EMC Documentum 6 « Référentiel de Gestion de Contenus et d’Archives »

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1 EMC Documentum 6 « Référentiel de Gestion de Contenus et d’Archives »
Fabien Gendre , Account Manager Bruno Bayle , Systems Engineer Director le 15 avril 2008

2 Documentum 5.3 et D6 : vers une architecture unifiée
Agenda Documentum 5.3 et D6 : vers une architecture unifiée Nouveautés Documentum 6 Nouvelle ergonomie Webtop Extension des services de collaboration : WCE Interface Damptop Interface Taskspace Nouveau Module BPM et Gestion de Formulaires Web Documentum Reporting Services Fonctionnalités de recherche : FAST et ECI Les presets Archivage : Solution modulaire de Conformité

3 Documentum 5.3 et D6 : vers une architecture unifiée

4 Attention! Intégration n’est pas Unification
Interface utilisateur Conséquences ‘Total Cost of Ownership’ élevé Multiplication des compétences Coût d’administration élevé Performance dégradée Augmentation du risque d’incident système Audits difficiles Difficulté d’exploitation de l’information – redondance, difficulté de réutilisation, etc. Contraintes techniques Modèles de bases multiples Cycles de version multiples Annuaires multiples Modèles de sécurité multiples Bases de données multiples Modèles d’objet multiples Pistes d’audit multiples Référentiels isolés multiples Points de synchro. multiples Intégration fragile, réutilisation difficile, etc Sécurité Annuaire Piste audit Référentiel Base de données Modèle Objet Code Application Imaging Reports Messages Multiple code bases Multiple release cycles Multiple membership models Multiple security models Multiple databases Multiple object models Multiple audit trails Multiple, isolated repositories Multiple synchronization points Fragile integration BPM Collaboration RM DM DAM WCM

5 Les avantages d’une plate-forme unifiée (5.3)
Les avantages techniques Un seul code Un seul cycle de version Un seul annuaire Un seul modèle de sécurité Une seule base de données Un seul modèle objet Une seule piste d’audit Une seule console d’administration Référentiel virtuel Pas de synchronisation applicative Les bénéfices Réduction des coûts de déploiement et d’administration Formation réduite pour les utilisateurs finals et les administrateurs Performance supérieure et fiabilité de l’ensemble Plus de sécurité et de suivi pour un système de pistes d’audit unique Une seule console d’administration Gestion de contenu pour des référentiels hétérogènes, incluant des appli. Propriétaires et des sources externes Interface utilisateur 1 Processus Contenu Référentiel Fédération de référentiels Appli. propriétaires WWW One code base One release cycle One membership model One security model One database One object model One audit trail One administration console Virtual repository No application synchronization ECI

6 Le référentiel EMC Documentum D6 : Différents types d’applications
Coût de traitement des transactions APPLICATIONS DE GESTION DE CONTENU ECM Transactionel Collaboratif Interactif Archivage Productivité personnelle et collective Applications REFERENTIEL GLOBAL Expérience et service client Référentiel Modèle d’administration Mécanisme d’Audit Sécurité Gestion des utilisateurs ECM UNIQUE Infrastructure Préservation du contenu

7 Nouvelle ergonomie Webtop
Nouveautés Documentum 6 : Nouvelle ergonomie Webtop

8 Webtop : Présentation générale
Accès aux fonctionnalités de recherche Arborescence de type explorateur windows Vérouillage des documents en cours de modification Menu contextuel Présentation du contenu des dossiers

9 Webtop : Capacités de visualisation
JPEG PDF AutoCAD MS Visio MS Office

10 Visualisateur intégré
Webtop : Annotations Zoom Annotations Visualisateur intégré Rotation Imagettes

11 Historique des annotations
Webtop : Annotations Mise en évidence Historique des annotations

12 Webtop : Nouveautés Auto complétion Menus contextuels Drag and Drop
1 2 3 4 5 Raccourcis clavier Edition multiple des propriétés Filtres « commence par » Ordre de saisie Export de résultats au format CSV Création/Suppression de relations Support du cycle de vie des documents Abonnements Préférences utilisateurs

