votre école est inscrite dans un poste budgétaire de la catégorie 112 (manuels scolaires, réforme, tableau joint). La nature de dépense 449 sera utilisée pour les achats de manuels scolaires du 1 er cycle et la nature 453 sera utilisée pour le 2 ème cycle. Étant donné qu’il s’agit d’une allocation spécifique, ce montant est transférable dans les années subséquentes et sera acquis graduellement en proportion de l’investissement réalisé par l’école. Pour toute information additionnelle, n’hésitez pas à me rejoindre. XXXX Coordonnateur du service des ressources financières Le 25 octobre 2004 Monsieur XXX Directeur École xxxxxxxxxxxxxxx Commission scolaire XXXX Objet : Liquidités et comptes bancaires de votre école Monsieur, Nous constatons, à ce jour, qu’aucun dépôt particulier reflétant la fermeture de comptes bancaires ou l’enregistrement des sommes détenues à votre école n’a eu lieu. Pourtant, il y a quelques semaines, nous avons discuté de la nécessité de procéder à la fermeture de tout compte bancaire (autre que le compte en fiducie autorisé par la commission scolaire) en opération à votre école. Il fut aussi convenu que toutes sommes détenues en argent à l’école (autres que par la petite caisse autorisée) devraient être déposées dans les meilleurs délais. Le même sujet fut abordé avec madame la directrice générale de la commission scolaire, afin que votre école se conforme à la politique relative à la perception et à l’utilisation des fonds (PO-18). Nous vous serions gré de bien vouloir compléter ces opérations dans les plus brefs délais et de nous faire parvenir, par courrier interne, une copie de toutes les transactions effectuées à cet effet (états bancaires, bordereaux de dépôt, etc.). Je vous remercie de votre collaboration dans ce dossier d’importance. Veuillez agréer, monsieur XXX, mes salutations distinguées. XXX directeur du service des ressources financières c.c. Madame XXX, directrice générale, CS XXX Le 25 octobre 2004 Monsieur xxxxxxxxxxx, directeur École xxxxxxxxxxxxxxx Objet : Liquidités et comptes bancaires de votre école Monsieur, Il y a quelques semaines, nous avons discuté de la nécessité de procéder à la fermeture de tout compte bancaire (autre que le compte en fiducie autorisé par la commission scolaire) en opération à votre école. De même, il a été convenu que toutes sommes détenues en argent à l’école (autres que par la petite caisse autorisée) devraient être déposées dans les meilleurs délais. Une discussion semblable a eu lieu entre vous et la directrice générale sur le même sujet, afin que l’école se conforme à la politique relative à la perception et à l’utilisation des fonds (PO-18). Or, nous constatons qu’à ce jour, aucun dépôt particulier reflétant la fermeture de ces comptes ou l’enregistrement des sommes détenues à l’école n’a eu lieu, à notre connaissance. Nous vous demandons en conséquence de vous assurer que ces opérations soient complétées avec diligence. Veuillez à ce sujet nous faire parvenir, par courrier interne, une copie de toutes les transactions effectuées en ce sens (états bancaires, bordereaux de dépôt, etc.). Je vous remercie de votre bonne collaboration et veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. Service des ressources financières xxxxxxxxxxxxxxxxx Directeur c.c. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, directrice générale DESTINATAIRES : Directrices et directeurs d’école EXPÉDITEUR : Directeur du service des ressources financières DATE : Le 1 er février 2004 OBJET : Budget de fonctionnement du conseil d’établissement _______________________________________________________ Bonjour, Nous sollicitons votre collaboration pour inscrire à l’ordre du jour de votre prochain CE, l’item relatif à leur budget de fonctionnement. Votre appui à cette démarche est de grande importance puisqu’elle nous permettra, dès réception de vos informations, de connaître leurs besoins et d’évaluer le niveau de budget requis pour l’année en cours. Bref rappel des montants disponibles Depuis 1998-1999, le budget de fonctionnement des CE se calcule à raison de 0,50 $ par élève avec un minimum de 400 $ par conseil. De plus, le comité de parents de la commission scolaire dispose d’un montant de 5 000 $ aux fins du perfectionnement des parents membres du CE. À noter que ces montants se comparent avantageusement à ce qui est accordé dans les autres commissions scolaires. Au 30 juin 2004, les surplus cumulés des CE de la commission scolaire s'établissaient à 18 032$. Quelques écarts… Il est important de rappeler que ce budget sert uniquement à défrayer les dépenses de fonctionnement du CE. Nous constatons malheureusement quelques écarts de compréhension et d’utilisation. Certains CE choisissent, entre autres, de financer des activités d’élèves, d’accorder des bourses