Renforcement des relations : L'entretien en tête-à-tête

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1 Renforcement des relations : L'entretien en tête-à-tête
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2 Ordre du jour À la fin de cette séance, vous serez capable...
De définir ce qu'est un entretien en tête-à-tête ; D'organiser et de mener à bien des entretiens en tête-à-tête ; De mettre en place des entretiens en tête-à-tête avec les membres de votre équipe. Mot de bienvenue et objectifs La séance d'aujourd'hui sera consacrée à une pratique importante qui vous aidera à renforcer les relations entre les membres de votre équipe. En effet, par la pratique simple de l'entretien en tête-à-tête, vous améliorerez la communication et renforcerez vos relations avec les membres de l'équipe. À la fin de cette séance, vous serez capable : De définir une réunion en tête-à-tête (qu'est-ce, pourquoi) ; D'organiser et de mener à bien des entretiens en tête-à-tête (quand, où, comment) ; De mettre en place des entretiens en tête-à-tête avec les membres de votre équipe. Nous chercherons également à tirer profit de vous et de vos expériences ; les réussites et les difficultés que vous avez rencontrées ainsi que les solutions que vous avez trouvées pour réussir vos entretiens en tête-à-tête TRANSITION : Commençons par les principes de base… 2

3 Qu'est-ce qu'un entretien en tête-à-tête ?
D'un entretien hebdomadaire en tête-à-tête avec vos subordonnés directs ; Qui ne dure pas plus de 30 minutes ; Qui est consacré à votre subordonné direct ; Qui couvre les problèmes actuels et futurs. Un tête-à-tête est un entretien entre le responsable et son subordonné direct. Au cours des entretiens hebdomadaires en tête-à-tête, vous avez des conversations régulières et privées avec chaque employé. Il s'agit… D'un entretien hebdomadaire en tête-à-tête avec vos subordonnés directs ; Qui ne dure pas plus de 30 minutes ; Qui est consacré à votre subordonné direct ; Qui couvre les problèmes actuels et futurs.

4 Qui mène des entretiens en tête-à-tête ?
Qui mène actuellement des entretiens en tête-à-tête ? Pensez-vous que l'entretien en tête-à-tête est utile ? Formidable ! En espérant qu'à la fin de la séance, vous serez tous disposés à mener des entretiens en tête-à-tête !

5 Quels sont les avantages ?
L'établissement d'un flux de communication Un renforcement des liens avec les subordonnées directs Un gain de temps La stimulation de la productivité Donc, la question importante ici est : Pourquoi avoir des entretiens en tête-à-tête ? Pour les responsables de CARE, les journées ne sont pas suffisamment longues et notre liste de choses à faire ne cesse de s'allonger. Alors, pourquoi devrions-nous donc avoir des conversations hebdomadaires avec les employés ? L'entretien en tête-à-tête présente de nombreux avantages et des effets positifs. En ayant un entretien en tête-à-tête avec votre employé, vous... Améliorez vos relations avec les subordonnées directs (une relation démarre lorsqu'il y a un échange entre deux personnes basé sur l'écoute et la compréhension mutuelle. Une relation étroite est une relation dans laquelle les échanges sont constants) ; Renforcez et clarifiez la communication au sein de votre équipe (lorsque vous communiquez régulièrement entre vous, cela permet de clarifier les fausses idées éventuelles et de renforcer tout autre message devant être partagé) ; Faites progresser la communication globale de l'organisation (il importe de rappeler que l'entretien en tête-à-tête permet de maintenir un flux de communication régulier) ; Établissez le flux de communication de la direction vers les employés et des employés vers la direction. (Les employés commenceront à comprendre que les informations proviendront de leurs responsables et ils auront le sentiment d'être informés. Cela permettra également aux employés de relayer les informations que vous pouvez partager) ; Créez un sens de l'engagement chez l'employé et renforcez chez lui le sens de l'appropriation qui stimule la productivité (l'employé a le sentiment d'être écouté, compris et au courant de ce qui se passe) ; Gagnez du temps. (Les employés vous interpelleront moins souvent sur des problèmes mineurs parce qu'ils sauront que vous leur consacrerez 30 minutes de votre temps chaque semaine.) Quelles sont les autres raisons pour lesquelles vous devriez organiser des entretiens en tête-à-tête ? TRANSITION : Globalement, les entretiens en tête-à-tête comportent de nombreux avantages, mais ils prennent du temps à mettre en place et à planifier. Vous devez vous assurer que vous disposez des infrastructures nécessaires pour démarrer des entretiens en tête-à-tête avec les membres de votre équipe. Une amélioration de la communication La création d'un sens de l'engagement chez l'employé