13 Webtop : Nouveautés Mode non connecté Synchronization de documents
Action asynchrone Interface simple

14 Solutions de Collaboration
Nouveautés Documentum 6 : Solutions de Collaboration Extension des services de collaboration : WCE, Intégration Sharepoint

15 Webtop Collaborative Edition
Collaboration basée sur l’interface Webtop Rooms Nouveaux types Data tables Configurations des utilisateurs Gestion de projet External members

16 Expérience utilisateur Office/SharePoint
Navigation Recherche Propriétés Check in/out Key Points: We integrate with MOSS and WSS 3.0 (the free version) webparts Ask your audience if they are familiar with Web Parts. If not, you can take a moment to define Web Parts here. Web Parts are controls that are specifically made for use with Microsoft technologies, usually within SharePoint. They are just like portlets that might be used in any other portal server. SharePoint ships with a variety of Web Parts that users can add to pages in SharePoint. Microsoft also provides a framework and model for companies like EMC to build and design their own Web Parts. In this case, these Web Parts are used as “windows into Documentum” and can be organized as you like within a SharePoint site. Content Services for SharePoint is a suite of these Web Parts, all specifically designed to provide access to Documentum content from within SharePoint. Archive Services for SharePoint is an administratively configured tool that allows you to define how and when content is moved from SharePoint into Documentum. Let's take some time to learn more about each of these products. Leverage SharePoint interface as a client to Documentum natively within Office SharePoint Server Here is the suite of Documentum Web Parts: Documentum Folders Documentum Inbox Documentum Subscriptions Documentum Files Documentum Favorites Documentum Workflows Documentum Search EMC software provides a proven, enterprise-class content management infrastructure for your Microsoft application environments including Microsoft Office SharePoint Server 2007 and Microsoft Office desktop products such as Microsoft Word, PowerPoint, and Excel. Through their Microsoft clients, end users can access a single platform that addresses their organizations’ diverse content-related business process, compliance, and archiving requirements. Fonctions avançées: Workflow Cycle de Vie Documents composés Rendus 16 16

17 Nouveautés Documentum 6 :
Digital Asset Manager

18 Digital Asset Manager : Présentation générale
Imagettes Menu contextuel Fonction loupe Plan de classement

19 Digital Asset Manager : Gestion des transformations
Monitoring des transformations Gestion des profiles de transformation

20 Digital Asset Manager : Editeur de profil de transformation
1 / Sélection d’un profil de départ 2 / Options de définition du nouveau profil

21 1 2 Digital Asset Manager : Editeur de profil de transformation
Définition du nom du profil 2 Choix des profils existants pour l’enchaînement

22 3 4 5 Digital Asset Manager : Editeur de profil de transformation
Choix des formats pris en charge 3 Définition des valeurs par défaut 4 Profil disponible parmi l’ensemble des profils de transformation 5

23 Digital Asset Manager : Editeur de profil de transformation
AVANT : JPEG APRES : PDF avec label

24 Solution Transactionnelle
Nouveautés Documentum 6 : Solution Transactionnelle Dématérialisation, Interface Taskspace

25 Dématérialisation Points clés Scanner Fax
CLASSI- FICATION EXTRACTION VALIDATION EXPORT CAPTURE CAPTURE Scanner Fax Points clés Capture de tous types de contenus via fax, scanner, serveur de fichiers, sites distants Inclut les documents papiers et électroniques (structurés et non structurés), et les flux de données Applique les contrôles qualité sur les images, nettoie les images pour en améliorer le contraste, la lisibilité ainsi que la vitesse de traitement sans interventions humaines Multi- fonctions Serveur de fichiers There are many types of information that organizations need to capture such as paper, faxes, film, images, and sometimes electronic files. Captiva provides solutions to capture these paper and electronic files, automatically identify them, extract data within them, then deliver that data and images of the documents to back end systems such as ECM, ERP, and databases. IA is a perfect fit when an organization has several sources where they need to capture documents. Key points: – strips out attached files (TIFF images) and processes them through IA Faxes – receives incoming images via fax servers (e.g. Rightfax) eForms – Accept a data stream from eForms Scanners – Supports document scanning in both an hoc (low volume/distributed capture) or high volume (centralized production capture) Network servers – IA polls specific network folders and processes images as they become available on the server MFP – Supports distributed capture using MFPs (Multi-functional peripherals supplied by companies like Xerox, Ricoh, and others) Once documents are scanned, IA applies image enhancement techniques to clean up the image (e.g. applies deskew, despeckle, line removal, etc) Form. Électro.

