1 OS Marc Fromentin Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne EPFL Présentation EPFL-OS | 17.02.2014.

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1 1 OS Marc Fromentin Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne EPFL Présentation EPFL-OS | 17.02.2014

2 2 OS Marc Fromentin FACTURES ELECTRONIQUES 02.12.2014 Marc Fromentin OS

3 3 Marc Fromentin Index Contexte Ce qui change Démo Processus offline Calendrier de mise en œuvre Q & R

4 4 OS Marc Fromentin Contexte Les fournisseurs suivants sont concernés par les facture électroniques : ARP, Distrelec, Lyreco Processus en place depuis 2008 Le service financier est impliqué dans la comptabilisation de la facture, mais ce traitement manuel en fin de processus n’apporte pas de valeur ajoutée Les écrans de validation sont devenus obsolètes et l’ergonomie devait être révisée Les relations avec les fournisseurs sont régies par un contrat cadre protégeant l’acheteur en cas de litiges, dès lors la validation de facture sans écart devient caduque.

5 5 OS Marc Fromentin Ce qui change Positions facturées = Positions Commandées (Quantité/Prix)  comptabilisation immédiate + mail de notification à l’acheteur Positions facturées <> Positions Commandées (Quantité/Prix)  Comptabilisation + blocage au paiement  validation des écarts par l’acheteur. Choix : valider = libération pour paiement ou attendre Note de crédit = stockage en attente NC … et ce qui ne change pas : Il reste de la responsabilité de l’acheteur d’obtenir une Note de crédit auprès du fournisseur en cas d’écart injustifié. L’équipe OS reste à votre disposition pour toutes questions techniques. Le Service financier pour toutes questions opérationnelles.

6 6 OS Marc Fromentin Processus offline – Nouvel Ecran Actions Documents Ecarts sur postes Commentaires (facultatif) Sélection Approbateur (droits 0 CHF) (> 5 KCHF)

7 7 OS Marc Fromentin Validation selon nouvelle Méthode Calendrier 15.12.2014 19.12.2014 05.01.2015 24.01.2015 Réserve Adaptation Tests avec Lyreco sur DEV Validation selon ancienne méthode Formation SF Communication 26.01.2015 GO LIVE 2014 2015

8 8 OS Marc Fromentin Questions & Réponses