6 Quand auront lieu les entretiens en tête-à-tête ?
Une fois par semaine À la même heure chaque semaine 30 minutes Reprogrammez un entretien, mais ne l'annulez jamais Il est important que les entretiens en tête-à-tête soient réguliers. Pour être efficaces, les entretiens en tête-à-tête doivent avoir lieu : Une fois par semaine. Plus d'une fois par semaine pourrait être trop fréquent et vous risquez de trouver que les entretiens ne sont pas très productifs. Moins d'une fois par semaine offre un délai trop long entre les entretiens et il sera difficile de promouvoir la communication. Un entretien de 15 à 30 minutes (un entretien de 1 h est trop long) semble tout indiqué pour susciter des interactions. Tenez les entretiens à la même heure chaque semaine. Cela permettra de maintenir leur régularité et vous n'aurez pas à les reprogrammer aussi souvent. Reprogrammez un entretien, mais ne l'annulez jamais. Ne reprogrammez un entretien que si vous n'avez vraiment pas d'autre choix. L'annulation d'un entretien en tête-à-tête peut être mal interprétée par vos employés (par exemple : ils peuvent penser qu'ils ne sont pas importants, que leur travail n'est pas satisfaisant). Ils peuvent commencer à se sentir mis à l'écart ou coupés des activités du groupe. Même si vous devez voyager, il est important de trouver du temps à consacrer à vos entretiens en tête-à-tête. Avec les technologiques modernes, les entretiens en tête-à-tête peuvent avoir lieu de plusieurs manières : par téléphone, skype, WebEx, courrier électronique, etc. *Pensez à utiliser la solution la mieux adaptée à votre équipe. TRANSITION : Où auront lieu ces entretiens ?

7 Où a lieu l'entretien ? Ne pas déranger
Comme pour tout autre type de réunion, il est important de trouver un lieu adapté aux conversations privées. Ce lieu peut être : Votre bureau. Si l'entretien a lieu dans votre bureau, pensez à activer le service NPD sur votre téléphone. Les salles de réunion peuvent faire l'affaire, mais évitez ces salles si nous ne pouvez en disposer chaque semaine à la même heure  ; Un café ; Oui, les entretiens en tête-à-tête peuvent être réalisés par téléphone ; il convient toutefois de s'assurer qu'il n'y aura pas d'interruption. Certains suggèrent de fermer les yeux lorsque l'on écoute, ce qui permet de se concentrer réellement sur l'employé. Toutefois, cela pourrait poser quelques problèmes au moment de prendre des notes. Il peut s'avérer utile d'éloigner ou même d'éteindre votre ordinateur lorsque vous avez des conversations téléphoniques. Rappelez-vous que quelque soit notre capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, « il n'est pas possible d'écouter attentivement un interlocuteur tout en faisant autre chose. » TRANSITION : À présent que nous savons quand et où doit avoir lieu un entretien en tête-à-tête, voyons quel sera le contenu de ces entretiens. Ne pas déranger

8 Comment allez-vous structurer l'entretien ?
15 à 30 minutes Les actions futures 5 à 10  minutes L'employé 5 à 10  minutes Alors, à quoi ressemble un entretien dans la réalité ? Organisez des séances de 15 à 30 minutes. 5 à 10 minutes pour les employés Tout sujet concernant leur vie et dont ils souhaitent discuter. Essayez de ne pas les interrompre. Cette séance sera différente pour chaque employé. Certains ne parleront que de sujets liés au travail, alors que d'autres aborderont des aspects de leur vie privée. 5 à 10 minutes pour vous Tout sujet que vous souhaitez aborder. Travail, projets, changements dans l'organisation, annonces. 5 à 10 minutes pour les actions futures Planification. Projets. S'il y a un sujet important que vous souhaitez aborder, organisez un autre entretien. Rappelez-vous qu'il est important que ce soit les employés qui dirigent les entretiens en tête-à-tête. Vous vous attendez d'eux qu'ils exposent les problèmes, les difficultés, les occasions et les idées à débattre. Vous devez consacrer les 10 à 15 dernières minutes à communiquer et à partager des informations avec eux. TRANSITION : Alors, comment allez-vous préparer cet entretien ? Car oui, vous devrez le préparer. Vous 5 à 10 minutes

