StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 1 StorageAcademy ITIFORUMS, 21 juin 2007 La conduite des projets d’archivage numérique Méthodes pour réussir.

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1 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 1 StorageAcademy ITIFORUMS, 21 juin 2007 La conduite des projets d’archivage numérique Méthodes pour réussir : étude de cas Jean-Claude Maury

2 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 2 Projet d’archivage : étapes clés  1 Etapes préparatoires - Désignation d’un sponsor - Constitution de l’équipe projet pluridisc. - Elaboration du plan projet - Formation et information préliminaires  2 Etude de l’existant, identification et classification des besoins - Analyse et bilan de l’existant - Analyse des risques et des contraintes - Classification des données - Identification et classification des besoins d’archivage  3 Elaboration de la politique d’archivage - définition des processus d’archivage  4 Elaboration du projet d’architecture et définition fonctionnelle et technique  5 Demande d’information et de devis  6 Rédaction du cahier des charges - Définition des exigences fonctionnelles et techniques  7 Appel d’offres – consultation des fournisseurs  8 Dépouillement des réponses et sélection de la solution qui répond le mieux aux exigences  9 Etapes de pré-mise en œuvre - Formation des équipes - Mise en place de l’organisation d’archivage - Installation, test, pilote et validation de la solution - Mise en place des processus de revue et d’audit du système  10 Mise en œuvre de la solution - Déploiement puis exploitation de la solution d’archivage

3 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 3 Définition du cas BETA  Profil de la société BETA  centre de recherche scientifique  environ 1000 personnes (+500 ingénieurs et chercheurs)  La situation de BETA  archivage dossiers papier  pas de politique d’archivage électronique  Objectifs du projet d’archivage  archivage des données scientifiques et techniques en priorité et comme élément moteur du projet d’archivage  solution recherchée complète et évolutive ( « clé en main »)

4 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 4 Cas BETA - Etapes préparatoires Activités réalisées  Formation et information préliminaires  Séminaire ½ journée  partage d’un espace de communication commun  formation des utilisateurs à la problématique et aux enjeux de l’archivage électronique Activités réalisées  Formation et information préliminaires  Séminaire ½ journée  partage d’un espace de communication commun  formation des utilisateurs à la problématique et aux enjeux de l’archivage électronique Activités absentes  Désignation d’un sponsor  Constitution de l’équipe projet  Elaboration du plan projet 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

5 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 5 Cas BETA - Analyse de l’existant et identification des besoins  Recueil d’informations auprès des directions opérationnelles, fonctionnelles et des responsables des programmes scientifiques  interviews, documentation existante, mesures et calculs….  Etat des lieux : analyse des informations sur l'existant  procédures : création, approbation, destruction des informations  contraintes : de conformité, économiques, organisationnelles  Identification et classification des besoins  définition des classes de service d’archivage requises  établissement des priorités (pré requis pour évaluer les solutions)  Evaluation de l’infrastructure du système informatique en place  Réseaux, systèmes, applications, sécurité, PRA/PCA….  Changements déjà engagés (architecture, technologie, exploitation…) 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

6 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 6 Menaces - conservation à long terme et croissance forte des volumes des données scientifiques et techniques - pertes d’informations essentielles - lois et réglementations sur les informations numériques auxquelles se conformer - contentieux potentiels (contenus sites web…) - archives et copies d’informations critiques insuffisantes pour reprise de certaines activités après sinistre Opportunités - maturité des solutions d’archivage du marché (technologies, processus et pratiques) - étude, pilotée par la DSI, de services d’archivage électronique - gains importants en termes de coût, de productivité et de conformité - adoption d’un système de gestion de contenu standard du marché Cas BETA - Etat des lieux de l’archivage : matrice SWOT Forces - efficacité du service d’archivage papier - existence d’une gestion documentaire GEIDE - conscience de l’importance de la conservation des informations numériques - utilisation individuelle de CD/DVD pour la conservation palliative des données (sites web, formation, etc.) - implication forte de la DSI dans la recherche d’une solution d’archivage adaptée Faiblesses - pas de véritable archivage numérique - utilisation des sauvegardes comme des archives numériques - pas de prise en compte des exigences liées à la conformité - pas de système d’archivage de messagerie -insuffisance du système de GEIDE (images, vidéo, contenus web et archives) -pas de politique de migration des données numériques conservées (support, format, etc.)