26 TaskSpace : Nouvelle interface orientée transactionnel
Navigation par onglet Visualisation des tâches

27 TaskSpace : Nouvelle interface orientée transactionnel
Gestion des éléments ouverts Informations métiers relatives au contenu d’un dossier/d’un document

28 TaskSpace : Nouvelle interface orientée transactionnel
Mise en évidence Indexation Annotation Visualisateur intégré

29 TaskSpace : Nouvelle interface orientée transactionnel
Entièrement configurable via Forms Builder

30 Module BPM et Forms Designer
Nouveautés Documentum 6 : Module BPM et Forms Designer

31 Suite BPM Offre complète
Analyser Analyste Métier Analyseur Simulateur Consultation Web Serveur BPA Déployer Développeur Éditeur de Processus Éditeur de Formulaires Exécuter Moteur de Processus Web Services ESB Sources de Données Référentiel Documentum Acteur du Workflow Interfaces Client Collaboration Services d’Intégration Superviser Responsable des Opérations Serveur BAM Superviseur Métier Tableaux de Bord Alertes

32 Suite BPM : Process Analyser
Gartner Leader Process Analyzer Process Navigator Analyser Process Simulator Process Connector Pack Modèliser & analyser les process métier Tester et optimiser les processus Naviguation Web dans les processus Import/Export de processus

33 Editer plusieurs Templates
Facile a versionner Editer plusieurs Templates Check-out/in de Process Template Traitement intélligent des erreurs Plus simple à ré-utiliser, référencer et comparer Palette d’Activité enrichie Activités d’initiation multiples Initiation de processus configurable Activités plus simples à manipuler Apprentissageplus rapide Traitement des erreurs Structured Data Types Support de variables de Processus

34 Process Builder : Routage dynamique vers les corbeilles
Créer des profiles spécifiques de filtrage Réduire la prolifération des corbeilles

35 Process Builder : Corbeilles et « matching filters »
Associer des compétences/critéres avec les corbeilles

36 Process Builder : Activités de Data Mapping

37 Documentum Formlets et Documentum Forms Builder
Capture des données via un Documentum formlet Documentum Forms Builder Formlets = agile, easy to create UI for data entry (not replacement for paper based forms which is what Adobe has).

38 Documentum Reporting Services

39 Documentum Reporting Services
Nouveautés Documentum 6 : Documentum Reporting Services

40 Nouveautés Documentum 6 :
Recherche : FAST et ECI

41 Fast – Nouvelles Fonctionnalités
Recherche étendue aux métadonnées des types d’objet Documentum (ex: non respect de la casse, Support Thesaurus dans version 5.3 SP1) Indexation étendue aux objets sans contenu (ex: Dossier) Support de plusieurs langues au sein d’un même indexe Grand nombre de langues et formats supportés Support de la recherche cross-docbases Amélioration des performances en terme d’évolutivité et de déploiement Support de multiples seveurs/Agents d’indexation (sur machines multiple processeurs) afin d’améliorer l’indexation From a functional stand point, we are relaxing constraint that requires a Sysobject to have associated content for it to be indexed. For example, Folder will be “indexable” in 5.3. We are also relaxing requirement to have a separate index per language since in 5.3 a single index will be capable of handling multiple languages. Support for cross-repositories is the result of incorporating ECI (formerly AskOnce) as part of the platform. Zero downtime refers to the fact that given new architecture, one should be able to create 5.3 new index “off-line” without having to bring production environment down. Once new index is created and verified, 5.3 CS upgrade is done and new index deployed.