9 Comment organiser un entretien en tête-à-tête ?
À quelle information devez-vous donner suite ? Quelle information devez-vous partager ? Qu'est-ce qui se prépare ? Avant chaque entretien en tête-à-tête, accordez-vous quelques minutes pour le préparer. Demandez-vous : À quelle information devez-vous donner suite ? Relisez les notes du précédent entretien en tête-à-tête et voyez ce qui en ressort. Pensez à un projet, une échéance, des changements au sein de l'équipe. Quelle information devez-vous partager ? Comportement Projets Commentaires ou évaluation Décisions à prendre Qu'est-ce qui se prépare ? Projets imminents Changements organisationnels en vue TRANSITION : Prenez quelques minutes pour noter les sujets que vous voulez aborder au cours du prochain entretien. Vous pouvez également revoir les notes des précédents entretiens en tête-à-tête. Il est très important que vous compreniez vos dernières notes et que vous sachiez où les trouver.

10 Comment assurer le suivi d'un entretien en tête-à-tête ?
Prenez des notes Archivez les notes Conservez les notes de chaque employé dans un fichier distinct La bonne prise de note est le meilleur moyen d'assurer le suivi de vos entretiens en tête-à-tête ! Pendant un entretien en tête-à-tête, il est important de prendre des notes. Il y a tant choses qui se passent dans nos vies qu'il est impossible de se souvenir des détails de chaque conversation que nous avons. Écoutez ce que dit votre employé et prenez des notes (incluez les aspects particuliers de leur exposé), puis revoyez vos notes avant chaque entretien en tête-à-tête. Ainsi, vous êtes assuré d'écouter et de vous rappeler ce qu'ils disent. (insérez les informations du modèle ici) Un bon suivi de vos notes est également important : Utilisez un bloc-notes distinct pour chaque employé Autorisez les employés à consulter leur propre bloc-notes TRANSITION : Voici un exemple de ce à quoi peut ressembler une page de notes. Si vous souhaitez en recevoir un exemplaire, envoyez-moi un courrier électronique.

11 Exemple de notes Membre de l'équipe : Entretien en tête-à-tête Date : Notes personnelles Notes d'actualisation du membre de l'équipe Notes d'actualisation du responsable Vous pouvez inscrire un nom et une date sur chaque ensemble de notes. Les notes personnelles concernant le conjoint, les animaux familiers des enfants, les passe-temps, les amis, l'historique, etc. Soyez précis lorsque vous prenez des notes en indiquant notamment des noms, des lieux et des dates. Notes d'actualisation des membres de l'équipe que vous prenez pendant leur séance de 5 à 10 minutes. Notes d'actualisation du responsable que vous créez et préparez pendant votre séance de 5 à 10 minutes. Actions futures/Suivi - À quoi sont-ils destinés ? Et les points que vous reverrez à l'occasion du prochain entretien en tête-à-tête . Pensez à les archiver et à les revoir avant chaque séance. Chaque employé doit avoir un dossier ou un bloc-notes spécifique. Actions futures de suivi

12 Quel sera l'impact de ces pratiques chez CARE ?
Maintenant que nous disposons de toutes ces informations, prenons quelques instants pour examiner l'impact de l'entretien en tête-à-tête chez CARE…

13 Amélioration des pratiques en matière de gestion des talents
Objectif de l'AOP : Démontrer une augmentation de l'efficacité de la communication des responsables L'AOP (Annual Operating Plan) de CARE pour l'exercice financier 2010 contient un objectif incitant les responsables à améliorer l'efficacité de leurs communications. Cela fait partie de la priorité essentielle no 6 de la gestion des talents. En organisant des entretiens en tête-à-tête, vous renforcez non seulement vos relations avec vos subordonnés directs, mais vous améliorez également l'efficacité de la gestion. Récemment, nous avons créé une étude de référence sur les communications destinées à l'ensemble du personnel de CARE. Examinons les aspects sur lesquels l'entretien en tête-à-tête aura une influence.

14 De quelle manière ces objectifs auront-ils un impact chez CARE ?
Pourquoi est-ce si important ? Récemment 1000 employés de CARE ont répondu à une enquête sur les communications qui a eu lieu au mois de novembre. Les points abordés comprenaient entre autres… La manière dont les responsables : Partagent les informations ; Donnent des informations sur l'organisation en temps opportun ; Informent les subordonnés directs des changements et de la manière dont ces changements affecteront leur travail ; Créent des occasions d'échange d'information ; Reconnaissent et respectent le travail réalisé ; Fournissent une quantité suffisante d'informations ; Transmettent les avis aux supérieurs hiérarchiques ; Invitent à s’exprimer et écoutent les idées et les points de vue exprimés. Un bon entretien en tête-à-tête peut résulter en une plus grande satisfaction dans la communication. Prenons quelques instants pour examiner certains aspects sur lesquels un entretien en tête-à-tête aura une influence...

