Responsables & Chargés de formation

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1 Responsables & Chargés de formation
NOVEMBRE 2014 LANGUEDOC-ROUSSILLON ATELIERS TECHNIQUES Rencontres ANFH Responsables & Chargés de formation Rencontres ANFH Responsables & Chargés de Formation

2 SOMMAIRE 01 02 03 04 DISPOSITIFS INDIVIDUELS
NOVEMBRE 2014 SOMMAIRE 01 DISPOSITIFS INDIVIDUELS 02 ETUDES PROMOTIONNELLES / FONDS MUTUALISES 03 PLAN DE FORMATION 1 Règles de prise en charge 2 Fonds spécifiques 3 DPC Paramédical 4 Vers la dématérialisation 5 Clôture 04 DIVERS

3 1- DISPOSITIFS INDIVIDUELS
NOVEMBRE 2014 1- DISPOSITIFS INDIVIDUELS Site Consultation des Guides, plaquettes, Critères d’attribution, calendrier commissions 2015 Téléchargement des dossiers CFP, BC, VAE sur site régional Dès 2015 possibilité de saisir les dossiers en ligne FIPHFP/CFP Participation financière du FIPHFP dans certains dossiers CFP CFP Motif de refus unique, décision du national en CGN du 14 mai 2014 -Tout dossier CFP accordé pour une formation « x » ne peut être modifié -Possibilité pour l’agent d’ envoyer son dossier 6 mois maximum avant le début de sa formation -Si le dossier reçu est incomplet il sera retourné à l’agent Financement des E.P /CFP Le CFP n’a pas vocation à financer les E.P de façon générale (sauf cas particuliers…) FIPHFP : - le FIPHFP : LE CGR n’est pas la commission de reclassement, cette possibilité de prise en charge ne modifie en rien les critères de recevabilité en vigueur. CFP : - à compter du 1/1/15 un seul motif de refus: « formation non prioritaire compte tenu des priorités et critères fixés ainsi que des crédits disponibles » : sécurité juridique - Dossier sera annulé si changement formation, l’agent devra représenter un dossier si Dossier incomplet ??? ex : calendrier organisme non complété ou calendrier Ets non complété  retour du dossier à l’agent qui devra le faire compléter et retourné à l’ANFH dans les délais (pas de délai supplémentaire pour ces cas là) EP : - les E.P peuvent être financées à condition que la fonction ne soit pas représentée dans l Ets, et que l’agent dépende d’une petite structure de moins de 150 agents

4 2 - ETUDES PROMOTIONNELLES / fonds mutualises
novembre 2014 2 - ETUDES PROMOTIONNELLES / fonds mutualises Politique régionale d’attribution des fonds Critères d’éligibilité d’un dossier d’un agent Critères de recevabilité du dossier EP Les accords de financement de l’ANFH Plafonds de prise en charge par diplôme Liste des diplômes prioritaires INTRO: dossier envoyé à tous les établissements le 27/10/2014: nouveautés= nouvelle plaquette sur les ep financées sur les fonds mutualisés, dossier papier + dossier version excel + matrice calcul salaires Dossier EP cofinancés FONDS MUTUALISES sont saisis en délégation POLITIQUE REGIONALE: -un EHPAD peut présenter plusieurs dossiers, attention la commission peut tous les accorder , Conséquences : prévoir les remplacements et la faisabilité de ces départs bloque les fonds et les départs dans d’autres établissements la commission de Juillet est unique elle attribue la totalité des fonds , les annulations ne sont pas reportées sur d’autres dossiers. priorisation obligatoire des dossiers : quand vous ne connaissez pas les noms exacts des personnes reçues au concours , vous devez compléter le dossier avec TOUS LES AGENTS SUCCEPTIBLES D ETRE RECUES et vous transmettrez deux jours avant la commission l’ordre de priorité. cas d’un agent qui présente deux concours: positionner la formation la plus coûteuse car les accords ne peuvent pas être revus à la hausse. redoublement: on maintient la prise en charge initiale jusqu' à son terme , l’établissement prendra en charge sur son 2,1% la dernière année du cursus ou peut demander un financement complémentaire. CRITERES D'ELIGIBILITÉ: - les agents ne doivent pas avoir commencé leur formation, si un établissement a le cas d’un agent qui a commencé un cursus et que l'Ets souhaite accompagner cet agent. La commission a décidé de ne pas prendre en charge ce cas. Par contre, l'Ets peut présenter un nouveau dossier initialement prévu sur le 2,1% qui n’a pas démarré . - Effort de financement : Utilisation prévisionnelle de l'intégralité des crédits 2,1% de l'établissement. Minimum d'utilisation du 2,1% consacré aux Etudes Promotionnelles. POURQUOI : les fonds mutualisés ne viennent pas se substituer à la politique de promotion de l’Ets mais viennent en complément CRITERES DE RECEVABILITE DU DOSSIER: -Devis détaillé demandé en année civile par ETS, les montants communiqués sur le dossier par année sont figés à la saisie et NON MODIFIABLES. -compléter le dossier en incluant la totalité du cout réel (T D +E) ne pas se limiter au plafond ANFH par diplômes (exemple : une AS dont le coût est de euros et le plafond 30000) -Mentionner le montant financé par ets et le montant demandé = effort du co-financement. POUR LES 3 DERNIERS ITEMS CF PLAQUETTE