42 Enterprise Content Integration Services
Une technologie pour intégrer et accéder à tous les contenus à travers le référentiel Documentum Utilisation transparente Facile à déployer Extensible

43 Enterprise Content Integration Services Accéder à tous les contenus, quelque soit la source
Webtop Discovery Manager WDK ECI Services DFC .com Base Lotus Notes Sites WEB Spécialisés Autres GEDs Docbases

44 Webtop : Auto-classement des résultats de recherche
Organise automatiquement l’information Facilite la navigation dans les listes de résultat

45 Webtop : Le bon compromis entre recherche simple et recherche avancée ?

46 Webtop : Modèles de recherche
Requêtes réutilisables : Exemple : « Trouver toutes les factures pour le client X datant du mois dernier ». Cette requête peut être utilisée pour les clients Y, Z,… Les modèles permettent de définir une requête une seule fois et d’y positionner des champs variables tels que le nom du client, etc. Des administrateurs ou experts définissent les requêtes dans « Documentum Administrator » Les utilisateurs finaux accèdent à des formulaires de recherche simplifiés et ciblés

47 Webtop : Modèles de recherche
Requêtes réutilisables Exemple: ‘rechercher les factures d’un client X du mois dernier'. Cette requête pourra être utilisée pour le client Y, Z... Le modèle permet de définir la requête une fois et de spécifier les champs variables comme le nom du client, etc… L’expert définit la requête via l’écran de recherche avancée L’utilisateur moyen accède à un formulaire simple et ciblé

48 Signature électronique Destruction numérique
L’Engagement d’EMC vis-à-vis de la Sécurité Sécurité du Contenu Encryptage du référentiel Signature électronique Gestion des droits de l’information Contrôle d’accès Destruction numérique Audit Encryptage Authentification Signature électronique Droits de information Destruction numérique Single sign-on 48

49 Nouveautés Documentum 6 :
Les presets

50 « Presets » Next focus, replacing coding with configuration where we're looking to reduce the development time by reducing the amount of coding needed and increasing configurations that we provide. And there are two main areas that we're choosing. One is presets and the other are aspects that we'll take a look at. Les presets sont utilisés pour configurer les paramètres communs et l’ergonomie de l’interface utilisateur 50

51 « Presets » : Optimiser l’ergonomie
Définition d’un triplet conditionnant l’application du preset : rôle / groupe / utilisateur Emplacement dans le référentiel Types d’objets Documentum Here are our presets where you can configure the user experience with point and click simplicity. So it's provided within DA, also provided within Webtop, key to note, where I can take my full-function Webtop. It has every feature and capability we can possibly provide. And I can strip that down to check in, check out version and search. I mean, I can take it down to a pure basic client services, client interface with point and click simplicity. And that's just by tailoring the actions available and removing everything like declarer's records, your properties, your workflows. If they're not going to work with workflows, get rid of them. Get rid of viewing them, get rid of starting them, bet rid of all of it, and reduce the complexity of that user interface. Similarly, if I only work with two templates and three life cycles, only show me those three. I want to see the marketing, you know, the life cycle for a press release. I do not want to see the life cycle for an engineering document. So similarly scale back what people see to just what's relevant in their environment. People say are UIs too complex? Not with presets. You can have an SC tailor that UI immediately. What used to take writing code and configuring things in WDK can now get configured with point and click ease. So I know every SC out there is doing this thing, hallelujah, because they're going to have much better demos with custom-tailored interfaces. 51 51