15 Mon responsable m'informe des changements dans l’organisation avant que je n’en entende parler par une autre source. Voici quelques résultats répartis par région : le système de classement va de 1 (pas du tout d'accord) à 5 (entièrement d'accord). L'entretien en tête-à-tête permet a un responsable de programmer un entretien régulier avec chacun de ses subordonnés directs de sorte que les employés puissent disposer régulièrement d'informations actualisées.

16 Mon responsable me concerte sur la manière dont les changements dans l’organisation peuvent influencer mon travail. En tant qu'organisation apprenante, CARE continuera de s'adapter et de se développer dans le monde en mutation. En ayant des entretiens en tête-à-tête, vous travaillez de façon régulière avec vos employés pour les aider à adapter également leur rôle au changement. Au cours d'un entretien en tête-à-tête, vous pouvez prendre le temps de discuter de l'impact que certains changements peuvent avoir. C'est également une bonne occasion pour discuter de la manière dont l'employé fait face aux changements.

17 Mon responsable reconnaît mon travail et le respecte.
L'entretien en tête-à-tête est aussi une très bonne occasion de reconnaître les réalisations et le travail accomplis par les employés. Il est parfois aisé de passer au prochain projet ou de se concentrer sur ce qui doit être fait sans reconnaître à sa juste valeur le travail qui est en cours de réalisation ou qui a été achevé. En utilisant vos notes et en préparant l'entretien avant.

18 Mon responsable m’offre une reconnaissance suffisante pour un travail bien fait.
Dans un entretien en tête-à-tête, le responsable prend le temps d'écouter ses employées parler du travail qu'ils réalisent et de reconnaître leur grande performance.

19 Mon responsable communique efficacement mes points de vue aux niveaux hiérarchiques supérieurs.
Si vous préparez et suivez correctement vos entretiens en tête-à-tête, vous constaterez qu'ils contribuent au flux de la communication au sein de l'organisation. Pensez à prendre des notes et à suivre toute action résultant d'un entretien en tête-à-tête.

20 Mon responsable m'invite à m'exprimer et écoute mes idées et mes points de vue sur des problèmes.
En organisant des entretiens en tête-à-tête, vous contribuez à développer votre relation avec vos subordonnés directs. En écoutant les employés et en répondant à leurs questions pendant un entretien en tête-à-tête, vous faites preuve de respect et de reconnaissance à l'égard de vos employés et améliorez le flux de la communication. Je sais que nous en avons déjà parlé, mais il est vraiment très important de savoir écouter. Ce n'est pas toujours facile. La bonne écoute consiste à laisser l'employé s'exprimer librement sans anticiper ce qu'il va dire, sans l'interrompre ou encore penser à ce que vous allez lui répondre. Cela n'est pas toujours facile, mais avec le temps, vous vous rendrez compte à quel point l'écoute est efficace dans vos relations avec votre employé. TRANSITION : Savoir répondre aux questions pourquoi, comment, quand et où n'est que la première étape de l'organisation d'un entretien en tête-à-tête. L'étape suivante consiste à savoir comment présenter le concept à votre équipe.

21 Étapes pour la mise en place d'un entretien en tête-à-tête
Passage en revue pendant une réunion du personnel Pratique Annonce et calendrier Lorsque vous mettez en place vos entretiens en tête-à-tête avec les membres de votre équipe, vous leur expliquez l'objectif de l'entretien en tête-à-tête et les avantages qu'en retirera votre équipe. Ne décidez pas simplement de démarrer ces entretiens. Cela pourrait provoquer de l'anxiété au sein de votre équipe ; les membres pourraient être inquiets en pensant qu'ils ont commis des erreurs, les entretiens pourraient ne pas être pris au sérieux, etc. En conséquence, la première chose que vous devez faire est d'informer les membres votre personnel que vous allez démarrer des entretiens en tête-à-tête et leur expliquer la raison pour laquelle vous comptez les organiser. Annonce et calendrier. Envoyez un courrier électronique pour annoncer que vous allez organiser des entretiens en tête-à-tête et demandez aux employés de choisir le créneau horaire qui leur convient. Expliquez de manière très claire que l'objectif de l'entretien en tête-à-tête est de renforcer la communication au sein de votre équipe. Programmez le démarrage des entretiens en tête-à-tête trois semaines après l'annonce par courrier électronique afin que les employés puissent disposer d'un calendrier précis. Envoyez des invitations par courrier électronique à vos subordonnés directs au fur et à mesure qu'ils choisissent leurs créneaux horaires. Si certains employés ne répondent pas à votre invitation, adressez-leur un courrier électronique ou encore programmez vous-même l'entretien. Autorisez quelques changements éventuels ; reprogrammez un entretien, mais ne l'annulez pas. Passage en revue Passez en revue les objectifs, les principes de base et le calendrier des entretiens au cours d'une réunion du personnel. Répondez aux questions que les participants pourraient vous poser. Pratique Gardez à l'esprit que les deux premiers entretiens peuvent faire apparaître un sentiment de malaise ou ne pas se passer aussi bien que vous l'escomptiez. N'hésitez pas à guider les employés les premières fois.