5 2 - ETUDES PROMOTIONNELLES / fonds mutualises
novembre 2014 2 - ETUDES PROMOTIONNELLES / fonds mutualises Guichet unique FORMEP - FMEP - CNSA - FIPHFP 4 % Qu’est ce qui peut être financé ? Remplir un dossier EP / Modalités de calcul Présentation du nouveau dossier version Excel Matrice de calcul du traitement GUICHET UNIQUE : - Deux commissions /an (préciser la correspondance entre la commission et les dates de rentrées) UN dossier de financement unique qui attribue la totalité des fonds mutualisés dédiés aux EP QU’EST CE QUI PEUT ETRE FINANCE ? PRIORITÉ DU FINANCEMENT : Traitement, enseignement (inscriptions annuelles inclues), déplacement EXCLURE : AFGSU , tenue …… DUREE PRISE EN COMPTE temps réel de la formation : 11mois (traitement) décision nationale, BN officiel. Le mois de congé n’est pas pris en compte Présentation dossier: VOUS SEREZ DESTINATAIRES APRÈS LES ATELIERS TECHNIQUES d’une version excel du dossier et d’une matrice de calcul pour vous aidez à déterminer le coût La matrice tient compte du nombre de jour de formation +stages + des RH

6 2 - ETUDES PROMOTIONNELLES / fonds mutualises
novembre 2014 2 - ETUDES PROMOTIONNELLES / fonds mutualises Date limite de retour du dossier 26 Novembre 2014 Date de la commission EP 12 Décembre 2014 la prochaine commission étudiera les rentrées du 1er semestre 2015 si pas d’EP à présenter prévenir par écrit le CGF

7 3 - PLAN DE FORMATION 1 - REGLES DE PRISE EN CHARGE
novembre 2014 3 - PLAN DE FORMATION 1 - REGLES DE PRISE EN CHARGE PRA Formations inscrites au Catalogue Programmes de formation Fin de l’envoi systématique des programmes avec conditions spécifiques d’imputabilité La délégation procèdera à l’étude du plan de formation et demandera le cas échéant certains programmes (cf : annexe 1, liste des programmes) Seuls les programmes des organismes de formation sont recevables - PRA envoi format papier + en ligne (juillet 2014) : ces formations sont saisies en délégation et ne doivent pas être saisies par l’Ets - Les programmes saisis sur les fiches du plan de l’établissement ne sont pas recevables

8 3 - PLAN DE FORMATION Conventions
novembre 2014 3 - PLAN DE FORMATION Conventions Contractualisation avec un organisme de formation déclaré pour toute action de formation Elles doivent être conservées dans l’établissement et mise à disposition pour tout contrôle, notamment en période de clôture Formations pluriannuelles, les conventions pourront être demandées en clôture d’exercice par les commissaires aux comptes. Vigilance sur les coûts des années N++ Travailleurs indépendants Avant la contractualisation avec un travailleur indépendant, vérifier qu’il s’est acquitté du versement de ses cotisations URSSAF Clause annulation: conséquence, si annulation de formation suite absence de l’agent - Attention au devis HT - Dans le cadre du DPC paramédical, les conventions doivent être signées uniquement avec des organismes possédant un numéro de déclaration d’existence + ODPC pour le public paramédical - Annulation : Si un agent est dans l’impossibilité de se rendre à la formation (quelque en soit le motif) et qu’il annule sa participation après le délai fixé dans les clauses de dédit, l’établissement se verra contraint de régler les dépenses liées à la formation sur ses fonds propres (Cf/décret OPCA / formations réalisées et sur production de pièces justificatives) - Vigilance sur les coûts réels (convention) des années N++ : ne pas surestimer les coûts sur les années N++  incidence sur le report