7 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 7 Cas BETA - Identification et classification des besoins (1) Classe1: Données scientifiques et techniques  Echelle des volumes : 5 à 6To puis environ 3To/an  Echelle des temps d’accès : Accès (presque) en ligne pour données de < 3 ans et <2heures pour autres données  Durée de conservation : plusieurs années (3/5/10), et conservation patrimoniale  Protection : classique  contrôle d’accès et copies d’archives  Formats de restitution : ASCII et formats propriétaires Classe1: Données scientifiques et techniques  Echelle des volumes : 5 à 6To puis environ 3To/an  Echelle des temps d’accès : Accès (presque) en ligne pour données de < 3 ans et <2heures pour autres données  Durée de conservation : plusieurs années (3/5/10), et conservation patrimoniale  Protection : classique  contrôle d’accès et copies d’archives  Formats de restitution : ASCII et formats propriétaires Classe2: Fichiers multimédias  Echelle des volumes : de plusieurs centaines de GO jusqu’à 1TO  Echelle des temps d’accès : depuis un accès en ligne à quelques heures suivant le type (web, documents..) et la classe de données  Durée de conservation : de 5 ans jusqu’au-delà de 10 ans  Protection : en fonction du type de données et de la classification du contenu  Formats de restitution : formats des applications d’origine 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

8 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 8 Cas BETA - Identification et classification des besoins (2) Classe3: E-mails  Echelle des volumes :  besoin de classification des e- mails en fonction de leur valeur pour évaluer l’échelle des volumes à archiver  archiver une seule copie des pièces jointes (réduction de stockage)  Echelle des temps d’accès : accès en ligne pour les e-mails de l’année en cours et quelques minutes pour les mails des années antérieures  Durée de conservation : plusieurs années suivant la classe de valeur  Protection : suivant la classe de valeur  Formats de restitution : formats de l’application Classe4: Bases de Données  Echelle des volumes : quelques dizaines de GO  Echelle des temps d’accès : accès en ligne pour les 3 années précédant l’année en cours ; accès hors ligne pour les années antérieures  Durée de conservation : supérieure à 10 ans  Protection : adaptée aux archives à valeur probante pendant 10 ans, puis conservation à valeur patrimoniale/historique  Formats de restitution : fichiers Oracle 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

9 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 9 Cas BETA – Priorités et cadencement de réalisation du projet ETAPE 1 ETAPE 2 ETAPE 3 ETAPE 4 Priorité1 Priorité 2 Priorité 3 Priorité 4 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

10 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 10 Cas BETA – Politique et processus d’archivage Activités réalisées  Recensement des bonnes pratiques du marché  Définition des classes de service d’archivage électronique  Spécification des composants fondamentaux pour la politique d’archivage  Spécification de l’organisation ciblée  modèle technique centralisé  utilisation décentralisée et répartie entre les directions  définition des rôles Activités réalisées  Recensement des bonnes pratiques du marché  Définition des classes de service d’archivage électronique  Spécification des composants fondamentaux pour la politique d’archivage  Spécification de l’organisation ciblée  modèle technique centralisé  utilisation décentralisée et répartie entre les directions  définition des rôles Activités absentes  Travail interne pour réaliser les synthèses conduisant à l’élaboration de la politique d’archivage électronique  charte d’archivage et les procédures d’application  le catalogue des services d’archivage  la définition des processus d’archivage électronique  l’infrastructure technique d’archivage 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