22 Problèmes potentiels Démarrage de l'entretien
Respect d'un calendrier d'entretiens Hésitation de l'employé Vous rencontrerez quelques difficultés. Si vous êtes préparé, vous n'aurez alors aucun problème à surmonter ces difficultés. Quelques points à préparer : Démarrage de l'entretien Si vous avez besoin d'aide pour démarrer l'entretien, posez des questions ouvertes. Attendez ensuite la réponse. Par exemple : « Comment cela se passe-t-il ? » ou « À quoi pensiez-vous ? » Si vous obtenez une réponse évasive telle que « bien » ou « à pas grand-chose », posez des questions relatives à un projet spécifique sur lequel l'employé travaille actuellement et essayez d'obtenir des informations précises. Si l'employé ne s'ouvre toujours pas, faites-lui comprendre subtilement qu'il est important pour vous deux de vous ouvrir et de partager des informations pour assurer une bonne communication. Autres questions pour aider à démarrer l'entretien : Dites-moi sur quoi vous travaillez actuellement, dites-moi comment s'est passée votre semaine, où en êtes-vous sur le projet _____ ? Pensez-vous pouvoir respecter le délai ? Quelles sont vos questions concernant la date limite ? Y-a-t-il des informations que je dois savoir ? Si oui, quand ? Comment allez-vous aborder cela ? Qu'est-ce que vous pensez devoir faire ? Que pouvons-nous faire de manière différente ? Avez-vous des idées ou des suggestions pour apporter des améliorations ? Respect d'un calendrier d'entretiens Si votre employé reprogramme constamment l'entretien. Rappelez-lui l'importance de l'entretien en tête-à-tête et la manière dont il vous permet à tous les deux d'être informés de ce qui se passe et de la progression du projet. Faites-lui comprendre qu'il s'agit d'un entretien très important pour vous deux et qu'il doit lui accorder la priorité. Il permet également de s'assurer que vous programmez l'entretien à des heures qui vous conviennent à tous les deux. Hésitation de l'employé Soyez patient et attendez. II peut arriver que l'employé mette du temps à s'habituer aux entretiens en tête-à-tête ; pensez à en tenir compte. TRANSITION : Les problèmes sont inévitables, mais si vous pratiquez et préparez les entretiens en tête-à-tête, vous parviendrez à les surmonter. Il est toujours utile de faire appel à l'expérience d'un collègue responsable pour avoir aussi quelques suggestions.

23 Passage en revue rapide
Un entretien entre le responsable et son subordonné direct leur permet de rester en contact Qu'est-ce  Quand  Où  Comment  Pourquoi  Une fois par semaine pendant 30 minutes Un endroit calme où vous ne serez pas dérangé Une séance de   minutes, préparation et prise de notes Procédons à un rapide passage en revue Bien qu'il offre de nombreux avantages, l'entretien en tête-à-tête n'est certes pas la solution miracle ; il exige du temps et de l'engagement de la part de votre équipe et de vous-même et son efficacité dépend de la qualité des conversations. Il faut un certain temps pour qu'il se déroule dans un esprit ouvert et franc. L'entretien en tête-à-tête ne doit pas se substituer aux conversations professionnelles quotidiennes. Lorsque les entretiens en tête-à-tête sont reportés et reprogrammés, ils perdent en efficacité. Les entretiens en tête-à-tête doivent figurer en tête de votre liste de priorités. Les entretiens en tête-à-tête ne sont pas une occasion d'aborder tous les problèmes ; certaines questions et occasions doivent être débattues avec l'ensemble des membres de l'équipe. Renforce les relations, améliore la communication et la productivité