ou des prix, de financer des événements spéciaux. Au-delà du bien fondé de ces activités, ces dépenses ne doivent, en aucun temps, être prises en compte ou financées à partir du budget de fonctionnement. Un bref retour sur ce sujet sera fait au CCG du 12 février prochain. Merci de donner suite à cette demande. xxxxxxxxxxxxxxxxxx Directeur du service des ressources financières Commission scolaire XXXX DESTINATAIRES : Directrices et directeurs d’école EXPÉDITEUR : Directeur du service des ressources financières DATE : Le 1 er février 2004 OBJET : Détermination des budgets des conseils d’établissement _________________________________________________________ Conformément au processus budgétaire, il est prévu de consulter les Conseils d'établissement relativement à la détermination de leur budget de fonctionnement pour l'année 2004-2005. Puisqu'il n'existe pas d'instance centrale représentant l'ensemble des conseils d'établissement de la CS, je vous demande d'inscrire cet item à la prochaine séance de votre CE et de me faire part subséquemment de leur avis à ce sujet. Il sera important de leur rappeler que ce budget sert à défrayer les dépenses de fonctionnement du CE, et uniquement ces dépenses. En effet, nous constatons que certains CE décident de financer des activités d'élèves, d'accorder des bourses ou prix aux élèves, de défrayer des dépenses lors de la semaine des enseignants,etc. Au delà du bien fondé de telles activités, ces exemples ne sont pas des dépenses à être financées par leur budget de fonctionnement et celles-ci ne doivent pas être prises en compte dans l'expression des besoins des CE pour fins de prévisions budgétaires 2003- 2004. Afin d'évaluer le niveau de budget requis pour la prochaine année, je vous rappelle que depuis 1998-1999, ce budget se calcule à raison de 0,50$ par élève avec un minimum de 400$ par CE. Ce niveau budgétaire se compare avantageusement à ce qui est accordé dans les autres commissions scolaires. De plus, le comité de parents de la CS dispose d'un budget de 5 500$ aux fins du perfectionnement des parents membres des CE. Il est également utile de rappeler qu'au 30 juin 2004, les surplus cumulés des CE de la commission scolaire s'établissaient à 18 032$. Un bref retour sur ce sujet sera fait au CCG du 12 février prochain. xxxxxxxxxxxxxxxxxx Service des ressources financières SERVICES DES RESSOURCES INFORMATIQUES, MATÉRIELLES ET FINANCIÈRES DESTINATAIRE : Directrices et directeurs d’unités administratives d’écoles primaires et secondaires de centres de formation professionnelle et des adultes DE : XXXXX DATE : 13 août 2004 OBJET : Fin de l’année financière au 20 août 2004 _______________________________________________________ Bonjour, Nous vous rappelons que les unités, les écoles et les centres peuvent encore faire des commandes d’achat Windows ou des engagements directement dans Dofin sur l’année 2003-2004. Les factures doivent être acheminées au service des ressources financières au plus tard le vendredi 20 août 2004. N’oubliez pas d’inscrire “ 2003-2004 ” sur vos factures ou formulaires de frais de déplacements. À moins d’entente particulière, toutes les factures reçues à compter du 23 août 2004 seront imputées à l’exercice 2004-2005. Tous les engagements non liquidés sur l’année 2003-2004 seront transférés à la fin août par une opération massive de transfert des commandes. D’ici là, nous comptons sur votre collaboration pour imprimer la liste des commandes de votre unité afin de réviser vos engagements et procéder à l’avance, s’il y a lieu, à la liquidation de certains soldes. Merci pour l’intérêt porté à cet avis. SERVICES DES RESSOURCES INFORMATIQUES, MATÉRIELLES ET FINANCIÈRES DESTINATAIRE : Les directrices et directeurs d’unités administratives d’écoles primaires et secondaires de centres de formation professionnelle et des adultes DE : xxx DATE : 13 août 2004 OBJET :Fin d’année financière 2003-2004 Un petit rappel à tous concernant la fin d’année financière 2003-2004. Les unités, écoles et centres peuvent encore faire des commandes d’achat Windows ou des engagements directement dans Dofin sur l’année 2003-2004 et doivent acheminer les factures aux ressources financières au plus tard le vendredi 20 août 2004. N’oubliez pas d’inscrire 2003-2004 sur vos factures ou formulaires de frais de déplacements. À compter du 23 août 2004, à moins d’entente particulière, toutes les factures reçues seront imputées à l’exercice 2004-2005. Tous les engagements non liquidés sur l’année 2003-2004 seront transférés à la fin août par une opération massive de transfert des commandes. D’ici là, nous comptons sur votre collaboration pour imprimer la liste des commandes de votre unité afin de réviser vos engagements et procéder d’avance, s’il y a lieu, à la liquidation de certains soldes.