9 3 - PLAN DE FORMATION 2- FONDS SPÉCIFIQUES FIPHFP
NOVEMBRE 2014 3 - PLAN DE FORMATION 2- FONDS SPÉCIFIQUES FIPHFP Rappel de prises en charge Formation liée à la reconversion ou au reclassement d’agent en situation d’handicap Les formations à destination du personnel RH pour l’accompagnement des personnels en situation de handicap Formations inscrites au plan de formation et permettent à l’agent une adaptation à un nouveau poste de travail ou à un métier dans l’hôpital Obligation employeur L’établissement responsable du reclassement et de la reconversion des Personnels concernés Les adaptations au poste de travail ou changement de métier doivent être intégrés au plan de formation Dossiers spécifiques à demander à votre Conseiller, saisis en délégation Rappel du réseau handicap comprenant : Béziers Narbonne Mende Sète Nîmes Bagnols st Alban Uzès Thuir 1-formation liées au reclassement ou à la reconversion (actions d’adaptation au nouveau métier ou poste de travail) Pédagogie : E / FIPHFP / an pendant 3 ans Mission : prise en charge par le FIPHFP dans la limite des forfaits ANFH Rémunération : 50 % jusqu’à 18 mois et 80 % jusqu’à 36 mois / FIPHFP 2- Formations de compensation de handicap ( aide technique, aménagement de poste) Pédagogie : 385 €/j pendant 10 j max au-delà sur le 2,1 % mission : idem au dessus Rémunération : prise en charge de l’intégralité de la rémunération versée à l’employeur dans la limite de 10 jours 3- Formation des agents susceptibles d’être en relation avec les agents handicapés (tuteur, formation qualifiante et diplômante spécifique au handicap) Pédagogie : € / an pendant 3 ans Mission : idem Rémunération : 2,1 % Prise en charge : un dossier spécifique, une attestation d ’éligibilité

10 NOVEMBRE 2014 3 - PLAN DE FORMATION CNSA SOUTIEN A LA PROFESSIONNALISATION DES AGENTS Type de formation finançable Formation des infirmières référentes ou coordinatrices à la spécificité de leurs fonctions Autisme Formation à la démarche palliative et à l’accompagnement des personnes en fin de vie Prise en charge de la dépendance et du handicap Bientraitance / maltraitance Maladie de Parkinson Prise en charge financière et modalités Financement à hauteur de 80 % de l’action pour les établissements éligibles Contacter votre conseiller dès la mise en place de l’une de ces formations Les établissements concernés sont les EHPAD, les Ets qui ont des SSIAD ou PASA SSIAD : Service soins infirmiers aide à domicile PASA : pôle activités soins adaptés Prise en charge uniquement sur partie pédagogique Contacter le CGF pour les créer afin d’éviter les opérations de régularisation par la suite

11 à demander à votre Conseiller ou a télécharger sur le site ANFH
NOVEMBRE 2014 3 - PLAN DE FORMATION Emplois d’Avenir Rappel des règles de financement Formation groupe : CEA participant à une action du plan de formation  Plafond prise en charge 200 € /jour formation Formation individuelle : suppression du plafond  Prise en charge des traitements à hauteur 25 % restant à charge de l’employeur, au prorata du nombre de jours de formation réalisés  Dossier étudié au cas par cas Types de formations finançables Préparation concours Remise à niveau Formation qualifiante et adaptation à l’emploi Formation diplômante (sauf si formation financée par l’ARS) Formations PRA Formation tuteurs Dossier spécifique à demander à votre Conseiller ou a télécharger sur le site ANFH - Dossier spécifique saisi en délégation Suppression plafond : décision CRG du 12/09/2014, compte tenu du faible taux de consommation Prise en charge du salaire : avenant à la convention signée en 2013 (Etat/FHF/ANFH) Pour la prise en charge, un dossier spécifique est à compléter, il doit être accompagné : du formulaire de prise en charge de la copie du contrat de travail de la copie de la convention de formation - Contrat de 1 à 3 ans - Avoir de 16 à 25 ans (30 ans si travailleurs handicapés) Etre sans emploi Avoir un niveau supérieur au bac Depuis le mois de juin, une formation PRA (1 jour) + (dans chaque département) a été mise en place à destination des emplois d’avenir, « CONNAITRE ET MIEUX APPREHENDER LE MONDE HOSPITALIER », Cette formation ne sera pas reconduite sur 2015 sauf si beaucoup de demandes….. Une autre formation à l’attention des TUTEURS s’est réalisée à la DR, un deuxième groupe est prévu en décembre 2014