11 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 11 Cas BETA - Projet d’architecture  Modélisation utilisée : Norme ISO 14721(OAIS*)  S’adresse aux:  concepteurs d’archives, gestionnaires d’archives, utilisateurs …  Intérêt du modèle  définit : une terminologie, un modèle d’information, un modèle fonctionnel  aide à clarifier les questions de préservation et d’accès à long terme  aide à évaluer les ressources nécessaires pour l’archivage numérique  adresse des questions annexes (migrations, coopération entre archives…) * Open Archival Information System SIP : Paquet d’Information Soumis AIP : Paquet d’Information Archivé DIP : Paquet d’Information Disséminé 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

12 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 12 Cas BETA – Etapes d’analyse des réponses aux RFI 1. Analyse des grilles renseignées par les fournisseurs  résultats bruts / réponses aux questions 2. Réalisation de tableaux comparatifs  Qualification des réponses  Ex d’échelle :« excellent (3) », « bon (2) », « acceptable (1) », « pas de réponse/non existant (0) »,  Positionnement relatif des offres comparées 3. Pondération des résultats 4. Considération de critères complémentaires de choix 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

13 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 13 Utilisateurs Validation des versements Consultation des archives Cas BETA –Exemple d’architecture proposée Site distant Librairie bandes Sauvegarde des métadonnées Données archivées Equipement initial: 17To UDO (60Go) Extensible à: 60To Serveur d’archivage Application d’archivage Serveur Web, Administration Jukbox optique Ecriture « en Y » BdD des métadonnées 500Go RAID1/FC Données critiques : 1To RAID1/SATA 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

14 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 14 Cas BETA – Budget prévisionnel à 3 ans pour le projet  Le coût total d’acquisition est de 300 K€ (services d’installation, de formation, etc. inclus)  Le poste matériel reste le plus élevé  Le coût total de possession est de 400 K€ sur 3 ans  Les coûts de maintenance totaux et d’achat de médias, pour les extensions de capacité de stockage, représentent 25 % du coût total de possession sur 3 ans 0 100 200 300 400 Logiciel Matériel Services Coût d'achat 25 % 37.5 % 12.5% +25% Maintenance/3 ans + médias K€K€ +75% 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

15 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 15 Cas BETA – Points importants pour le cahier des charges Versement  Mini workflow de validation avant les actions d’archivage  Transfert de fichiers depuis les serveurs opérationnels Gestion  Plan de classement reflétant les activités de la société  Système d’indexation sur critères système et utilisateur  Gestion des quotas par utilisateur Stockage  Génération automatique d’une copie de secours de l’archive  Scellement sur les médias (données et métadonnées)  Gestion automatique d’une hiérarchie de stockage  Gestion automatique du cycle de vie des médias Accès (recherche et restitution)  Gestion des droits intégrée dans l’infrastructure de sécurité  Intégration possible d’un moteur de recherche Administration  Conservation d’un historique des opérations (et des migrations)  Validation du sort final des données 22 44 55 66 77 88 11 33 99  10

16 StorageAcademy 21 juin 2007 StorageAcademy ® 16 Une méthodologie est nécessaire pour les projets d’archivage  La clé pour réussir un projet : la méthodologie  C’est elle qui permet de d’exploiter au mieux le couple (abstraction et pratique), de résoudre les problèmes et de mener à bien les actions permettant d’atteindre les objectifs  Deux composantes de la méthodologie : une boîte à outils et un travail en équipe  La difficulté relève de l’art de combiner l’abstraction et la pratique, ainsi que la boîte à outils et le travail en équipe  La clé pour réussir un projet : la méthodologie  C’est elle qui permet de d’exploiter au mieux le couple (abstraction et pratique), de résoudre les problèmes et de mener à bien les actions permettant d’atteindre les objectifs  Deux composantes de la méthodologie : une boîte à outils et un travail en équipe  La difficulté relève de l’art de combiner l’abstraction et la pratique, ainsi que la boîte à outils et le travail en équipe