52 « Presets » : Avant Liste d’actions possibles sur le document
Here are our presets where you can configure the user experience with point and click simplicity. So it's provided within DA, also provided within Webtop, key to note, where I can take my full-function Webtop. It has every feature and capability we can possibly provide. And I can strip that down to check in, check out version and search. I mean, I can take it down to a pure basic client services, client interface with point and click simplicity. And that's just by tailoring the actions available and removing everything like declarer's records, your properties, your workflows. If they're not going to work with workflows, get rid of them. Get rid of viewing them, get rid of starting them, bet rid of all of it, and reduce the complexity of that user interface. Similarly, if I only work with two templates and three life cycles, only show me those three. I want to see the marketing, you know, the life cycle for a press release. I do not want to see the life cycle for an engineering document. So similarly scale back what people see to just what's relevant in their environment. People say are UIs too complex? Not with presets. You can have an SC tailor that UI immediately. What used to take writing code and configuring things in WDK can now get configured with point and click ease. So I know every SC out there is doing this thing, hallelujah, because they're going to have much better demos with custom-tailored interfaces. Liste d’actions possibles sur le document Arborescence complète du référentiel 52 52

53 « Presets » : Après Arborescence réduite
Here are our presets where you can configure the user experience with point and click simplicity. So it's provided within DA, also provided within Webtop, key to note, where I can take my full-function Webtop. It has every feature and capability we can possibly provide. And I can strip that down to check in, check out version and search. I mean, I can take it down to a pure basic client services, client interface with point and click simplicity. And that's just by tailoring the actions available and removing everything like declarer's records, your properties, your workflows. If they're not going to work with workflows, get rid of them. Get rid of viewing them, get rid of starting them, bet rid of all of it, and reduce the complexity of that user interface. Similarly, if I only work with two templates and three life cycles, only show me those three. I want to see the marketing, you know, the life cycle for a press release. I do not want to see the life cycle for an engineering document. So similarly scale back what people see to just what's relevant in their environment. People say are UIs too complex? Not with presets. You can have an SC tailor that UI immediately. What used to take writing code and configuring things in WDK can now get configured with point and click ease. So I know every SC out there is doing this thing, hallelujah, because they're going to have much better demos with custom-tailored interfaces. Arborescence réduite Liste d’actions possibles sur le document 53 53

54 Solution Modulaire de Conformité
Archivage à valeur probatoire : Solution Modulaire de Conformité

55 Archivage Multi-flux Unifié
Courriels États informat. Données ERP Doc. scannés Autres Contenus Métier Documents Multimédia Contenu Web Contenu ECM Capturer Déclarer Protéger Trouver Prévenir Sort final

56 Une Solution Modulaire de Conformité
Composants du Records Manager Services d’Information Rights Management Sécurité & Contrôle d’Accès Plan d’archivage Rapports & Audit Notification Gestion Stockage Physique Archives Papier Signature, cryptage sécurité avancée Règles de Conservation Plate-forme Documentum Architecture Unifiée Sécurité des Contenus Clients Web

57 Gestion Unifiée des archives physiques et électroniques
Un client commun Un plan d’archive partagé commun Une recherche commune Des résultats mixtes Du Reporting mixte Un référentiel de métadonnées commun As we see here, the Administrator screen for PRS… look familiar? It should it’s the normal Webtop UI we see for Records Manager, that’s right, same screen! So yes, first and foremost users are using the EMC Records Manager Admin client and end-users are using the Records Manager end-user client – There is no additional repository for physical records – we leverage the strengths of the Records Manager solution and everything is managed in one place with one view, which means [CLICK]: There is a single file plan Physical items leverage existing retention policies It maintains unified disposition process Can apply same retention markups (hold, freeze, etc.) to both physical and electronic records Uses one notification process for all records Manages single retention policy set up And has completely unified reporting More so, we have the ability to create physical documents, physical folders and boxes - each of these items can be associated one to the other (i.e. folders to boxes) With regards to PRS, when using the Admin client for physical records we see the ability to: [CLICK] Execute Charge-Outs – specific to physical objects [CLICK] Define Bar-Code generation rules – or the policies for the creation of bar-codes and how they apply to physical objects [CLICK] Make Library Requests (formerly called Reservations) So there you go, a nutshell of what it’s functions are… I hope you’re still with me…

58 Questions/Réponses

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