12 3 - PLAN DE FORMATION 3- DPC PARAMEDICAL
NOVEMBRE 2014 3 - PLAN DE FORMATION 3- DPC PARAMEDICAL Pour les non connectés ou GESPLAN Identifier les actions de votre plan de formation valant programmes de DPC (organisme déclaré ODPC) Actions FPTLV Actions du PRA Actions à coût « 0 » Transmettre cette liste à votre CGF Pour les connectés GESFORM Cocher au fur et à mesure les formations ODPC dans le module DPC/GESFORM : « liste des dossiers DPC à valider » liste formations ciblées ODPC Ets connectés coche case dans GESFORM Envoi d’une liste formations à cocher pour Ets non connectés

13 3 - PLAN DE FORMATION 4- VERS LA DÉMATÉRIALISATION
novembre 2014 3 - PLAN DE FORMATION 4- VERS LA DÉMATÉRIALISATION Une expérimentation va être mise en place dans la région qui concernera quelques établissements. Signature d’une convention fixant les modalités de gestion et de transmission des pièces jointes, la date de mise en œuvre et les éléments de vérification MODALITES DE VERIFICATION Sur pièces 1 fois par semestre et par établissement Sélection de 3 à 30 dossiers Conservation par l’établissement de toutes les pièces justificatives pour d’éventuels contrôles des Commissaires aux Comptes une vérification par année et par ETS obligatoire Elément majeur et élément restant obligatoire :ATTESTATION DE PRESENCE

14 3 - PLAN DE FORMATION Dossier tenu par l’ANFH
NOVEMBRE 2014 3 - PLAN DE FORMATION Titre de recettes Attestation sur l’honneur Attestation de présence Justificatifs d’hébergement Divers : taxi, parking, péage … Facture OF Demande de remboursement Transport 1ère et 2ème classes Justificatifs de repas Prise en charge Programme de formation Extrait PV CTE Dossier tenu par l’ANFH Convention de formation Ordre de mission Justificatifs conservés par l’établissement Principales pièces justificatives transmises à l’ANFH ou conservées par l’établissement

15 La clôture se déroulera entre
novembre 2014 3 - PLAN DE FORMATION 5 - CLOTURE La clôture se déroulera entre le 20 et 25 janvier 2015 Les documents relatifs à la clôture vous seront envoyés courant décembre. Ces vérifications sont très importantes car elles permettent de prévoir les DENM : dépenses relatives aux formations de l’année N pour lesquelles les factures ne sont pas encore réglées au 31/12. JOINDRE CONVENTIONS + ATTESTATIONS DE PRESENCE pour justifier les DENM Vérification à faire avec la Délégation Régionale Solder les actions en cours Avances à solder Annuler toutes les actions qui n’ont pas eu lieu Ajuster les engagements (factures réglées + factures à régler) Vérifier les engagements des actions pluriannuelles (ARF N++)

16 4 - DIVERS Gesform Evolution (Futur Logiciel Commun) RESEAU RFC
NOVEMBRE 2014 4 - DIVERS Gesform Evolution (Futur Logiciel Commun) Les établissements et la délégation ne doivent plus utiliser : Les Organismes NPU (ne plus utiliser) + ARC (archivés) Les Grades : NPU, tous grades, reprise PLAN2 RESEAU RFC Espace collaboratif : Outil d’échanges Forum Articles Documents Organisme NPU + ARC : Vigilance pour les GESFORM sur le choix d’un organisme lors de la création d’une DAPEC GRADES : Chaque CGF distribuera à ses établissements un état des grades sur lequel l’ETS indiquera les agents sortis de l’établissement, corriger les NPU, les « tous grades » et les « reprises Plan 2 » Animation réseau RFC : Espace collaboratif, Inscription, démonstration lors de la réunion,

17 Merci de votre attention et de votre participation
NOVEMBRE 2014 Merci de votre attention et de votre participation