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Suivi de Projet/Programme
Séminaire Suivi/Evaluation des programmes de santé au niveau du district: Applications pratiques CESAG du 14/06 au 02/07/2010 Dakar, Sénégal
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Objectif général Faire acquérir aux participants les compétences nécessaires pour réaliser un suivi adéquat des composantes d’un projet/programme
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Objectifs spécifiques
A la fin du cours les participants doivent être capables de : Définir le suivi d’un projet/programme; Décrire les étapes d’élaboration du tableau de bord du suivi; Interpréter l’état d’avancement d’un projet/programme; Analyser la performance d’un projet/programme;
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Plan de session Définition des concepts de suivi;
Étapes d’élaboration du tableau de bord du suivi; Suivi de l’état d’avancement des activités; Analyse de l’état d’avancement des activités; Suivi de la performance d’un projet/programme;
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Méthodes pédagogiques
Participatives avec: Exposé introductif; Discussion; Travaux pratiques;
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Vocabulaire de suivi/évaluation
Des termes et des synonymes particuliers sont utilisés en suivi/évaluation; Des nuances existent selon les organismes; Voir le manuel du participant
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Définition des concepts de suivi
Trois questions majeures Qu’est- ce que le suivi? A quoi sert- il? Sur quoi porte t-il ? La définition des concepts du suivi de projet/programme va tourner autour de ces trois questions: Qu’est- ce que le suivi? À quoi sert le suivi ? Et sur quoi porte t-il?
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Qu’est-ce que le suivi ? Fonction de gestion continue qui consiste à contrôler régulièrement l’exécution progressive des activités d’une intervention
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A quoi sert le suivi? « que faisons –nous? »
Permet de répondre à la question: « que faisons –nous? » Vérifie si les activités sont en train d’être exécutées telles que planifiées; Suit, contrôle, analyse les progrès ou non progrès et les documente; Indique quelles activités ont été conduites et quels sont les résultats atteints;
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A quoi sert le suivi? Fournit aux administrateurs et aux parties prenantes(OCB, communautés, structures de santé, ONG) des informations régulières et des indications précoces contribuant à l’amélioration du projet/programme;
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Sur quoi porte t-il? Le suivi considère aussi bien les processus que les changements induits; Le suivi met l’accent sur les intrants, les activités, les produits et les résultats probables; Le suivi couvre les dimensions différentes du programme (quantité, qualité, coûts, etc…)
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Les étapes d’élaboration d’un tableau de bord du suivi
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Identification des activités clés
Le suivi porte sur des activités ayant fait l’objet d’une planification; la planification est basée sur les objectifs du projet/programme; Et pour chaque objectif, des stratégies et des activités essentielles qui concourent à l’obtention des résultats souhaités sont mises en œuvre;
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Les activités clés Définition:
C’est une activité repère du projet/programme
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Les activités clés: caractéristiques
Doit être opérationnelle; Découle des objectifs du projet/programme; Formulée clairement telles quelles correspondent à des indicateurs (de processus ou d’extrants);
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Les activités clés: caractéristiques (suite)
Écrit au temps passé; Agencée en respectant la chronologie d’exécution; Comporte des sous activités;
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Les activités clés: caractéristiques(suite)
Niveau de détail dépend: du niveau de responsabilité des acteurs; et de l’amplitude du projet/programme;
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Les activités clés: caractéristiques (fin)
Au niveau de la direction: le protocole de l’évaluation est adopté; Les données sont collectées; Les résultats préliminaires sont présentés; le rapport final est disséminé; Les comptes sont clôturés;
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Les sous activités Au niveau du superviseur:
Le protocole de l’évaluation a été adopté les membres de l’équipe ont été recrutés ……….. ……………. La logistique de l’étude a été assurée le transport a été assuré Perdiems ont été distribués
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Les sous activités (suite)
Exemple: Intervention: Evaluation des obstacles à la mise en œuvre des nouveaux centres DVA Le protocole pour l’évaluation est finalisé et adopté; Les données pour l’évaluation sont collectées et saisies; Les résultats préliminaires ont été planifiés; Le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé;
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Les sous- activités(suite)
Exercice 1: Pour chaque activité, identifier les sous activités qui sont des étapes intermédiaires (sous entendues);
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Les sous- activités(suite)
Corrigé: Activité 1:le protocole est finalisé et adopté Sous activités: - échantillon est terminé Procédé d’évaluation adopté Questionnaire développé
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Les sous- activités(suite)
Corrigé Activité 2: les données pour l’évaluation sont (collectées) et saisies Sous activités: Les enquêteurs sont formés Le prétest est terminé et révisions sont faites Les enquêteurs sont revenus du terrain
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Les sous- activités (suite)
Corrigé: Activité 3:les résultats préliminaires ont été présentés Les sous activités: La saisie a été corrigée; Le plan d’analyse adoptée; L’analyse a été finalisée;
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Les sous- activités (fin)
Corrigé: Activité 4:le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé Sous activités: - le rapport préliminaire a été corrigé et validé; - le rapport de l’évaluation est finalisé et disséminé;
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Formulation des activités clés