24 Exemples Le 29 octobre 2004 Aux directrices et directeurs d’écoles secondaires Aux directrices et directeurs d’écoles primaires-secondaires Aux directrices et directeurs adjoints d’écoles secondaires Aux adjointes et adjoints administratifs Objet : Allocation 2004-2005 – Manuels scolaires Madame, Monsieur, En dépit du fait que la réforme de l’enseignement au 1er cycle du secondaire ne sera en application qu’en 2005-2006, le MEQ nous a indiqué, dans les Règles budgétaires 2004-2005, les montants de subvention pour le manuel scolaire, soit 82 $/élève (part du MEQ) et 61 $/élève (part de l’école) pour un total d’investissement de 143 $/élève. La clientèle assujettie au calcul de la subvention est celle du 30 septembre 2003 et retient l’ensemble des élèves du secondaire. Nous avons inscrit la subvention du MEQ concernant votre école dans un poste budgétaire de la catégorie 112 (manuels scolaires, réforme, tableau joint). La nature de dépense 449 sera utilisée pour les achats de manuels scolaires du 1er cycle et la nature 453 sera utilisée pour le 2ième cycle. Il est entendu que ce montant est transférable dans les années suivantes et sera acquis graduellement en proportion de l’investissement réalisé par l’école étant donné qu’il s’agit d’une allocation spécifique. Si vous avez besoin d’informations additionnelles sur le sujet, n’hésitez pas à me contacter. XXXX Coordonnateur du service des ressources financières DESTINATAIRES : Directrices et directeurs d’écoles secondaires Directrices et directeurs d’écoles primaires-secondaires Directrices et directeurs adjoints d’écoles secondaires Adjointes et adjoints administratifs EXPÉDITEUR : xxxxx DATE : Le 29 octobre 2004 OBJET: Allocation 2004-2005 – Manuels scolaires _____________________________________________________ Madame, Monsieur, Malgré le report de la réforme au 1 er cycle du secondaire en 2005- 2006, le MEQ nous fait part, dans les Règles budgétaires 2004-2005, des montants de subvention pour les manuels scolaires. Les montants indiqués sont les suivants : 82 $/élève (part du MEQ) et 61 $/élève (part de l’école) pour un total de 143 $/élève. À noter que la clientèle assujettie au calcul de la subvention est celle inscrite au 30 septembre 2003 et qu’elle définit l’ensemble des élèves du secondaire. La subvention du MEQ concernant votre école est inscrite dans un poste budgétaire de la catégorie 112 (manuels scolaires, réforme, tableau joint). La nature de dépense 449 sera utilisée pour les achats de manuels scolaires du 1 er cycle et la nature 453 sera utilisée pour le 2 ème cycle. Étant donné qu’il s’agit d’une allocation spécifique, ce montant est transférable dans les années subséquentes et sera acquis graduellement en proportion de l’investissement réalisé par l’école. Pour toute information additionnelle, n’hésitez pas à me rejoindre. XXXX Coordonnateur du service des ressources financières

25 Exemples Le 25 octobre 2004 Monsieur XXX Directeur École xxxxxxxxxxxxxxx Commission scolaire XXXX Objet : Liquidités et comptes bancaires de votre école Monsieur, Nous constatons, à ce jour, qu’aucun dépôt particulier reflétant la fermeture de comptes bancaires ou l’enregistrement des sommes détenues à votre école n’a eu lieu. Pourtant, il y a quelques semaines, nous avons discuté de la nécessité de procéder à la fermeture de tout compte bancaire (autre que le compte en fiducie autorisé par la commission scolaire) en opération à votre école. Il fut aussi convenu que toutes sommes détenues en argent à l’école (autres que par la petite caisse autorisée) devraient être déposées dans les meilleurs délais. Le même sujet fut abordé avec madame la directrice générale de la commission scolaire, afin que votre école se conforme à la politique relative à la perception et à l’utilisation des fonds (PO-18). Nous vous serions gré de bien vouloir compléter ces opérations dans les plus brefs délais et de nous faire parvenir, par courrier interne, une copie de toutes les transactions effectuées à cet effet (états bancaires, bordereaux de dépôt, etc.). Je vous remercie de votre collaboration dans ce dossier d’importance. Veuillez agréer, monsieur XXX, mes salutations distinguées. XXX directeur du service des ressources financières c.c. Madame XXX, directrice générale, CS XXX Le 25 octobre 2004 Monsieur xxxxxxxxxxx, directeur École xxxxxxxxxxxxxxx Objet : Liquidités et comptes bancaires de votre école Monsieur, Il y a quelques semaines, nous avons discuté de la nécessité de procéder à la fermeture de tout compte bancaire (autre que le compte en fiducie autorisé par la commission scolaire) en opération à votre école. De même, il a été convenu que toutes sommes détenues en argent à l’école (autres que par la petite caisse autorisée) devraient être déposées dans les meilleurs délais. Une discussion semblable a eu lieu entre vous et la directrice générale sur le même sujet, afin que l’école se conforme à la politique relative à la perception et à l’utilisation des fonds (PO-18). Or, nous constatons qu’à ce jour, aucun dépôt particulier reflétant la fermeture de ces comptes ou l’enregistrement des sommes détenues à l’école n’a eu lieu, à notre connaissance. Nous vous demandons en conséquence de vous assurer que ces opérations soient complétées avec diligence. Veuillez à ce sujet nous faire parvenir, par courrier interne, une copie de toutes les transactions effectuées en ce sens (états bancaires, bordereaux de dépôt, etc.). Je vous remercie de votre bonne collaboration et veuillez agréer, Monsieur, mes salutations distinguées. Service des ressources financières xxxxxxxxxxxxxxxxx Directeur c.c. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, directrice générale

26 Exemples DESTINATAIRES : Directrices et directeurs d’école EXPÉDITEUR : Directeur du service des ressources financières DATE : Le 1 er février 2004 OBJET : Budget de fonctionnement du conseil d’établissement _______________________________________________________ Bonjour, Nous sollicitons votre collaboration pour inscrire à l’ordre du jour de votre prochain CE, l’item relatif à leur budget de fonctionnement. Votre appui à cette démarche est de grande importance puisqu’elle nous permettra, dès réception de vos informations, de connaître leurs besoins et d’évaluer le niveau de budget requis pour l’année en cours. Bref rappel des montants disponibles Depuis 1998-1999, le budget de fonctionnement des CE se calcule à raison de 0,50 $ par élève avec un minimum de 400 $ par conseil. De plus, le comité de parents de la commission scolaire dispose d’un montant de 5 000 $ aux fins du perfectionnement des parents membres du CE. À noter que ces montants se comparent avantageusement à ce qui est accordé dans les autres commissions scolaires. Au 30 juin 2004, les surplus cumulés des CE de la commission scolaire s'établissaient à 18 032$. Quelques écarts… Il est important de rappeler que ce budget sert uniquement à défrayer les dépenses de fonctionnement du CE. Nous constatons malheureusement quelques écarts de compréhension et d’utilisation. Certains CE choisissent, entre autres, de financer des activités d’élèves, d’accorder des bourses ou des prix, de financer des événements spéciaux. Au-delà du bien fondé de ces activités, ces dépenses ne doivent, en aucun temps, être prises en compte ou financées à partir du budget de fonctionnement. Un bref retour sur ce sujet sera fait au CCG du 12 février prochain. Merci de donner suite à cette demande. xxxxxxxxxxxxxxxxxx Directeur du service des ressources financières Commission scolaire XXXX DESTINATAIRES : Directrices et directeurs d’école EXPÉDITEUR : Directeur du service des ressources financières DATE : Le 1 er février 2004 OBJET : Détermination des budgets des conseils d’établissement _________________________________________________________ Conformément au processus budgétaire, il est prévu de consulter les Conseils d'établissement relativement à la détermination de leur budget de fonctionnement pour l'année 2004-2005. Puisqu'il n'existe pas d'instance centrale représentant l'ensemble des conseils d'établissement de la CS, je vous demande d'inscrire cet item à la prochaine séance de votre CE et de me faire part subséquemment de leur avis à ce sujet. Il sera important de leur rappeler que ce budget sert à défrayer les dépenses de fonctionnement du CE, et uniquement ces dépenses. En effet, nous constatons que certains CE décident de financer des activités d'élèves, d'accorder des bourses ou prix aux élèves, de défrayer des dépenses lors de la semaine des enseignants,etc. Au delà du bien fondé de telles activités, ces exemples ne sont pas des dépenses à être financées par leur budget de fonctionnement et celles-ci ne doivent pas être prises en compte dans l'expression des besoins des CE pour fins de prévisions budgétaires 2003- 2004. Afin d'évaluer le niveau de budget requis pour la prochaine année, je vous rappelle que depuis 1998-1999, ce budget se calcule à raison de 0,50$ par élève avec un minimum de 400$ par CE. Ce niveau budgétaire se compare avantageusement à ce qui est accordé dans les autres commissions scolaires. De plus, le comité de parents de la CS dispose d'un budget de 5 500$ aux fins du perfectionnement des parents membres des CE. Il est également utile de rappeler qu'au 30 juin 2004, les surplus cumulés des CE de la commission scolaire s'établissaient à 18 032$. Un bref retour sur ce sujet sera fait au CCG du 12 février prochain. xxxxxxxxxxxxxxxxxx Service des ressources financières

27 Conclusion  Trois mots à retenir: Clarté, simplicité, concision  Deux phrases à retenir: À quoi sert d ’écrire si personne ne lit ou ne comprend ? À quoi sert d ’écrire si personne ne lit ou ne comprend ? À chaque fois que vous écrivez, ayez en tête l ’image de votre organisation