Exemple 1: Avant: les besoins en formation sont recensés Après: les besoins en formation clinique PF des équipes nationales sont renforcées tel que décrit dans le rapport de recensement des besoins (norplant, DIU etc…)
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Formulation des activités clés (suite)
Exemple 2: Avant: formation en gestion de logistique Après: 10 dépositaires IB du district X formés en gestion de la logistique des médicaments
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Formulation des activités clés (fin)
Exercice : 2 Améliorer la formulation de quelques activités clés (voir le manuel du participant)
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Analyse de la réalisation des activités
Nécessite un suivi régulier de l’état d’avancement des activités; grâce à un outil appelé tableau de bord; Qui fonctionne à partir d’informations simples collectées du système de routine; Informations qui contribuent à la prise de décisions et à l’établissement de l’exercice effectif des responsabilités;
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Le tableau de bord Outil de suivi;
Les activités planifiées découlent des objectifs; Les objectifs sont formulés avec des verbes d’action (infinitif); La formulation des activités est telle qu’elles correspondent à des indicateurs(de processus au d’extrants); Résultat attendu: temps du verbe au passé;
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Le tableau de bord No Activités clés Responsable Exécution/ suivi
Date début Planif/réelle Statut ou État d’avancement Date fin Planif/réelle
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Le tableau de bord Éléments clés:
Code unique pour identifier chaque activité clé; Les activités clés (bien formulées); Les responsables; Date de début planifiée et réelle; Statut (état d’avancement) Une codification fixe ( codes fixes et prédéterminés) ; Date de fin réelle et planifiée; Toute l’information nécessaire pour apprécier/interpréter le tableau de bord; Les étapes clés organisées selon le cadre logique;
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Le suivi de l’état d’avancement
Mise à jour à un instant « T » de l’année d’exercice (fiscale, civile) de toutes les activités Il s’agit de faire la situation de toutes les activités planifiées en fonction de la codification préalablement adoptée: - celles qui restent encore planifiées - celles qui sont en cours (d’exécution) - celles qui sont terminées
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Suivi de l’état d’avancement
Les codes utilisés pour mettre à jour l’état d’avancement: - planifiée: en retard ; à temps - en cours: en retard; à temps; en avance - terminée: en retard, à temps; en avance - abandonnée: pour toujours; ou cette année remplacée par (No du remplaçant) - suspendue (à documenter)
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Quelques repères S’il n’y a pas de date de début réelle: l’activité est dite planifiée, non commencée; S’il y a une date de début réelle: l’activité est dite en cours; S’il y a une date de fin réelle: l’activité est dite terminée;
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Suivi de l’état d’avancement
Exercice 3: pré test Mise à jour d’un tableau de bord: remplir la colonne statut en utilisant les codes pré établis; (voir le manuel du participant)
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Appréciation de l’état d’avancement
Analyse ou interprétation de l’exécution de l’ensemble des activités formulées sous forme de résultats attendus ou d’indicateurs de processus ou d’extrants; Appréciation de la proportion: des activités exécutées (terminées), celles qui restent encore planifiées, ou celles qui sont en cours;
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Appréciation de l’état d’avancement (suite)
Exercice 4: Niveau 1: Représenter sur un graphique: la proportion d’activités encore planifiées, la proportion d’activités en cours; et la proportion d’activités terminées;
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Appréciation de l’état d’avancement (fin)
Exercice 4: Niveau 2: Calculer la proportion: - d’activités encore planifiées en retard ou à temps; - d’activités en cours en avance, à temps ou en retard; - et la proportion d’activités terminées en avance, en retard ou à temps; Faites les représentations graphiques.
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Exercice 5: post test Mise à jour exhaustive d’un tableau de bord: remplir la colonne STATUT
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Synthèse Se référer au manuel du participant
Synthèse: logique de mise à jour Se référer au manuel du participant
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Analyse de la performance d’un projet/programme
Performance: Mesure dans laquelle une intervention pour le développement réalise des résultats conformément aux objectifs fixés;
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Analyse de la performance d’un projet/programme
Suivi de la performance: processus continu de collecte, d’analyse de données permettant de voir comment une intervention de développement est en train de réaliser des progrès; C’est un important élément du cycle de planification opérationnelle;
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Analyse de la performance
Elle se fait grâce aux indicateurs de performance; Les indicateurs de performance servent à mesurer les changements recherchés définis par un cadre de résultats; Constitue la base pour l’évaluation des résultats planifiés versus résultats atteints.
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Analyse de la performance
Exercice 6: Étude de cas (voir manuel du participant)
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Récapitulatif Le suivi est une fonction de gestion continue;
Concerne certaines composantes du projet; Comme les intrants, les activités, les produits, les résultats intermédiaires; Permet d’apprécier les progrès ou les non progrès; Permet de réagir à temps en cas de dysfonctionnements pour apporter les mesures correctives;
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Conclusion Un suivi régulier d’un projet/programme permet de:
- identifier précocement des écarts; - les corriger; - et préparer les évaluations.
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Suivi de projet/programme
MERCI pour votre VOTRE AIMABLE ATTENTION
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